Знание языка по окин. Заполнение карточки Т2 (образец). Личная карточка работника Высшее образование код по окин

Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.

При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).

Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.

Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.

Заполняем "шапку" личной карточки Т-2

В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.

Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).

Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.

Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.

СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).

На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.

Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.

Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.

Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.

Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж".

Раздел I "Общие сведения"

1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.

Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:

ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;

ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;

ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.

Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.

2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: "24 мая 1973 года" и кодируем 24.05.73.

Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.

4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:

Гражданин Российской Федерации - 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
- лицо без гражданства - 4.

Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.

5. Степень знания языка

В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).

Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код - степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
- английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
- французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
- читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
- читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
- владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.

6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.

Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.

Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.

Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).

Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.

Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен - "неполное высшее";

Если сотрудник окончил три курса - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: "основное общее"; "сред¬нее (полное) общее"; "неполное среднее"; "незаконченное среднее образование".

Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:

Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени - "им."). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.

Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

При окончании ПТУ квалификация указывается так: "монтажник", "слесарь", "юрист".

В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы - 02.

7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.

Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности - 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).

8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.

Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.

В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.

9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:

Никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
- состоит в зарегистрированном браке - 2;
- состоит в незарегистрированном браке - 3;
- вдовец (вдова) - 4;
- разведен (разведена) - 5;
- разошелся (разошлась) - 6.

10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).

11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.

12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.

Раздел II "Сведения о воинском учете"

Данный раздел заполняем на основании документов:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) - на лиц в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на лиц-призывников.

Заполняем форму следующим образом:

пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты", и т.п.);

пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, "127659А");

пункт 5 "Категория годности к военной службе" имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).

Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию "А".

Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:

пункт 2 "Воинское звание" - пишем "подлежит призыву";
пункт 5 "Категория годности к военной службе" – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).

В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.

Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"

Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.

Каждая запись заверяется подписью работника.

В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.

Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.

Раздел IV "Аттестация"

В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
- соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.

Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).

Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.

Раздел V "Повышение квалификации"

Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).

В "Основании" можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.

Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"

В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.

Раздел VIII "Отпуск"

Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.

Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.

Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.

Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.

Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.

"Дата окончания" отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

Если граф для отпуска не хватает, заводится "Дополнение к личной карточке работника". Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.

Раздел IX "Социальные льготы"

В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

Раздел X "Дополнительные сведения"

Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.

Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

Изменение сведений о работнике

Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.

Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.

Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.

Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.

Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.

Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?

Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово "исправлено" и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.

Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

При оформлении сотрудника на работу на него необходимо завести личную карточку. В этом документе отражаются сведения о работнике и характер работы. В личной карточке (форма N Т-2) отражаются и другие дополнительные сведения.

Личная карточка

На каждого работника должна быть заведена его личная карточка. Заводится она работниками кадровой службы при приеме. Заполняется карточка по форме N Т-2. При приёме на работу научно-педагогического и научного работника одновременно нужно заполнить и карту по форме N Т-4 . А при оформлении лиц, замещающих госдолжности государственной службы, необходимо использовать форму N Т-2ГС(МС) .

Для того, чтобы правильно её заполнить, кадровому работнику придется собрать сведения о сотруднике. Информация в личную карточку вносится на основании:

• паспорта работника (другого документа, удостоверяющего его личность);
• приказа о приёме на работу;
• трудовой книжки (другого документа, который может подтвердить его трудовой стаж);
• свидетельства пенсионного страхования;
• документов воинского учета (если трудоустраивающийся подлежит призыву на военную службу и военнообязан);
• документов об образовании, наличии специальных знаний или квалификации (если для замещения должности требуется специальная подготовка или нужны специальные знания).

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, справка об условиях и характере труда с основного места работы, если принимается работник по совместительству на работу с опасными и вредными условиями труда.

Форма начинается с шапки, где нужно указать название организации. Далее заполняются графы:

• Дата составления (эта дата может отличаться от даты приёма);
• Табельный номер;
• Номер страхового свидетельства государственного страхования;
• Алфавит (полнее нужно для систематизации карточек, здесь указывается первая буква фамилии работника);
• Характер работы (временно или постоянно — в зависимости от того, срочный или бессрочный трудовой договор);
• Вид работы (совместительство; если нет, то указывается "основная");
• Пол (проставляется только буква М или Ж).

В карточке представлены разделы:

• Общие сведения (Ф.И.О. работника, дата и место его рождения, сведения о гражданстве, информация о знании иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, реквизиты паспорта и сведения о месте жительства, номер его телефона) (Первый раздел);
• Сведения о воинском учете (Второй раздел);
• Прием на работу и перевод на другую работу (Третий раздел);
• Аттестация (Четвертый раздел);
• Повышение квалификации (Пятый раздел);
• Профессиональная переподготовка (Шестой раздел);
• Награды (поощрения), почетные звания (Седьмой раздел);
• Отпуск (Восьмой раздел);
• Социальные льготы (сведения о льготах, на которые работник имеет право по закону) (Девятый раздел);
• Дополнительные сведения (Десятый раздел);
• Основания прекращения трудового договора (Одиннадцатый раздел).

Классификаторы при заполнении карточки

На первой и второй страницах формы представлены поля для проставления кодов. Для заполнения этих полей нужно использовать классификаторы:

• ОКАТО (объектов административно-территориального деления);
• ОКИН (информации о населении);
• ОКСО (специальностей по образованию);
• ОКПО (предприятий и организаций);
• ОКПДТР (должностей служащих, профессий рабочих и тарифных разрядов);
• ОКУД (управленческой документации).

Как внести изменения

Если сведения о работнике изменились, то они должны быть отражены в его личной карточке. Чтобы правильно отразить такие изменения, нужно зачеркнуть одной чертой устаревшие данные и записать новые (рядом или выше). Изменения должны быть заверены подписью кадрового работника.

Также можно внести и исправления, если изначально были внесены неверные данные.

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в лПравилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения
2. Сведения о воинском учете
3. Прием на работу и переводы на другую работу
4. Аттестация
5. Повышение квалификации
6. Профессиональная переподготовка
7. Награды (поощрения) и почетные звания
8. Отпуск
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
10. Дополнительные сведения
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
• ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по совместительству);
• пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.

Формулировки записей о гражданстве

Формулировка	Код по ОКИН
Гражданин Российской Федерации	1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)	2
Иностранный гражданин	3
Лицо без гражданства	4

Что писать в пункте 4 личной карточки, если сотрудник имеет двойное гражданство?

В этом случае укажите в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: лГражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Формулировки записей о знании языка

ПУНКТ 6. лОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте лОбразование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Уровни образования (образовательные цензы)

Уровень образования	Что он означает	Код по ОКИН
Начальное (общее) образование	Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования)	02
Основное общее образование	Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство	03
Среднее (полное) общее образование	Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство	07
Начальное профессиональное образование	Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство	10
Среднее профессиональное образование	Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом	11
Неполное высшее образование	Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение	15
Высшее образование	Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом	18
Послевузовское образование	Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом	19

Если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз, как заполнять пункт лОбразование» в личной карточке?

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Пример

У инженера В.А. Данилова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал инженером во ФГУП лКонтакт»;
- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем проекта в ЗАО лАльбатрос»;
- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность на чальника отдела в ООО лРим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО лАльфа».
Суммируем даты приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается.

Пример

В трудовой книжке инженера Данилова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Данилова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Формулировки записей о состоянии в браке

Брачный статус	Код по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке	1
Состоит в зарегистрированном браке	2
Состоит в незарегистрированном браке	3
Вдовец (вдова)	4
Разведен (разведена)	5
Разошелся (разошлась)	6

ПУНКТ 10. лСОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. лПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. лАДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится вам для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов -домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.

Как заполнять пункт 12, если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован?

В этом случае оставляйте пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

Как правильно делать исправления в личной карточке? Можно ли замазать неточности штрих-корректором?

Нет, в личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово лисправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника. Не забудьте чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов лМесто рождения» и лАдрес места жительства» первого раздела личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения
названий адресных объектов

Типы адресных объектов	Сокращ.	Типы адресных объектов	Сокращ.
Автономный округ	АО	Слобода	сл.
Автономная область	Аобл.	Станция	ст.
Город	г.	Хутор	х.
Край	край	Аллея	аллея
Область	обл.	Бульвар	б-р
Республика	Респ.	Въезд	въезд
Район	р-н	Дорога	дор
Улус	Ул	Животноводческая точка	жт
Поселок городского типа	пгт	Заезд	заезд
Рабочий (заводской) поселок	рп	Квартал	кв-л
Курортный поселок	кп	Кольцо	кольцо
Дачный поселок	дп	Линия	линия
Волость	волость	Набережная	наб.
Аал	аал	Парк	парк
Выселки (ок)	выс.	Переезд	переезд
Аул	аул	Переулок	пер.
Поселок сельского типа	п.	Планировочный район	п/р
Железнодорожная будка	ж/д будка	Площадка	пл-ка
Деревня	д.	Площадь	пл.
Поселок и (при) станция (и)	п/ст.	Починок	починок
Железнодорожная казарма	ж/д казарма	Проезд	проезд
Железнодорожный пост	ж/д пост	Просек	просек
Железнодорожный разъезд	ж/д рзд.	Проселок	проселок
Железнодорожный остановочный (обгонный) пункт	ж/д оп	Проспект	пр-кт
		Проулок	проулок
Железнодорожная станция	ж/д ст.	Разъезд	рзд
Промышленная зона	промзона	Станица	ст-ца
Село	с.	Территория	стр.
Заимка	заимка	Строение	тер.
Казарма	казарма	Тракт	тракт
Кишлак	к.	Тупик	туп.
Местечко	м.	Улица	ул.
Микрорайон	мкр.	Участок	уч-к
Населенный пункт	нп	Шоссе	ш.
Остров	остров

Раздел лСведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?

В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки

Пункт	Как заполнять
Категория запаса	Не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.
Воинское звание	Заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: лПодлежит призыву».
Состав (профиль)	На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, лСолдаты», лМатросы», лПрапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль -лКомандный», лМедицинский» и т. п.
Полное кодовое обозначение ВУС	ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код вы найдете в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.
Категория годности к военной службе	Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.
Наименование военного комиссариата по месту жительства	Название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.
Состоит на воинском учете	Заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.
Отметка о снятии с воинского учета	Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: лснят с воинского учета по возрасту» или лснят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел лПрием на работу,
переводы на другую работу»

Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:

• дату приема (перевода);
• структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
• должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
• оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе лОснование» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение вы должны попросить сотрудника расписаться в графе лЛичная подпись владельца трудовой книжки».

Разделы лАттестация»,
лПовышение квалификации»,
лПрофессиональная переподготовка»

Раздел лАТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу лАттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе лОснование» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел лПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

Относится ли к повышению квалификации краткосрочное обучение (одно- или двухдневные семинары, которые посетил сотрудник)?

Да, относится (лТиповое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования», утверждено постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610). Однако в трудовую книжку и личную карточку сотрудника не нужно записывать абсолютно все семинары, которые он посетил, иначе в соответствующих разделах может не хватить места.

Как заполнять седьмой раздел личной карточки лНаграды (поощрения), почетные звания»?

В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

Разделы лОтпуск», лСоциальные льготы», лДополнительные сведения»

В разделе лОтпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Помните, что в графе лПериод работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе лВид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учитывать отпуска.

Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у вас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки лСоциальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуем указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.

Раздел личной карточки лДополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Раздел лОснование прекращения
трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?

Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не используйте формулировку: лС такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: лИзменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: лИзменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».

Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?

Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.

Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы	Описание программы	Объём программы

Степень знания языка.

Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат РФ не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код - степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка - вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

• английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
• французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
• читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
• читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
• владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

6. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО. Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

• начальное (общее) образование - 02;
• основное общее образование - 03;
• среднее (полное) общее образование - 07;
• начальное профессиональное образование - 10;
• среднее профессиональное образование - 11;
• неполное высшее образование - 15;
• высшее образование - 18;
• послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

• основное общее образование - код по ОКИН "03";
• среднее (полное) общее образование - код по ОКИН "07";
• начальное профессиональное образование - код по ОКИН "10";
• среднее профессиональное образование - код по ОКИН "11";
• неполное высшее образование - код по ОКИН "15";
• высшее образование - код по ОКИН "18";
• послевузовское образование - код по ОКИН "19".

При заполнении данного пункта кадровый работник, как правило, основывается на сведениях, сообщенных работником. Однако если должность, на которую работник принимается, требует знания иностранного языка, то кадровик основывается на результатах тестирования принимаемого работника.

Обращаем Ваше внимание на то, что в личной карточке следует указывать только знание иностранного по отношению к России языка, а не языков народов России. Например, не указывается знание татарского, удмуртского языков и т.д.

Степень знания иностранного языка может быть указаны в следующих вариантах:

— «читает и переводит со словарем»;

— «читает и может объясняться»;

— «владеет свободно».

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН.

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки указываются сведения о втором иностранном языке:

Если работник владеет большим количеством языков, то разрешается включение дополнительных строк для внесения сведений о знании иностранных языков

Как правильно заполнять пункт 6 «Образование» в карточке Т-2? Как правильно заполнять пункт 6 «Образование» в карточке Т-2 в случае, если работник не окончил образовательное учреждение?

Данный пункт заполняется на основании документа об образовании работника. Кадровый работник указывает образовательный уровень работника (среднее (полное) общее образование; начальное профессиональное образование; среднее профессиональное образование; высшее профессиональное образование)

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН:

— основное общее образование — код 03;

— среднее (полное) общее образование — код 07;

— начальное профессиональное образование — код 10;

— среднее профессиональное образование — код 11;

— неполное высшее профессиональное — код 15

— высшее профессиональное образование — код 18;

Обращаем внимание, что запись об уровне образования рекомендуется смещать влево, чтобы в дальнейшем было удобно вносить запись о следующем уровне.

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.

Если работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, то в пункте 6 надлежит сделать запись — «неполное высшее».

Если работник обучался в высшем учебном заведении и окончил 3 и более курса, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс».

Если работник обучался в высшем учебном заведении, но не прошел половины курса обучения, а на момент поступления в высшее учебное заведение имел основное общее образование, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «основное общее».

Если работник обучался в высшем учебном заведении, но не прошел половины курса обучения, а на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «среднее (полное) общее».

Если работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы и прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «незаконченное среднее образование».

В случае, когда работник получает образование следующего уровня, разрешается включать дополнительную строку и ячейки в первую часть пункта 6, например:

Наименование образовательного учреждения, данные о документе об образовании (наименование, серия и номер) указывается на основании документа об образовании. Желательно указывать наименование образовательного учреждения полностью. Однако в случаях, когда такое наименование слишком длинное, то разрешается допускать сокращения, не искажающие его смысл. Так, традиционно сокращают слово «имени», записывая как «Университет им. …»

Год окончания кодируется арабскими цифрами «00.00.0000».

Квалификация записывается также в соответствии с квалификацией, указанной в документе об образовании.

В личную карточку необходимо вносить также и сведения о послевузовском профессиональном образовании.

В третьем блоке пункта 6 кадровый работник вносит сведения о форме послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура.

Заполнение блока о послевузовском образовании производится в вышеизложенном порядке. Этот блок пункта 6 не предусматривает указания ученой степени, однако многие кадровые специалисты считают правильным приводить ее после наименования образовательного учреждения.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

ОКИН: код 05 - Степень знания иностранных языков и языков…

Запись в классификаторе с кодом 05 содержит 3 уточняющих (дочерних) кода.

В списке ниже указаны номера пунктов (позиций) в рамках родительского кода 05 классификатора ОКИН.

Быстрый переход к записи классификатора по коду:

Схема иерархии в классификаторе ОКИН для кода 05:

— ОКИН(верхний уровень)

↳ 05 — Степень знания иностранных языков и языков народов Российской Федерации (текущий уровень)

↳ 1 … 3 — (уровень ниже: 3 кода)

Бланк формы Т2, или Личная карточка, входит в перечень кадровых документов, обязательных для ведения в любой организации. Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности - все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2. Личная карточка работника является кадровым документом законодательно утвержденной формы и должна быть заведена сразу после того, как согласован и подписан приказ о приеме работника. Как правильно вносить сведения в этот документ? Какую информацию обязательно должна содержать личная карточка Т2?

Основные требования и особенности заполнения

Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре. Карточка Т2 обязательна для заполнения в организациях, однако для работников, занятых у индивидуального предпринимателя, этот документ может вестись только по желанию работодателя. Другим исключением являются государственные служащие, для них установлена документация иной формы.

Заполнение карточки Т2, образец которой представлен в статье, выполняется в соответствии с обязательными требованиями, закрепленными законодательно:

Вся информация вносится в установленные разделы, разборчиво и без сокращений.

Допускаются сокращения при указании места жительства или сведений об образовании, но в общепринятой форме, не искажающей значение сведений.

Заполненная форма Т2 должна содержать коды, соответствующие общероссийским классификаторам: ОКИН, ОКАТО, ОКСО, ОКПДТР. Номерное обозначение должно быть внесено в специальную таблицу в правой части строки. Все кодовые обозначения находятся в свободном доступе в печатных справочниках, а также на сайте «Общероссийские классификаторы».

При ошибочном заполнении кода классификации форма Т2 считается недействительной, в этом случае требуется завести новую личную карточку. Зачеркивания, исправления в кодировочной таблице не допускаются.

Изменения в трудовой деятельности или личных данных сотрудника должны своевременно отражаться в Т2. Все внесенные в личную карточку изменения заверяются подписью специалиста отдела кадров.

Информация вносится в Т2 на основании подтверждающих документов, предоставленных сотрудником.

Слова и фразы «нет», «не был(а)», «не имеется», а также прочерки в бланк Т2 не вносятся - такие строки оставляют пустыми.

Основания внесения сведений о работниках

Личная карточка Т2 должна быть заполнена на основании следующих документов:

Трудовой договор с работником;

Приказы по организации: о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, увольнении;

Паспорт (иной заменяющий его документ) работника;

Документы, подтверждающие полученное образование, прохождение курсов, и прочее;

Свидетельство ИНН;

Военный билет.

Прочие сведения (например, степень владения иностранными языками) указываются только со слов сотрудника. При необходимости работодателем могут быть запрошены иные подтверждающие документы, в соответствии со спецификой профессиональной направленности организации, а также установленного внутреннего регламента.

Как заполнить заголовок?

Первая страница бланка содержит сведения о работнике и уровне его профессиональной квалификации. Заполнение карточки Т2 (образец внесения сведений представлен ниже) начинается с указания наименования организации работодателя в верхней строке бланка. Наименование указывается полностью, в соответствии с уставными документами организации. В кодировочной таблице проставляются цифровые обозначения ОКПО и ОКУД. Далее, в нижерасположенную таблицу вносятся следующие данные:

Дата заполнения Т2 (арабскими цифрами);

Табельный номер, присвоенный работнику при трудоустройстве;

ИНН (на основании свидетельства ФНС);

СНИЛС сотрудника;

В столбце «алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника;

Характер работы, в соответствии с условиями в трудовом договоре: временная, постоянная;

Вид работы: может быть либо «основная», либо для внешних или внутренних совместителей - «по совместительству»;

Пол указывается буквами «Ж» или «М».

После оформления заголовка документа можно переходить к прочим разделам, включающим в себя первичное заполнение карточки T2. Образец внесения сведений в заголовок:

Общие сведения о работнике

Заполнение данного раздела начинается с указания в таблице «Трудовой договор» номера и даты трудового договора, заключенного с работником. Далее заполнение карточки Т2, образец которой представлен ниже, проводится в следующем порядке:

1. В строке «1» полностью указывается фамилия, а также имя и отчество работника.

2. В строке «2» в текстовом виде указывается дата рождения. Пример: «20 апреля 1981 г.». В таблице эта же дата кодируется арабскими цифрами: «20.04.81».

3. Строка «3» должна содержать информацию о месте рождения. Здесь важно руководствоваться следующими требованиями:

При указании населенного пункта словами «город», «поселок», «область», «деревня», «район», «край» допускаются общепринятые сокращения: «обл.», «кр.» и так далее. Пример: «гор. Самара», «пос. Таежное». Однако, обозначения «станица», «кишлак», «село», «аул» рекомендуется указывать полностью.

Общее количество знаков в строке «3» не должно быть больше 100 символов.

Кодировочная таблица заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором территориальных образований (с 2014 года - новое название код ОКТМО).

4. Строка «4» предназначена для внесения сведений о гражданстве работника на основании паспорта. Вся последующая информация данного раздела вносится в строгом соответствии с кодом ОКИН. Внести сведения следует следующим образом:

Гражданин Российской Федерации (в таблицу кодировки вносится обозначение «1»);

Код «2» указывается при наличии у работника двойного гражданства, одно из которых гражданство РФ; запись об этом выглядит так: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства»;

Для работников, являющихся гражданами другого государства, в таблице кодировки указывается код «3», в строку «4» вносится запись: «Иностранный гражданин»;

В случае, если работник, является апатридом, в строку вносится «Лицо без гражданства», в кодировочную таблицу - «4»;

5. В строке «5» указывается знание работником иностранного языка и уровень владения языком. Кодировка ОКИН предполагает три категории, характеризующие уровень владения письмом и разговорной речью на иностранном языке:

Код «1» - переводит и читает со словарем;

Код «2» - читает и может объясняться;

Код «3» - свободно владеет.

Помимо этого, ОКИН содержит конкретные кодовые обозначения иностранных языков, которые также должны быть указаны в кодировочной таблице. Таким образом, сведения в строке «5» вносятся в следующем порядке: наименование иностранного языка - уровень владения - кодовое обозначение языка и степени владения им (в таблице). Заполнение карточки Т2, образец: «Немецкий - Владею свободно» Код по ОКИН: 171/ 3.

6. Шестая строка раздела «I» заполняется исключительно на основании документов об образовании, предоставленных работником. Пример текстового обозначения и соответствующие коды ОКИН представлены в данной таблице:

Пример: «6. Образование среднее профессиональное - код ОКИН: 11»

Далее в нижерасположенной таблице следует указать: наименование, серию и номер документа об образовании, предоставленного работником, год окончания обучения, а также полученную квалификацию и наименование профессии в точном соответствии с документом. В таблицу вносится код профессии по ОКСО. Если работником предоставлено два документа об образовании, например, среднем профессиональном и высшем или первом и втором высшем, в Т2 вносятся сведения обо всех имеющихся документах. Аналогичным образом в разделы IV - VI вносится информация о переподготовке, аттестации, повышении квалификации, полученной работником после трудоустройства.

Информацию о неоконченном образовании также следует внести в Т2, указав при этом вид имеющегося образования. Например, для работника, проходящего обучение на момент трудоустройства, следует внести сведения об образовании, которое имелось до поступления в настоящее учебное заведение; на основании справки из учебного заведения указать, что работник обучается в настоящее время, наименование учебного заведения и курс обучения. Похожим образом вносятся сведения, если работник проходил обучение, но не закончил учебу, а отчислился (или был отчислен):

При пройденном обучении менее трех курсов следует указать только образование, которое имелось у сотрудника до поступления;

Информация о пройденном обучении, при условии окончания трех и более курсов учебного заведения, вносится в Т2 на основании диплома (справки) о неполном высшем образовании; при этом указывается обозначение «Неполное высшее» и курс, с которого сотрудник был отчислен;

7. В строках «7» указывается полное наименование основной и, если имеется, дополнительной должности (профессии) работника, которую он занимает в организации согласно приказу о приеме на работу и штатному расписанию. Сокращения или искажения наименования не допускаются. В кодировочной таблице раздела указывается код должности по ОКПДТР.

Стаж работы

Вносится в соответствии с предыдущей трудовой деятельностью сотрудника, основанием служит трудовая книжка. В случае, если сотрудник трудоустраивается впервые, в первой строке «общий» проставляются нули.

Сведения о родственниках работника: кого необходимо указать?

Заполнение данного раздела начинается с указания семейного положения работника на момент трудоустройства. Следует избегать слов и фразеологизмов «замужем», «в гражданском браке», «сожительствует» и прочее: строка заполняется формулировкой, определенной общероссийским классификатором с указанием кода ОКИН.
При изменении семейного положения поправки вносятся на основании свидетельства ЗАГС, с указанием реквизитов документа.

Сведения о родственниках, непосредственно проживающих с сотрудником, с указанием степени их родства, также следует внести в такой документ как личная карточка работника. Образец заполнения Т2 выглядит следующим образом:

Воинский учет

Информация о пригодности к несению военной службы заполняется на основании предоставленного военного билета, с указанием звания и категории запаса, отмеченных в документе. Информация для пунктов 3-4 содержится на странице 3 военного билета. Для сотрудника, ещё не служившего, но не имеющего ограничений для службы, строки оставляются незаполненными, с внесением в строку 2 отметки «подлежит призыву».

Степень годности к прохождению службы указывается на основании приписного свидетельства буквенным обозначением:

Годен с ограничениями - Б.

Ограниченно годен - В.

Временно не годен - Г.

Строка 8 раздела предназначена для отметок «Снят с воинского учета» с указанием причины, например, по возрасту или состоянию здоровья.

Страница 3, раздел III

В данном разделе указывается исключительно информация о переводе сотрудника в другое структурное подразделение в рамках одной организации (включая перевод в другую местность) или об изменении должностных функций. Вся информация вносится на основании приказов по организации с указанием реквизита приказа (дата, номер).

Важно помнить! Указывать сведения об изменении ставки или оклада, проведенных без изменения должности работника, в данном разделе не следует.

Со всеми записями, сделанными в данном разделе, сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Отпуска и дни отдыха работника

Данный раздел заполняется по мере предоставления сотруднику отпусков в соответствии с трудовым законодательством и внутренним регламентом. В таблицу раздела необходимо внести реквизиты приказа об отпуске, вид отпуска, количество календарных дней. Для ежегодного отпуска следует также указать период, за который даются отпускные дни, в столбцах № 2, 3 таблицы VIII (личная карточка работника). Образец заполнения выглядит следующим образом:

Раздел X: какую информацию можно указать?

«Дополнительная информация» - раздел, предусмотренный для сведений, которые могут иметь отношение к трудовой деятельности, но не указываются в иных разделах бланка Т2. К такой информации можно отнести, например, наличие у работника водительского стажа и удостоверения водителя определенной категории, ограничения по здоровью (в соответствии с медицинским заключением) и прочее.

Как правильно внести информацию об увольнении

Последний раздел заполняется в последний день работы сотрудника. Следует указать реквизиты приказа, причину увольнения сотрудника и заверить сделанную запись подписью кадрового работника. С записями раздела XI сотрудник также должен быть ознакомлен под подпись.