Можно ли в документах реализации для покупателя (счете-фактуре, торг-12,ТТН) ставить факсимильную подпись менеджера, ответственного за выписку документа, если данное условие не будет согласовано в Договоре поставки сторонами? Спасибо.

Нет, нельзя. По мнению Минфина и налоговой использовать факсимиле на первичном документе (счете-фактуре, ТОРГ-12, УПД и др.) нельзя ( , ). Аналогичного мнения и суды (Президиум ВАС РФ в ).

Можно проставлять факсимиле на письмах, справках, выписках. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них не запрещено. Использовать факсимиле в первичке точно нельзя. Не используйте его на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, в этом случае не получится.

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 .

Семинары

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах и статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы» , выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13 , письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеру письмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33 .

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2 статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях и 185.1 ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

Многие компании с большим объемом документооборота используют в работе штампы с факсимильной подписью. В статье рассказывается, что такое факсимиле и какие документы можно подписывать факсимильной подписью.

Из статьи вы узнаете:

Что такое факсимильная подпись?

В переводе с латинского словосочетание «fac simile» означает «сделать подобное».

Факсимильное воспроизведение подписи осуществляется с помощью специального клише. Оно представляет собой печать или штамп, на котором вырезана оригинальная подпись должностного лица, ответственного за визирование документов в компании. Чаще всего таким лицом является руководитель организации.

Как сделать факсимильную подпись?

1. Сканирование образца подписи руководителя.
2. Изготовление клише. Оно имеет форму печати или штампа.
3. Подбор оснастки для клише. Размер оснастки зависти от величины автографа, а материалом для нее служит пластик, металл или дерево.

Подробную нормативную базу по созданию печатей и штампов, рекомендации по их использованию, уничтожению и назначению ответственных лиц вы найдете в статье «Печати и штампы ».

Для чего нужна факсимильная подпись?

Факсимильный аналог оригинальной подписи руководителя или ответственного должностного лица используется в делопроизводстве многих компаний.

Например, если возникнет необходимость оформить срочный документ в тот момент, когда руководитель компании находится в командировке или отпуске.

Часто факсимиле использует сам руководитель, когда ему необходимо завизировать большое количество документов.

Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие. В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи». В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.

Согласно этому документу, факсимильная подпись не используется в первичных документах (счетах-фактурах, платежных и иных финансовых бумагах), а также в доверенностях.

Прямой запрет на использовании штампа с факсимиле действует в отношении ряда нормативно-правовых документов. К ним относятся:

• федеральные законы и другие акты правого характера;
• законодательные акты субъектов федерации;
• карточка с образцами подписей руководства компании и образцом оттиска основной печати;
• заявления физических лиц в организации;
• векселя;
• нотариально оформленные документы;
• налоговые декларации.

В письме №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» перечислены документы, в которых использование факсимильной подписи считается допустимым.

Использование факсимильной подписи на документах разрешено в:

• грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
• страховых (медицинских) полисах;
• патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
• наградных и служебных удостоверениях;
• приглашениях, извещениях, уведомлениях;
• благодарственных и поздравительных письмах;
• подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
• договорах и дополнениях к ним.

Факсимильная подпись действительна также на актах выполненных работ.

О некоторых спорных вопросах применения факсимильной подписи рассказывается в материалах статьи «Удостоверение документов ».

Где можно использовать факсимильную подпись?

Рассмотрим подробнее самый распространенный случай использования факсимильного оттиска: в гражданско-правовых отношениях. Может ли быть договор подписан факсимильной подписью? Использование факсимиле в данной случае регламентируется п. 2 ст. 160 ГК РФ.

В этой статье говорится, что легитимность факсимильной подписи обеспечивается простым соглашением сторон. На практике это означает, что при заключении договора стороны должны подписать дополнительное соглашение, в котором будут определены возможность и условия использования факсимильной подписи. Отдельным пунктом необходимо указать срок действия данного документа.

Соглашение может распространяться только на одну конкретную сделку или все последующие сделки, которые компания предполагает проводить с данным деловым партнером.

В документе нужно указать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. В дополнение к соглашению руководство компании должно обеспечить учет и контроль использования факсимильного штампа.

Таким образом, на вопрос можно ли подписывать договор факсимильной подписью ответ будет утвердительным, при условии подписания соответствующего дополнительного соглашения к договору.

Приказ о применении факсимильной подписи

Если руководство компании приняло решение использовать в делопроизводстве факсимиле, то оно должно утвердить приказ об этом. Необходимо подготовить Положение об использовании аналога копии руководителя.

Образец приказа на факсимильную подпись приведен ниже.

Рис. 1. Приказ о применении факсимильной подписи. Образец

Этим приказом руководитель определяет круг лиц, которые будут иметь право использовать факсимильную подпись.

В тексте оговаривается, какие именно документы можно заверять факсимильной подписью.

В приказе приводится перечень мероприятий и мер, которые обеспечат сохранность факсимильного штампа. К таким мерам относится назначение лица, ответственного за хранение штампа. Эта обязанность должна быть закреплена в его должностной инструкции.

Как организовать передачу документов на подпись, рассказывается в статье .

Факсимиле - это штамп, воспроизводящий оригинальную подпись. В делопроизводстве организации он используется для воспроизведения подписи руководителя в случае его отсутствия или при большом объеме документации, передаваемой на подпись. Закон ограничивает использование факсимильного штампа.

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

Факсимильный оттиск подписи можно использовать в гражданско-правовых , в этом случае ее использование регламентируется п.2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. В нем оговаривается, что условием правомочности такой подписи может быть, кроме случаев, предусмотренных законом, простое соглашение сторон. Это , что когда при заключении сделки планируется использование факсимиле, стороны должны также заключить дополнительное соглашение об этом.

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным . Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

Договор

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи").
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, "Московский бухгалтер", N 7, июль 2005 г.).

Трудовой договор

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия "факсимиле", ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, "Сделай подобное" (А. Будневич, "Расчет", N 7, июль 2008 г.); "Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор" ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 8, август 2007 г.); "Факсимиле - все в силе?" (И. Резепов, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, "Московский бухгалтер", N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Счет-фактура

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура - документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, неприменимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги

Подпись на документе может быть выполнена различными способами. Она может быть собственноручной, факсимильной или электронной цифровой. В данной статье речь пойдет о применении факсимильной подписи в делопроизводстве.

Энциклопедии и словари трактуют факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile – сделай подобное). В законах нет определения понятия «факсимиле». Однако оно встречается в некоторых инструкциях и положениях, принятых ведомствами и организациями. Например, Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, утвержденная приказом МВД России от 06.02.2007 № 130, определяет факсимиле как устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители. В Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района, утвержденном постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555, факсимиле определяется как точное воспроизведение каким-либо способом собственноручной подписи.

Факсимильная подпись высокого качества практически не отличается от сделанной собственноручной. В определении, приведенном в Современном экономическом словаре (М.: ИНФРА-М, 2007), сказано, что факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Указанное утверждение, на наш взгляд, является слишком оптимистичным. На практике дело обстоит сложнее.

Зачем нужно факсимиле? Чем вызвано использование факсимильной подписи? В данном случае можно назвать две основные причины: во-первых, большой объем документооборота в организации, при котором руководитель вынужден тратить слишком много времени на то, чтобы поставить на всех документах личную подпись; во-вторых, отсутствие или занятость руководителя в то время, когда должны быть подписаны документы.

Следует сказать и о рисках, существующих при использовании факсимиле. Они сходны с рисками, которые сопровождают применение гербовых и простых печатей. В чьих руках находится факсимиле? Правильно ли распоряжается своими полномочиями лицо, которому доверено факсимиле?

Каков правовой статус факсимильной подписи? Какая нормативная база существует по этому вопросу? При ответе на эти вопросы, как правило, ссылаются на Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 160. Письменная форма сделки

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, исходя из норм Гражданского кодекса, факсимильную подпись можно использовать в нескольких случаях: во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом ; во-вторых, по соглашению сторон , т.е. условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор.

В указанных случаях факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (п. 3 ст. 75 «Письменные доказательства») говорит о том, что документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Вместе с тем следует иметь в виду, что согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Как закрепить возможность использования факсимильной подписи по соглашению сторон? Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договор поставки (имеющий личные подписи) можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения».

В автоматизированных правовых системах можно найти множество примеров того, как формулируются в договорах положения о возможности использования факсимильной подписи. Приведем некоторые из них.

Так, в формах договоров, утвержденных приказом Минобрнауки России от 01.10.2007 № 276, даны следующие формулировки:

Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».

Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».

В форме Договора управления многоквартирным домом, утвержденной постановлением Администрации города Сургута от 01.10.2007 № 3168, указано: «От имени Управляющей организации договор подписывается ее директором. Подпись директора может быть выполнена в виде факсимильного оттиска. Оригинал подписи директора и его факсимильный оттиск имеют одинаковую юридическую силу. Подпись заверяется печатью Управляющей организации».

На каких документах может проставляться факсимильная подпись, а на каких это запрещается законодательством? Рассматривая эти вопросы, обратимся, прежде всего, к положениям локальных нормативных актов, непосредственно посвященных использованию факсимиле, а также регламентов и инструкций, определяющих порядок ведения делопроизводства.

Инструкции и положения о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле

В ряде инструкций и положений, посвященных использованию печатей и штампов, содержатся требования к факсимиле. Основная часть этих требований связана с установлением порядка изготовления, учета, хранения и уничтожения факсимиле. Вместе с тем в указанных правовых актах называются виды документов, на которых может проставляться факсимильная подпись, а также виды документов, на которых ее использование не допускается.

Извлечение

из Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России (утверждена приказом МВД России от 06.02.2007 № 130)

9. В подразделениях системы МВД России разрешается иметь и допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную или иного другого вида ответственность (если иное не было предусмотрено соглашением сторон).

Особенности учета, хранения и использования факсимиле отражаются в отдельной инструкции, утверждаемой руководителем соответствующего подразделения МВД России.

Извлечение

из Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждено приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24.01.2006 № 4)

4.14. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора Судебного департамента используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Генерального директора Судебного департамента, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является управляющий делами.

Извлечение

из Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утверждено постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555)

VIII. Использование клише с факсимильным изображением подписи

8.1. В администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей Главы района и заместителей главы района.

8.2. Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:

копии подписанных в установленном порядке документов;

поздравительные, приветственные письма и телеграммы;

другие документы по прямому указанию Главы района, заместителей главы района за исключением случаев, указанных в пункте 8.3 Положения.

8.3. Запрещается применять оттиск клише с факсимильным воспроизведением подписи при выдаче доверенностей, подписании платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.

Положения об использовании факсимиле в регламентах органов государственной власти и местного самоуправления

В регламентах вопросы использования факсимильной подписи обычно излагаются в том же ключе, что и в инструкциях, посвященных печатям и штампам. Так, в них достаточно подробно описывается порядок учета и хранения факсимиле, но о документах, на которых может проставляться факсимильная подпись, лишь упоминается в общих формулировках.

В п. 13.1.2.9 Регламента Правительства Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, в ред. от 11.09.2007) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

В Регламенте работы Администрации Тверской области (утвержден постановлением Губернатора области от 02.07.2003 № 73-пг, в ред. от 05.09.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, заместителей Губернатора области разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этого штампа при оформлении подлинников всех документов не допускается.

В ст. 52 Регламента администрации города Костромы (утвержден постановлением Администрации г. Костромы от 05.05.2004 № 1256, в ред. от 21.11.2007) установлено следующее: факсимильная подпись-печать Главы города используется управляющим делами для проставления на страховых полисах, приветственных адресах и в других случаях направления подписанных Главой города документов, имеющих идентичное содержание, но предназначенных для отправки разным адресатам, а также его советником при направлении входящих документов от имени Главы города должностным лицам Администрации для сведения или учета в работе.

В Регламенте администрации города Смоленска (утвержден постановлением Главы города от 31.10.2006 № 3392, в ред. 08.11.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей Главы города разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этих штампов при оформлении подлинников документов не допускается.

Извлечение

из Регламента Администрации Псковской области (утвержден постановлением Администрации Псковской области от 15.10.2007 № 397)

11. Использование аналогов собственноручной подписи

11.1. Документы Администрации области могут быть согласованы либо подписаны с использованием аналогов собственноручной подписи (электронная цифровая подпись, факсимильное воспроизведение подписи).

На документах Администрации области, исполненных на бумажных носителях, может быть использовано факсимильное воспроизведение подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата.

На документах Администрации области, имеющих вид электронного сообщения, могут быть использованы электронные цифровые подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области.

11.2. В случае необходимости руководитель органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области вправе использовать факсимильное воспроизведение своей подписи (далее – факсимиле) при оформлении служебных документов.

Порядок использования факсимиле руководителя органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области устанавливается нормативным правовым актом соответствующего государственного органа. На руководителей органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Администрации области в полном объеме распространяются нормы настоящего раздела.

Необходимость изготовления штампов с факсимиле определяется руководителями органов исполнительной власти области и согласовывается с руководителем аппарата.

11.3. Необходимость изготовления штампов с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата определяется соответственно губернатором области, заместителями губернатора области, руководителем аппарата.

Необходимость изготовления и порядок использования ключей электронных цифровых подписей (далее – ключи ЭЦП) губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области определяется нормативным правовым актом Администрации области, регулирующим порядок работы с документами с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Указанные должностные лица определяют порядок использования материальных носителей аналога собственноручной подписи (личный ключ электронной цифровой подписи, штамп с факсимиле) и несут персональную ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную и материальную) за их использование, а также обеспечивают их сохранность.

11.4. Изготовленные в соответствии с заявками штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата учитываются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области в журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту и выдаются ответственным за их использование под роспись.

11.5. Штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата разрешается использовать по прямому указанию губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата при подготовке документов, где требуется их подпись.

Использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на документах бухгалтерской отчетности, первичных учетных документах, карточках с образцами подписей установленного образца, доверенностях на получение материальных ценностей не допускается.

Факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата может быть использовано на копиях подписанных в установленном порядке документов и материалов, а также на документах и материалах, подписанных или согласованных с использованием ЭЦП при переносе на бумажный носитель.

11.6. В случае временной передачи материальных носителей аналога собственноручной подписи по решению должностного лица работнику своего секретариата, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области на указанный период времени обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимиле возлагается соответственно на секретариат указанного должностного лица, работника органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области.

11.7. Об утере материальных носителей аналога собственноручной подписи незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата.

11.8. Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области по акту. В журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту проставляются соответствующие отметки. […]

Приложение № 2 к Регламенту Администрации Псковской области

учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи

Положения об использовании факсимиле в инструкциях по делопроизводству

Инструкции по делопроизводству также весьма лаконично говорят о том, на каких документах можно проставлять факсимильную подпись.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утверждена приказом Федеральной службы судебных приставов от 27.12.2006 № 179)

9.9 […] Штамп факсимиле используется по прямому указанию Директора при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись директора, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Ивановской области (утверждена распоряжением Главы Администрации Ивановской области от 22.12.2003 № 1658-р, в ред. от 24.01.2007)

23.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации Ивановской области или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (утверждена постановлением главы администрации Краснодарского края от 29.12.2004 № 1315, в ред. от 24.10.2007)

2.42. […] Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (утверждена постановлением Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88, в ред. от 02.02.2007)

15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.

иметь личную подпись руководителя.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (утверждена распоряжением Губернатора Хабаровского края от 11.08.2006 № 491-р)

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области (утверждена указом губернатора Воронежской области от 15.01.2007 № 3, в ред. от 28.12.2007)

8.2.3. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, первого заместителя губернатора области разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов при подготовке поздравительных адресов, открыток и иных документов в случаях, когда один и тот же документ направляется более чем в четыре адреса.

Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в администрации города Курска (утверждена постановлением администрации города Курска от 15.08.2003 № 1503)

9.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы города проставляются руководителем аппарата главы города, при необходимости, на копиях подписанных в установленном порядке документов, грамотах и благодарственных письмах. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Факсимильная подпись допускается

Приведенные выше извлечения из регламентов и инструкций показывают, что факсимильная подпись может проставляться на поздравительных, приветственных и благодарственных письмах, грамотах, приглашениях, извещениях, а также на копиях документов. Использование факсимильной подписи этим перечнем документов не ограничивается. В законодательстве содержатся и другие нормативные правовые акты, непосредственно указывающие на возможность использования факсимильной подписи.

Служебные удостоверения. На практикераспространено проставление факсимильной подписи на служебных удостоверениях. Порядок использования факсимильной подписи при оформлении служебных удостоверений закрепляется в соответствующих ведомственных положениях и инструкциях.

Так, Инструкция о порядке оформления и выдачи служебных удостоверений работникам Министерства юстиции РФ (утверждена приказом Минюста России от 24.12.2001 № 340) устанавливает, что в отдельных случаях удостоверение может быть заверено штампом с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации. Право оформления факсимильной подписи Министра в этих случаях предоставляется руководителю Департамента делопроизводства или лицу, его замещающему. Основанием для оформления факсимильной подписи на удостоверении является письменная заявка руководителя Департамента государственной службы и кадров или лица, его замещающего.

Положением о служебном удостоверении работника Федеральной антимонопольной службы (утверждено приказом ФАС России от 10.11.2004 № 167) установлено, что служебные удостоверения начальникам и заместителям начальников управлений центрального аппарата ФАС России, руководителям территориальных органов ФАС России и их заместителям подписывает руководитель ФАС России. Остальным работникам центрального аппарата ФАС России и территориальных органов ФАС России служебное удостоверение заверяется штампом с факсимильным воспроизведением подписи руководителя ФАС России. Подпись, факсимильное воспроизведение подписи руководителя ФАС России скрепляются оттиском гербовой печати ФАС России, фотография работника скрепляется голографической печатью с эмблемой ФАС России.

Удостоверения к наградам. Факсимильная подпись может использоваться при оформлении удостоверений к наградам. Например, в п. 6 Положения о порядке присвоения звания «Ветеран труда Вологодской области» и выдачи удостоверений «Ветеран труда Вологодской области» (утверждено постановлением Правительства Вологодской области от 13.07.2007 № 893) установлено, что записи, произведенные в удостоверении, заверяются путем факсимильного воспроизведения подписи начальника департамента труда и социального развития области и гербовой печатью департамента труда и социального развития области.

Почетные грамоты. Факсимильная подпись может проставляться на почетных грамотах. В данном случае представляет интерес письмо Минтруда России от 18.10.1999 № 6873-КС «О ведомственных знаках отличия в труде, учитываемых при присвоении звания "Ветеран труда"», посвященное статусу Почетной грамоты Профсоюза машиностроителей Российской Федерации. В письме сказано, что Почетная грамота должна быть скреплена печатью ЦК Профсоюза машиностроителей Российской Федерации и подписью Председателя ЦК Профсоюза машиностроителей Российской Федерации, в том числе учитывается и факсимильное воспроизведение указанной подписи.

Патенты, свидетельства Роспатента. Порядок использования факсимильной подписи при оформлении патентов на изобретения и промышленные образцы, свидетельств на полезные модели, свидетельств на товарные знаки и знаки обслуживания, свидетельств на право пользования наименования места происхождения товара определен Роспатентом (приказ от 03.09.1993 № 60 «Об утверждении нормативных актов, касающихся регистрации изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, товарных знаков, наименований мест происхождения товаров». Установлено, что подпись председателя Роспатента может воспроизводиться с помощью факсимиле начальником Отдела государственных реестров Роспатента или его заместителем.

Факсимильная подпись может воспроизводиться и на других документах Роспатента, например на уведомлениях об отказе в удовлетворении поступившего ходатайства о продлении срока действия патента или о восстановлении его действия (приказ Роспатента от 31.05.2007 № 56).

Свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ). Инструкция о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в 2006–2007 годах (утверждена руководителем Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки 07.04.2006) допускает использование факсимильных подписей руководителей и заместителей руководителей органов управления образованием субъектов Российской Федерации (далее – ОУО). В п. 1.6 Инструкции сказано, что сведения, указанные в свидетельстве, заверяются оригинальной (или факсимильной) подписью руководителя (заместителя руководителя) и гербовой печатью ОУО (или администрации субъекта Российской Федерации). В случае проставления в свидетельство факсимильной подписи руководителя ОУО в Федеральный центр тестирования вместе с протоколами ГЭК по утверждению результатов ЕГЭ представляется подпись в электронном виде.

Страховые медицинские полисы. Применение факсимильной подписи в страховых медицинских полисах можно проиллюстрировать положением из Правил обязательного медицинского страхования Пермского края (утверждены постановлением Правительства края от 22.12.2006 № 99-п, в ред. от 21.09.2007), в соответствии с которым страховой полис в обязательном порядке заверяется печатью и подписью (факсимиле) уполномоченного представителя Страхователя, печатью и подписью (факсимиле) уполномоченного представителя страховой медицинской организации.

Прямой запрет на использование факсимильной подписи

Использование факсимильной подписи имеет ограничения. В их основе может лежать прямой запрет на использование факсимильной подписи, закрепленный в нормативных правовых актах. Так, многие регламенты и инструкции по делопроизводству запрещают использование факсимильной подписи при оформлении подлинников всех документов.

Практику прямого запрета на использование факсимильной подписи на определенных видах документов можно проиллюстрировать следующими примерами.

Законы и другие правовые акты. Федеральные законы собственноручно подписывает Президент Российской Федерации. Законы субъектов Российской Федерации также должны иметь «живые» подписи. Например, в ст. 38 Закона Орловской области от 15.04.2003 № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области» (в ред. от 06.12.2007) содержится следующее положение: «Губернатор Орловской области собственноручно подписывает подлинник закона Орловской области. Использование факсимильной подписи не допускается».

Конкурсная документация. В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Этот запрет может быть изложен в весьма кратком виде. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы» (в ред. от 05.10.2007) сказано: «При подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей».

Встречаются и более развернутые формулировки. Так, в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 № 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», этот запрет сформулирован следующим образом: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту несоответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».

Карточка с образцами подписей и оттиска печати. Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается.Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Сертификат соответствия и декларация о соответствии продукции требованиям технических регламентов. В рекомендациях по заполнению формы сертификата соответствия продукции требованиям технических регламентов (утверждены приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 № 53) и формы декларации о соответствии продукции требованиям технических регламентов (утверждены приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 г. № 54) при описании порядка проставления подписей в скобках сделано уточнение: «не факсимильная».

Например:

В строке «М.П. Заявитель» ставится подпись (не факсимильная) руководителя юридического лица…;

В строке «руководитель (заместитель руководителя) органа по сертификации» ставится подпись (не факсимильная) руководителя органа по сертификации или заместителя руководителя органа по сертификации…;

В строке «эксперт (эксперты)» ставится подпись (не факсимильная), указываются инициалы имени и отчества, фамилия эксперта (экспертов)…

Заявления физических и юридических лиц. Назаявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 № 296) указано: «При подготовке Заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей».

Использование факсимильной подписи не предусмотрено

Отсутствие упоминания в нормативных правовых актах о возможности использования факсимильной подписи в определенных сферах деятельности также может расцениваться как основание для запрета ее использования.

Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. По мнению многих специалистов, использование факсимильного воспроизведения подписи в трудовом договоре и распорядительных документах по кадрам автоматически делает эти документы недействительными, т.к. в Трудовом кодексе Российской Федерации нет упоминаний о факсимильной подписи.

Доверенность. В соответствии с п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи не допускается. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановления ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164, ФАС ПО от 27.11.2001 № А65-5421/01-СГ2-20).

Первичные учетные документы. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 03.11.2006) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать определенный набор реквизитов. К этим реквизитам относятся наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц. В этой связи использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, по мнению финансовых и налоговых органов, не допускается.

Следует отметить, что есть прецеденты признания правомочности использования факсимильных подписей на таких документах, как акты и накладные (например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.06.2007 по делу № КГ-А40/5478-07)

Счета-фактуры. Наиболее острая дискуссия развернулась в последние годы по вопросу об использовании факсимильных подписей на счетах-фактурах. Порядок оформления счетов-фактур остается одним из самых злободневных вопросов для налогоплательщиков, поскольку именно счет-фактура является основанием для применения налоговых вычетов. Зачастую налоговые органы отказывают налогоплательщикам в вычетах по формальным основаниям.

Налоговая служба выступает против возможности такого проставления подписей. В выпущенных налоговиками многочисленных разъяснениях по этому вопросу отмечается, что в данном случае должны приниматься во внимание не нормы Гражданского кодекса, регулирующие гражданские правоотношения, а нормы Налогового кодекса.

В Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) счетам-фактурам посвящена ст. 169. В частности, п. 2 указанной статьи предусмотрено, что счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. В п. 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

В своих разъяснениях (письмо от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11, письмо от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и другие информационные письма) ФНС России ссылается на то, что ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Судебная практика по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах. Мнение налоговиков однозначно: использование для подписания счетов-фактур факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера недопустимо, т.к. они не являются личной подписью. Основной аргумент налоговых органов – буквальная трактовка п. 6 ст. 169 НК РФ.

У судов нет единого подхода к возможности проставления факсимильных подписей на счетах-фактурах. Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

В некоторых случаях федеральные арбитражные суды (ФАС) поддерживают налогоплательщиков на том основании, что факсимильное воспроизведение – это один из способов выполнения личной подписи. Такие решения содержатся в постановлениях ФАС Московского округа (от 29.05.2003 по делу № КА-А40/3264-03; от 03.11.2004 по делу № КА-А40/10060-04; от 01.03.2004 по делу № КА-А40/916-04 и другим делам), Уральского округа (от 25.08.2003 по делу № Ф09-2592/03-АК; от 06.09.2004 по делу № Ф09-3606/04-АК) и ряде других судебных решениях.

В иных случаях суды поддерживают налоговые органы, считая, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использования факсимильного воспроизведения подписей при оформлении первичных документов и счетов-фактур (постановления ФАС Поволжского округа от 29.05.2006 по делу № А57-19161/05-7, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.05.2006 по делу № Ф04-2137/2006(21890-А75-33). Отрицательные для налогоплательщиков решения содержатся также в постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006 по делу № Ф03-А51/06-2/1849 и ФАС Поволжского округа от 03.05.2007 г. по делу № А57-4249/06.

Следовательно, лучше не доводить дело до суда. Нельзя однозначно сказать, поддержит ли суд налогоплательщика. Поэтому лучше добиваться у поставщика предоставления счетов-фактур с личными подписями. А если все-таки партнер проставил в документе факсимильные подписи, то лучше потом обменяться исправленной «первичкой» по почте.

В заключение отметим, что в случае принятия решения об использовании факсимильной подписи в организации необходимо издать по этому вопросу распорядительный документ и разработать положение об использовании факсимиле с указанием в нем случаев его использования, а также назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле.

А.Ю. Чуковенков,
канд. ист. наук, зам директора Учебно-методического центра
документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»