В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов - это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это - не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов - это не архив. А электронный документ - это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах .

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015). Правила 2015 - основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

• однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
• составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа - набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

• в графе «Примечание» (Пример 1);
• в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

• описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
• описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
• номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
• в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
• наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
• наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
• опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
• вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
• порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи - это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

• приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
• не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием - переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно - было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело - один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива - компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• номер описи электронных дел, документов;
• номер дела по описи;
• отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
• крайние даты документов электронного дела;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив - самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

• опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
• опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница - в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

• в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
• режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

Рисунок 55 – Окно «Поиск по номеру»

7. Нажмите кнопку «Записать».

Для того чтобы установить связь между документами, одного из которых нет в СЭДД «Дело», необходимо:

a. Открыть регистрационную карточку документа, существующего в СЭДД «Дело»;

b. Перевести карточку в режим редактирования, если она была сохранена;

c. Нажать на кнопку «Связки» (Рис. 53);

d. В открывшемся окне нажать на кнопку «Добавить связку» (Рис.56);

Рисунок 56 – Окно «Связки»

e. Поле «Связанный документ» станет активным для ввода. Введите в данное поле номер и дату документа (которого нет в СЭДД «Дело») с которым необходимо связать текущий документ (Рис. 57). А также выберите соответствующий тип связки.

Рисунок 57 – Окно «Связки»

f. Нажмите кнопку «Записать».

6. Ввод отчета об исполнении

С помощью кнопок откройте необходимую резолюцию, затем выделите исполнителя и нажмите на кнопку «Ввести отчет» (Рис. 58).

Рисунок 58 – Ввод отчета об исполнении

Откроется окно «Отчет исполнителя» (Рис. 59):

Рисунок 59 – Отчет исполнителя

В отчете обязательно указывается состояние исполнения (из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета.

После сохранения отчета данные переносятся в регистрационную карточку (Рис. 60):

Рисунок 60 – РК с введенным отчетом об исполнении

Отчет об исполнении поручения должен быть введен за всех исполнителей (сотрудников Вашего подразделения). После ввода отчета документ удалится из кабинета исполнителя при условии, что он был не контрольным. Такие документы потом можно найти по поиску.

7. Снятие поручения с контроля

Поручение снимается с контроля при условии, что за всех исполнителей введен отчет об исполнении поручения. Для того, что бы снять резолюцию с контроля нажимаем кнопку «Редактировать поручение», показанную на рисунок 61.

Рисунок 61 – Область «Поручения»

Открывается окно резолюции (Рис. 62), в котором необходимо указать фактическую дату (дату снятия с контроля), затем нажмите кнопку «Записать».

Рисунок 62 – Снятие поручения с контроля

Сняв поручение с контроля, метка контрольности, расположенная с правой стороны поручения будет заменена маркером .

8. Снятие документа с контроля

Для того чтобы закрыть документ и снять его с контроля необходимо сначала найти его в кабинете или по поиску (Рис. 63).

Рисунок 63 – Стартовое окно программы «Дело»

Затем зайти в документ и нажать на панели инструментов сначала кнопку «Редактировать» . В поле «Факт» ввести дату исполнения РК.

Рисунок 64 – Контрольность документа

После установки фактической даты РК, отметка контрольности, расположенная в верхней части РК документа, будет заменена маркером если в РК нет контрольных поручений первого уровня.

9. Работа в кабинете

Для начала работы в кабинете необходимо нажать на кнопку «Кабинеты» (Рис. 65).

https://pandia.ru/text/79/476/images/image165.jpg" width="448" height="362 src=">

Рисунок 65 – Главное окно программы

По умолчанию открывается папка №1 «Поступившие» (Рис. 66). В этой папке находятся записи о новых документах поступивших в подразделение, но еще не принятых к исполнению. Все документы в кабинет поступают на имя владельца (правый верхний угол) (Рис. 66).

font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 66 – Кабинет. Папка «Поступившие»

Если документ в кабинет поступил по пересылке, по полю «Кому» или по полю «Адресат», то после ввода отметки об ознакомлении его можно удалить из кабинета (выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Удалить документ из папки»), если не требуется ввести проект резолюции.

Если требуется ввести проект резолюции, то после ввода проекта необходимо принять к исполнению документ. Для этого выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Принять к исполнению» (Рис. 67).

Рисунок 67 – Кабинет. «Принять к исполнению»

После этого запись о документа удалится из папки «Поступившие» и переместится в папку №2 – «На исполнении» (Рис. 68).

Рисунок 68 – Кабинет. Папка «На исполнении»

В данной папке запись о документе будет храниться до тех пор пока проект резолюции не будет утвержден (при наличии соответствующей настройки у пользователя) или не будет введен отчет об исполнении за владельца кабинета.

В папке №3 – «На контроле» (Рис. 69) находятся записи о поручениях, контролером, которых является владелец текущего кабинета.

Рисунок 69 – Кабинет. Папка «На контроле»

В папке №4 – «У руководства» находятся записи об РК документов, по которым были введены проекты резолюций (Рис. 70).

Рисунок 70 – Кабинет. Папка «У руководства»

Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюции (что бы удалить не верно введенный проект резолюции, необходимо открыть резолюции в режиме редактирования и нажать сочетание клавиш Cttl + D ). Данная кнопка необходима для рассылки утвержденных проектов резолюций. Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Разослать» в окне проекта резолюции.

В папке № 5 – «На рассмотрении» находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (автору резолюции). В данной папке работает руководители. Запись об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.

В папке №6 - «В дело» хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело.

Папка № 7 – «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. В данной папке записи о проекте документа хранятся до тех пор, пока проект не зарегистрирован.

Папка № 8 – «На визировании» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на визирование владельцу данного кабинета. После визирование проекта запись о нем исчезает из данной папки.

Папка № 9 – «На подписи» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцу данного кабинета. После утверждения проекта запись о нем исчезает из данной папки.

10. Журнал ознакомления с документом

Для того чтобы поставить в регистрационной карточке отметку об ознакомлении документов, необходимо:

− Открыть регистрационную карточку документа;

− Выбрать пункт меню «Реквизиты» ­ «Журнал ознакомления с документом» (Рис. 71)

font-size:14.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 71 – Журнал ознакомления с документами

− Нажать кнопку «Редактировать», затем кнопку , в появившемся окне ввести фамилию лица ознакомившегося с документом и нажать кнопку «Выбрать», после установить дату и время ознакомления, для чего нажать на кнопку

Рисунок 72 – Журнал ознакомления с документом

11. Списание документов в дело

Списать документ в дело можно несколькими способами:

− С помощью функции «Поиск»;

− Из папки кабинета.

Для того чтобы списать документ в дело из кабинета необходимо открыть папку кабинета нажать на нужном документе правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего списка «Списать в дело». В появившемся окне (Рис. 73) необходимо нажать на кнопку и выбрать заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ (Рис. 74). Далее нажать кнопку «Выбрать» и кнопку «Записать».

Рисунок 73 – Окно «Списание в дело»

Рисунок 74 – Справочник «Номенклатура»

Аналогично производится списание в дело при помощи функции «Поиск», для этого необходимо нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы, осуществить поиск по необходимым критериям, далее нажать на необходимой записи правой кнопкой мышки и выбрать «Списать в дело».

Если необходимо списать связанные документы, то откройте РК и нажмите Действия-> Списать связанные РК (Рис. 75).

Рисунок 75 – Списать в дело связанные РК

После списания документа в дело, в журнале передачи документа появляется соответствующая отметка о списании (Рис. 76).

Рисунок 76 – Журнал передачи документов

Если документ списан в дело по ошибке это можно отредактировать, в журнале передачи документа.

12. Поиск документов

Для того чтобы осуществить поиск документов в системе дело, необходимо: нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы (Рис.77).

Рисунок 77 – Главное окно программы

Рабочее окно режима Поиск разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов. Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов.

Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора.

font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 78 – Окно поиска

Для того, что бы начать поиск нажмите кнопку «Начать поиск» (Рис.79).

Рисунок 79 – Окно поиска

В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком объектов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных объектов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному объекту (Рис. 80).

font-size:14.0pt;line-height: 150%;font-family:" times new roman>Рисунок 80 – Окно «Найденные документы»

font-size:16.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>По вопросам эксплуатации и развития системы

электронного документооборота «Дело» обращаться :

Г . Ставрополь, ул. 1-я Промышленная, д. 3а

тел./, 566-822,

566-833, 566-844, 566-801

e - mail : delo @ biz - it . ru

www . biz - it . ru

Порядок уничтожения электронных документов достаточно интересен многим сотрудникам как небольших, так и крупных компаний: дело в том, что несмотря на широкое распространение компьютерных технологий, и, в частности, электронных архивов, информационные устройства всё ещё остаются весьма непривычными для многих сотрудников.

Не все должным образом подготовленны

Кадры, не имеющие прямого отношения к IT-отделам, зачастую очень слабо представляют себе механизмы действия электронного документооборота, а потому весьма часто случаются разнообразные курьёзы или, что намного хуже, серьёзные ситуации, наносящие ущерб компании.

Рассмотрим порядок уничтожения документов в электронном виде

Первое, что необходимо чётко понимать - это то, что даже после перемещения документа в корзину и её очистки, документ никуда не делся. Он всё ещё лежит жестком диске вашего компьютера, но размечен как свободное место. Проще говоря - если вы снимете вывеску со здания, это ещё не значит, что здание будет снесено. Сейчас, когда вы читаете этот текст, на вашем жестком диске, скорее всего, ещё хранятся документы, которые вы удаляли год или два назад.

Просто представьте, что грамотный it-специалист может найти на вашем компьютере

Первое правило: обычное удаление не работает.

Порядок уничтожения документов в электронном виде таков: поверх того места, где находился ваш файл (объявленного свободным) записывается «цифровой мусор», то есть случайный массив информации. Однако даже после 4-5 циклов такой записи по так называемому «магнитному эху» всё ещё реально восстановить ваши данные. Стандарт гражданской документации подразумевает 8 циклов перезаписи определёнными массивами, а стандарт Пентагона - 50 циклов. Такой процесс медленный и не совсем удобен, но документация не попадёт в третьи руки.

Однако есть другой вариант

Второй вариант уничтожения документов в электронном виде - это физическое уничтожение носителя: с помощью химических средств (кислоты), с помощью электромагнитного излучения (только магнитные носители), с применением многочисленных физических деформаций (серии разрушающих ударов), с помощью сверхвысоких температур. Этот способ куда более надёжен и применяется корпорациями для тех данных, стоимость которых многократно превышает стоимость носителей.

Для сохранения текущих параметров поиска как значений по умолчанию следует нажать в окне поиска кнопку и в открывшемся меню выбрать пункт "сохранить " (рис. 9).

Остальные пункты этого меню имеют следующее назначение:

1. Регистрация нового документа

Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК). Инструкция по работе с окном РКК приведена в разделе 11 "Карточка документа".

Ввести данные можно двумя способами.

1 . Нажать кнопку , в открывшемся меню выбрать тип регистрируемого документа, заполнить поля РКК и сохранить её в базе данных, нажав кнопку "Сохранить" (рис. 10).

2. Прибегнуть к помощи "мастера регистрации". Мастер вызывается кнопкой . Регистрация выполняется в пошаговом режиме: мастер выводит окно, пользователь вводит данные, нажимает кнопку "Далее" и переходит к следующему окну (рис. 11). Завершается регистрация нажатием кнопки "Сохранить" в последнем окне. Инструкция по работе с этим окном приведена в разделе 12 "Резолюция".

При регистрации с помощью мастера в РКК вводятся только те данные, которые, по мнению мастера, обычно вводятся для выбранного (на первом шаге) типа документа.

1. Просмотр и редактирование карточки документа

Для просмотра и редактирования данных, составляющих содержание регистрационной карточки документа (РКК), следует в списке документов выбрать курсором документ и нажать кнопку "Подробности". Откроется окно редактирования РКК документа. Описание окна приведено в разделе 11 "Карточка документа".

РКК, в кратком или полном виде, также можно сформировать как документ и распечатать на принтере (см. 2.8 "Отчеты").

1. Электронный образ документа

При нажатии кнопки открывается окно закачки документа, изображенное на рис. 12.

Для закачки следует нажать кнопку "Обзор…", выбрать файл, в котором сохранен документ, и нажать кнопку "Закачать". Пиктограмма приложения, в котором подготовлен документ, появится в информационном окне (рис. 3).

К одному документу можно "прикрепить" указанным способом неограниченное количество электронных образов.

1. Списание документа в дело

Кнопка позволяет списать в дело выбранный курсором документ, а если документ уже списан – просмотреть и отредактировать реквизиты списания.

Примечание . Списать документ в дело также можно в модуле "Номенклатура дел" (см. 10.1 "Номенклатура дел").

Если документ еще не списан в дело, то при нажатии на кнопку откроется окно, изображенное на рис. 13. Для списания документа в дело необходимо задать в полях окна реквизиты списания и нажать кнопку "Сохранить".

Документ списывается в определенный том определенного дела. Дело либо задается своим индексом в поле Индекс дела , либо выбирается из списка дел, расположенного в правой части окна. В списке представлены дела за год, указанный в полеДела за , организации (подразделения), указанной в полев . Если организация не указана, в списке представлены дела всех организаций (головной организации и ее структурных подразделений).

Из списка дело выбирается двойным щелчком по индексу. Щелчок по заголовку открывает окно редактирования атрибутов дела (см. 10.1.5 "Редактирование дела").

После выбора дела автоматически заполняются поля:

№ в деле – предлагается номер, на единицу больший номера последнего документа в деле;

№ тома – предлагается номер последнего тома дела.

Эти значения, равно как и значения полей Дата списания и№ экземпляра , можно изменить.

После того как пользователь введет количество страниц в документе в поле Кол-во страниц , в полеСтраницы будет показан диапазон страниц, отведенный документу в деле.

Если документ уже списан, то при нажатии кнопки откроется окно, в котором можно просмотреть и отредактировать реквизиты списания дела (рис. 14). Кнопкапозволяет удалить документ из дела.

Сформированные отчеты открываются в окне MSWord.

Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.

«ДЕЛО» - система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.

Наш YouTube канал

Ключевые особенности

Преимущества

«ДЕЛО» – надежная и удобная система - 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.

Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов - бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач хранения документов и дел:

поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

механизм списания документа в дело;

формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;

поддержка работы с многотомными делами;

Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами.

Системные требования

Система не требовательна к ресурсам, поэтому является оптимальным выбором в плане расходов на серверное оборудование и программное обеспечение.