Забалансовые счета учреждения. Забалансовый учет: что нового? (Ратовская С.А.) Учет на забалансовых счетах

Забалансовые счета в государственных учреждениях

Единым планом счетов предусмотрено 30 забалансовых счетов (далее - з/с) под номерами от 1 до 27, а также 30, 31 и 40. Ко всем этим счетам применяется простая схема ведения учета, то есть приход отражается только по дебету, а расход - по кредиту, без корреспонденций.

З/с нужны:

• для организации контроля сохранности имущества, которое находится на территории организации, но по которому нет права оперативного управления или которое, согласно правилам учета, не отражается на балансовых счетах (единицы библиотечного фонда, основные средства до 3 000 руб., находящиеся в использовании, награды и т. д.), а также прочих материальных ценностей;
• для отслеживания расчетов и обязательств, ожидающих исполнения;
• для сбора аналитической информации о прочих объектах учета и т. д.

Кроме того, для организации управленческого учета учреждения могут сами создавать дополнительные з/с.

Как делать проводки по счетам 17 и 18

В соответствии с правилами пп. 365, 367 Единого плана счетов з/с 17 и 18 открываются к основным счетам 020100000 и 021003000, а также 030406000 (только для денежных расчетов). Чтобы понять, как использовать з/с 17 и 18, необходимо изучить учет денежных средств (далее - ДС).

Применение счета 020100000

Счет 020100000 «Денежные средства учреждения» используется для записей по движению денежных средств. На примере кодировки, применяемой в бюджетных учреждениях (План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н), рассмотрим, какие комбинации синтетических и аналитических кодов возможны для создания счетов по учету ДС.

Все типовые проводки по счетам приведены в инструкциях к частным планам счетов - приказы Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н, от 06.12.2010 № 162н, от 23.12.2010 № 183н.

Применение счета 021003000

Счет 021003000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» используется как промежуточный счет при операциях движения денег с лицевых счетов в кассу и наоборот, а также при использовании работниками учреждения банковских карт. Посмотрим это на примерах проводок.

Одновременно с проводками по счетам 020100000 и 021003000 учреждение должно вести забалансовый учет движений ДС по счетам 17 «Поступления ДС» и 18 «Выбытия ДС». На схеме отражены случаи применения этих з/с.

Рассмотрим примеры применения счетов 17 и 18.

Пример 1

Учреждение получило субсидию на выполнение гос. задания 75 000 руб. Из них 20 000 руб. было выдано подотчетному лицу через кассу для оплаты услуг сторонней организации, 17 000 руб. было переведено на банковскую карту и также потрачено подотчетником на покупку материалов. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи.

В следующем примере покажем отражение некассовых транзакций.

Пример 2

Учреждение оказывает платные услуги населению. В текущем месяце доход по таким услугам составил 187 000 руб. Выплаченная зарплата работникам составила 113 000 руб. Также учреждение понесло расходы на транспортные услуги, которые были оплачены через подотчетника, в размере 15 000 руб., а также были оплачены прочие работы, выполненные сторонней организацией в прошлом месяце на суму 23 000 руб. В бухучете были сделаны следующие записи.

Проводки по счетам 17 и 18 являются базой для составления некоторых форм отчетности государственных учреждений. В соответствии с приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н данные этих счетов используются:

• в отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737);
• отчете об обязательствах учреждения (ф. 0503738);
• отчете о движении денежных средств (ф. 0503723);
• справке к балансу (ф. 0503730) о наличии имущества и обязательств на з/с.

А для учреждений, попадающих под действие приказа Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н, данные этих счетов используются:

• в отчете о движении денежных средств (ф. 0503123);
• отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127);
• отчете о бюджетных обязательствах (ф. 0503128);
• справке к балансу (ф. 0503130) о наличии имущества и обязательств на з/с.

Отметим также, что в конце финансового года остатки по счетам 17 и 18 обнуляются.

Итоги

Записи по з/с 17 и 18 должны быть сделаны, если в учете имеют место операции, затрагивающие счета учета ДС и счет расчетов с финансовым органом по наличным ДС. К забалансовым проводкам не применяется метод двойной записи, то есть поступления отражаются только по дебету, а выбытия - по кредиту. Забалансовый учет движения ДС помогает контролировать эти активы, а также позволяет вести детальную аналитику, что необходимо для составления некоторых форм отчетности.

В последние дни 2016 года в Инструкции по учету и отчетности были внесены изменения, в том числе меняющие порядок учета на отдельных забалансовых счетах, что повлияет на формирование годовой отчетности.

Изменения в инструкции

Недавним Приказом Минфина России от 16.11.2016 N 209н "О внесении изменений в некоторые приказы Минфина России в целях совершенствования бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности" (далее - Приказ N 209н) были внесены изменения в Инструкцию по применению Единого плана счетов, утвержденную Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н). Приказ N 209н применяется при формировании показателей бухгалтерского (бюджетного) учета и бухгалтерской (бюджетной) отчетности за 2016 год.
В частности, Приказом N 209н внесены изменения в том числе в порядок забалансового учета некоторых объектов учета.

Поступления и выбытия денежных средств

Забалансовый счет 17, который ранее назывался "Поступления денежных средств на счета учреждения", теперь переименован и называется просто "Поступления денежных средств". Отметим, что на счете уже давно учитываются поступления в кассу, а не только на безналичные счета, так что переименование вполне логично.
Согласно пункту 365 Инструкции N 157н забалансовый счет 17 открывается к счетам 0 20100 000 "Денежные средства учреждения", 0 21003 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" и предназначен для аналитического учета поступлений денежных средств (возврата указанных поступлений) на банковские счета субъекта учета, на лицевой счет, открытый ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), на счет операций с наличными денежными средствами, а также в кассу субъекта учета.
В соответствии с изменениями, внесенными Приказом N 209н в данный пункт, на счете 17 учитываются поступления денежных средств, за исключением поступлений от возвратов расходов текущего финансового года, а также учитываются возвраты излишне полученных доходов (доходов от авансов), за исключением возврата субъектом учета остатков не использованных им субсидий (грантов) прошлых лет.
Кроме того, счет 17 предназначен для учета учреждением, получателем бюджетных средств операций по поступлению на его банковские счета бюджетных средств (их возвратов), предоставленных главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств на осуществление подведомственным ему распорядителем (получателем) бюджетных средств выплат по расходам и (или) источникам финансирования дефицита бюджета.
Вместе с выплатами по таким расходам на счете 17 теперь должны отражаться также поступления при восстановлении кассовых расходов.
При этом все операции по перечислению возвратов поступлений на счете 17 "Поступления денежных средств" отражаются со знаком минус.
Таким образом, на счете 17 собираются все поступления и возвраты поступлений текущего года.
Согласно пункту 366 Инструкции N 157н, аналитический учет по счету 17 велся по видам выплат или видам поступлений в разрезе счетов (лицевых счетов) учреждения. Теперь уточнено, что поступления учитываются по соответствующим классификационным кодам поступлений (выбытий), обеспечивающим раскрытие информации в бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
Аналогично счету 17 переименован и забалансовый счет 18, который теперь носит название "Выбытия денежных средств". Данный счет открывается к счетам 0 20100 000 "Денежные средства учреждения", 0 21003 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" и предназначен для аналитического учета выбытий денежных средств с банковских счетов субъекта учета, с лицевого счета, открытого ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), со счета операций с наличными денежными средствами, а также из кассы учреждения. Не учитываются на счете 18 те выбытия, которые подлежат отражению по счету 17 (то есть возвраты поступлений и восстановление расходов).
Возвраты расходов текущего года (излишне произведенные учреждением перечисления) подлежат отражению на счете 18 "Выбытия денежных средств" со знаком минус.
Также аналитический учет выбытий на счете 18 ведется по соответствующим классификационным кодам видов выбытий (поступлений), обеспечивающим раскрытие информации в бюджетной отчетности, бухгалтерской (финансовой) отчетности бюджетных и автономных учреждений (п. 368 Инструкции N 157н).

Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению

Приказом N 209н пункт 375 Инструкции N 157н изложен в новой редакции. Теперь счет 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению" предназначен для учета учреждением (грузополучателем) полученных от поставщика материальных ценностей до момента получения грузополучателем Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика на отправленные ценности в адрес грузополучателя.
Согласно Приказу N 209н ценности на счете 22 могут учитываться до любого подтверждения заказчиком централизованной закупки исполнения поставки по централизованному снабжению, в том числе на основании оформленного грузополучателем Извещения (ф. 0504805).
По-прежнему пользование имуществом до получения указанных документов (подтверждения исполнения поставки по централизованному снабжению) допускается:
- казенным учреждением - при наличии разрешения уполномоченного органа исполнительной власти, главного распорядителя бюджетных средств;
- обособленным подразделением (филиалом) бюджетного учреждения (автономного учреждения) - при наличии разрешения учреждения, его создавшего.
Какие именно документы могут служить подтверждением поставки по централизованному снабжению, учреждения вправе указать в своей учетной политике. При этом казенные учреждения должны согласовать данное решение с главным распорядителем бюджетных средств, в ведении которого они находятся.

Активы в управляющих компаниях

Активы в управляющих компаниях отражаются на забалансовом счете 40. Пунктом 392 Инструкции N 157н предусмотрено, что аналитический учет по данному счету ведется по группам и видам нефинансовых, финансовых активов (акции, облигации, паи индексных инвестиционных фондов и т.д.).
Приказом N 209н предусмотрено, что на счете 40 должно отражаться изменение стоимости имущества, переданного в доверительное управление.
Увеличение (уменьшение) стоимости имущества, находящегося в доверительном управлении, отражается на отчетную годовую дату на основании отчетов об управлении имуществом путем увеличения (уменьшения) показателей соответствующих счетов аналитического учета счета 40 "Активы в управляющих компаниях".
Выбытие активов с забалансового счета 40 отражается при поступлении имущества от управляющей компании (возврате его из доверительного управления).

Бюджетные инвестиции

Приказом N 209н предусмотрено введение нового забалансового счета 42 "Бюджетные инвестиции, реализуемые организациями".
Счет предназначен для аналитического учета информации о целевом использовании средств или иного государственного (муниципального) имущества, направленных из соответствующего бюджета (переданных) в виде взносов в уставные (складочные) капиталы организаций. Таким образом, учет на данном счете должен вестись у соответствующих органов власти, предоставляющих бюджетные инвестиции.
Учет на счете 42 должен вестись у соответствующих органов власти, предоставляющих бюджетные инвестиции.
На счете учитываются средства, переданные путем предоставления бюджетных инвестиций юридическим лицам, не являющимся государственными или муниципальными учреждениями и государственными или муниципальными унитарными предприятиями, в объекты капитального строительства, находящиеся в собственности указанных юридических лиц, и (или) на приобретение ими объектов недвижимого имущества. Также учитываются средства, переданные в целях предоставления взносов в уставные (складочные) капиталы дочерних обществ указанных юридических лиц на осуществление капитальных вложений в объекты капитального строительства или приобретение недвижимости.
Средства учитываются на забалансовом счете 42 с момента передачи до завершения строительства, реконструкции, в том числе с элементами реставрации, технического перевооружения объектов капитального строительства, и (или) приобретения объектов недвижимого имущества указанными организациями.
Принятие показателей объемов произведенных вложений к забалансовому учету осуществляется на основании данных о перечислении средств бюджета (передаче активов) организации в виде взноса в уставный (складочный) капитал.
Отражение операций по предоставлению организацией взносов в уставные (складочные) капиталы своих дочерних обществ осуществляется на основании ее отчета.
Отражение показателей объемов капитальных вложений (выполненных работ, приобретений), произведенных в рамках реализации целей бюджетных инвестиций в объекты капитальных вложений, осуществляется на основании отчета организации, реализующей цели бюджетных инвестиций.
Выбытие показателей объемов произведенных вложений (объемов капитальных вложений (выполненных работ, приобретений), произведенных в рамках реализации целей бюджетных инвестиций) с забалансового учета осуществляется по завершении реализации целей бюджетных инвестиций - по окончании работ и при введении в эксплуатацию объекта(-ов) капитальных вложений либо государственной регистрации права собственности организации, реализующей цели бюджетных инвестиций, на недвижимое имущество, являющееся объектом капитальных вложений.
Выбытие с забалансового счета 42 отражается на основании документов, представленных организациями, реализующими цели бюджетных инвестиций, подтверждающих завершение реализации целей бюджетных инвестиций.
Аналитический учет по счету ведется в разрезе организаций, реализующих цели бюджетных инвестиций, и соответствующих целей бюджетных инвестиций: проектов, объектов бюджетных инвестиций, капитальных вложений (п. 394 Инструкции N 157н).

Баланс и забаланс

В недавнем Письме от 09.11.2016 N 02-06-10/65577 (далее - Письмо N 02-06-10/65577) специалисты Минфина России разъяснили порядок ведения учета на отдельных забалансовых счетах и их взаимосвязь с учетом на балансе.
Обязательные общие требования к учету организациями государственного сектора нефинансовых, финансовых активов, обязательств, операций, их изменяющих, и полученных по указанным операциям финансовых результатов (доходов и расходов) на соответствующих счетах определены Инструкцией N 157н.
Согласно пункту 3 Инструкции N 157н информация в денежном выражении о состоянии активов, обязательств, иного имущества, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах, источниках финансирования деятельности экономического субъекта), отражаемая на соответствующих счетах, в том числе на забалансовых, рабочего плана счетов субъекта учета, должна быть полной с учетом существенности ее влияния на экономические (финансовые) решения учредителей учреждения (заинтересованных пользователей информации) и существенности затрат на ее формирование.
При этом субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, Инструкцией N 157н, формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий (п. 6 Инструкции N 157н).
Пунктом 332 Инструкции N 157н предусмотрено, что учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, в том числе выданного в пользование.
Казенные учреждения ведут бюджетный учет в соответствии с Бюджетным кодексом РФ (далее - БК РФ).
В соответствии с п. 2 ст. 264.1 БК РФ бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, а также об операциях, изменяющих указанные активы и обязательства.
Одним из видов активов являются отходы производства и потребления. Согласно статье 4 Федерального закона от 24.06.1998 N 89-ФЗ "Об отходах производства и потребления" право собственности на отходы определяется в соответствии с гражданским законодательством.
При этом статьей 136 Гражданского кодекса РФ установлено, что плоды, продукция, доходы, полученные в результате использования вещи, независимо от того, кто использует такую вещь, принадлежат собственнику вещи, если иное не предусмотрено законом.
Таким образом, отходы, полученные в результате использования имущества, собственником которого является РФ, являются собственностью РФ.
Для отдельных видов отходов предусмотрен конкретный порядок учета.
Так, отработанные смазочные материалы, бывшие в употреблении запасные части к транспортным средствам, аккумуляторные батареи к машинам и оборудованию учитываются в соответствии с порядком, предусмотренным Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н).
Принятие к бюджетному учету материальных запасов (материалов, комплектующих, запасных частей, ветоши, дров, макулатуры, металлолома), остающихся в распоряжении учреждения для хозяйственных нужд по результатам проведения ремонтных работ, в том числе демонтажа, работ по разукомплектации объектов нефинансовых активов, согласно пункту 23 Инструкции N 162н отражается на балансе записью:
Дебет счетов 0 10534 340 "Увеличение стоимости строительных материалов - иного движимого имущества учреждения", 0 10536 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"
Кредит счета 0 40110 180 "Прочие доходы".
Таким образом, введение дополнительных забалансовых счетов в целях управленческого учета нефинансовых активов, в том числе материальных запасов, не является основанием для списания данных активов с соответствующих балансовых счетов. Соответственно, если учреждение в рамках формирования учетной политики вводит дополнительные забалансовые счета, оно должно учитывать подобные активы одновременно на балансе и за балансом.
Кроме того, в Письме N 02-06-10/65577 специалистами ведомства высказана рекомендация учреждениям-грузополучателям при получении материальных ценностей по централизованному снабжению до получения документов от учреждения-заказчика самостоятельно формировать Извещение (ф. 0504805) и принимать к учету материальные запасы на счет 10500 "Материальные запасы". Такой порядок согласуется с изменениями, внесенными в Инструкцию N 157н в части учета на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению", речь о которых шла выше.

Забалансовые счета в отчетности

Сведения, учитываемые на забалансовых счетах, отражаются в Справке о наличии имущества и обязательства на забалансовых счетах (далее - Справка), формируемой в составе Баланса формы 0503730 бюджетными и автономными учреждениями, Баланса формы 0503130 - получателями бюджетных средств.
Справка составляется в соответствии:
- с Инструкцией о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденной Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н (далее - Инструкция N 191н);
- с Инструкцией о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н (далее - Инструкция N 33н).
Показатели отражаются в Справке в разрезе:
- деятельности с целевыми средствами (графы 4, 8), деятельности по государственному заданию (графы 5, 9), приносящей доход деятельности (графы 6, 10) и итогового показателя на начало года и конец отчетного периода (графы 7, 11 соответственно) для бюджетных и автономных учреждений;
- показателей на начало года (графа 4) и конец отчетного периода (графа 5) для получателей бюджетных средств.
Перечень дополнительных аналитических показателей по строкам "в том числе:" устанавливается:
- бюджетным или автономным учреждением в рамках формирования учетной политики с учетом требований учредителя к аналитике;
- главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, финансовым органом - для отчетности получателей бюджетных средств.
Непосредственно в Инструкциях N 33н, 191н указано, что в Справке отражаются только сведения по забалансовым счетам 1 - 27, 30, 31. В соответствии с Приказом N 209н в Справке будут отражаться также счета 40 (для всех учреждений) и 42 (для получателей бюджетных средств).
Обратите внимание! Сведения по забалансовым счетам 40 и 42 должны отражаться уже в составе годовой отчетности за 2016 год.
В Письме N 02-06-10/65577 специалисты Минфина России напомнили, что при представлении в Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства Справки к балансу, формируемой в электронном формате, забалансовые счета, введенные учреждением в рамках формирования его учетной политики в целях управленческого учета, не отражаются.
В состав Пояснительной записки к балансу входит форма, в составе которой также указываются сведения с забалансовых счетов.
Это формы 0503168 "Сведения о движении нефинансовых активов" и 0503768 "Сведения о движении нефинансовых активов учреждения".
В разделе 3 указанных форм отражаются сведения по счетам:
- 01 "Имущество, полученное в пользование";
- 02 "Материальные ценности, принятые на хранение" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 03 "Бланки строгой отчетности" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению";
- 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 21 "Основные средства стоимостью до 3 000 рублей включительно в эксплуатации" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению";
- 23 "Периодические издания для пользования" (только для бюджетных и автономных учреждений);
- 24 "Имущество, переданное в доверительное управление";
- 25 "Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)";
- 26 "Имущество, переданное в безвозмездное пользование";
- 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (только для бюджетных и автономных учреждений).
В данные формы изменений Приказом N 209н не вносилось, однако может измениться показатель, отражаемый по счету 22, при принятии учреждением в рамках формирования учетной политики решения о самостоятельном формировании извещения и принятии ценностей к балансовому учету.

Зачем нужны забалансовые счета 17 и 18 и к каким счетам их открывать? Как вести аналитику на забалансовых счетах в разрезе кодов бюджетной классификации? Узнайте, как зафиксировать данные в справке к балансу.

Почему важны забалансовые счета 17 и 18 и что на них отражать

На счетах 17 и 18 бухгалтер должен отразить дополнительные аналитические данные по операциям с денежными средствами в разрезе кодов бюджетной классификации РФ. Эти сведения необходимы, чтобы раскрыть информацию о деятельности учреждения в отчетности.

• Важная статья:

Забалансовый счет 17 применяют для учета денег, которые поступили или возвращены:

• на банковские счета учреждения, в том числе на банковские счета ПБС, предназначенные для зачисления денег главным распорядителем или распорядителем;
• в кассу учреждения;
• на лицевой счет учреждения, открытый ему казначейством или финансовым органом.

Выбытие средств фиксируют на счете 17 со знаком «минус».

Не учитывают на счете 17 суммы возврата расходов текущего финансового года и остатков неиспользованных субсидий и грантов прошлых лет в бюджет.

Напомним, что с конца 2016 года на счете 17 показывают суммы возвратов расходов прошлых лет, не связанные с дебиторской задолженностью. Например, если декларацию по налогу на имущество за прошлые годы уточнили и налоговики вернули учреждению излишне уплаченный налог.

Забалансовый счет 18 предназначен для учета денег, которые выбыли или восстановлены:

• с банковских счетов учреждения;
• с лицевого счета учреждения, открытого ему органом федерального казначейства или финансовым органом;
• из кассы учреждения.

Возврат выплат источников финансирования дефицита бюджета (кроме денег) на счете 18 отражают со знаком «минус».

Какие КБК применить

В Инструкции № 162н нет указаний, как применять коды бюджетной классификации при формировании данных на забалансовых счетах. Но, чтобы составить достоверную бюджетную отчетность, на счетах 17 и 18 нужно отразить:

• коды вида, подвида доходов бюджета, КОСГУ - по доходам;
• коды раздела, подраздела, целевой статьи, вида расходов и КОСГУ - по расходам;
• коды группы, подгруппы, статьи и вида источника финансирования дефицита бюджета и КОСГУ - по источникам финансирования дефицита бюджета.

Разберем структуру забалансовых счетов (схема).

Схема. Аналитическая структура забалансовых счетов 17 и 18

Средства, которые поступили во временное распоряжение, не считаются доходами учреждения. Поэтому, когда они поступают или выбывают, в счетах 17 и 18 доходные и расходные коды КОСГУ не указывают. Используют коды источников финансирования дефицита:

• при поступлении отразите увеличение счета 17 по статье 510 «Поступление на счета бюджетов» КОСГУ;
• при выбытии - увеличение счета 18 по статье 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ.

Таблица. Счета, к которым открывают забалансовые счета 17 и 18

* К счету 1 304 05 000 учет на счетах 17 и 18 вести не нужно. Так как на счете 304 05 учитывают не денежные средства, а состояние расчетов между финансовым органом, учреждением и контрагентами или бюджетом.

В какие формы отчетности попадают показатели забалансовых счетов

Учитывают забалансовые счета 17 и 18, когда формируют:

• справку о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к балансу (ф. 0503130);
• отчет о движении денежных средств (ф. 0503123);
• отчет об исполнении бюджета (ф. 0503127);
• отчет о бюджетных обязательствах (ф. 0503128).

Справка по форме 0503130

Обороты по счетам 17 и 18 фиксируют в справке к балансу (ф. 0503130) в разрезе кодов классификации доходов, расходов, а также источников финансирования дефицитов бюджетов - это строки 170-182.

По забалансовому счету 17 указывают в строках:

• 171 и 173 - итоговые суммы по доходам, иным поступлениям - источникам финансирования дефицита бюджета;
• 172 и 173 - итоговые суммы по расходам, в том числе по возвратам расходов прошлых лет, выплатам между учреждением и обособленными подразделениями или между обособленными подразделениями.

По забалансовому счету 18 строки 181 и 182 заполняют в разрезе итоговых сумм по расходам с учетом возвратов текущего года и выплатам по источникам финансирования дефицита бюджета. Если возвраты расходов текущего года по кассе ПБС больше, чем сами расходы, показатели по строке 181 приводят со знаком «минус».

Покажем на примере, как отразить в справке операции по забалансовым счетам 17 и 18.

Пример:

В течение года бухгалтер казенного учреждения «Альфа» делал в учете такие записи:

На основании данных забалансового учета бухгалтер подготовил справку (см. образец).

Образец. Фрагмент справки к балансу

Забалансовые счета 17 и 18 в отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127)

В разделе 1 доходы бюджета и дебиторскую задолженность прошлых лет в графе 6 формируют по данным забалансового счета 17 со знаком «плюс». А возврат излишне полученных доходов - со знаком «минус».

В разделе 2 указывают коды по расходам, детализированные по группам (подгруппам), КВР, кодам составных частей бюджетной классификации. Коды КОСГУ фиксировать не нужно. Данные берут по счету 18. При этом в графе 7 поступления от возвратов расходов текущего года отражают со знаком «минус». А расходы текущего года - со знаком «плюс».

В разделе 3 данные по счетам 17 и 18 в графах 520 и 620 отражают со знаком «плюс».

Следует ли учитывать на забалансовом счете предметы, входящие в основной фонд школьного музея? Учитываются ли сертификат ключа подписи и абонемент ИТС на программу «1С» на забалансовом счете ? Отражаются ли на забалансовом счете объекты недвижимости до регистрации на них права оперативного управления? На основании каких документов оформляется поступление на забалансовый счет «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» материальных ценностей, приобретаемых для вручения (награждения) в ходе спортивных и культурно-массовых мероприятий, а также списание этих ценностей? В какой момент задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается на забалансовом счете ? Могут ли стоимостью до 3 000 руб. включительно, учитываемые на забалансовом счете 21, включаться в состав особо ценного движимого имущества? Если да, то следует ли согласовывать списание таких объектов с учредителем? Необходимо ли по завершении года совершать операции по заключению показателей на забалансовых счетах 17 и 18 с отражением минусовых значений? Вправе ли учреждения вводить дополнительные ?

Следует ли учитывать на забалансовом счете 01 предметы, входящие в основной фонд школьного музея?

Поскольку такие предметы не отражаются на балансе учреждения, для обеспечения их сохранности целесообразно вести их учет на забалансовом счете «Имущество, полученное в пользование».

Обоснование. Согласно последним изменениям, внесенным Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н в п. 333 Инструкции № 157н , помимо объектов движимого и недвижимого имущества, полученного учреждением в безвозмездное и возмездное (кроме финансовой аренды) пользование, на забалансовом счете следует отражать объекты, которые в соответствии с законодательством РФ, не подлежат учету на балансе учреждения (в частности, музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ).

В силу положений ст. 7 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» отражение музейных предметов и коллекций на балансе музея (в нашем случае речь идет о школьном музее) не допускается. Учет таких объектов осуществляется с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и иную информацию. В школьном музее для учета и научного описания музейных предметов ведется инвентарная книга.

С учетом новшеств, введенных в п. 333 Инструкции № 157н, а также в целях контроля за сохранностью и движением предметов, составляющих фонд школьного музея, по мнению автора, целесообразно вести учет таких объектов на забалансовом счете .

Учитываются ли сертификат ключа подписи и абонемент ИТС на программу «1С» на забалансовом счете 01?

Отражаются ли на забалансовом счете 01 объекты недвижимости до регистрации на них права оперативного управления?

Да, такие объекты следует отражать на забалансовом счете .

Обоснование. Принятие к учету в состав основных средств объектов недвижимого имущества, права на которые подлежат государственной регистрации, осуществляется на основании первичных документов с обязательным приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию права или сделку (п. 36 Инструкции № 157н).

До возникновения права оперативного управления на указанное имущество на балансовых счетах (а именно на счете 0 106 00 000) отражается сумма произведенных капитальных вложений в объеме фактических затрат учреждения в объекты нефинансовых активов.

Одновременно с этим информация в денежном выражении о состоянии имущества, находящегося у учреждения, но не закрепленного за ним на праве оперативного управления, в том числе в период оформления государственной регистрации права оперативного управления, подлежит отражению на забалансовых счетах (п. 3, 332 Инструкции № 157н).

С учетом изложенного объекты недвижимости, находящиеся у учреждения в пользовании до регистрации, следует отражать на забалансовом счете . При этом отметим, что эксплуатационные расходы учреждения, связанные с содержанием указанных объектов в период прохождения государственной регистрации вещных прав, признаются расходами учреждения текущего финансового года. Данный вывод подтверждают письма Минфина РФ от 11.11.2016 № 02-06-10/66367, от 02.08.2016 № 02-06-10/45225, от 14.10.2015 № 02-07-10/58921, от 17.07.2015 № 02-07-10/41190.

На основании каких документов оформляется поступление на забалансовый счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» материальных ценностей, приобретаемых для вручения (награждения) в ходе спортивных и культурно-массовых мероприятий, а также списание этих ценностей?

Поступление материальных ценностей, приобретенных в целях их вручения (награждения), подтверждается отгрузочными документами, оформленными надлежащим образом (накладными, товарными чеками и т. п.). Перечень документов, используемых для оформления списания врученных ценностей, устанавливается учреждением самостоятельно в рамках формирования учетной политики. В качестве таких документов могут выступать акт вручения, приказ на проведение мероприятия, план мероприятия, утвержденный конкурсной комиссией, протокол с приложением списка награждаемых лиц.

Обоснование . В соответствии с п. 345 Инструкции № 157н забалансовый счет предназначен для учета призов, знамен, кубков, учрежденных разными организациями и получаемых от них для награждения команд-победителей, а также материальных ценностей, приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе ценных подарков и сувениров. Призы, знамена, кубки учитываются на забалансовом счете в течение всего периода их нахождения в данном учреждении.

Награды, призы, кубки, в том числе переходящие, учитываются в условной оценке: один предмет – один рубль. Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, отражаются по стоимости их приобретения.

Поступление материальных ценностей, приобретенных в целях их вручения (награждения), подтверждается отгрузочными документами, оформленными надлежащим образом:

1) накладными, подтверждающими поставку материальных ценностей;

2) товарными чеками, приложенными подотчетными лицами к авансовому отчету, в случае покупки сувениров, наград, призов за наличный расчет.

Перечисленные документы являются достаточным основанием для принятия к учету материальных ценностей. При этом оформление дополнительного первичного учетного документа в виде приходного ордера (ф. 0504207) в данном случае не требуется (Письмо Минфина РФ от 07.12.2016 № 02-07-10/72795).

Врученные награды, призы и сувениры, подлежат списанию с забалансового счета . Операции по списанию должны быть оформлены соответствующими первичными документами.

Напомним, что требования к первичным учетным документам, оформляющим хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни), в которых участвуют организации государственного сектора, определены Инструкцией № 157н. Так, согласно п. 7 данной инструкции первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а в случае применения документов, формы по которым не унифицированы, должны содержать все обязательные реквизиты. Самостоятельно разработанные формы документов устанавливаются учреждениями в рамках учетной политики.

Унифицированные формы документов, применяемые государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Поскольку данным нормативным актом не установлена унифицированная форма первичного учетного документа для оформления вручения наград, сувениров и призов, порядок осуществления названных операций, в том числе их документальное оформление, должен быть регламентирован актами учреждения при формировании учетной политики. Такие разъяснения приводятся в Письме Минфина РФ от 22.07.2015 № 02-06-10/42173. Кроме того, в письме уточняется, что в качестве первичного документа, подтверждающего вручение наград, сувениров, призов в рамках официальных мероприятий, может выступать акт вручения, форма которого установлена в учетной политике с соблюдением обязательных требований по составу реквизитов. При этом Минфин обращает внимание: ввиду публичности проведения таких мероприятий либо существующих обычаев протокола подписание документов о вручении награжденными лицами не предусматривается.

В Письме Минфина РФ от 04.10.2013 № 02-05-10/41316 также подтверждается вышеизложенная позиция. Специалисты финансового ведомства указывают на то, что порядок оформления списания материальных ценностей, израсходованных при проведении массовых мероприятий, а также перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, устанавливаются учреждением в рамках формирования его учетной политики. По их мнению, в качестве таких документов могут выступать в том числе приказ на проведение мероприятия, план мероприятия, утвержденный конкурсной комиссией, и протокол с приложением списка победителей, которым были вручены призы, подарки.

В какой момент задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается на забалансовом счете 04?

В момент принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о списании такой задолженности с балансового учета.

Обоснование. В соответствии с п. 339 Инструкции № 157н забалансовый счет «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» предназначен для учета задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с балансового учета учреждения. Положения указанного пункта приведены с учетом последних изменений, внесенных Приказом Минфина РФ от 01.03.2016 № 16н (далее – Приказ № 16н).

До внесения изменений на забалансовый счет задолженность неплатежеспособных дебиторов принималась к учету с момента признания ее в порядке, установленном законодательством РФ, актом главного администратора доходов бюджета нереальной к взысканию и списания с балансового учета учреждения.

Таким образом, теперь момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса учреждение устанавливает самостоятельно. Для этого комиссия по поступлению и выбытию активов выносит соответствующее решение. То есть теперь учреждению необязательно ждать истечения срока исковой давности или, к примеру, вынесения решения суда о признании задолженности несостоятельной для того, чтобы списать просроченную дебиторскую задолженность с баланса.

Также стоит отметить, что принятие к учету на забалансовый счет списанной с баланса задолженности неплатежеспособных дебиторов осуществляется при наличии оснований для возобновления процедуры ее взыскания. Если же такие основания отсутствуют, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету не принимается. Данное уточнение было добавлено Приказом № 16н в п. 339 Инструкции № 157н.

На основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ, задолженность подлежит списанию с забалансового счета .

Могут ли основные средства стоимостью до 3 000 руб. включительно, учитываемые на забалансовом счете 21, включаться в состав особо ценного движимого имущества? Если да, то следует ли согласовывать списание таких объектов с учредителем?

Перечень особо ценного движимого имущества бюджетного (автономного) учреждения утверждается его учредителем. При составлении таких перечней учитывается не только стоимость объектов имущества, но и их значимость. К примеру, в перечень особо ценного имущества включаются объекты, без которых осуществление бюджетным (автономным) учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено. При этом не имеет значения стоимость таких объектов.

При отнесении отдельных основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно в состав особо ценного движимого имущества списание таких объектов подлежит согласованию с учредителем.

Обоснование. В соответствии с п. 373 Инструкции № 157н забалансовый счет 21 предназначен для учета находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества, в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением.

Порядок отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества, утвержден Постановлением Правительства РФ от 26.07.2010 № 538 (далее – Порядок № 538).

В силу п. 2, 3 указанного порядка перечни особо ценного движимого имущества бюджетных учреждений определяются соответствующими органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя. В отношении автономных учреждений перечни особо ценного движимого имущества определяются:

а) федеральными государственными органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя, – в отношении автономных учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности;

б) в порядке, установленном высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ, – в отношении автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в собственности субъекта РФ;

в) в порядке, установленном местной администрацией, – в отношении автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в муниципальной собственности.

При определении перечней особо ценного движимого имущества автономных или бюджетных учреждений подлежат включению в состав такого имущества (п. 4 Порядка № 538):

1) движимое имущество, которого:

• для федеральных автономных и бюджетных учреждений – от 200 000 до 500 000 руб.;
• для автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в собственности субъекта РФ, и бюджетных учреждений субъекта РФ – от 50 000 до 500 000 руб.;
• для автономных учреждений, которые созданы на базе имущества, находящегося в муниципальной собственности, и муниципальных бюджетных учреждений – от 50 000 до 200 000 руб.;

2) иное движимое имущество, без которого осуществление автономным или бюджетным учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено;

3) имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами РФ, в том числе музейные коллекции и предметы, находящиеся в федеральной собственности и включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, а также документы Архивного фонда РФ и национального библиотечного фонда.

С учетом вышеизложенного основные средства стоимостью до 3 000 руб. могут быть включены в состав особо ценного движимого имущества не по критерию стоимости объектов, а по критерию значимости для ведения основных видов деятельности учреждения.

В соответствии с п. 2, 3 ст. 298 ГК РФ бюджетное (автономное) учреждение без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним собственником или приобретенным за счет средств, выделенных собственником на приобретение такого имущества. Исходя из этого, а также с учетом особенностей списания федерального имущества, установленных Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 № 834, бюджетному (автономному) учреждению необходимо согласовывать с учредителем списание с забалансового счета 21 основных средств, которые относятся к особо ценному движимому имуществу, закрепленному за учреждением учредителем или приобретенному за счет средств, выделенных учредителем.

Необходимо ли по завершении года совершать операции по заключению показателей на забалансовых счетах 17 и 18 с отражением минусовых значений?

Нет, не нужно.

Обоснование. Порядок применения забалансовых счетов 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств» определен соответственно п. 365 и 367 Инструкции № 157н.

Забалансовый счет 17 открывается к счетам 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения», 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам», 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами» (в части денежных расчетов) и предназначен для аналитического учета поступлений денежных средств (за исключением поступлений от возвратов расходов текущего финансового года), а также для учета возврата излишне полученных доходов (доходов от авансов) (за исключением возврата субъектом учета остатков не использованных им субсидий (грантов) прошлых лет) на банковские счета субъекта учета, на лицевой счет, открытый ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), на счет операций с наличными денежными средствами, а также в кассу субъекта учета.

Кроме того, указанный счет предназначен для учета учреждением, получателем бюджетных средств операций по поступлению на его банковские счета бюджетных средств (их возвратов), предоставленных главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, на осуществление подведомственным ему распорядителем (получателем) бюджетных средств выплат по расходам и (или) источникам финансирования дефицита бюджета и для учета учреждениями операций по возврату дебиторской задолженности по расходам (поступлениям от восстановления расходов) прошлых лет.

Забалансовый счет 18 открывается также к счетам 0 201 00 000, 0 210 03 000, 0 304 06 000 (в части денежных расчетов) и предназначен для аналитического учета выбытий денежных средств, а также возвратов расходов (излишне произведенных перечислений) текущего года с банковских счетов субъекта учета, с лицевого счета, открытого ему органом Федерального казначейства (финансовым органом), со счета операций с наличными денежными средствами, а также из кассы субъекта учета.

По завершении текущего финансового года показатели (остатки) по забалансовым счетам 17 и 18 на следующий финансовый год не переносятся.

До внесения в п. 365, 367 Инструкции № 157н изменений Приказом Минфина РФ от 01.03.2016 № 16н необходимо было в конце года осуществлять операции по заключению показателей по забалансовым счетам 17 и 18 со знаком минус.

С принятием изменений такие положения исключены. Следовательно, теперь заключительные операции по указанным счетам не производятся.

Вправе ли учреждения вводить дополнительные забалансовые счета?

Да, такое право прописано в п. 332 Инструкции № 157н.

Обоснование. Согласно п. 332 Инструкции № 157н учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование.

Дополнительные забалансовые счета могут быть введены, к примеру, для учета:

топливных карт;

периодической литературы, приобретаемой не для пополнения библиотечного фонда, например, различных бухгалтерских журналов (напомним, что для учета библиотечной периодики Инструкцией № 157н отведен забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования»);

материальных запасов, переданных на хранение (напомним, что Инструкцией № 157н установлен забалансовый счет только для учета материальных запасов, принятых на хранение).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.