Какой реквизит не входит в состав. Реквизиты документов - это что? Требования к реквизитам документов. Подлинный документ - это

Оформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым

1.Анкета относится к:

2.Начало формыАкт относится к:

Конец формы

1.Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты:

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТАНачало формы

2.Бланк письма включает в себя реквизиты:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ???

Начало формы

3.Бланк конкретного вида документа создают, если:

- документ издают более 200 раз в год

Конец формы

Конец формы

1.В разработке номенклатуры дел участие не принимают:

РУКОВОДИТЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ

2.В реквизите «отметка о приложении» не указывают количество листов, если:

ДОКУМЕНТ-ПРИЛОЖЕНИЕ СБРОШЮРОВАН

3.Вид документа, код формы документа – это реквизит

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

БЛАНК СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА, БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТОВ,ОБЩИЙ БЛАНК

Разделы других документов

6.В состав формуляра-образца приказа не входит реквизит:

Начало формы

7.Вручную оформляются реквизиты:

- отметка об исполнении и направлении документа в архив

Регистрационный номер документа

8.В состав документа, оформленного на бланке, не может входить реквизит:

ОТТИСК ПЕЧАТИ

9. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя оформляют следующим образом:

ИО директора

Конец формы

1.Гриф согласования, визы согласования документа – это реквизиты

ОФОРМИТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

2.График выхода на работу относится к:

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

3.Герб субъекта РФ располагают:

В ВЕРХНЕЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА НАД СЕРЕДИНОЙ НАИМЕНОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

4.Гриф утверждения – обязательный реквизит для документов:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, АКТ

1. Документы в личных делах располагают:

ПО МЕРЕ ПОСТУПЛЕНИЯ

2.Допустимый межстрочный интервал на формате страницы А5:

- одинарный

ПОЛУТОРНЫЙ

3.Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей - это:

- ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

4. Для бланков не используют следующие форматы бумаги:

5.Допустимый межстрочный интервал на формате страницы А4:

ПОЛУТОРНЫЙ

6.Деятельность по документационному обеспечению управления не могут осуществлять:

- любое подразделение дополнительно к основным обязанностям - начальник отдела кадров

7. Датой документа является дата события для:

8.Деятельность работников службы ДОУ регламентируется

ДОЛЖНОСТНЫМИ ИНСТРУКЦИЯМИ

9.Датой акта является:

ДАТА СОБЫТИЯ

10.Деятельность службы ДОУ регламентируется

ПОЛОЖЕНИЕМ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

11.Документ не должен содержать более:

ЧЕТЫРЕХ АДРЕСАТОВ

12.Дублетный документ - это:

ОДИН ИЗ ЭКЗЕМПЛЯРОВ КОПИИ ДОКУМЕНТА

13.Должности и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закреплены в:

В ШТАТНОМ РАСПИСАНИИ

14. Документы оформляют в соответствии с требованиями:

- официально-делового стиля

15. Дата документа, место издания документа – это реквизиты:

- содержательной части документа

16.Датой документа является дата утверждения для:

Начало формы

17.Докладная записка относится к:

- информационно-справочным документам

18.Документы, доставляемые курьером, доставляются:

- д) возможна комбинация вариантов а), б), в), г)

19.Датой документа является дата подписания для:

Начало формы

20.Датой плана является:

ДАТА УТВЕРЖДЕНИЯ

Конец формы

Начало формы

Подлинный документ

21. Начало формыДубликат документа - это:

- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

22.Датой документа является дата заседания для:

ПРОТОКОЛА

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1.Если сроки хранения документа не предусмотрены типовым Перечнем, то они согласовываются с:

РАБОТНИКАМИ АРХИВА

1.Заявление относится к:

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ

2.Задачами СДОУ не является:

1. Изложение текста официального документа не ведется: от второго лица единственного числа

2.Информационно-справочными называются:

- документы, содержащие информацию о фактическом положении дел, служащие основанием для принятия решений, издания распорядительных документов

3.Инициалы проставляют после фамилии в следующих реквизитах:

- резолюция,

- «адресат» при адресовании документа физическому лицу

4.Идентификатор электронной копии документа служит:

ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО ПОИСКА ДОКУМЕНТА

5.Использование сокращенного наименования организации возможно:

ТОЛЬКО ЕСЛИ ОНО ЗАКРЕПЛЕНО В УЧРЕДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХНачало формы

6. Инициалы указывают после фамилии в реквизите:

- резолюция

Конец формы

Начало формы

Конец формы

1. К распорядительным документам относятся:

2. Копия документа приобретает юридическую силу оригинала при наличии реквизитов:

- ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

ОТТИСК ПЕЧАТИ

3 . К информационно-справочным документам не относится:

- РАСПОРЯЖЕНИЕ

4. К самостоятельным группам ОРД не относятся:

- УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ИНСТРУКЦИИ

5. К ОРД не относятся:

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

5.Контролю исполнения подлежат:

ЗАРЕГЕСТРИРОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ТРЕБУЮЩИЕ ИСПОЛНЕНИЯ

6.Круглой печатью организации обязательно заверяют:

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ,ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

7.К целям унификации документов относится:

- информационная совместимость систем документации

Типизация форм документов

8.Каждый лист документа имеет поля в 20мм, кроме:

9.Копия документа - это:

- документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

10.К рациональным приемам составления текста не относятся:

ПРИМЕЧАНИЯ

11.Код организации, справочные данные об организации – это реквизиты

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТАНачало формы

12.К организационным документам относятся:

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Конец формы

1. Максимальный размер реквизита «Заголовок к тексту»:

1. Номенклатуры дел бывают:

ВСЕ ПЕРЕЧИСЛЕННОЕ

2.Номера страниц на отчете по НИР проставляются:

- ВНИЗУ В ЦЕНТРЕ

3.Номенклатура дел не бывает следующих видов:

ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

4.Номенклатура дел – это:

ПЕРЕЧЕНЬ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ И СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

6.На каждой странице документа можно проставлять следующие реквизиты:

- идентификатор электронной копии документа

ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ?

7.Наименования имеют в обязательном порядке следующие структурные единицы текста:

8.Не подлежит вскрытию корреспонденция:

9.Надпись «Приложение №» на документе-приложении располагают на первом листе многостраничного документа:

- вверху справа

10.Номером письма является:

11.Неверными являются следующие варианты оформления реквизита «Гриф согласования»:

12.На отдельном листе допустимо оформление следующих реквизитов:

- отметка о приложении

Резолюция

Визы согласования документа

13.Нормативный акт, издаваемый руководителем организации – это:

14.Нумерация приказов по основной деятельности ведется:

ПО ПОРЯДКУ В ПРЕДЕЛАХ ГОДА

15.Наименование вышестоящей организации, если она есть, указывают:

НАД НАИМЕНОВАНИЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

16. Наименование иллюстрации проставляют:

- внизу по центру

ПолуторныйНачало формы

18. Наименование вида документа – реквизит, который не проставляют в документах: Конец формы

Письмо-запрос, письмо-ответ, гарантийное письмо 19.Набор всех реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности – это:

- ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ 20. Начало формы Номера страниц на ОРД проставляются:

Начало формы 21. Номером контракта является:

-№17/21Конец формы

Конец формы

Начало формы

22.Номером протокола является:

23.Название таблицы помещают:

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1. Общий бланк включает в себя реквизиты:

- эмблема организации или товарный знак

Наименование организации

2.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело не включает в себя:

3.ОКУД расшифровывается как:

ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.Обработка отправляемых документов начинается с:

5.Обработка поступающих документов начинается с:

ПЕРВИЧНОЙ ОБРАБОТКИ

6.ОКПО расшифровывается как:

ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ

7.Официальный документ - это:

-Д окумент, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

8.Организационные документы предназначены:

ДЛЯ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

9.Отметка о поступлении документа в организацию не может содержать:

10.Отметка о контроле, резолюция – это реквизиты

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

11.Отличительная особенность официально-делового стиля:

- НЕЙТРАЛЬНОСТЬ ТОНА

12.Отличительная особенность официально-делового стиля - обязательное наличие:

- УСТОЙЧИВЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ 13. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации – это:

- служебный документНачало формы

14.Объяснительная записка относится к:

- информационно-справочным документам

15. Отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа – это реквизиты

- оформительной части документа

16.Отметка о заверении копии, отметка об исполнителе – это реквизиты

Оформительной части документа

Конец формы

Конец формы

1. Правильной является следующая нумерация разделов:

2 НАИМЕНОВАНИЕ

2. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия на длительный срок времени, называется:

3 .Первым документ визирует:

СОСТАВИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

4.Протоколы в делах располагают:

В ХРОНОЛОГИЧЕСКОМ ПОРЯДКЕ И ПО НОМЕРАМ

5.Правильным написанием адресата в реквизите «Резолюция» является:

Петрову П.П.

6.Правильными являются следующие варианты оформления реквизита «Гриф утверждения документа»:

- УТВЕРЖДАЮ

Ректор МТУСИ

ЛП А.С.Аджемов

УТВЕРЖДЕН

приказом Федерального агенства связи

от 07.11.2009 №12

7.Правильным является вариант проставления печати на:

8.Переписку в делах располагают:

- в хронологическом порядке

9.Письменный документ - это:

- текстовый документ, содержащий информацию, зафиксированную любым типом письма

10.Приоритетным обозначением приложений в тексте документа являются:

БУКВЫ РУССКОГО АЛФАВИТА

11.Полное наименование должности всегда указывают в реквизите:

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

12.Постановление относится к:

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

13.Правильным оформление реквизита “Подпись” при оформлении документа на бланке является:

14.План работы школы на 2001-2002 учебный год утвержден решением педагогического совета. В этом случае правильной является следующая запись оформления реквизита «Гриф утверждения документа»:

- УТВЕРЖДЕН решением педагогического совета от 12.08.2010 № 14

15.Подлинный документ - это:

16.При отсутствии замечаний реквизит «Визы согласования документа» содержит следующие элементы:

- замечании не имею,личная подпись, дата – неверный ответ

17.Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу – это:

ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА

18.Письмо относится к:

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ

19.Первая резолюция как правило размещается:

- ВВЕРХУ СПРАВА

20. Правильным является следующая запись реквизита “Адресат”: Директору Московской школы № 269 Т.П.Матвеевой

21. Правильным является следующий вид оформления реквизита «Отметка о заверении копии»: Верно Инспектор отдела кадров личная подпись И.И. Петрова 16.03.2010

22Начало формы.Правильной является форма записи даты:

- 2006.03.23

23.03.2006Начало формы

23. Положение о подразделении относится к:

ОРГАНИЗАЦИОННЫМ ДОКУМЕНТАМ

Начало формы

24.Приказы в делах располагают:

25.Подлинник документа - это:

- первый или единичный экземпляр официального документа

26. Начало формы При оформлении документ делят на следующие части:

- заголовочную, основную и оформительную

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1. Реквизит «Справочные данные об организации» не совместим с реквизитами:

- визы согласования документа

Резолюция

2. Реквизит «Гриф утверждения» идентифицирует:

- СТАТУС ДОКУМЕНТА

3. Реквизит является обязательным элементом:

- ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

4. Реквизит «Резолюция» идентифицирует:

АДРЕСАТА

5.Распорядительные документы предназначены:

ДЛЯ ОТРАЖЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

6.Реквизит «Справочные данные об организации» идентифицирует:

7.Размер правого поля страницы документа не может быть меньше:

8.Реквизит «Наименование вида документа» идентифицирует:

9.Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на:

НА ПОСЛЕДНЕМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА В ЛЕВОМ НИЖНЕМ УГЛУ

10.Реквизит «Визы согласования документа» для внутреннего документа размещается на:

НА ОБОРОТНОЙ СТОРОНЕ ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА ПЕРВОГО ЭКЗЕМПЛЯРА

11.Реквизит «Заголовок к тексту» идентифицирует:

12.Реквизитами документа «Автобиография» не являются:

- регистрационный номер,

Заголовок к тексту

13.Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение – это:

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ЭТАП

15.Регистрационным номером совместных документов является совокупность номеров, разделенных:

КОСЫМИ ЧЕРТАМИ

16.Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа – это:

ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ

17.Реквизит «Гриф согласования документа» идентифицирует:

- СТАТУ С ДОКУМЕНТА

18. Реквизит «Визы согласования документа» для исходящего документа размещается на:

19.Реквизит «Наименование организации» идентифицирует:

20.Расшифровку подписи проставляют на уровне:

ПОСЛЕДНЕЙ СТРОКИ НАИМЕНОВАНИЯ ДОЛЖНОСТИ

21.Реквизит «Гриф утверждения» не совместим с реквизитами:

РЕЗОЛЮЦИЯ

ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

22.Реквизит «Визы согласования документа» не совместим с реквизитами:

23.Размер левого поля страницы документа не может быть меньше:

24.Реквизит «Оттиск печати» идентифицирует:

25.Реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию – это:

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ

26.Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием – это:

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ

27. Реквизитами документа «Приказ» не являются:

СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

28. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании “Планета” от 21.06.2010 № 10Начало формы

29.Реквизит «Герб субъекта РФ» не совместим с реквизитами:

30. Начало формыРеквизит «Эмблема организации» идентифицирует:

31.Реквизит «Герб субъекта РФ» идентифицирует:

СТАТУС ДОКУМЕНТА

Конец формыНачало формы

32.Реквизитами, содержащими элементы, записываемые прописными буквами, являются:

- отметка о наличии приложения

Гриф утверждения документа

Гриф согласования

- буквы русского алфавита, буквы латинского алфавита, арабские цифры

34.Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» идентифицирует

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ЭТАП

Начало формы

35.Реквизит «наименование организации» располагается:

- под реквизитом "эмблема организации или товарный знак"

Конец формы

36 . Регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа – это реквизиты

- заголовочной части документа

Начало формы

37.Реквизит «Отметка об исполнении документа» идентифицирует:

Начало формы

38. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают:

-на отдельном листе

Начало формы

39.Рабочая инструкция относится к:

- распорядительным документам

40. Реквизитами документа «Заявление о приеме на работу» не являются

- наименование организации

Справочные данные об организации Конец формы

Реквизит «Отметка о контроле» идентифицирует:

технологический этап

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1.Справки, акты, докладные записки предназначены:

ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ЦЕЛЯХ

2.Срок исполнения исходящего документа исчисляется в:

В КАЛЕНДАРНЫХ ДНЯХ С ДАТЫ ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА

3.Стандартизации не подлежит:

- СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА

4.Сводная номенклатура дел организации утверждается:

РУКОВОДИТЕЛЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

5. Статус документа не идентифицируют реквизиты:

Резолюция, оттиск печатиНачало формы

6.Составления сводной номенклатуры дел организации начинается с:

- составление номенклатуры дел структурных подразделений

7.Начало формы

Составление номенклатуры дел (НД) структурного подразделения начинается с:

- выявление работниками СДОУ круга документов, включаемых в НД

8.Сведения об исполнении документа и направлении его в дело могут подписывать:

- руководитель подразделения, в котором исполнен документ

Исполнитель документа

9.Справочные данные об организации указывают в следующих документах:

10. Служебный документ - это:

- официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

Конец формы

Конец формы

1.Текстовый документ - это:

ДОКУМЕНТ, СОДЕРЖАЩИЙ РЕЧЕВУЮ ИНФОРМАЦИЮ, ЗАФИКСИРОВАННУЮ ЛЮБЫМ ТИПОМ ПИСЬМА ИЛИ ЛЮБОЙ СИСТЕМОЙ ЗВУКОЗАПИСИ

2.Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования, называются:

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

3.Текст примечания печатается через:

1 МЕЖСТРОЧНЫЙ ИНТЕРВАЛ

4. Трудовой договор относится к:

Распорядительным документам 5. Только личная подпись подписывающего указывается в реквизите:

РЕЗОЛЮЦИЯ

Конец формы

1.Устав относится к: -ОРГАНИЗАЦИОННЫМ ДОКУМЕНТАМНачало формы

2.Установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач, называется:

УНИФИКАЦИЕЙ

3. Учредительный договор относится к:

- организационным документам

Начало формы

1.Экспертная комиссия организации выполняет следующее:

ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИДОКУМЕНТОВ

Конец формы

Конец формы

Подпись, печать – это реквизиты оформительной части документа

Обязательными элементами справочных данных об организации являются:

номер счета в банке

номер факса

адрес электронной почты

почтовый адрес

номер телефона

Правильным является вариант проставления печати на:

личной подписи

начале наименования должности

конце наименования должности

1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Го­сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­роению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максималь­ное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определен­ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждо­го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­дого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 30, однако они не все присутствуют на любом виде орга­низационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служеб­ного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться мес­то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в фор­муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­наково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их состав входят:

4 - Код организации;

5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 - Код формы документа;

8 - Наименование организации;

9 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа;

14 - Место составления или издания документа;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения документа;

17 - Резолюция;

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования документа;

24 - Визы согласования документа;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

0 ..........1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд.40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

от нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты: наименование организации; справочные данные об организа­ции; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; второй гриф утверждения документа.

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

используют при составлении таблиц.

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф со­гласования.

расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­писи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе со­гласования.

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме тек­ста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит из несколь­ких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ных интервала, например составные части реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ся до границы правого поля.

Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

2. Бланки документов , их виды

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа» .

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при ис­пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаго­вым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк пись­ма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов орга­низации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

08 - Наименование организации;

14 - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­тельные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа (для данного реквизита за­ранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих рекви­зитов:

15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно ука­зывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа при­ведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на ре- гистрационный номер и дату документа», столь необходимый при пе­реписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование струк­турного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа­щей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и техно­логических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно быть со­ставлено сопроводительное письмо.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:

Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении ­определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?

Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-­распорядительных документах, кроме писем.

Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?

Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ­юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения . К этим реквизитам относятся:

• «Резолюция»;
• «Отметка о контроле»;
• «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
• «Отметка о поступлении документа в организацию».

Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов .

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).

Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.

При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления . Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими ­документами, которая еще не успела отмереть.

Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:

• индексом корреспондента,
• индексом вида документа,
• индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа , которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.

Таблица 1.

Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.

Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.

Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.

При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.

Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и ­регистрационным штампом понимается одно и то же.

Реквизит «Резолюция»

Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).

Резолюцией называется реквизит , содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.

Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

Фрагмент документа

Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции :

• 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
• 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
• 3 часть — личная подпись руководителя;
• 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.

Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость. Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные ­резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также ­трудоемкостью и сложностью поручения).

Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30-2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.

Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредст­венным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями. Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредст­венным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»

Реквизит «Отметка о контроле»

Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция ) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).

Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответст­венно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» .

Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.

Фрагмент документа

Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).

Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30-2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.

1 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.