Передача цифровой подписи другому лицу. Передача эцп другому лицу. При использовании каких видов электронных подписей допускается передача ЭЦП другому лицу

Законодательство не запрещает получение квалифицированного сертификата ключа поверки электронной подписи (далее – квалифицированный сертификат) через представителя юридического лица по рукописной доверенности, не заверенной нотариально. Принимая заявление на выпуск квалифицированного сертификата, удостоверяющий центр запрашивает у заявителя в числе прочих документов саму доверенность ( (далее – Закон № 63-ФЗ) и сверяет в выписке из ЕГРЮЛ лиц, которые могут действовать от имени организации в силу учредительного договора и приказа первого лица (). Такой способ выпуска квалифицированного сертификата может иметь целый ряд негативных последствий. При определенных условиях существует риск выдачи сертификата лицам, не имеющим к организации отношения, и даже использования ими сертификата в преступных целях.

Рассмотрим причины возникновения указанного выше риска, а также последствия, с которыми может столкнуться организация.

Рукописная доверенность – фактор риска при выдаче электронной подписи

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами ().

От имени юридического лица доверенность выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (). Полномочия выступать от имени организации могут быть предоставлены нескольким лицам, как физическим, так и юридическим, действующим совместно или независимо друг от друга ().

Законодательство не требует нотариального удостоверения доверенности на получение квалифицированного сертификата и скрепления ее печатью организации.

Печать не указана в числе обязательных реквизитов доверенности, предусмотренных . Полномочия представителя подтверждает виза генерального директора.

Отсутствует необходимость проставления в доверенности подписи представителя.

Более того, представитель вправе передать совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу ().

Таким образом, рукописная доверенность без нотариального заверения может быть подделана, использована третьими лицами для получения квалифицированного сертификата и применения его в преступных целях.

ВАЖНО ЗНАТЬ

С 1 января 2017 года, на официальном сайте ФНП (http://reestr-dover.ru/ ) доступны сведения о действующих нотариальных доверенностях (сведения о лице, удостоверившем доверенность, дате удостоверения доверенности, её регистрационном номере в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, дате и времени внесения сведений об отмене доверенности в реестр в случае, если доверенность отменена) (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 332-ФЗ " "). Сведения о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре вносятся нотариусом в систему незамедлительно.

Информация в разделе "Сведения об отмене доверенности, совершенной в простой письменной форме" обновляется каждые 30 минут.

Кто рискует

Как правило, полномочия по подписанию договоров и совершению других юридически значимых действий предоставлены единоличному исполнительному органу организации – генеральному директору. Финансовые документы подписывает главный бухгалтер. Поэтому чаще всего квалифицированный сертификат оформляется на этих лиц организации. Именно они несут наибольшие риски и становятся участниками судебного разбирательства в случае выявления подписания документов третьими лицами от их имени.

Неприменение электронной подписи придется доказывать в суде

Руководитель организации и главбух несут ответственность за сохранность своего квалифицированного сертификата, обеспечение конфиденциальности ключа электронной подписи, недопущение использования ключа без их согласия (), а также за последствия подписания документов.

Подпись – это реквизит, которым завершается составление договора. Она подтверждает, что содержание договора соответствует действительной воле стороны ().

Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи. Ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон ().

Использование электронной подписи третьими лицами без ведома ее номинального владельца не освобождает его от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования ( , пост. Ленинского районного суда г. Владивостока Приморского края от 8 декабря 2014 г. по делу № 5-1087/2014).

Однако копирование (воспроизведение) чужой подписи в документе, по сути, является ее подделкой, что влечет признание такого документа поддельным (подложным) и, как следствие, недействительным ( , ).

При этом вопрос о том, является ли договор недействительным или незаключенным вследствие наличия в нем поддельной подписи, остается спорным.

Так, по мнению Верховного Суда Удмуртской Республики, исходя из смысла , наличие в договоре поддельной подписи одного из его участников, притом что в нем есть все существенные условия, свидетельствуют о недействительности договора как сфальсифицированного документа, но не его незаключенности сторонами ().

ВАЖНО ЗНАТЬ

Только генеральный директор, как единоличный исполнительный орган компании, может подписывать документы от ее имени без доверенности ( , ).

Смоленский областной суд считает, что наличие в договоре поддельной подписи одного из его участников свидетельствует о его незаключении сторонами. Незаключенный договор не относится к недействительным (оспоримым, ничтожным) сделкам, перечисленным в ().

Судебная практика является довольно противоречивой. Чтобы доказать свою правоту и непричастность к подписанию документов руководителем или главным бухгалтером, организации потребуется время и доказательства.

При удачном исходе дела компания сможет вернуть потраченные средства и компенсировать понесенный ущерб.

Нотариальное удостоверение рукописной доверенности – решение проблемы

Рассмотренный в статье риск вызван отсутствием в требований к форме и составу доверенности. Внесение соответствующих поправок или ссылок на другие нормативные акты могло бы его устранить.

При отсутствии четкого законодательного регулирования необходимо нотариальное удостоверение рукописной доверенности на получение квалифицированного сертификата ключа поверки электронной подписи юридического лица.

Удостоверение может осуществить любой нотариус ( (далее – Основы законодательства о нотариате).

Для этого он устанавливает личность представителя юридического лица на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения (). Также осуществляется проверка дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц ().

В подтверждение полномочий представителя должны быть представлены учредительные документы юридического лица и выданная от его имени доверенность за подписью руководителя (иного лица, уполномоченного учредительными документами).

Компания может предоставить нотариусу заранее изготовленный документ, содержащий все необходимые реквизиты доверенности и соответствующий требованиям .

Доверенность подписывает в присутствии нотариуса лицо, которое является представляемым ().

Доверенность может быть выдана представителю на несколько лет.

За удостоверение взимается (нотариальный тариф) в размере 200 руб. ( , ().

Руководитель и главный бухгалтер также могут лично явиться в надежный удостоверяющий центр, собственноручно передать все необходимые документы для оформления квалифицированного сертификата и подписать заявление на его выпуск.

Собственноручное подписание заявления и присутствие при оформлении квалифицированного сертификата его выпуска на постороннее лицо.

Вопрос касается электронной подписи. В учреждении скоропостижно скончался руководитель. Исполнять обязанности назначили заведующую отделения, без отрыва от основной работы до назначения нового руководителя (конкретные сроки не оговорены). Учреждение сдает отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, Налоговые органы. Электронная подпись оформлена на умершего руководителя. Обязана ли организация переоформить эл. подпись на исполняющего обязанности (если да то в какие сроки), или есть возможность подождать когда назначат постоянного руководителя. спасибо

Ответ

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Передача другому лицу ключа электронной подписи по доверенности законом не предусмотрена. Владелец электронной подписи вправе лишь согласовать ее техническое использование с согласия и под контролем владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи. Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что подпись - обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу ( ГК РФ, ТК РФ, НК РФ, Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Электронная подпись (далее - ЭП) является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон ( ГК РФ, Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее - Закона N 63-ФЗ). N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами ( Закона N 63-ФЗ). Под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию ( Закона N 63-ФЗ).
В соответствии с Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает неквалифицированная и квалифицированная.
От простой усиленную ЭП отличают обязательное наличие ключа ЭП (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки ЭП (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате - электронном документе или документе на бумажном носителе, выданном удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающем принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП ( , Закона N 63-ФЗ).
Для неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой ЭП признакам неквалифицированной ЭП может быть обеспечено без использования этого документа ( Закона N 63-ФЗ). Тогда как одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная ЭП, является требование об указании ключа проверки ЭП в квалифицированном сертификате ( Закона N 63-ФЗ). Как следует из , Закона N 63-ФЗ, сертификат ключа проверки ЭП может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Иначе говоря, это может быть или руководитель, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено. Иначе говоря, ЭП может быть оформлена как на руководителя, так и на иное лицо, действующее на основании доверенности.
При этом в соответствии с Закона N 63-ФЗ при использовании усиленных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия. Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей ЭП другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия. В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа ЭП, о котором ее владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки ЭП, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении. Он также обязан не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена ( , Закона N 63-ФЗ).
Тем не менее норма Закона N 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной ЭП другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности ( ГК РФ), но только указывает на техническую возможность простановки ЭП другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки ЭП. Такой вариант толкования нормы Закона N 63-ФЗ встречается и в судебной практике (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 14.12.2015 по делу N 11-14292/2015, решение Советского районного суда г. Махачкалы Республики Дагестан от 08.09.2016 по делу N 12-636/2016).
Как было сказано выше, ЭП является аналогом собственноручной подписи, ответственность за исполнение которой лежит на ее владельце. Непосредственно же передачу права использования ЭП от ее владельца иному лицу N 63-ФЗ не предполагает. Использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования (смотрите, например, Пятого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2016 N 05АП-1119/16, Ленинского районного суда г. Владивостока Приморского края от 08.12.2014 по делу N 5-1087/2014).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Павлова Наталия

Ответ прошел контроль качества

Передача ЭЦП другому лицу законодательно не урегулирована. Руководители, решившие предоставить доступ к своим ЭЦП другим сотрудникам, должны быть готовы к спору с контролирующими органами. Если за должностное лицо, на которого оформлен электронный вариант подписи, документ с ошибками или заведомо ложными сведениями подписал другой человек, ответственность возлагается на владельца подписи. Единственным шансом избежать наказания за результаты подписания незаконной документации – доказать факт несанкционированного доступа к ЭЦП третьих лиц. В этом случае обладатель электронной подписи обязан сообщить о нарушении в удостоверяющий центр.

Передача ЭЦП другому лицу – возможно ли это?

Правила пользования электронными ключами оговариваются законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ. Правовые нормы определяют ЭЦП, как набор символов, прикрепленных к документу в электронном формате и подлежащих хранению в электронной форме. Такой вариант подписи необходим для идентификации владельца подписи в сфере электронного документооборота и защиты от несанкционированного доступа к определенной информации. Закон выделяет несколько типов ЭЦП:

1. Простая, которая представляет собой сочетание логина с паролем.
2. Усиленная неквалифицированная – ее выдача возможна неаккредитованными центрами, она работает по принципу криптографического шифрования.
3. Усиленная квалифицированная – наиболее защищенный формат, приравнивается к собственноручной подписи.

Акт приема-передачи ЭЦП используется при получении заказчиком электронных ключей с логинами и паролями от центра, выдающего ЭЦП. После подписания акта, владелец электронной подписи обязан обеспечивать конфиденциальность ключей от ЭЦП, он ответственен за ограничение доступа к ним без своего согласия (ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Передача усиленной подписи третьим лицам невозможна на законных основаниях, допустимо создать технические условия для простановки ЭЦП другим работником. Обязательное условие – согласие владельца и осуществление им контроля правомерности действий уполномоченного лица.

Акт приема-передачи ЭЦП

Легализация использования сотрудниками чужой ЭЦП на некоторых предприятиях осуществляется при помощи внутренних приказов, доверенностей и актов. Для контролирующих органов внутренние документы не могут быть основанием для законной передачи электронных подписей и ключей от них другим лицам. Ответственность за реализацию операции по предоставлению возможности пользоваться своей ЭЦП другим работникам нет. Наказание по незаконным сделкам, заверенным ЭЦП, будут применено к владельцу подписи.

Юридической силой наделяется акт, по которому передаются шифры, ключи и логины электронной подписи от компании, выпустившей ЭЦП, к заказчику услуги. При внутренней передаче прав пользования ключом и сертификатом ЭЦП можно составить акт приема-передачи в произвольной форме, но он не будет при возникновении конфликтной ситуации считаться полноценным юридическим документом.

Заметим, что сейчас достаточно часты судебные разбирательства на тему передачи ЭЦП другому лицу, чаще всего между банками и их клиентами, оспаривающими правомерность списания средств с расчетного счета. Подавляющее большинство судебных решений принимаются в пользу банков. Чаще всего споры идут при списании средств с расчетного счета посредством интернет-банкинга, когда клиент (чаще всего, директор компании) оспаривает подписание платежного поручения и списания той или иной суммы со счета.

В процессе разбирательств выясняется, что зачастую ЭЦП передана другому лицу, в частности, бухгалтеру. Технические экспертизы подтверждают подлинность ЭЦП, и независимо от сумм списания, и как бы директор не утверждал о неправомерности такого списания, суды принимают сторону банков, к примеру, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.02.2015 №Ф04-16024/2015.

Не менее интересно дело, которое рассматривалось в Москве, где суд установил передачу ЭЦП сотруднику финансового отдела. ООО в лице директора обратилось в суд с иском к банку о ненадлежащей проверке ЭЦП и списании сумм по платежному поручению, по которому директор не давал распоряжения о списании денежных средств. Суд установил использование ЭЦП человеком, которому подпись не принадлежала. Банк предоставил доказательства о том, что электронная подпись действительна, проверка по техрегламенту банка проведена, банк действовал осмотрительно и в меру своей компетенции, списав со счета клиента по платежке, подписанной ЭЦП гендиректора. То, что директор не давал такого распоряжения на списание средств, банк отследить не мог. Решением арбитражного суда г. Москвы от 23.01.2014 по делу № А40-82734/13 банк был признан невиновным в ненадлежащем списании средств со счета клиента. Дело дошло до Верховного суда, и определением ВС РФ от 24.11.2014 № 305-ЭС14-3926, судьи пришли к выводу, что первая инстанция правомерно отказала в иске.

Поэтому следует быть очень осторожным, так как передача ЭЦП другому лицу может быть чревата вполне ощутимыми финансовыми последствиями.

Банки. Сотрудники банков прекрасно знают, что ЭЦП часто использует не то лицо, на которое она оформлена. Банк, как правило, не придаёт этому значению, ведь в договоре четко прописано, что ответственность за сохранение конфиденциальности ЭЦП несет клиент. Если с расчетного счета организации спишут деньги, используя Вашу ЭЦП, убытки с банка взыскать не получится. Суды считают, что банк обязан исполнять платежное поручение, подписанное корректной ЭЦП, выявляемые в суде факты передачи ЭЦП другим лицам всегда оцениваются как нарушение договора со стороны клиента банка.
Так, 96 000 руб. «ушли» со счета ООО. В ходе разбирательства было выяснено, что деньги списали на основании платежного поручения, подписанного ЭЦП уволенного директора (о назначении нового в банк не сообщали). Кроме того, выяснилось, что подписывал документ вообще главный бухгалтер. Суд отказал во взыскании денег с банка, отметив, что ООО не обеспечило режим секретности ключа, чем нарушило требования Закона об электронной подписи.

Контрагенты . Если документ, с которым не согласна организация, подписан действующей ЭЦП, то отвертеться от документа, скорее всего, не получится.

Так, ООО отказывалось оплачивать товар, настаивая на том, что его не получило. При этом в наличии была товарная накладная, подписанная ЭЦП работника компании. По мнению ООО, этой электронной подписью воспользовалось некое неуполномоченное лицо. В процессе разбирательства было установлено, что договор ООО с поставщиком предусматривал использование ЭЦП при составлении первички. Суд принял решение о взыскании с ООО задолженности по договору поставки, подписанную ЭЦП товарную накладную признали действительной.

Госзакупки . Очень серьёзные последствия использования чужой ЭЦП могут быть у организаций, участвующих в госзакупках. Есть случай, когда ООО на 2 года попало в реестр недобросовестных поставщиков. Генеральный директор подписал госконтракт, выигранный по итогам открытого аукциона, чужой электронной подписью (подпись была оформлена на предыдущего генерального директора, а собственную ЭЦП новому директору сделать не успели). Нестыковку с датой назначения заметил заказчик и направил жалобу в УФАС, сообщив, что контракт подписало неуполномоченное лицо. Антимонопольщики пришли к выводу о том, что ООО таким образом пыталось уклониться от заключения госконтракта и наказали организацию.

Инспекция Федеральной налоговой службы (ИФНС) . Подписание деклараций чужой ЭЦП также может создать проблемы для организации. В Новосибирске налоговики заблокировали расчётный счет компании, случайно узнав из допроса директора, что его ЭЦП при подписании декларации использовал другой сотрудник. Было принято решение, что такая декларация считается неподанной.

Справедливости ради, стоит сказать, что суд посчитал действия налоговой службы неправомерными, так как декларацию нельзя не принять по ТКС, если она соответствует формату. А раз она была принята, значит, блокировка незаконна. Правда, любой, кто сталкивался с блокировкой расчетного счета, знает, какой удар бизнесу это может нанести.

Резюмируя, можно сказать так: безопаснее, чтобы ЭЦП была у каждого сотрудника, которому необходимо ею пользоваться. Если этот вариант по каким-то причинам не годится, то можно сделать незаменимому сотруднику удаленный доступ к сервису электронного документооборота с тем, чтобы он мог подписать документ откуда угодно.
Работнику же лучше не соглашаться на передачу права пользования своей ЭЦП другим лицам - не придется отвечать за чужие ошибки или за что похуже. Это как оставить коллегам стопку чистых листов со своей подписью.