Как составить служебную записку о командировке. Служебная записка о командировке на служебном автомобиле. В каких случаях необходимо составлять данный документ

В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.

Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр., что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Подтверждение от принимающей стороны

Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.

Кто и когда должен заполнять служебную записку?

Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).

Где найти образец служебной записки?

Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.

В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В числе таких реквизитов:

Не знаете свои права?

• название документа;
• наименование компании-работодателя;
• Ф. И. О. и должность командированного работника;
• дата составления документа;
• место и длительность командировки;
• список приложений;
• подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.

Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.

На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.

Нужна ли служебная записка ИП?

В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Командировка ИП

Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет. В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде. Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.

Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.

А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.

При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке.

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.

Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность.

Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.

Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.

Служебная записка - это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях: 1) когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2) когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях. Составим собственный документ, используя образец служебной записки о командировке.

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 .

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
3. Следующий раздел - приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2019

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру - вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой. На практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются.

Ст.168 ТК РФ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Существуют определенные ограничения на направление в служебные командировки. Направлять в служебные командировки запрещается:

Беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);

Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:

Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

Работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

Работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.

Оформление начинается с подготовки служебного задания (унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»).

Образец заполнения формы № Т-10а

Этот документ является основанием для издания приказа (унифицированная форма № Т-9 (о направлении работника в командировку) или № Т-9а (о направлении работников в командировку)).

В приказе указывается:

— место назначения,

— цель командировки,

— срок в календарных днях,

— источник финансирования.

Образец заполнения формы № Т-9

Скачать унифицированную форму № и

Самый последний документ – командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10)

Командировочное удостоверение оформляется каждому работнику, направленному в командировку.

После подписания руководителем организации и ознакомления работника под роспись с данными документами, командировочное удостоверение выдается работнику.

На оборотней стороне формы № Т-10 необходимо оформить первую отметку о выбывании работника и проставить оттиск печати организации.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Образец заполнения формы № Т-10

Скачать унифицированную форму №

После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Обращение к руководству компании довольно часто сводится к написанию служебной записки. Особенно это актуально при направлении сотрудника в командировку. Что это такое, как её оформить, в каких случаях пишут записку - на эти вопросы постараемся найти ответы в статье..

Что такое «служебная записка»

Служебная записка - довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника. Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа. Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.

Служебная записка - это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:

• просьбу подчинённого к руководителю отпустить в отпуск за свой счёт (или предоставить очередной оплачиваемый отпуск);
• объяснение действий сотрудника в производственной ситуации, в ней делается акцент на отклонение от общепринятой нормы;
• доклад о (или невыполнении) поручения сотруднику;
• отчёт о командировочной поездке, совершённой на личном транспорте (или транспорте третьих лиц).

Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.

В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.

После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.

Затем, после изложения сути вопроса, после одного-двух отступов пишут должность обратившегося, ставят подпись и дату.

Структура служебной записки, как правило, простая, она состоит из (1) шапки, (2) тела записки, (3) подписи

Подавая служебную записку на рассмотрение, следует позаботиться о прикладываемых к ней документах, имеющих непосредственное отношение к её содержанию.

Если служебная записка оформляется по результатам командирования на собственном транспорте, то в содержании отмечается, что поездка к месту командирования осуществлялась на собственном транспорте, с указанием маршрута движения туда и обратно. К ней прикладывают:

• путевой или маршрутный лист;
• кассовые чеки;
• квитанции.

Прикладываемые документы должны свидетельствовать, что поездка действительно осуществлялась на собственном транспорте по указанному в записке маршруте. Также эти документы требуются для установления фактического срока командировки. Нужно только повнимательнее отнестись к срокам, длительность командировки по служебной записке и документам должен быть не больше срока по приказу о командировании.

Видео: служебная записка

Служебная записка о командировании

Служебная записка с просьбой отправить в командировку пишется по той же форме, что и другие служебные записки.

К служебной записке о командировании предъявляют ряд требований. Во-первых, адресуется записка о командировании должностному лицу, имеющему право отправлять сотрудников в командировки. Чаще всего, руководителю компании.

Во-вторых, из содержания записки должно быть понятно, кто обращается с просьбой направить в командировку и кого планируется направить в командировку. В тексте должно быть чётко написаны фамилия, имя, отчество и должность отправляемого. Записка может быть написана как самим работником, так и его начальником. Нужно только помнить про перечень лиц, отправлять в командировки которых можно лишь с их согласия.

содержит фамилию отправляемого, место командирования, цель поездки

В теле записки должны быть указаны:

• место командировки;
• предполагаемый срок поездки;
• цель поездки;
• форма отчёта о командировки;
• предполагаемая ценность поездки.

Кто подпишет служебную записку на командирование

Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия. Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания. Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.

А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.

В какие сроки подавать записку на командирование

Опять расстроим читателей своей нечёткостью изложения вопроса о сроках подачи записки, но их попросту не существует. Здравый смысл подсказывает, подавать служебную записку с просьбой направить в командировку следует за срок, достаточный для:

• составления сметы расходов на поездку;
• выпуска приказа о командировании;
• получения денежных средств из кассы;
• покупки билетов.

В каждом случае требуется принять во внимание массу влияющих факторов - от оценки необходимости такого направления сотрудника, до возможности приобрести билет в сжатые сроки. В одном случае одного дня будет достаточно, а в другом потребуется две недели. Таким образом, планируя сроки подачи записки на командирование, следует все хорошо взвесить.

Служебные записки делятся на виды в зависимости от цели их оформления. В любом случае каждая из них содержит информацию, которую работник желает донести до своего руководителя. В случае оформления служебной записки перед командировкой или после, следует обратить внимание на требования к её содержанию и сопровождающим документам.

Служебная записка на командировку - образец 2017 года приведен в нашей статье - понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

• распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
• отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале .

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
• при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
• при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье .

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

• На служебном автомобиле.
• Личном транспорте.
• Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

Итоги

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.