1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей архивного хранения (далее - Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.

1.2. С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области (далее - Учреждение), включая управленческую, методическую и другую специальную документацию, а также уточнения или определения их сроков хранения и уничтожения создается постоянно действующая комиссия (далее - ЭК).

1.3. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.

1.4. ЭК назначается и утверждается приказом директора Учреждения и работает на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. ЭК состоит из квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя структурного подразделения данного Учреждения. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе работники архивного отдела Администрации городского округа Рошаль.

1.5. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 28 ноября 2015 года), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526; инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России (Росархивом), Управления по делам архивов Московской области; нормативными правовыми актами по документационному обеспечению управленческой деятельности; типовыми и отраслевыми перечнями документов; инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел учреждения, описями дел, Положением об ЭК.

1.6. Задачи, функции и порядок работы ЭК определяются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

1. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1. Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Проводит ежегодный отбор документов Учреждения для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в Учреждении.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Вносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описи дел постоянного и описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

3.4. Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел Учреждения, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

3.5. Вносит на рассмотрении руководства Учреждения предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими типовыми и отраслевыми перечнями (Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный приказом Министерством просвещения СССР от 30.12.1980 N 176 и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (в действующей его части); Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения. М., Росархив РФ, 2000; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558; отраслевые перечни), и определении сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями.

3.6. Рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел.

3.7. Рассматривает вопросы о приеме на архивное хранение документов личного происхождения.

3.8. Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности Учреждения, принимает непосредственное участие в разработке и подготовке перечня документов, отражающих специфические функции Учреждения.

1. Права экспертной комиссии

ЭК учреждения предоставляется право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Давать указания специалистам, ответственным за работу с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

4.3. Требовать от руководства Учреждения розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов в области документационного обеспечения управления и архивоведения муниципальной архивной службы и сторонних учреждений.

4.6. Запрашивать от специалистов Учреждения сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.7. Информировать руководство Учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

1. Организация работы экспертной комиссии

5.1. ЭК работает по плану, утвержденному директором Учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2. Вопросы относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.3. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются директором Учреждения (приложение № 1). Документирование деятельности ЭК Учреждения и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

1. Порядок проведения экспертизы ценности документов в Учреждении

6.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве Учреждения ежегодно в три этапа:

6.1.1. Первым этапом экспертизы является проверка отложившихся за год дел в соответствии с номенклатурой дел того года, за который они сдаются на архивное хранение.

Проверяются:

качество и полнота действующей номенклатуры дел Учреждения;

правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;

наличие возникших и заведенных дел, не предусмотренных номенклатурой дел;

соблюдение работниками структурных подразделений установленного в Учреждении порядка оформления документов и формирования дел.

6.1.2. Вторым этапом является проведение экспертизы ценности документов. Проводится он в структурных подразделениях Учреждения и состоит в:

отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение;

отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;

выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы постоянного хранения отбирают на основании типового и отраслевого перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждения. Члены комиссии должны полностью проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переоформлению. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому и отраслевому перечням документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Учреждения.

Если в Учреждении имеются документы, не предусмотренные названными перечнями, то их срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

происхождение документа (место и время издания);

внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Если срок хранения дел и документов установлен не перечнем, а экспертной комиссией, то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел Учреждения, как «до минования надобности», «после окончания договора» и т.п.

Результаты экспертизы ценности документов фиксируются в рабочей тетради эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, каким делам должен быть уточнен заголовок, срок хранения и номера статей по перечню).

При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов;

делам и документам, остающимся на архивное хранение в данном Учреждении, присваивается номер фонда 1;

опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв: П (постоянного), В (временного) сроков хранения;

при составлении первой описи, когда в нее включаются дела и документы с начала деятельности Учреждения, в нее могут вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы нескольких лет при небольшом объеме документов, продолжающие порядковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущие описи, например, первая опись дел и документов за 1992-2000 годы имеет порядковые номера 1-118; опись за 2001г. - 119-128; за 2002г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа);

в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения (постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения; дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенного хранения - в последовательности их учетных номеров;

если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется: «То же, т ___» с проставлением номера тома; если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью;

переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описей вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см.ед.хр.№__» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись;

в графе 4 описи указывается фактическое количество листов дела, оставшихся в нем после изъятия (если такие изъятия осуществлялись).

6.1.3. Третьим этапом экспертизы ценности документов является составление акта о выделении к уничтожению документов, отобранных на втором этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи.

Выделение документов к уничтожению проводится строго после того, как были полностью отобраны документы постоянного и длительного сроков хранения и на них составлены описи, в том числе и годовые сводные описи дел по личному составу за соответствующий период.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются директором.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января, в котором составлен акт (приложение № 2).

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте до момента уничтожения.

6.2. По завершению экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы ЭК фиксируются в протоколе с отражением:

какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению и т.д.

Положение составил: методист Т.В. Тарасова

Приложение № 1

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

Муниципальное бюджетное учреждение

дополнительного профессионального образования

«Учебно-методический центр»

городского округа Рошаль Московской области

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК)
по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения

________________________________________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Приложение № 2

к Положению о постоянно действующей

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области:

Итого _______ (_____________) дел за _____________ годы.

(цифрами) (прописью)

Председатель ЭК _____________________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«_____»________________

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

УТВЕРЖДЕНО

Приказ _____________________

(наименование

____________________________

организации, учреждения)

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии __________________________________________

(наименование организации, учреждения)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:

(организации, учреждения)

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.

(организация, учреждение)

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу

(организации, учреждения)

после их утверждения руководством __________________________________________.

(организации, учреждения)

В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________

(организации, учреждения)

из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.

В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.

2. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

(организации, учреждения)

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.

(организации, учреждения)

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;

(организации, учреждения)

актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов ________________________________

(организации, учреждения)

на государственное хранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по

(организации, учреждения)

работе с документами.

2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:

на рассмотрение:

Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.

(организации, учреждения)

Перечни документов со сроками хранения;

Инструкции по делопроизводству;

на утверждение:

Описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

Перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;

на согласование:

Положения о ЭК и об архиве _______________________________________;

(организации, учреждения)

Номенклатуры дел _____________________________________;

(организации, учреждения)

Описи дел по личному составу;

2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с

(организации, учреждения)

документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки

(организации, учреждения)

номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты

(организации, учреждения)

порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки

(организации, учреждения)

документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,

(организации, учреждения)

а также представителей Государственного архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам

(организации, учреждения)

своей компетенции.

3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном

(организации, учреждения)

учреждении.

4. Организация работы ЭК

4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с

(организации, учреждения)

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.

4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________

(организации, учреждения)

4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________

(организации, учреждения)

рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с

(организации, учреждения)

Государственным архивным учреждением).

4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов, с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..

В результате проведения экспертизы ценности:

Устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

Производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

Определяются уникальные и особо ценные дела;

Осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство…- С. 174-175..

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив Кузнецова Т.В.Секретарское дело… - С. 155..

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (3-5 человек), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (в небольших учреждениях это бухгалтер и секретарь). Общий порядок организации работы ЭК и их функции можно найти в «Основных правилах работы архивов организаций» Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».. 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации» Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2) // Консалтинговая группа «Термика»: [сайт]. - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1653 (дата обращения: 05.05.2012). и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации» Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российс-кой Федерации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 17 марта 1998 г. № 19) [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: http://www.innovbusiness.ru/pravo/DocumShow_DocumID_73394.html (дата обращения: 05.05.2012).. На основе Примерных положений разрабатывается Положение об экспертной комиссии учреждения.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

Рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..

Экспертная комиссия является коллегиальным органом, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

Документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)…- С. 248..

Разработанное Положение об экспертной комиссии ООО «Оборудование-Люкс» состоит из следующих разделов (приложение 4):

1. Общие положения;

2. Основные задачи экспертной комиссии;

3. Основные функции экспертной комиссии;

4. Права экспертной комиссии;

5. Организация работы экспертной комиссии.

Раздел «Общие положения» дает понятие, что такое экспертная комиссия, для чего она создается и чем руководствуется в своей работе. Второй раздел «Основные задачи экспертной комиссии» включает в себя:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.

2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочиванием документов в структурных подразделениях организации.

Раздел «Основные функции» описывает те основные пункты, чем должна заниматься экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами. «Права» - раздел, где экспертная комиссия, в пределах своей компетенции, имеет право: давать рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов; запрашивать от руководителей структурных подразделений объяснения, предложения и заключения; информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии и др.

Раздел «Организация работы» можно описать так:

5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.2. Рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения.

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Таким образом, экспертиза ценности документов является важным этапом перед сдачей дел в архив организации. Все документы хранить в учреждении невозможно. Поэтому экспертиза ценности должна проводиться в каждой организации, в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Все это осуществляется на основании Положения об экспертной комиссии, которое было разработано.

1. Общие положения

1.1. На основании примерного положения об экспертной комиссии органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного или муниципального архива (далее – организация) организация разрабатывает индивидуальное положение об экспертной комиссии.

1.2. Экспертная комиссия (далее – ЭК) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности архивных документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив и временное хранение в архив организации документов, образующихся в деятельности организации.

1.3. ЭК является постоянно действующим совещательным органом при руководителе организации, создаётся распорядительным актом организации. ЭК действует на основании положения, утверждённого руководителем организации.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется:

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,

Типовыми, ведомственными и иными перечнями документов с указанием сроков хранения,

Нормативными правовыми документами Федерального Архивного агентства, организации,

Положением об ЭК.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Основными задачами ЭК являются:

2.1.1. Организация и проведение ежегодной экспертизы ценности архивных документов, образующихся в делопроизводстве организации, независимо от видов носителей и способов записи – при составлении номенклатуры дел организации и при формировании дел для передачи в архив организации.

2.1.2. Организация и проведение экспертизы ценности архивных документов в архиве организации – в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

3. Основные функции ЭК

3.1. В соответствии с возложенными на неё задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1.1. Организация и проведение ежегодного отбора делорганизации для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.1.2. Рассмотрение, согласование и представление:

3.1.2.1. На утверждение ЭПМК, а затем на утверждение руководителю организации:

Проектов описей дел, документов постоянного срока хранения,

Проектов перечней проблем (тем), проектов (объектов), по которым научно-техническая документация подлежит передаче на постоянное хранение.

3.1.2.2. На согласование ЭПМК, а затем на утверждение руководителю организации:

Проектов инструкции по делопроизводству организации,

Проектов номенклатуры дел организации,

Проектов описей дел, документов по личному составу,

Проектов положений об ЭК, об архиве организации.

3.1.2.3. На рассмотрение ЭПМК предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

3.1.2.4. На утверждение руководителю организации:

Актов об утрате, о неисправимых повреждениях архивных документов,

Актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,

Других актов.

3.1.3. Методическое руководство разработкой проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с архивными документами в организации и подготовка экспертных заключений на такие проекты.

3.1.4. Методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

3.1.5. Контроль за формированием и оформлением дел в организации.

3.1.6. Организация и контроль передачи дел сотрудниками организации в случае их увольнения.

3.1.7. Проведение консультаций по вопросам работы с документами для сотрудников организации.

4. Права ЭК

4.1. ЭК имеет право:

4.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности архивных документов, розыска недостающих дел, упорядочению дел и подготовке их к передаче на постоянное хранение.

4.1.2. Запрашивать от сотрудников, ответственных за делопроизводство и формирование дел в организации:

Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения архивных документов,

Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.1.3. Заслушивать на своих заседаниях ответственных сотрудников организации о ходе подготовки архивных документов к передаче на хранение, об условиях хранения архивных документов, о причинах утраты архивных документов и по другим вопросам работы с архивными документами.

4.1.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве экспертов работников соответствующего государственного или муниципального архива.

4.1.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.1.6. Информировать руководителя организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК возглавляется председателем ЭК – руководителем организации или заместителем организации, курирующим вопросы документационного обеспечения управления и архивного хранения документов. Секретарём ЭК назначается сотрудник организации, ответственный за ведение архива организации. Персональный состав ЭК назначается руководителем организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников.

5.2. ЭК работает по годовому плану (графику), утверждённому руководителем организации. Заседания проводятся не менее двух раз в год.

5.3. Заседание ЭК считается правомочным, если на нём присутствуют не менее половины её членов.

5.4. Заседания ЭК протоколируются. Решения принимаются путём голосования членов ЭК, простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При распределении голосов поровну решение принимает председатель.

5.5. Протоколы ЭК подписываются председателем и секретарём.

5.6. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование документов, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря.

СОГЛАСОВАНО

Экспертно-проверочная

методическая комиссия

управления по делам архивов

Правительства Ярославской области

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:

(организации, учреждения)

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.

(организация, учреждение)

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу

(организации, учреждения)

после их утверждения руководством __________________________________________.

(организации, учреждения)

В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________

(организации, учреждения)

из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.

В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).

1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.

2. Функции ЭК

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.

(организации, учреждения)

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.

(организации, учреждения)

2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;

(организации, учреждения)

актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов ________________________________

(организации, учреждения)

на государственное хранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по

(организации, учреждения)

работе с документами.

2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:

на рассмотрение:

Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.

(организации, учреждения)

Перечни документов со сроками хранения;

Инструкции по делопроизводству;

на утверждение:

Описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

Перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;

на согласование:

Положения о ЭК и об архиве _______________________________________;

(организации, учреждения)

Номенклатуры дел _____________________________________;

(организации, учреждения)

Описи дел по личному составу;

2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с

(организации, учреждения)

документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки

(организации, учреждения)

номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты

(организации, учреждения)

порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки

(организации, учреждения)

документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,

(организации, учреждения)

а также представителей Государственного архивного учреждения.

3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам

(организации, учреждения)

своей компетенции.

3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном

(организации, учреждения)

учреждении.

4. Организация работы ЭК

4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с

(организации, учреждения)

экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.

4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________

(организации, учреждения)

4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________

(организации, учреждения)

рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с

(организации, учреждения)

Государственным архивным учреждением).

4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.