Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен Нужно ли предоставлять в бухгалтерию оригиналы счетов
Добрый день, уважаемые предприниматели!
Недавно я писал стать про то, и по ее следам мне задали вопрос:
“Можно ли иметь только сканы документов или необходимо иметь еще и бумажные оригиналы?”
Ну что-же, отвечаю:
Все документы должны быть ОБЯЗАТЕЛЬНО в бумажном виде. Речь идет о документах, где стоит печати и подписи сторон.
Вот эти документы:
- Акты о выполненных работах (или оказанных услугах)
- Договоры
- Чеки ККМ
- Квитанции, платежные поручения
- Кассовая книга
- КУДИР
- Вся кадровая документация, если есть наемники.
- Короче, храните все, что можете:)
Нужно понимать, что в случае проверки ИП инспектором ему может не понравиться только сканы документов без бумажных оригиналов.
Поэтому, придется поднапрячься и побегать за клиентами, которые не спешат вернуть подписанные акты или договоры. Еще придется слать письма в дальние города, в случае удаленной работы: (
У вас может возникнуть вопрос: “А я вот пользуюсь клиент-банком. И все платежки в электронном виде… что делать?”
Да, я сам пользуюсь клиент-банком и инспекция не придиралась к этому вопросу – достаточно показать им выписку в клиент-банке за нужный им период.
Как быть с отчетами, которые были сданы электронно?
Можете их распечатать, но это совсем необязательно и достаточно хранить все файлы, которые посылали в инспекцию + электронные уведомления о приме налоговой Ваших отчетов.
Уважаемые читатели!
Я проанализировал все вопросы, которые задавались мне за 5 лет ведения блога. И отобрал ТОП-60 наиболее частых, которые задают почти все начинающие ИП.
Книга небольшая, время на чтение составит примерно 1 час. Собственно, я на них отвечаю в этой небольшой электронной книге. А называется она вот так.
9 марта 2010 в 13:57Как организовать работу с заказчиками из других городов?
- Блог компании Мое дело
Привет.
За последнее время к нам в консультацю стало поступать много вопросов, ответы на которые будут интересны индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям. Вначале мы хотели сделать «Юридический FAQ», но потом поняли, что информации собралось очень много и в обычный FAQ она не поместится. Поэтому мы создали этот блог, где будем доступным языком рассказывать о некоторых моментах ведения малого бизнеса и обо всем новом, что происходит на нашем сервисе Мое Дело.org
Сегодня топик будет о том, как грамотно организовать работу с заказчиками, находящимися в других городах.
Итак, первое, что нужно четко понимать
Любые копии договоров - не имеют никакой юридической силы при спорах с заказчиком.
Вообще никакой. Это может быть факс, сканер, фотография или что угодно еще - не важно. Все это одинаково не будет иметь веса в случае суда с заказчиком. То есть, предположим, вы заключили договор на разработку сайта обменявшись факсимильными копиями, затем сделали сайт, денег не получили, пошли в суд. 95% что суд вы проиграете и денег не получите.То есть, если Вы не доверяете своему заказчику, то выбора нет - обмен договорами по курьерской почте. Только оригиналы будут иметь вес в случае разногласий с клиентом.
В идеале у вас должны быть все оригиналы документов - договор, счет и акт.
И если вы посылаете почтой то еще и конверты и квитанции об оплате посылки.Только при таком варианте у вас гарантировано 100% не будет никаких проблем. Все что описано ниже - небольшой лайфхак, который будет работать в 95% случаев, но, как я уже писал выше, 100% гарантию, что у ИФНС или финконтроля не возникнет вопросов он не дает. Тем не менее именно так работает большинство ИП или организаций с удаленными заказчиками.
Что нужно делать
- Берем стандартный договр на оказание услуг. Над текстом не загоняемся, т.к, как я писал выше, юридической силы в суде такой договор не будет иметь все равно.
- В нижний колонтитул договора вставляем подписи обеих сторон
- Распечатываем и подписываем каждую страницу договора, на последнюю ставим свою печать
- Отправляем скан договора по емейлу или факсом заказчику
- Заказчик подписывает копию на каждой странице, на последней ставит свою печать
- Заказчик отправляет копию Вам
- Вы распечатываете полученный документ и на каждой странице в произвольном месте ставите свою печать, подпись и пишите «Копия верна»
- Если того требует договор, вы отправляете заказчику скан счета на оплату (или pdf/xls со вставленной туда вашей подписью и печатью)
- После того как работа выполнена тоже самое проделываете с актом о выполненных работах - скан, подписи, заверенная вашей печатью фраза «Копия верна»
Таким образом, после работы с любым удаленным заказчиком у вас должны остаться такие артефакты
1. Копия договора, с подписью обеих сторон на каждой странице, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия верна»
2. Оригинал счета на оплату (он подписывается только Вами)
3. Копия акта о выполненных работах, подписанного обеими сторонами, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия Верна».
В случае запроса из ИФНС или фин контроля отправляете им эти документы. Этого достаточно для того чтобы к Вам не было никаких вопросов.
Я ничего этого никогда не делал???!!! Просто получал деньги по выставленным счетам. Чем это грозит?
В реальности, очень часто на всю эту процедуру обе стороны сделки успешно забивают и без проблем продолжают вести бизнес. Первое, что нужно понимать, что на обычной очередной (раз в три года) проверки из ИФНС все эти документы никто не потребует.
Для ИП на 6% УСН проверка как правило формальная, сравнение сумм по расчетному счету и кассовому аппарату с данными в декларации
Исключение составляют ИП на УСН 6%, работающие как агенты, в этом случае однозначно нужно иметь все оригиналы документов.
На 15% документы могут понадобится с большей вероятностью, но это зависит от настроения Вашего налогового инспектора. Тоже врятли, скорее будут интересоваться расходной частью.
В каких случаях эти документы 100% понадобятся
- Ваш недоброжелатель (уволенный сотрудник, брошенная девушка, да кто угодно) решил Вам испортить жизнь и написал заявление в прокуратору, что в таком-то месяце были незаконные поступления на р/сч. В этом случае будут проверять очень внимательно. Документы, приведенные выше, обязательны.
- Ваш контрагент оказался замешан в уклонении от налогов, тогда проверять будут все переводы денег с такого ООО и заодно проверят Вас как получателя средств. Тут выход один - старайтесь не связываться с ООО-помойками.
- Недоброжелатели написали жалобу на Вашего контрагента, что он списывает расходы по «фиктивным договорам»
- Ваш контрагент находится на ОСН или на УСН-15% и налоговый инспектор решил проверить все расходы ваших клиентов - и вы попадаете под эту проверку.
Как видите, такие проверки могут инициируется жалобой физического лица. И несмотря на то, что есть Закон о защите малого бизнеса при проведении проверок - на практике он не работает.
Достаточно письма от человека с выдуманными паспортными данными чтобы ИФНС или фин контроль организовал полную проверку с запросом всех договоров.
Поэтому, если такие копии договоров и счетов Вы не собирали раньше, то лучше все таки себя обезопасить и собрать их хотябы со всех ООО задним числом, чтобы не иметь проблем в будущем.
Еще раз подчеркну, что этот вариант с копиями договоров - это минимум, который нужно делать при работе с удаленными заказчиками. Его выполнение обезопасит Вас в большинстве случаев налоговых проверок, но тем не менее мы обязаны напомнить, что
В идеале, на каждого контрагента нужно иметь
- Оригинал договора, подписанный обеими сторонами
- Копии регистрационных документов: ИНН, ОГРН, Выписка
- Копию паспорта гендиректора (для ООО) и копию приказа о его назначении на должность
- Оригинал акта о выполненных работ, подписанный обеими сторонами
Надеюсь мы внесли ясность в этот вопрос - если что-то непонятно - пишите в коментариях или на [email protected] На все вопросы постараемся ответить.
Ну и в честь открытия этого блога для всех хабралюдей даем промокод habr , который уменьшает сумму годовой подписки на наш сервис на 20%. Код действует до 15 марта.
Успехов в бизнесе и не теряйтесь в бумагах!
Следующая наша статья будет посвящена тому, какие документы нужно сколько хранить по времени и как организовать весь процесс работы с документами, чтобы они не лежали в одной куче в ящике стола.
Наш институт не случайно по традиции называют Первым факультетом КАИ. Выпускники ИАНТЭ действительно первые во всем, что касается покорения трех стихий – неба, земли и воды. Здесь тебя научат проектировать вертолеты, корабли, самые современные автомобильные двигатели, самолеты – от гигантских пассажирских лайнеров до крохотных беспилотников, огромные турбины, дающие электричество целым городам. Здесь ты овладеешь самой настоящей магией и научишься создавать новейшие материалы легче алюминия и прочнее стали. Если ты хочешь стать настоящим «повелителем машин», овладеть профессиями, которые во все времена считались благородными и престижными, поступай к нам, приходи на Первый факультет!
к.т.н., доцент, директор ИАНТЭ Магсумова Айзада
В КАИ много институтов, но только один факультет. Уже это говорит о том, что учиться на «Физмате» – удел избранных! Фундаментальная наука во все времена двигала человечество в сторону прогресса. Ни одно изобретение и ни одна машина в мире не появилась бы без открытий ученых-физиков и математиков. Если тебе близки самые сложные и самые престижные в мире науки, если ты хочешь своими идеями строить мир будущего, управлять развитием нанотехнологий, высокоточных лазеров, делать расчеты для самых передовых разработок – Физико-математический факультет КАИ ждет тебя!
к.т.н,доцент, декан ФМФ Руфина Галимова
Самый разнообразный и многофункциональный институт. Знаешь, где конструируют приборы, обеспечивающие безопасность полета самолета, вертолета? Здесь! А еще в нашем институте готовят широкий спектр специалистов - от энергетиков до нефтехимиков. Лучших специалистов, знающих толк в качестве товаров и совершенствовании различной продукции, учат в ИАЭП! Ты можешь стать одним из тех, кто разрабатывать системы автоматического управления, работает и конструирует ночные и тепловизионные лазерные приборы оптической и оптико-электронной аппаратуры и следит за промышленной и экологической безопасностью.
к.т.н, доцент, директор ИАЭП Андрей Ференец
Привет, друг! Я, Владимир Трегубов приглашаю тебя окунуться в мир информационных систем и технологий. В нашем институте компьютерных технологий и защиты информации ты станешь частью молодежной команды «айтишников» и познакомишься с современными средствами обработки, передачи и хранения больших данных (Big Data), сможешь научиться веб-дизайну и созданию новых нейрокогнитивных технологий, на практике изучить квантовые и оптические сети. В нашем институте, в современных компьютерных классах, под присмотром молодых, но очень опытных преподавателей ты сможешь также развить в себе способности специалиста в области информационной безопасности…
к.т.н., доцент, директор ИКТЗИ Владимир Трегубов
Друзья! Мы живем в интереснейшее время «большого взрыва» научно-технологических возможностей в области электроники, телекоммуникаций, информационных технологий, стремительно преобразующих все сферы деятельности человека. Цифровая экономика, умные предприятия, умный транспорт, умные города – из области фантастики переходят в реальность за счёт «всепроникновения» электроники и инфокоммуникационных технологий. Главные строители новой «цифровой» планеты – это инженеры, сочетающие знания в области электроники, радиотехники, квантовой электроники, мобильных телекоммуникаций, информационных технологий и программирования. Именно таких специалистов мы уже многие годы готовим в Институте радиоэлектроники и телекоммуникаций и будем рады вас видеть в их числе.
д.ф-м.н., профессор, директор ИРЭТ Адель Надеев
- Чему равен 1 год на меркурии
- Кто такой Николай Пейчев?
- Томас андерс - биография, фото, личная жизнь солиста дуэта "модерн токинг" Синглы Томаса Андерса
- Что показывает коэффициент обеспеченности финансовых обязательств активами Обеспеченность обязательств финансовыми активами в бюджетном учреждении
- Как приготовить классические вареники с творогом
- Как сделать тесто для яблочной шарлотки Как приготовить шарлотку с яблоками песочное тесто
- Отечественной войны 2 степени