Каковы сроки приемки товаров. Сдача-приемка товара. Виды и способы сдачи-приемки. Промежуточная и окончательная приемка, их особенности

С Т А Н Д А Р Т П Р Е Д П Р И Я Т И Я

Система менеджмента качества

ПРЕДЪЯВЛЕНИЕ И ОКОНЧАТЕЛЬНАЯ

ПРИЁМКА ПРОДУКЦИИ

ОАО «Звезда»

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН отделом технического контроля ОАО «Звезда»

2 ВВЕДЁН В ДЕЙСТВИЕ приказом по ОАО «Звезда» № 38

3 В настоящем стандарте реализованы положения:

Международного стандарта ISO 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ РВ 15.002-2003 Система разработки и постановки продукции на производство. Военная техника. Системы менеджмента качества. Общие требования

РК 4.0.00-2009 Система качества. Общее руководство по качеству

ВЗАМЕН СТП 8.2.04-2007

1 Область применения 4

3 Обозначения и сокращения 5

4 Ответственность 6

5 Организация и порядок проведения общей сборки изделий 6

6 Предъявление и окончательная приемка изделий ГКК

комплекса (цеха) 7

7 Предъявление и окончательная приемка изделий ПЗ 10

8 Порядок оформления Сертификата качества 12

9 Порядок оформления Свидетельств о приемке 15

10 Учет отгрузки продукции 17

11 Применяемые формы и порядок хранения информации 18

Приложение А (обязательное) Форма карты направления 20

Приложение Б (обязательное) Форма акта об испытании дизеля 21

Приложение В (обязательное) Форма Акта по внутренней

консервации 22

Приложение Г (обязательное) Форма Сертификата качества 23

Приложение Д (обязательное) Форма Свидетельства о приемке 25

Лист регистрации изменений 26

Лен для подразделений, участвующих в окончательной сборке, испытаниях и комплектации изделий.

Международный стандарт ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования

РК 4.0.00-2009 Система менеджмента качества. Общее руководство по качеству

СТП 04.02-2009 Система менеджмента качества. Порядок приема на склад, учета, хранения и отгрузки готовой продукции

СТП 03.11-2009 Система менеджмента качества. Контроль качества серийной продукции в цехах основного производства

НП-071-06 Правила оценки соответствия оборудования, комплектующих, материалов и полуфабрикатов, поставляемых на объекты использования атомной энергии Изм. 1

3 Обозначения и сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие обозначения и сокращения:

3.1 ОТК: Отдел технического контроля.

3.2 ГКК: Группа контроля качества.

3.3 КО/ ИЦ: Конструкторский отдел ИЦ.

3.4 ИЦ: Инженерный центр.

3.5 ТО/ ИЦ: Технологический отдел ИЦ.

3.6 ОГМет: Отдел главного металлурга.

3.7 ПЗ: Представитель заказчика.

3.8ПМ: Программа и методика испытаний.

3.9 ТУ: Технические условия.

3.10 ЦППП: Цех предпродажной подготовки продукции.

3.11 КИ – 1: Контрольные испытания первого этапа.

3.12КИ – 2: Контрольные испытания второго этапа.

3.13 ЗИП: Запасные изделия.

4 Ответственность

4.1 Ответственность за качество сборки, испытаний, внутренней консервации дизелей возлагается на руководителя сборочно-испытательного комплекса.

4.2 Ответственность за качество сборки, испытаний и внутренней консервации дизель-генераторов и автоматизированных электростанций возлагается на руководителя ЦДГУ.

4.3 Ответственность за качество окраски, наружной консервации, комплектования и упаковки изделий возлагается на руководителя цеха предпродажной подготовки продукции.

4.4 Ответственность за объективность контроля качества сборки, испытаний, консервации, комплектования и упаковки возлагается на начальника УК- начальника ОТК предприятия.

5 Организация и порядок проведения общей сборки изделий

5.1 Персонал сборочного подразделения на основании заказа-распоряжения и конструкторской документации получает со склада детали, сборочные единицы, агрегаты, необходимые для комплектации изделия. При этом производственный мастер должен убедиться в наличии клейм на поступившей продукции или на бирках, свидетельствующих о её приёмке работниками ОТК или входным контролем, а также в наличии и правильном оформлении сопроводительных документов на эту продукцию.

5.2 При проведении общей сборки изделий (дизелей, дизель-генераторов, автоматизированных электростанций) производственным персоналом осуществляется предусмотренный технологической документацией сбор сопроводительных доку-

ментов для формирования «Дела изделия» с указанием номера и марки изделия.

5.3. В «Дело изделия» подшиваются все сопроводительные документы (кроме накладных на перемещение), предусмотренные при изготовлении отдельных деталей и сборочных единиц (сертификаты, паспорта, карты контроля, протоколы испытаний сборочных единиц, извещения о приемке и т.д.)

6 Предъявление и окончательная приёмка изделий ГКК комплекса (цеха).

6.1 В настоящем разделе установлен порядок действий с изделиями, принимаемыми ОТК. В отношении изделий, принимаемых ПЗ, выполняются дополнительные действия, указанные в разделе 7.

6.2 Производственный мастер, перед предъявлением окончательно собранного изделия, проверяет качество сборки изделия, полноту оформления « Дела изделия» и правильность заполнения всех документов.

6.3 Изделие предъявляется ГКК комплекса (цеха) по предъявительской записке, оформленной производственным мастером, совместно с «Делом изделия» и картой направления на испытания, выписанной производственным мастером. Форма карты направления приведена в приложении А, форма предъявительской записки приведена в СТП 03.11-2009.

6.4 Руководитель группы контроля качества (контрольный мастер) комплекса (цеха), убедившись в полноте и правильности заполнения «Дела изделия», проводит приемочный контроль изделия в целом, в объеме и средствами, указанными в технологической документации.

6.4а Если в заказе - распоряжении на изготовление изделия оговорено, что оно предназначено для поставки на объект использования атомной энергии, то приёмка изделия должна проводиться с учетом требований подраздела 3.4 НП-071-06.

Если в заказе - распоряжении оговорено, что изделие должно изготавливаться под государственным контролем (надзором), то изделие на заданной стадии производства должно быть предъявлено представителю органа государственного контроля (надзора) или организации, действующей по его поручению. При этом без одобрения представителя государственного органа дальнейшее проведение производственных операций не допускается. Изм. 1

6.5 При отсутствии замечаний во время проведения приёмочного контроля руководитель группы контроля качества (контрольный мастер) подписывает предъявительскую записку и карту направления на проведение испытаний (КИ-1)

6.6 КИ-1 проводятся на специальном испытательном стенде согласно технологической документации на испытания и ПМ с занесением полученных параметров в протокол испытаний. ПМ разрабатываются конструкторскими службами.

6.7 После проведения испытаний по таблицам приработки и регулировки изделие предъявляется контролеру ГКК для испытаний по таблице ОТК согласно ПМ.

6.8 Испытания по таблице ОТК проводятся под наблюдением контролера ГКК. После окончания КИ-1 контролер ГКК фиксирует в протоколе испытаний все выявленные замечания, подписывает протокол (таблицу ОТК) и карту направления на разборку изделия, а на изделия размерности 16/17 оформляет также акт об испытании изделия по форме приложения Б.

6.9 Изделие поступает на разборку, мойку и дефектацию согласно технологической документации.

6.10 Работник ОТК проводит дефектацию деталей и сборочных единиц с заполнением ведомости дефектов изделия в соответствии с конструкторской документацией на изделие. Ведомость дефектов подшивается в «Дело изделия».

6.11 Изделие проходит полную повторную сборку согласно конструкторской и технологической документации с реализацией мер по устранению дефектов, выявленных на КИ-1 и при дефектации изделия, с заполнением технологических карт контроля сборки, которые подшиваются в дело.

6.12 После окончания повторной сборки изделия производственный мастер, убедившись в полноте «Дела изделия», а также в качестве сборки изделия, предъявляет его ГКК комплекса (цеха) по предъявительской записке совместно с «Делом изделия» и картой направления на КИ-2. Если по результатам дефектации заменялись детали и сборочные единицы более установленного конструкторской документацией количества, то в карте направления указывается необходимость дополнительных испытаний и осмотров новых деталей.

6.13 Работник ОТК, проверив «Дело изделия», производит окончательную приемку сборки изделия согласно технологической документации. При отсутствии замечаний подписывает предъявительскую записку и карту направления на проведение испытаний изделия (КИ-2) с учетом результатов дефектации. Предъявительская записка и карта направления подшиваются в «Дело изделия».

6.14 Изделие, после окончания таблиц испытаний цеховой части КИ-2, предъявляется ОТК предъявительской запиской с приложением протокола цеховых испытаний КИ-2 для проведения приемочных испытаний по таблице ОТК согласно ПМ.

6.15 Работник ОТК наблюдает испытания по таблице ОТК согласно ПМ. При отсутствии замечаний работник ОТК подписывает протокол испытаний и предъявительскую записку, а при наличии несоответствий указывает в предъявительской записке перечень необходимых действий по их устранению.

6.16 Изделие, прошедшее КИ-2, проходит внутреннюю консервацию, о чем делается запись в протоколе испытаний и оформляется акт о внутренней консервации по форме приложения В. После проведения консервации, контролер по испытаниям, оформляет карту направления в ЦППП.

6.17 ЦППП, получив изделие совместно с «Делом дизеля», производит окраску и наружную консервацию изделия согласно технологическому процессу, а также комплектует необходимым ЗИПом и инструментом согласно заказу-распоряжению на изготовление.

6.18 Комплект ЗИПа и инструмента предъявляется ГКК ЦППП производственным мастером предъявительской запиской.

6.19 Работник ОТК, убедившись в соответствии ЗИПа ведомостям ЗИ и упаковочным листам, подписывает упаковочные листы и ставит штамп ОТК. Ящики с ЗИПом закрываются и пломбируются ГКК цеха. После пломбировки ящиков контролер ГКК комплекса (цеха) подписывает предъявительскую записку.

6.20 Изделие, окрашенное и законсервированное в соответствии с технической документацией, укомплектованное ЗИПом, предъявляется ГКК цеха предъявительской запиской, подписанной производственным мастером.

6.21 Контролер ГКК, убедившись в качестве проведенной окраски и наружной консервации, а также комплектности изделия, ставит ударное клеймо на табличке изделия, заполняет и оформляет формуляр изделия.

6.22 На поставляемую потребителям продукцию ОТК оформляет Сертификат качества по данным, предоставляемым Службой продаж. Необходимые данные должны быть предоставлены в ОТК не позднее семи дней до отгрузки изделия.

Сертификат качества оформляется:

На все поставляемые изделия (дизели, дизель-генераторы, электростанции);

На каждый комплект ЗИП, поставляемый по отдельному договору (контракту). Если комплект упакован в несколько транспортных мест, то Сертификат укладывается в первое транспортное место;

Порядок оформления Сертификата качества изложен в разделе 8.

6.23 Контролер ГКК ЦППП получает в ОТК Сертификат качества и вкладывает

его в формуляр, который вместе с изделием упаковывается в тару.

6.24 После окончания работы с формуляром контролер ГКК подписывает предъявительскую записку и дает разрешение на окончательную упаковку изделия согласно технологическому процессу и требованиям заказ-распоряжения. Изделие упаковывается в тару под наблюдением контролера ГКК и пломбируется в местах, указанных в технологической документации.

6.25 На таре работниками ЦППП наносятся условные знаки и реквизиты отгрузки согласно данным Службы продаж, после чего изделие передается на склад готовой продукции.

Начальник ЦППП и руководитель группы контроля качества подписывают приемо-сдаточный акт. Форма акта указана в СТП 04.02-2009.

6.26. «Дело изделия, кроме документов, входящих в комплект формуляра изделия, сдается в архив ЦППП, где хранится до окончания срока службы изделия.

6.27. На все наименования деталей, запасных частей и т.д., входящих в состав ЗИП, поставляемого по отдельному договору (контракту), ОТК оформляет Свидетельство о приемке.

Порядок оформления Свидетельства о приемке изложен в разделе 9 настоящего стандарта.

7 Предъявление и окончательная приёмка изделий представителем заказчика

7.1 Изделия, подлежащие приемке ПЗ, предъявляются представителю заказчика после их приемки ГКК комплекса (цеха), которая осуществляется согласно разделу 6. Изделия и документация на них предъявляются ПЗ, после выполнения работ согласно указанным ниже пунктам настоящего стандарта.

7.2 После проведения испытаний изделия в объеме КИ-1 (пункт 6.8), протоколы испытаний предъявляются ПЗ, который дает заключение о зачете испытаний и делает в них запись.

7.3 После окончания дефектации изделия по пункту 6.10 настоящего стандарта, результаты её предъявляются ПЗ по извещению. Форма извещения приведена в СТП 03.11-2009.

Извещение в двух экземплярах подписывается руководителем комплекса (цеха) и руководителем группы контроля качества.

7.4 Представитель заказчика, убедившись в качественном проведении дефектации деталей и сборочных единиц и принятия мер по устранению дефектов (при наличии дефектов), оформляет извещение, а при наличии замечаний указывает их в ведомости дефектов изделия и в извещении. Один экземпляр извещения остается у ПЗ, а второй экземпляр подшивается в «Дело изделия».

7.5. После окончательной сборки изделия и приемки ОТК (пункт 6.13.), оно предъявляется ПЗ совместно с картой направления на испытания по программе КИ-2, подписанной производственным мастером и работником ОТК.

7.6 ПЗ, убедившись в качестве окончательной сборки изделия, подписывает карту направления на испытания по программе КИ-2.

7.7 Изделие, принятое ОТК по результатам испытаний КИ-2 (пункт 6.15.), предъявляется ПЗ по извещению, подписанному руководителем комплекса (цеха) и руководителем группы контроля качества совместно с «Делом изделия».

7.8 ПЗ, ознакомившись с «Делом изделия» и протоколами испытаний, даёт разрешение на продолжение испытаний по таблице заказчика согласно ПМ и наблюдает за испытаниями. После окончания испытаний заказчик, при отсутствии замечаний, закрывает извещение (один экземпляр оставляет у себя) и подписывает протокол испытаний.

7.9 После приёмки ЗИПа контролером ГКК по п. 6.19, до закрытия ящиков, ЗИП и инструмент предъявляется ПЗ извещением в двух экземплярах, подписанным руководителем предприятия, начальником ОТК, начальником цеха и ГКК цеха.

7.10 ПЗ, убедившись в полной и качественной комплектации ЗИПа, подписывает извещение (один экземпляр оставляет у себя) и даёт разрешение на закрытие ящиков с ЗИПом и инструментом, которые пломбируются ГКК в порядке, изложенном в п. 6.19.

7.11 Качество окраски и наружной консервации также предъявляется ПЗ извещением в двух экземплярах, подписанным начальником цеха и руководителем группы контроля качества.

7.12 После приёмки ГКК окраски, наружной консервации и комплектности, изделие в целом предъявляется ПЗ по извещению, подписанному руководителем предприятия, начальником ОТК, начальником ЦППП и руководителем группы контроля качества ЦППП.

7.13 ПЗ, убедившись в полной и качественной комплектации, окраске и консервации изделия, подписывает извещение, формуляр изделия и ставит ударное клеймо на табличке.

7.14 Порядок упаковки и передачи изделия на склад готовой продукции изложен в п. 6.24 и п. 6.25.

7.15 Порядок проведения работ по не принятой ПЗ продукции изложен в СТП 03.11-2009.

8 Порядок оформления Сертификата качества

8.1 Сертификат качества- документ, в котором предприятие-изготовитель заявляет о соответствии по качеству выпускаемой им продукции требованиям нормативных документов.

8.2 Защита бланка Сертификата качества осуществляется путем нанесения голограммы. Номер, указанный на голограмме, является номером бланка Сертификата.

8.3 Заказ бланков, их хранение, регистрацию, учет и оформление Сертификатов осуществляет ОТК.

8.4 Регистрация Сертификатов и расход бланков Сертификата качества учитываются по журналу ОТК, в котором должны заполняться следующие графы:

8.5 Бланки Сертификата качества изготавливаются на листах формата А4 (210х297 мм). Часть реквизитов Сертификата являются постоянными и наносятся типографским способом при изготовлении бланков. Остальные реквизиты вносятся при оформлении Сертификата машинописным способом или с помощью печатающих устройств вычислительных машин, отдельные данные допускается вносить рукописным способом (например - дату). Постоянные реквизиты печатаются на двух языках (русском и английском) одновременно с использованием типографской краски различных цветов.

Форма Сертификата качества (в черно-белом исполнении) приведена в приложении Г.

8.6 Сертификат качества должен содержать следующий текст:

«Указанный в настоящем Сертификате товар соответствует по качеству действующим в Российской Федерации стандартам, техническим условиям и может быть использован в соответствии с назначением».

8.7 Порядок заполнения реквизитов Сертификата качества:

а) в реквизите «Сертификат качества №_____» указывается регистрационный номер Сертификата качества, который состоит из:

Порядкового номера по журналу регистрации Сертификатов в ОТК. Нумерация Сертификатов ведется в пределах года и ежегодно начинается с номера «01»;

Последних двух цифр года регистрации Сертификата, проставляемых рядом с порядковым номером без пробела.

3.3. Приемка продовольственных товаров

Приемка товаров на предприятиях общественного питания является важной составной частью технологического процесса. Товар принимается по документам: накладным, товарно-транспортным накладным; счету-фактуре. Приемку проводят в два этапа (схема 2).

Схема 2. Пооперационная схема документального оформления приемки товаров

Продукты получают по количеству и качеству. Первый этап - предварительный. Приемка продукции по количеству производится по товарно-транспортным накладным, счетам-фактурам, путем пересчета тарных мест, взвешивания и т. п. Если товар поступил в исправной таре, кроме проверки веса брутто предприятие имеет право потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто. Второй этап - окончательная приемка. Масса нетто и количество товарных единиц проверяются одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции - не позднее 24 ч. с момента приемки товаров. Масса тары проверяется одновременно с приемкой товара. При невозможности взвешивания продукции без тары (соленые огурцы, квашеная капуста в бочках, сметана, творог в бидонах) масса нетто определяется как разность между весом брутто и тары. В случае расхождения фактического веса тары результаты проверки оформляются актом на завес тары, который должен быть составлен не позднее 10 дней после ее освобождения. На каждом тарном месте (ящике, фляге, коробке) должен быть маркировочный ярлык с указанием даты, часа изготовления и конечного срока реализации.

При обнаружении недостачи составляется односторонний акт о выявленной недостаче, этот товар хранится отдельно, обеспечивается его сохранность и вызывается поставщик по скоропортящимся товарам немедленно после обнаружения недостачи, по остальным - не позднее 24 ч. Поставщик по скоропортящимся товарам обязан явиться в течение 4 ч после вызова, по остальным - не позднее чем на следующий день. После завершения окончательной приемки составляется акт в 3 экземплярах.

Одновременно с приемкой товаров по количеству товар принимается также и по качеству. Срок проверки качества для скоропортящихся товаров - 24 ч, для нескоропортящихся - 10 дней.

Приемка товаров по качеству производится органолептически (по виду, цвету, запаху, вкусу). При этом проверяют соответствие стандартам, ТУ. К транспортным документам прикладываются сертификаты или удостоверения качества, где указываются дата изготовления, срок реализации, название фирмы; гигиенические сертификаты (с указанием допустимых и фактических уровней тяжелых металлов).

В соответствии с Законом «О защите прав потребителей» и санитарными нормами и правилами товар должен быть безопасным для здоровья потребителей. Запрещается принимать:

Мясо всех видов сельскохозяйственных животных без клейма и ветеринарного свидетельства;
- сельскохозяйственную птицу и яйца без ветеринарного свидетельства, а также из неблагополучных по сальмонеллезу хозяйств;
- консервы с нарушением герметичности, бомбажем;
- овощи и плоды с признаками гнили;
- грибы соленые, маринованные, сушеные без наличия документа о качестве;
- продукцию растениеводства без качественного удостоверения;
- пищевые продукты с истекшими сроками годности. В случае обнаружения несоответствия качества составляется акт, как указано выше.

Для обеспечения бесперебойной работы производств реализации продукции в достаточном ассортименте с учетом спроса потребителей необходимы товарные запасы.

Товарные запасы должны быть минимальными, но достаточными для ритмичной работы предприятия. Для предприятий общественного питания рекомендуются следующие нормы товарных запасов при нормальных условиях хранения:

Нескоропортящиеся продукты (мука, сахар, крупа) -8-10 дней;
- скоропортящиеся продукты (мясо, рыба, птица и др.) - 2-5 дней;
- запасы хлеба, молока не должны превышать однодневную реализацию.

Сверхнормативные запасы увеличивают потери при хранении, замедляют оборачиваемость товаров, усложняют учет, загромождают складские помещения, при этом ухудшаются условия хранения.

Журнал «Склад и техника», №№3–4, 2008 г. // Апрель, 2008

Процесс поступления товаров на склад компании-дистрибьютора начинается с закупок. Именно от эффективности взаимодействия складской и закупочной службы, от своевременного обмена информацией зависит, насколько склад будет подготовлен к приемке товара и насколько быстро он сможет выполнить эту функцию.

Как правило, периодичность и объем поставок является камнем преткновения между отделом закупок и складом. Отдел закупок стремится делать редкие закупки крупными партиями. При этом с целью поддержания хороших отношений с поставщиками и для получения дополнительных скидок закупки могут осуществляться по удобному поставщикам графику. Склад заинтересован в равномерной загрузке своих мощностей и, следовательно, ритмичном поступлении продукции. Первопричиной конфликта является отсутствие системы управления запасами, а также подразделения, осуществляющего единое управление ими в рамках предприятия.

Оптимизация системы управления запасами - процесс долгий и сложный. Однако существует ряд методов, которые существенно облегчат работу по приемке товаров на склад в достаточно короткие сроки.

План поставок

Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Имея данные о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад. А зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки), можно обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно и поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75–80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.

Реализация планирования может быть осуществлена как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на рисунках 1 и 2.

На первом этапе в таблицу вносятся данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумма объема поставок на склад сравнивается с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дата размещения заказа у поставщика перемещается таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможности склада, и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Рис. 1 Первоначальный вариант графика поставок

Рис.2. Скорректированный график поставки

Подготовка склада к приемке

Как правило, на многих складах никакой подготовки к приемке товара вообще не проводится. Зачастую перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен при прибытии транспортного средства на склад.

Такой принцип работы сопровождается регулярными авралами, возникновением очередей из транспортных средств, ожидающих разгрузку. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар может размещаться в проездах, что в последующем существенно усложняет работу склада.

Избежать перечисленных проблем позволит своевременное поступление на склад точной информации об ожидаемых поставках:

перечень товарных позиций;

количество, вес, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);

сроки поступления товара;

сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;

наименования поставщика;

тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное количество паллет;

информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);

количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).

Для удобства следует создать специальную форму документа, в которую эта информация экспортировалась бы автоматически, либо вносилась вручную, в зависимости от возможностей информационной системы управления складом.

Обладая информацией об ожидаемых поставках, складская служба может подготовить пространство в зоне приемки, определить количество персонала для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить необходимую технику, тару, упаковочный материал, а затем правильно и эффективно разместить поступающую продукцию на хранение.

Организация приемки товаров на склад

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставлены на склад.
Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

въезд транспортного средства на территорию склада;

контроль наличия товаросопроводительной документации;

определение ворот разгрузки;

подача транспортного средства к рампе под разгрузку;

подъезд транспортного средства к месту разгрузки;

внешний осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;

открывание дверей транспортного средства;

подача необходимого подъемно-транспортного средства;

визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);

подача необходимой тары и укладка в тару (при необходимости);

взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;

приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;

сверка и оформление сопроводительных документов;

оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;

передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;

транспортировка груза в зону приемки для осуществления окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение

Нормативно-правовое регулирование приемки товаров на склад

Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух Инструкций Госарбитража СССР № П–6 и № П–7, принятых еще в середине шестидесятых годов 20 века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя их обязательное применение отменено. Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции или не зафиксировали условия приемки продукции в договоре, все вопросы по обнаруженным расхождениям либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний

Проверка сопроводительной документации

При прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товаротранспортной накладной, счета-фактуры, технического паспорта, сертификата соответствия ГОСТу, удостоверения о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывается, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки

Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб, составляется акт об осмотре состояния транспортных средств, либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Разгрузка транспортных средств

Разгрузка товара, как правило, производится с применением различных технических средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, «навалом». Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако поскольку вместимость транспортных средств используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Для того чтобы произвести разгрузку товаров, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) производится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передаваться кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, а также упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

Предварительная приемка - проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара

Зачастую, так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, производится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки, кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже обладает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.

При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждениях груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

Приемка возвратов от клиентов, как правило, осуществляется по алгоритму, аналогичному приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после проведения идентификации товара Специалистом по браку. После приемки такого товара проводится один из видов его обработки:

Доработка - в случае возможного исправления нарушения качества товара может быть произведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т.п. в зависимости от вида товара

Возврат поставщику или замена поставщиком

• Утилизация и списание

Окончательная приемка - проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также приемка продукции по качеству

В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная приемка груза по количеству и качеству осуществляется, как правило, в зоне приемки склада.

Приемка по количеству проводится по массе нетто или по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар может проверяться с помощью полной выборки или частичной, с распространением результатов на всю партию. Решение о размере выборки или о возможности приемки товара только по грузовым местам принимается на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также на основании оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика. Для проведения такого анализа необходимо накопление информации о качестве услуг постоянных поставщиков: о количестве брака, недостач, пересортицы в поставках. На основании анализа выбранных показателей производится группировка поставщиков. Для каждой из групп затем разрабатывается договорная политика, в том числе, способы приемки товаров и решение вопросов, связанных с расхождениями по количеству и качеству товаров.

В таблице 1. Представлены возможные показатели оценки надежности поставщика и метод их расчета. Чем меньше значение показателей, тем выше качество работы поставщика.

Таблица 1.Оценка надежности поставщика

Показатель	Составляющие	Формула расчета
Частота отказов	К - Количество заказов поставщику К 0 - Количество заказов, которые не могут быть выполнены полностью (определяется на этапе подачи заявки)	Частота отказов = К 0 /K*100%
Отклонение количества поставленного груза от заявленного	N - Количество товара заказанное за период, тонн/месяц N 0 - Количество товара фактическое поставленное за период, тонн/месяц	Отклонение по количеству товара в заказе = N 0 /N*100%
Отклонение по качеству поставленного товара	Q - Количество заказанное за период, тонн/месяц Q 0 - Количество товара поступившее с нарушениями качества, тонн/месяц	Отклонение по количеству товара в заказе = Q 0 /Q*100%
Частота нарушений сроков поставок	Т - Количество заказов поставщику Т 0 - Количество заказов, выполненные с нарушением срока поставки	Частота нарушений = Т 0 /T*100%

Кроме перечисленных операций, в процессе приемки товаров на склад может выполняться измерение весогабаритных характеристик товаров, маркировка грузовых мест, отдельных упаковок и единиц товара, переупаковка, расфасовка, идентификация комплектов. Целью дополнительных операций является подготовить товар к размещению на складе или немедленной отправке клиенту, сократить время и трудозатраты на все последующие операции. Именно поэтому приемка товаров зачастую является одним из самых длительных и затратных технологических процессов на складе, эффективность которого зависит от четкого планирования, своевременного обмена информацией между подразделениями компании. В свою очередь, в процессе приемки товаров собирается и накапливается информация о товарах, которая затем может быть использована для оптимизации использования складских ресурсов на последующих операциях.

Ольга Каверина, консультант по складской логистике AXELOT

При проведении каких-либо работ или приобретении товара необходимо подтверждение того, что полученные услуги или материальные ценности соответствуют требованиям, предусмотренным проектной документацией или договором купли-продажи. Это проверяется уполномоченными представителями заказчика или покупателя, а сам процесс проверки называется приемкой.

Понятие приемки и ее виды

Существует большое количество толкований самого термина в различных словарях и нормативных актах, это зависит от предмета, о котором идет речь в каждом конкретном случае. Одно дело, когда идет выпуск новой единицы продукции, и совсем другое, когда она поставляется покупателю. В обоих случаях процедуры проверки товара носят название "приемка", однако в это слово вкладывается различный смысл.

• Когда происходят закупки, то относительно поставленной продукции приемка – это определенный процесс проверки изделия или материала касательно соответствия его количества, качества и комплектности техническим условиям или характеристикам, указанным в тексте договора о купле-продаже. Например, если компания заказала партию подшипников, то при получении проверяется количество отгруженного товара и его основные характеристики. Испытания не осуществляются, если в ходе использования возникнут проблемы с качеством, то производителю будут предъявлены претензии.
• К приемке также относятся мероприятия, проводимые непосредственно на предприятии с целью проверки качества выпускаемой продукции и ее соответствия спецификациям и стандартам качества. Для этого на многих заводах и фабриках создаются специальные отделы технического контроля (ОТК). В данном случае проводятся испытания отобранных образцов продукции, в случае выявления брака или несоответствия спецификациям вносятся необходимые изменения в производственный процесс.

Существуют различные виды контроля соответствия в зависимости от особенностей выпускаемых изделий: швейных, инструментальных, электротехнических, литейных и т.д. Свои особенности имеют, в частности, приемка военная и в атомной энергетике, в которых очень строгие правила относительно используемых материалов, производителей и примененных технологий производства, требуется высокий запас прочности от предложенного изделия, отклонения от установленных стандартов не допускаются.

Если же речь идет о капитальном строительстве, ремонте, реновации или реконструкции, то под приемкой понимается установление соответствия выполненных работ требованиям проектной и технической документации, строительным нормам и правилам. Приемка построенного объекта в эксплуатацию представляет собой юридическое действие, совершаемое специально созданным органом (приемочной комиссией) и направленное на официальное признание факта возведения объекта и соответствия его ранее утвержденному проекту.

Общий порядок проведения испытаний и приемки изготовленной продукции

В странах СНГ действует Межгосударственный стандарт от 1998 года, регулирующий правила проведения испытаний и приемки продукции. Он используется для всех видов выпускаемых товаров, кроме тех, для которых утверждены специальные правила. Его действие распространяется на всю продукцию, предназначенную к поставке заказчику (покупателю), и на производителей всех видов собственности.

В совокупности оба вида испытаний обязаны обеспечивать достоверное подтверждение всех предусмотренных техническими условиями свойств продукции. В некоторых случаях ограничиваются лишь приемосдаточными испытаниями, если их достаточно для проверки качества изделий.

Проверка на соответствие продукции производится отделом технического контроля до ее отправки заказчику или покупателю. Если в контракте предусмотрен механизм независимого контроля качества, то представители заказчика или избранная им независимая организация проводят проверку с использованием собственного оборудования в присутствии представителей ОТК изготовителя. Иногда процесс приемки объединяется с приемосдаточными испытаниями, иногда подразделяется на два независимых этапа: испытания и окончательная приемка. Соответственно, оформляется один общий документ или два отдельных.

Продукция предоставляется для изучения одной или несколькими партиями, либо поштучно. В случае успешного прохождения ранее проведенных периодических, а также приемосдаточных испытаний делается вывод о пригодности продукции. Если речь идет об изделии, выпуск которого только налажен и производится впервые, то следует провести квалификационные испытания, которые временно заменят собой периодические до наступления времени их проведения.

Приостановка приемки происходит при таких условиях:

• изделие не выдержало периодических испытаний;
• партии или единицы продукции, дважды предъявленные для испытаний, оба раза не подтвердили своего соответствия;
• выявлено нарушение в проведении технологического процесса или установлены такие несоответствия, которые могут стать причиной неисправимых дефектов изделия;
• другие случаи, предусмотренные действующей документацией изготовителя.

Процесс возобновляется по решению уполномоченных представителей поставщика и органа приемки после того, как причина возникновения дефекта будет устранена и составлен соответствующий акт. Если причиной приостановки стали отрицательные результаты периодических испытаний, то возобновление процесса возможно после выявления причины неполадки, ее ликвидации и проведения повторных периодических испытаний.

Партия товара, который соответствует требованиям и принят, комплектуется, маркируется и упаковывается в соответствии с условиями контракта, пломбируется представителем ОТК и другого органа контроля (при его наличии). На эту партию готовится пакет документов, которые дают возможность покупателю компетентно выбрать товар. После комплектации партия отгружается получателю или передается на ответственное хранение.

Поставщик обязан обеспечить необходимое качество продукции с момента признания его соответствующим условиям договора до момента доставки покупателю, если это прописано в контракте.

Все процессы, относящиеся к приемке, предусматривают обязательное документальное оформление. В частности, составляются такие официальные бумаги:

• протокол приемосдаточных испытаний;
• акт о результатах испытаний периодических;
• акт о результатах испытаний типовых.

Утверждаются они в шапке представителями изготовителя продукции и органа приемки, а подписываются представителем ОТК или членами комиссии.

Промежуточная и окончательная приемка, их особенности

В случаях, когда речь идет о продукции или объектах, изготовление которых состоит из нескольких или многих взаимосвязанных и взаимозависимых процессов, появляется необходимость контроля качества по завершении каждого из этапов. Это дает возможность оценить возможность перехода к следующей фазе работ. Такая практика часто применяется при выполнении работ, связанных с капитальным строительством.

В частности, к промежуточной контрольной приемке в рамках технического надзора застройщика или заказчика могут относиться такие процессы:

• скрытые (которые в дальнейшем невозможно проверить) и разбивочные (разбивка основных осей и красных линий) работы;

• окончание конструктивных элементов (нулевой цикл, фундамент, несущие конструкции) или отдельных видов работ;
• зданий или их составных частей для проведения отделки;
• завершение монтажа различных технических систем (водопровода, отопления, вентиляции, лифта);
• фундаменты для последующего монтажа технологического оборудования.

Иногда, если это предусмотрено договором подряда, проводится промежуточная оплата работ. В таких случаях ежеквартально организовывается сдача-приемка произведенных работ для установления их объема и необходимой суммы оплаты.

Каждая промежуточная проверка проводится комиссионно с участием уполномоченных лиц от строительных, проектных организаций и органов государственного надзора. Заказчик также имеет право на промежуточный контроль. Каждая контрольная проверка актируется в установленном порядке. Весь процесс капитального строительства завершается окончательной приемкой объекта сначала от генподрядчика рабочей комиссией застройщика, а затем от застройщика государственной приемочной комиссией.

Если же речь идет о смонтированных сложных технических средствах, то тогда под промежуточной приемкой подразумевается проверка оборудования без подачи электрического напряжения и определяется степень готовности его к наладочным работам.

Окончательной приемкой считается определение готовности технических средств к работе в эксплуатационном режиме после проведения полноценных индивидуальных и комплексных испытаний.

Окончательной проверке также могут подвергаться такие объекты:

• тепловые пункты и отопительные системы;
• газопроводы;
• электрозащитные устройства;
• производственные мощности;
• резервуары;
• котлы;
• детали, измерительные приборы и т.д.

Проведение различного вида четко регламентированных приемочных работ в строительстве и на производстве значительно снижает риск изготовления недоброкачественной продукции или возведения строения, которые могут представлять угрозу для жизни, здоровья и имущества граждан, а также для окружающей природной среды.

Приемка товаров по количеству проводится с целью проверки соответствия фактически поставленного количества товаров количеству, указанному в транспортных и сопроводительных (счете-фактуре, спецификации, описи, упаковочных ярлыках и др.) документах производителя (изготовителя). Если товары поступили без сопроводительных документов, то их отсутствие не приостанавливает приемку. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товаров и в нем указывается, какие документы отсутствуют.

Место проведения приемки товаров зависит от способа их доставки. Приемка может производиться:

на складе получателя;

на складе поставщика;

в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе органа транспорта.

На складе получателя приемку товаров производят, если они доставлены поставщиком. В этом случае кроме проверки массы брутто и количества мест получатель может потребовать от поставщика вскрытия тары и проверки массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте. Если же товары поступили в поврежденной таре, то получатель обязан провести такую приемку (по массе нетто и количеству товарных единиц) в момент доставки их на склад.

На складе поставщика приемка производится в том случае, если товары вывозятся с этого склада получателем. При этом товары, находящиеся в исправной таре, принимают по массе брутто и количеству тарных мест, а окончательную их приемку производят на складе получателя. Товары, поставляемые без тары, в открытой или поврежденной таре, окончательно принимаются на складе поставщика.

Если товары доставляются и выдаются органом железнодорожного, водного, воздушного или автомобильного транспорта, то приемка осуществляется с их участием вместе вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе соответствующего органа транспорта.

Следует иметь в виду, что приемка товаров, поступивших в исправной таре, по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного получателя.

Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки.

Окончательная приемка товаров по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24часов с момента получения товаров (при доставке их поставщиком или вывозе получателем со склада поставщика) или с момента выдачи груза органом транспорта (во всех остальных случаях).В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других местностях досрочного завоза приемка непродовольственных товаров производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) -- не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров -- не позднее 48 ч с момента поступления их на склад получателя.

Своевременно произведенной приемка считается в том случае, когда проверка количества товаров окончена в условленные сроки.

Руководство склада обязано создать такие условия для правильной и своевременной приемки товаров, при которых обеспечивалась бы их сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений. Лица, осуществляющие приемку, должны хорошо знать правила приемки товаров, установленные соответствующими нормативными документами и договором поставки. С целью предупреждения нарушений правил приемки товаров руководству необходимо систематически контролировать работу лиц, производящих ее.

Работникам склада следует обеспечить точное определение количества поступивших товаров, то есть их массы, количества мест (ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т. п.). Оно определяется в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Причем, если в документах отправитель указал массу товаров и количество мест, то получатель при приемке должен проверить и то, и другое.

В случае обнаружения недостачи дальнейшая приемка приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, и принимаются меры по предотвращению их смешения с другими однородными товарами. О выявленной недостаче товаров составляется акт за подписями лиц, производивших приемку.

Если при приемке товаров будет выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, то вскрытие тары и упаковки в таких случаях производиться не должно.

Одновременно с приостановлением приемки получатель обязан вызвать для участия в ее продолжении и составлении двустороннего акта представителя отправителя или изготовителя (если товары поступили в ненарушенной таре изготовителя, не являющегося отправителем). При этом вызов представителя одногороднего отправителя (изготовителя) является обязательным, а иногороднего, -- если это предусмотрено в договоре.

Уведомление о вызове представителя должно быть направлено или передано (по телефону, телеграфу и т.п.) не позднее 24 ч, а в отношении скоропортящейся продукции -- немедленно после обнаружения недостачи, если иные сроки не установлены договором.

Не позднее чем на следующий день после получения вызова получателя иногородний отправитель (изготовитель) обязан сообщить ему (по телефону, телеграфу и т. п.), будет ли им направлен представитель для участия в проверке количества товаров.

Представитель одногороднего отправителя (изготовителя)обязан явиться не позднее чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся товарам -- в течение 4 ч после получения вызова.

Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре.

Представитель отправителя (изготовителя) может принимать участие в приемке только при наличии у него удостоверения, дающего на это право.

Отправитель (изготовитель) может уполномочить на участие в приемке товаров предприятие, находящееся в месте их получения. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть ссылка на документ, которым отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приемке товаров.

С согласия отправителя (изготовителя) предприятие-получатель может произвести одностороннюю приемку товаров.

Если при приемке с участием представителя отправителя (изготовителя) будет выявлена недостача товаров против данных, указанных в транспортных или сопроводительных документах, то результаты приемки товаров оформляются актом. Он составляется в тот же день, когда недостача выявлена. В случае, когда работа по приемке прерывалась, в акте делается соответствующая запись с указанием вызвавших это причин и условий хранения товаров во время перерыва.

Если при приемке одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки товаров, то в акте указываются точные данные об этих излишках.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их помощью. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. За подписание акта, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, принимавшие участие в приемке товаров, несут установленную законом ответственность. Запись о предупреждении об этом участвующих в приемке лиц должна быть сделана перед их подписями.

Не позднее, чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.

В случаях выявления в результате приемки фактов зло

употреблений или хищений товаров руководитель или заместитель руководителя предприятия-получателя обязан немедленно сообщить об этом органам МВД или прокуратуры и направить им соответствующие документы.

После проверки по количеству товары помещаются в помещение для распаковки и проверки их по качеству.