Планирование отпусков. График отпусков и правила его составления. Главные принципы работы

Право отдыхать имеют все. Для любого предприятия важно, чтобы во время отпускного периода оно не остановилось. Поэтому важно планомерно распределять время отдыха людей и отпускать их в отпуск последовательно в течение года. Это поможет не сорвать выполнение намеченных работ, грамотного перераспределить нагрузку на работающих, зарезервировать денежные средства на отпускные.
Все члены трудового коллектива заинтересованы в заблаговременном планировании предстоящего отпуска.
Упорядочение режима труда и отдыха важный аспект в работе любого предприятия. В данной статье мы рассмотрим как составить график отпусков в организации.

Планирование графика отпусков в организации

Трудовой кодекс прямо прописывает обязанность предприятия планировать отпуска на предстоящий год:

• его нужно согласовывать с профсоюзным органом, если такой есть;
• с знакомят всех работников компании. При чем все это нужно сделать за 2 недели до окончания текущего года;
• график отдыха сотрудников обязателен для всего коллектива , включая его руководителя. Поэтому индивидуально с ним знакомят всех работающих.

Для этого можно либо составить специальную ведомость, либо предусмотреть дополнительную графу в графике, где работник заверит своей подписью факт ознакомления с документом. Законодательство нарушать нельзя. Если при проверке выяснится, что графика отпусков нет, то на организацию будет наложен от 1 до 5 тысяч рублей административный штраф.

Помимо планирования отпусков, каждый сотрудник должен быть еще раз уведомлен о начале отдыха, но уже за 14 дней до момента наступления отпуска. Для этого нужно составить уведомление с указанием периода начала и окончания отпускного периода.
Любые изменения, которые необходимо внести в утвержденный документ, должны согласованы заинтересованными сторонами и внесены в него на основании подписанных директором приказов.

Специализированная форма отпускного графика

Для формирования графика планируемых уходов в отпуск имеется , утвержденная 5 января 2004 года Постановлением Госкомстата России № 1.

В ней предусмотрено проставление номера составленного документа и его даты. Там же указывается год, на который он принимается. План для отпусков подписывается главой компании и заверяется кадровиками.

Сотрудник, ответственный за составление отпускного графика, должен проставить против фамилии работающих обязательные к заполнению на момент его утверждения даты ухода в отпуск и количество дней запланированного отдыха.

Пример #1 расчета отпуска сотрудников

В нашей стране положенный ежегодно отпуск измеряется в календарных днях. Его продолжительность должна составлять не менее 28 дней с учетом рабочих и выходных дней. Праздничные дни, которые признаны в соответствии с российским законодательством нерабочими, не должны включаться в отпуск.

Рассмотрим пример #1.
Работник уходит в отпуск с 1 по 15 марта. Продолжительность отпуска, которая будет указана в отпускном графике составит 14 календарных дней, так как 8 марта – праздничный день и он не будет включен в отпуск. А сотрудник будет иметь возможность отдохнуть без перерыва 15, а не 14 дней подряд.

При планировании отпусков кадровики должны будут проверить личные дела сотрудников на предмет их работы на вредном или опасном производстве, в режиме ненормированного рабочего времени. Если такие лица есть в штате, то первым отдых должен быть увеличен на 7 дней, а вторым – на 3 дня.

Если сотрудник не желает отгуливать к отпуску дни, положенные сверх 28 дней по закону или принятым в организации локальным нормативным документам, то он имеет право вместо отдыха воспользоваться компенсацией за неотгуленные дни.

Разрешено трудовым кодексом разделять отпуск на несколько частей. Главное, чтобы одна из его частей предусматривала продолжительность отдыха отпускника не менее 14 дней подряд. Оставшиеся дни могут разбиваться в любой пропорции.
Опытные кадровики строго следят за тем, чтобы сотрудник не пропускал сроки ухода в отпуск, и тем более не игнорировал положенный ему отдых свыше 2-х лет подряд. Трудоголиков нужно отправлять отдыхать в приказном порядке, чтобы не нарваться на неприятности со стороны проверяющих трудовых инспекций.

Для лиц моложе 18 лет и лиц, работающих с вредными веществами или в опасных условиях, ежегодный отпуск обязателен и переносу на последующий рабочий период не допускается.

Как составить график отпусков на год для новичков

Новые сотрудники имеют право на ежегодный отпуск после того, как отработают без перерыва 6 месяцев со дня зачисления в штат. Досрочно воспользоваться своим правом на отдых они могут только с разрешения начальства.

Для соблюдения трудовых норм следует грамотно запланировать отпуск нового сотрудника. Для этого нужно поставить его в план по отпускам не ранее чем через шесть месяцев после приема его в коллектив, но не менее чем за 28 дней до окончания первого отработанного в данной компании года.

Рассмотрим пример #2
Сотрудник был оформлен в организацию «А» 10 октября. Так как до завершения календарного года остается более 6 месяцев, то включать его в план отпусков на текущий год не надо. В график ежегодных отпусков на следующий год ему можно запланировать отдых в любое время с 10 апреля по 12 сентября 2016 года.

И даже если у работодателя нет возможности отпустить новичка в этот период отдыхать, он все равно обязан будет это сделать.
Вывод: сотрудники, заключившие трудовые договора и приступившие к выполнению своих трудовых обязанностей в период с 3 июня текущего года должны быть включены в отпускной график только на следующий год. При этом работник может, заручившись согласием своего нанимателя уйти в отпуск до истечения 6-месячного срока, положенного для получения такого права.

Исключения из правил

Законодателями не предусмотрено право выбора времени для отпуска, но закреплено несколько ситуаций, предусматривающих возможность получения работающими оплаченного отпуска вне графика и без выработанного для этого стажа при имеющихся на то особых обстоятельств.
Таблица 1. Категории работников, которым положен внеочередной отдых

Перенос отпуска

Если работник не ушел вовремя в отпуск, то его отдых может быть перенесен. Законом предусмотрена такая возможность в случаях:

• если срок отпускного периода пропущен из-за болезни, что должно быть подтверждено листком нетрудоспособности;
• когда на работающего было возложены государственные обязанности, во время выполнения которых он был освобожден от основной работы;
• если работодатель не исполнил свои обязанности и не уведомил своего сотрудника вовсе или уведомил его с опозданием;
• если отпускные не были своевременно выплачены или их перечисление было задержано.

Но есть обстоятельства, которые вынуждают работодателя отсрочить уход работающего в отпуск, либо отозвать его с отдыха. Это происходит, когда без отозванного из отпуска работника предприятие может остановиться или понести большие убытки. На такие меры руководители идет крайне редко и только с согласия самого работника.

Отражение данных в графике

Работнику запланирован отпуск в количестве 31 календарный день, в том числе дополнительный отпуск в связи с ненормированным режимом работы 3 календарных дня. Отпуск планируется разбить на 3 части: 14 календарных дней, 10 и 7. Работник в период с 10 по 18 марта болел. В связи с этим начало отпуска было отодвинуто с 12 числа на 19 марта.

Значит в плане отпусков нужно заполнить дату фактического ухода в отпуск с 19 марта, а в примечании необходимо отметить причину, по которой сотрудник должен будет отгулять в общей сложности не 28, а на 3 дня больше – 31 календарный день.

Все отпуска кадровые работники фиксируют не только в составленном и утвержденном плане, но и в личных карточках работников.

Резюме:
1. Составление графика – обязанность работодателя.
2. Его соблюдение обязательно для всех.
3. Срок окончательного согласования – за 2 недели до нового года.
4. Все изменения в него утверждаются приказами руководителя.

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание . Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

• Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
• Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
2. Создание дополнительной формы , которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

• Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
• Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
• Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
• Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика . Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы . Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько часте й . Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике . Это не критичное замечание, так как работник может .

Видео-составление графика отпусков

Видео, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

Posted On 25.04.2018

Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск. 6.

Внимание
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков на 2018 год под подпись. Так вы обезопасите себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков? Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует.

Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7». Хранить график отпусков нужно год (п. 693 Перечня, утв.

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

В конечном итоге составляется документ в целом по организации, который в свою очередь может быть раздроблен по конкретным отделам или службам. График составляется и в целом по организации, без дробления, если количество работников фирмы невелико. Смотрите также видео о методике составления графика отпусков Удобство по закону Приступая к составлению графика планируемых отпусков, сотрудник отдела кадров должен помнить о том, что отдельные члены трудового коллектива имеют право сами выбрать время и продолжительность своего отпуска.

Это оговорено в законодательстве. При этом работник, претендующий на предоставление отпуска в безоговорочном порядке в удобное для него время, должен предоставить документы, подтверждающее его право на использование привилегии.

Как составить график отпусков?

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст.

Как составлять график отпусков - возможные ошибки и их решение

Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск.

Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).

В отпуск - по графику, или для чего нужен график отпусков

Им добавляется 3 дополнительных дня к основному отпуску.

• Подросткам до совершеннолетия предоставляется ежегодный отпуск в 31 календарный день.
• Специфика предприятия Как правильно составить график отпусков в соответствии со спецификой деятельности предприятия? Занимаясь этим делом, нужно учитывать производственные и финансовые возможности предприятия. Например, нельзя отправить в отпуск одновременно всю бухгалтерскую службу или отдел сбыта. Это нарушит нормальное функционирование организации. То же самое касается и рабочих, участвующих непосредственно в производственном процессе. График планируемых отпусков должен быть составлен так, чтобы предприятие продолжало работать в нормальном режиме и выпускать продукцию.

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

• 1 Что такое график отпусков
• 2 Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений
• 3 Опросные листы
• 4 Для чего составляют
• 5 Права отдельных категорий граждан
• 6 Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления
• 7 Особенности небольших фирм
• 8 Важные моменты и требования закона
• 9 График отпусков: образец 2018
• 10 Утверждение графика
• 11 Внесение изменений
• 12 Внесение дополнений
• 13 Ответственность

Что такое график отпусков График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

Онлайн журнал для бухгалтера

То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период - «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска.

Как составлять график отпусков

Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников. Ответственность Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для должностных лиц (например, директора или кадровика);
• от 1000 руб. до 5000 руб.

График отпусков

Как составить на 14 дней Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается. Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.
Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска. При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны. Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке.

Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни. Учитывая, что на процесс согласования и корректировки может потребоваться значительное время, необходимо начать составление графика заранее.

Гражданское процессуальное правоPermalink

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется).

Составляем график отпусков

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.
В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).
8-й столбец содержит информацию о документе - основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).
В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.
10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Похожие статьи

Чье мнение учитывать при составлении

График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно.

К ним относятся:

• женщины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей;
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч.

  Что необходимо знать для правильного составления графика отпусков

• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего — руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям, ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Cкачать форму графика отпусков, форма Т-7

Ниже вы можете скачать бесплатно график отпусков, форма Т-7.

Скачать график отпусков на 2018 год, Excel

Если вы предпочитаете Exel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, бланк формы Т-7 в формате Exel представлен ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, то все работники должны ознакомиться с ним под подпись. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если вы используете форму Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2018 год необходимо утвердить в 2017, а хранить до 1 января 2019 года.

Ежегодный график на все времена.

Хорошо работает тот, кто хорошо отдыхает. Каждый год в уважающей себя и своих сотрудников организации составляется график отпусков. У кого то есть специальные программы, кто то составляет графики в Word. Но лучше всего для составления любых графиков подходит Excel. График отпусков не исключение. Зачем нужен график - понятно. Отдых - свободное время от работы, а работу и нагрузку на персонал нужно планировать.

Поэтому спланировав отпуск - получаем план графика работы. При этом необходимо учесть нагрузку на отделы в течение года, чтобы в сезон напряженной работы все были в полной боевой готовности. И чтобы в одном отделе одномоментно все не оказались на курорте.

График составляем на год, поэтому в график вносим год цифрой и перечисляем всех сотрудников по фамилиям, должностям и принадлежности людей отделам. Также вносим в таблицу остаток дней отпуска от предыдущего года:

Теперь в области, где будем прописывать дни отпуска, сужаем и объединяем ячейки таким образом, чтобы на семь колонок приходилась одна неделя года. В ячейке F4 определяем понедельник, с которого будет начинаться календарь в нашем графике по формуле =СЦЕПИТЬ(«01.»;»01.»;B1)-ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(СЦЕПИТЬ(«01.»;»01.»;B1);2)=1;7;ДЕНЬНЕД(СЦЕПИТЬ(«01.»;»01.»;B1);2)-1).

В первой строке определяем порядковый номер недели года =СЦЕПИТЬ(НОМНЕДЕЛИ(L4;21); «нед»).

График отпусков

В третьей стороке определяем день начала и конца этой недели =СЦЕПИТЬ(ДЕНЬ(F4);»-«;F2).

При этом приходится идти на небольшую хитрость и использовать вторую строку, в которой определяем день конца текущей недели =СЦЕПИТЬ(ДЕНЬ(L4);» «; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=1;»янв»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=2;»фев»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=3;»мар»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=4;»апр»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=5;»мая»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=6;»июн»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=7;»июл»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=8;»авг»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=9;»сен»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=10;»окт»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=11;»ноя»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=12;»дек»;»???»))))))))))))). Так сложно потому, что в одной ячейке нельзя определить разный формат для значений, которые сцеплены для получения значения этой ячейки.

Чтобы понимать сколько рабочих дней в конкретной неделе, проставляем соответствующие значения в пятой строке:

В конце графика проставляем количество распределенных дней отпуска, просуммировав все дни за год. А также вычисляем остаток не распределенного отпуска с учетом остатка за прошлый год:

Теперь осталось внести количество дней отпуска в соответствующую ячейку и условно отформатировать их, чтобы информация выглядела наглядно. В итоге получили график на одном листе книги Excel. При этом график универсальный, так как только изменив год в ячейке B1, получаем автоматически пересчитанные значения в строках 1, 2, 3 и 4 - недели, периоды недели, дни года. Останется только прописать количество рабочих дней в неделе в соответствии с производственным календарем, принимаемым правительством в конце года. Смотрим на результат:

lightboxretroplaning

Получили наглядный график отпусков на всю организацию на одном листе. Теперь довольно легко спланировать работу персонала на год вперед.

Мы вам сэкономили день работы на составление графика отпусков на организацию? Сколько стоит ваш день? Надеемся гораздо дороже суммы в форме ниже.

Прежде чем нажать кнопку подарить, выберите Способ оплаты в форме ниже:

График отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

График отпусков имеет унифицированную форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России N 1, код по ОКУД - 0301020.

График отпусков изготавливается на бланке формата А4 и имеет табличную форму, в графы которой включены:

Наименования структурных подразделений, расположенные в том же порядке, как они представлены в штатном расписании;

Наименования должностей (специальностей, профессий) в соответствии со штатным расписанием;

Фамилия, имя, отчество работника;

Табельный номер работника;

Количество календарных дней отпуска;

Дата отпуска - запланированная и фактическая.

В Указаниях по применению и заполнению унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 1, нет разъяснений, каким образом должна быть указана дата. В одних организациях в графе "запланированная" пишут тот месяц, когда работнику будет предоставлен отпуск, а в графе "фактическая" ставят дату первого дня отпуска; в других - проставляют дату начала и дату окончания отпуска, в третьих – в графе "запланированная" пишут даты начала и окончания отпуска, представленные из структурных подразделений, а в графе "фактическая" проставляют даты отпуска, установленные руководством организации. Могут встречаться и другие варианты.

В Указаниях по заполнению унифицированных форм указано, что график применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. Графики отпусков составляются в структурных подразделениях, а затем объединяются в сводный график отпусков предприятия. Далее в документе следуют графы, содержащие сведения о переносе отпуска. В графе 8 проставляют основание (документ), в соответствии с которым переносится отпуск; в графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" проставляют даты начала и окончания отпуска, представленные на основании документа-основания. Графа 10 "Примечания" может заполняться по усмотрению работодателя.

Обычно график отпусков составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй - в бухгалтерию.

При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения один год.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его.

Как составить график отпусков на год для чайников

Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявлении.

Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, даже если работник по совместительству не проработал шести месяцев.

Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в расчет также принимаются шесть месяцев. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения.

Необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если на предприятии есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпуска.

Для предприятия удобно, чтобы отпуска работников по возможности распределялись равномерно в течение всего года. Для этого в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения и предприятия в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и соответственно увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более. Главное, чтобы была обеспечена нормальная работа предприятия, т.е. выполнялись производственные, финансовые планы. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ.

Для того чтобы предприятие оставалось управляемым даже в разгар отпускного сезона, необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и соответственно присутствия на рабочих местах работников-заместителей.

При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, так как отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.

Если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения.

На практике утвержденные работодателем графики отпусков объявляются работникам под расписку еще до начала нового рабочего года. Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска.

Выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям предприятия. Заблаговременное оповещение сотрудников о предстоящем времени отпуска снижает риск возникновения возможных недоразумений между сторонами.

Кроме того, предупредить работника о начале отпуска можно с помощью специального документа - уведомления, извещения и т.д. Если приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на предприятии не позднее чем за две недели до начала отпуска, то составление уведомления (извещения) нецелесообразно, поскольку унифицированная форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска содержит визу ознакомления работника.

В связи с производственной необходимостью работник может быть отозван из отпуска.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.

Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В утвержденный график отпусков работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без согласия работников. Так, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. В таком случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

Временной нетрудоспособности работника;

Исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

В других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Иногда сам работник просит перенести время отдыха на другой, более поздний период.

Если с учетом производственной обстановки какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, работодатель вправе на вполне законных основаниях отказать работнику в такой просьбе. График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях, например, когда работник увольняется и желает использовать все не использованные ранее отпуска. Если инициатором переноса отпуска является работник, то от него требуется соответствующее заявление, на котором ставит свою резолюцию руководитель структурного подразделения, где трудится работник, и руководитель предприятия.

Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график отпусков, в котором очередность устанавливается с учетом сводного графика.

Отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить работодателя. Возможно также издание приказа о продлении отпуска.

Предыдущая13141516171819202122232425262728Следующая

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

В адрес Шереметьевского профсоюза летного состава стали поступать обращения пилотов по поводу предложения работодателя перенести или сократить отпуск с трех до двух недель в летний период.

Необходимо сходить в отдел кадров и взять приказ по отпускам в бумажном виде (выписка заверенная) или сфотографировать документ и добиваться его исполнения.

К сожалению авиакомпания не принимает во внимание накопившуюся усталость пилотов, спланированный летний отдых с семьями и что самое главное утвержденный в декабре 2017 года график отпусков на 2018 год, который является обязательным для исполнения как работником, так и работодателем.

Так в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

В соответствии со ст.

Как правильно составить график отпусков в соответствии с формой T-7

124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

временной нетрудоспособности работника;

исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется - по условиям летного труда данное положение статьи 124 ТК РФ невыполнимо и неприменимо!

В случае если авиакомпания официально обратится к Вам с просьбой о переносе отпуска предлагаем Вам обратиться в ШПЛС, где мы дадим рекомендации по написанию официального отказа от переноса ежегодного оплачиваемого отпуска.

Кроме того, обращаем Ваше внимание на то, что график отпусков размещен в системе ACCORD и работодатель может его менять, система такова, что Вы просмотрели документ - значит ознакомились и согласились. Поэтому рекомендуем делать принт скрин с экрана ПК графика отпусков. Если же в итоге выяснится, что перед Вашим отпуском график был изменен, необходимо направить заявление в департамент персонала о предоставлении заверенной копии утвержденного графика отпусков на 2018 год.

И необходимо написать заявление о предоставлении отпуска в соответствии с графиком отпусков и уведомить об отказе на перенос отпуска.

В отдел кадров ПАО «Аэрофлот - российские авиалинии»

От ______________________________

адрес ______________________________

тел. _______________________________

табельный номер ____________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на период с «___» ______2018 по «___» ________2018 в соответствии со ст. 123 ТК РФ и утвержденным в конце 2017 года графиком отпусков.

Согласие на перенос отпуска не предоставляю по причине накопленной усталости, мой налет часов за 6 месяцев составил _______часов, отпуск был запланирован и согласован в графике отпусков на 2018 год в декабре 2017 года, мною были приобретены билеты на отдых с семьей, в связи с чем перенос отпуска не возможен.

Каждый работающий человек обладает правом на получение ежегодного отпуска с денежной компенсацией. Для обеспечения возможности выхода в отпуск при одновременном сохранении необходимого уровня производительности предприятия практикуется создание специального графика отпусков.

С какой целью применяется график отпусков?

По своей сути график отпусков представляет собой документ, регламентирующий время выхода в отпуск сотрудников организации . Он составляется для формирования определенной очереди отдыха работников, чтоб сохранить полноценную работоспособность всей структуры компании.

Был разработан определенный регламент для составления подобного графика. Он составляется единожды в году без возможности внесения каких-либо корректировок. Единственным исключением можно считать возможность внесения изменений в сроках длительности отпусков и только на основании изданного приказа руководителем коммерческой организации. Подобный документ должен быть согласован с административным составом компании и профсоюзом работников, если, конечно, такой имеется.

Отпускной график должен быть сформирован с учетом имеющихся пожеланий сотрудников и согласно специфике функционирования самой организации . Различные нормативные акты в том числе и коллективные договора могут регламентировать максимальную численность работников одного и того же структурного подразделения организации, что могут одновременно отправляться в отпуск. Данные шаги важно соблюсти для того, чтоб ежегодный месячный отдых сотрудников негативно не отражался на рабочем процессе компании.

Зачастую рекомендуется начать составлять график еще в ноябре . Это связано с тем, что его важно сдать руководству за две недели до начала Нового года . Такие требования выдвигаются действующим Трудовым кодексом РФ.

При трудоустройстве в течение года новых работников они не должны быть внесены в этот график. Выход в отпуск таких работников осуществляется при согласовании с руководителем организации.

Существующие правила составления формы Т-7

По своей сути график представляет собой локальный документ конкретной организации, согласно которому ее сотрудники выходят в ежегодный отпуск. Он составляется по определенной форме, имеющей название Т-7. Для каждого отдельного структурного подразделения компании составляется свой собственный график. Таким образом, поступают на большинстве предприятиях. Сперва руководство каждого подразделения формирует свой собственный график с последующей его передачей в отдел кадров. Далее, сотрудники отдела кадров вносят свои коррективы в эти акты, основываясь на кадровом потенциале предприятия и специфике его работы.

После этого происходит согласование внесенных корректировок с сотрудниками , чьи отпуска были исправлены. Кроме того, важно получить согласие от непосредственного руководителя подразделения , ведь именно он знает потребности производства и понимает необходимость присутствия того или иного работника на предприятии. Кроме того, важно согласовать все возможные переносы отпусков, ведь даже изменение даты и срока отдыха одного сотрудника может передвинуть отдых нескольких работников, что чревато внутренними конфликтами в организации при отсутствии согласований.

После того как будут закончены все согласования итоговый документ передается вновь в отдел кадров для формирования окончательного сводного графика для всей организации.

Определенные нюансы составления документа

Помимо требований сотрудников компании, при составлении отпускного графика чрезвычайно важно учитывать требования действующего законодательства :

• вне зависимости от стажа отдельные категории работников могут рассчитывать на получение ежегодного отдыха с материальной выплатой. К таким работникам относятся: граждане возрастом до 18 лет, представительницы женского пола перед уходом в декрет и после него, лица, усыновившие детей возрастом до 3 лет . По этой причине при составлении такого графика требуется учесть факт присутствия в штате сотрудников беременных женщин и несовершеннолетних лиц.

Отдых предоставляется работнику до момента достижения им шестимесячного срока работы в организации лишь при согласовании с руководством предприятия и написания соответствующего заявления.

До момента наступления полугодичного срока работы сотрудника в организации при предоставлении отпуска ему нужно выплатить отпускные и предоставить отдых в полном объеме.

• получение двух отпусков допустимо для тех работников, кто пришел в организацию в конце предыдущего календарного года , к примеру, в начале октября. В таких ситуациях сотрудник имеет возможность взять отпуск в мае, а следующий за предыдущий год в любое другое время на протяжении всего оставшегося года. Подобна возможность должна учитываться в графике отпусков при его составлении и внесена в соответствующий акт;
• очередность работников по выходу в отпуск устанавливается с учетом наличия в штате сотрудников людей, относящихся к определенной категории граждан, которым принадлежит первоочередное право получения отдыха.

Ситуации, допускающие возможность внесения корректировок в график

В некоторых ситуациях уже после составления графика отпусков в штат сотрудников организации принимается новый работник . В таких условиях возникает проблема с формированием такого акта. Действующий ТК РФ не накладывает обязательства на работодателя, вносить какие-либо корректировки в уже сформированный график.

Иначе говоря, новые сотрудники могут отправиться в отпуск лишь после написания соответствующего заявления на имя руководителя предприятия и при наличии его согласия.

Правда, стоит отметить тот факт, что действующее законодательство не запрещает составлять дополнительный документ , где будет отображена информация об отпусках всех новых сотрудников. Подобная процедура представляет собой составление дополнительного акта, в котором будут вноситься данные о датах и сроках предоставления отдыха таким сотрудникам коммерческой структуры. Такой документ заверяется подпись непосредственного руководителя организации.

Все изменения должны быть отражены в отдельных графах 7-10 унифицированной формы отпускного графика Т-7 :

• в графу 7 вносится информация о дате выхода в отпуск сотрудников организации;
• в графе 8 требуется указать название и номер документа, согласно которому будут внесены изменения в сроки и даты отправления работников на ежегодный отдых. К подобным документам относится заявление человека о переносе его отдыха, что заверено подписью руководителя предприятия. Это предусмотрено 124 статьей действующего ТК РФ;
• в 9 графе указывается предполагаемая дата отправки гражданина на отдых. Это допускается, к примеру, при написании заявления с просьбой о переносе отдыха на дату, когда его жена будет пребывать в декрете;
• в 10 графу вносятся самые разные замечания и заметки.

Кто может проверить данный бланк?

Независимо от размера штата сотрудников предприятия такой график чрезвычайно важно составлять . Согласно Трудовому кодексу данный документ является необходимым условием для соблюдения прав и обязанностей как сотрудников организации, так и ее руководства. Кроме того, этот акт регламентирует очередность выхода в отпуск работников, что дает возможность исключить вероятность возникновения различных разногласий и внутренних конфликтов внутри коллектива. В том случае если стороны трудовых отношений будут прямо нарушать своими действиями ТК РФ, то контролирующие органы имеют возможность наложить финансовые взыскания в качестве штрафных санкций .

Данный документ относится к тем, что в обязательном порядке проходит проверку трудовой инспекцией . Это связано с тем, что при отсутствии на предприятии такого графика происходит нарушение прав работников, а также не дает им возможность заранее планировать свой заслуженный отдых.

При выявлении фактов несоблюдения трудового законодательства кроме штрафа в отношении руководителя организации, контролирующие органы могут инициировать приостановление ее деятельности.

В данном видео подробная информация о том, как составлять график отпусков без ошибок. Подробная инструкция.

Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

	Документ-основание	Норма
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам	Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него	Листок нетрудоспособности по беременности и родам	Статьи 122, 260 ТК
Работники в возрасте до 18 лет		Статьи 122, 267 ТК
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев	Свидетельство о рождении	Статья 122 ТК
Совместители	Справка с основного места работы	Статья 286 ТК
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности	Свидетельство о рождении	Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.