Ситуация, когда пропадают должники в деятельности компании довольно распространенная. Исчезнуть могут как покупатели, которые не заплатили за уже отгруженный товар, так и поставщики, которые получили аванс, но отработать его не смогли. В статье подробно разберем как происходит списание задолженности, если подтверждающих эту задолженность документов нет.

Списание задолженности

Предположим, что организация без предварительной оплаты отгрузила товар контрагенту, который он не оплатил и исчез. Такую «выручку» исключить из доходов не получится, но списать «дебиторку» в расходы можно, но только в том случае, если она будет признана безнадежной (Читайте также статью ⇒ ). Основания для признания долга безнадежным можно выделить следующие:

• Ликвидация контрагента-должника;
• Решение суда;
• Истечение срока исковой давности;

Ликвидация должника

Для начала организации, которая решила списать «дебиторку» нужно проверить контрагента в ЕГРЮЛ. Если в реестре есть запись о его ликвидации, то в том периоде, когда он был ликвидирован можно списать задолженность. Если информация по ликвидации должника получена много позже, то списание выполнить тоже можно, но уже в том периоде, когда этот факт организацией был установлен.

Если в выписке из ЕГРЮЛ содержится информация, что должник на стадии ликвидации, то нужно постараться ему воспрепятствовать, так как пока должник не закрылся, вероятность взыскания с него средств существует. Для начала ему нужно направить заявление, в котором будет указана просьба о включении долга в реестр требований кредиторов. Направить заявление можно по адресу, указанному в сообщении о ликвидации. Можно также обратиться в суд и сообщить, что у ликвидируемой организации имеется долг, но это потребуется подтвердить документами, что в нашем случае не совсем подходит.

Важно! У налогового органа есть право исключить недействующую компанию из ЕГРЮЛ. Под недействующими понимаются компании, не представляющие отчеты и не производящие перечисления по расчетному счету 12 месяцев.

Если контрагент – должник исключен из реестра, то долг признается безнадежным. Такое исключение приравнивается к ликвидации, но только если соответствующая запись сделана после 01.09.2014 года (статья 64.2 ГК РФ).

Решение суда

Если судебные органы приняли решение, что взыскать деньги с контрагента не получится, то долг признается безнадежным.

Истечение срока исковой давности

Важно! Срок исковой давности для списания безнадежной дебиторской задолженности равен трем годам.

Здесь важно определить срок, с которого нужно отчитывать три года. Если подписан договор, в котором указан порядок оплаты, но начать отсчет можно с той даты, когда контрагент должен был произвести оплату. Если оформленного договора нет, либо конкретные сроки оплаты в нем не предусмотрены, то отсчет можно начать с того дня, в который было направлено требование об оплате.

Срок исковой давности может и превышать 3 года. Например, если он прерывается, когда организация обратилась в суд или добилась подписания акта-сверки с должником. С этого момента срок отчета начинается заново – при подписании акта, либо замораживается до решения суда – при обращении в суд.

С точки зрения налогового законодательства, были ли попытки компании взыскать долг с контрагента до момента его списания не имеет значения. Для того чтобы списать долг достаточным будет только истечение срока давности.

Порядок списания задолженности

Прежде чем списать долг, потребуется внутри организации подготовить некоторые документы. К таким документам относят:

• Акт инвентаризации. Нужен такой документ для того, чтобы подтвердить, что организация выявила задолженность. Форма, по которой составляется акт может быть унифицированная, либо разработанная самостоятельно;
• Бухсправка. Оформляется она произвольного вида, главное, чтобы в ней содержалась информация об имеющейся дебиторской задолженности. Также в справке следует указать причины, по которым в организации нет первичных документов. Причину списания нужно указать так: «в связи с истечением срока исковой давности».;
• Приказ руководителя о списании. Он оформляется на основании акта о проведенной инвентаризации и бухсправки.

Списание задолженности для целей налогообложения

Для того, чтобы признать расходы для целей налогообложения – они должны иметь обоснование и документальное подтверждение. Если имеет место списание дебиторской задолженности в связи с окончанием срока исковой давности, организация должна иметь подтверждающие документы, которые отражают образование списываемого долга.

В качестве таких документов могут быть приняты любые первичные документы по совершению хозоперации, которая привела к образованию долга. К ним относятся накладные, акты и платежные документы. Такие документы, как акт инвентаризации, бухсправка или договор без «первички» не являются подтверждающими документами.

Для списания задолженности, кроме «первички», организации нужно будет составить акт инвентаризации, обоснование списания «дебиторки» в письменном виде и приказ руководителя.

Важно! Списать «дебиторку» в налоговые расходы без подтверждающих первичных документов нельзя.

Если рассматриваться судебные постановления, то можно сделать вывод, что списывать в налоговые расходы дебиторскую задолженность даже с истекшим сроком исковой давности организации не вправе, если отсутствуют первичные документы (накладная, акт приема-передачи, договор или счет-фактура).

Акт-сверки в этом случае также не поможет, так как первичным документом он не является. Однако, если организации удается подписать акт сверки, то этот факт будет являться признанием долга контрагентом. Срок исковой давности при этом прервется. С даты подписания акта срок исковой давности начнет отсчет вновь.

Другими словами, первичным документом, который позволит списать «дебиторку» в расходы акт-сверки не будет является, но для точного определения срока исковой давности он подойдет.

Бухгалтерский учет списания задолженности

Те суммы «кредиторки», по которым истек срок исковой давности или при ликвидации должниа можно признать как прочие доходы. Ее включают в доход организации в той сумме, в которой задолженность отразили в бухучете. Проводки при этом будут такими:

Д 60 (62) К 91 – долг списан в прочие доходы

Теперь рассмотрим списание «дебиторки». Предположим, что компания оплатила за товар, который контрагент так и не поставил. После некоторого времени организация узнает, что контрагент-должник ликвидировался. В этом случае долг его можно списать. Проводка при этом будет следующей.

С какой формулировкой можно списать излишне расходованные командировочные, свыше лимита по положению о командировке на предприятии, не подтвержденные чеками и другими документами представительскими расходами (возможно ли?). какие документы надо оформить? были переговоры в ресторане, но чек был утерян.

Списать представительские расходы при расчете налога на прибыль, произведенные во время командировки, которые не подтверждены первичными документами, Вы не сможете.

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

В налоговом учете затраты можно списать даже на основании документов, которые подтверждают их косвенно (п. 1 ст. 252 НК РФ). В Вашем случае можно взять от сотрудника с датой и суммой объяснительную записку. Также в записке можно назвать место, где платеж был произведен. И описать конкретные причины, из-за которых пропал кассовый чек.

Но записка сотрудника - вспомогательный документ. И если Вы учтете расходы, то будут споры с проверяющими.

Олег Хороший , начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

• первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
• другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты
• первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
• другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.*

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П , определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09 , постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

• авансовые отчеты;
• товарные чеки;
• квитанции к приходному кассовому ордеру.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515 .

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как учесть представительские расходы во время командировки

Налог на прибыль

Представительские расходы, в том числе и те, которые сотрудник понес во время командировки, уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого нужно, чтобы они отвечали требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: были документально подтверждены, экономически обоснованны и направлены на получение дохода.*

Из статьи журнала

Если сотрудник потерял кассовый чек, то подотчетные суммы можно списать

В налоговом учете затраты можно списать даже на основании документов, которые подтверждают их косвенно (п. 1 ст. 252 НК РФ). В вашем случае тут пригодится объяснительная записка от работника с датой, суммой и назначением платежа. Также в записке можно назвать место, где платеж был произведен. И описать конкретные причины, из-за которых пропал кассовый чек.

Но записка работника - вспомогательный документ.* Гораздо важнее попросить интернет-провайдера, в адрес которого произведена оплата, написать письмо о фактическом поступлении денежных средств. Приложите к письму двусторонний акт сверки взаимных расчетов.

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги). Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно. Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. Что делать бухгалтеру когда отсутствуют документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм? Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику? Можно ли без документов учесть расходы при УСН?

На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно - давайте посмотрим.

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм , организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.
Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.
Другое решение ситуации - возместить работнику понесенные расходы . Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

Обратите внимание!
1. Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.
2. Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя). Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.

Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.

Пример

Компенсация подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов

Работнику ООО «Сфера» В.С. Петрову было поручено купить канцелярские товары. В бухгалтерии компании он получил на эти цели 1000 руб. Товары работник принес, а вот чек на них потерял.

Руководителем ООО «Сфера» было принято решение не требовать от В.С. Петрова возврата денег. Тем более что канцелярские товары в нужном количестве были приобретены и принесены работником.

В такой ситуации бухгалтер ООО «Сфера» поступил следующим образом. С 1000 руб. подотчетных сумм исчислил НДФЛ по ставке 13% (130 руб.) и страховые взносы по ставке 30% (300 руб.).

НДФЛ компания удержала из ближайшей зарплаты работника. А страховые взносы заплатила за счет собственных средств.

Несмотря на то что расходы на канцтовары согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитываются в базе по УСН, бухгалтер ставить их к вычету не стал. Ведь документов, подтверждающих эти расходы, В.С. Петров не принес.

Как хорошо видно из примера, если работник не принесет чеки и работодатель не потребует деньги назад, сотрудник из-за своей беспечности потеряет всего 13% на НДФЛ. Компания же понесет убытки посущественней - страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Правда, «упрощенцам», которые применяют отдельные виды деятельности, разрешено платить взносы по ставке 20%. И если это ваш случай, то с неподтвержденных подотчетных сумм нужно удержать взносы именно по этой ставке. Также налицо потеря на «упрощенном» налоге из-за невозможности учесть траты работника при налогообложении (если объект налогообложения - доходы минус расходы).

С отрудник был направлен в командировку по России на один день и получил 700руб. на расходы, подтверждающие документы не предоставил, как правильно оформить такие расходы и обосновать? Уточнение вопроса 365356 средства выдавались под отчет на командировочные расходы, из отчетных документов- командировочное удостоверение с отметкой принимающей стороны, цель

При отсутствии документов, подтверждающих расходование средств командированного сотрудника – за счет текущей прибыли.
Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Если документов, подтверждающих необходимость проведения затрат в командировке у командированного лица нет, учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Основание – письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:*

• расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• расходы на наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 , п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.*

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.* Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором ) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005 .

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами , что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ ).*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

"Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2013, N 8

Можно ли признавать в бухгалтерском и налоговом учете расходы, не подтвержденные документами или подтверждаемые нестандартными документами? Это могут быть расходы наличными на нужды банка (как головного офиса, так и филиала), например на корпоративные мероприятия, поздравления, экстренные расходы на услуги такси. Это также могут быть расходы в командировке, на разовую закупку товаров наличными подотчетным лицом, а также на услуги иностранных компаний, которые ограничиваются выставлением счета (инвойса), но не предоставляют акт приемки работ. Наши эксперты подсказывают, как в этих случаях избежать налоговых рисков.

Д.Л. Тарасов, Банк "Возрождение" (ОАО), юридический департамент, заместитель начальника договорно-правового отдела

Первичный документ является необходимым условием для учета расходов при расчете налога на прибыль. Если его нет, не соблюдается правило о документальном подтверждении расхода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В случае утери подтверждающих документов подотчетным лицом следует запросить дубликаты документов (для транспортных и гостиничных компаний выдача подобных документов не редкость). Расходы, документы по которым восстановить невозможно, налоговые органы, скорее всего, откажутся принимать в состав расходов.

Что же касается документов от нерезидентов других стран, которые не подтверждают оказание услуг актами, следует применить ст. 252 НК РФ, которая разрешает подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и документами, подтверждающими их косвенно.

Таким образом, если в договоре прописан не акт, а иной подтверждающий документ, следует запросить его у иностранного контрагента; если же такой документ у контрагента не предусмотрен, подтверждением может служить служебная записка руководителя уполномоченного подразделения банка о том, что услуги по оплаченному банком счету (инвойсу) получены в полном объеме и надлежащего качества. Практика показывает, что иногда иностранный контрагент соглашается подписать и составленный российской стороной акт.

Можно рекомендовать банкам оформить договорные отношения со службами такси, топливными заправками, предприятиями общепита, компаниями, организующими мероприятия, деловые приемы и праздники, и таким образом уменьшить долю расходов, оплачиваемых наличными средствами. Целесообразно по возможности распространить эту практику и на обособленные подразделения банка в регионах. Поскольку, даже если банк решит не признавать такой-то не подтвержденный документально расход для целей налогообложения и избежать таким образом претензий со стороны налоговых органов, в любом случае избавиться от надзора регулятора и акционеров банка за финансовыми результатами, выявляемыми в бухгалтерском учете, не удастся.

Е.В. Шестакова, ООО "Актуальный менеджмент", генеральный директор, к. ю. н.

Если неподтвержденные расходы были признаны для целей налогообложения, имеются значительные риски доначисления налогов. Об этом свидетельствует и судебная практика: Определение ВАС РФ от 24.12.2012 N ВАС-16428/12 по делу N А60-57502/2011; Определение ВАС РФ от 17.12.2012 N ВАС-16059/12 по делу N А27-12425/2011; Определение ВАС РФ от 25.04.2012 N ВАС-4429/12 по делу N А51-4620/2011.

Вместе с тем сложность для налогоплательщика заключается в том, что Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить расходы. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.07.2011 N А13-415/2010. Суд встал на сторону налогоплательщика именно потому, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень первичных документов, подлежащих оформлению при осуществлении тех или иных хозяйственных операций, и не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению.

Поэтому если налогоплательщик имеет первичные документы, оформленные в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то они служат подтверждением расходов для целей бухгалтерского и налогового учета. Названная статья Закона N 402-ФЗ содержит только обязательные требования к реквизитам первичных документов. Это: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность их оформления свершившегося события; подписи уполномоченных лиц.

Р.В. Пашков, ОАО БАНК "МБФИ", начальник юридического управления, член совета директоров, аттестованный налоговый консультант

Порядок исчисления налога на прибыль, как известно, установлен гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Для того чтобы иметь возможность учесть расходы для целей налогового учета, организация должна выполнить все требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме любые налогооблагаемые расходы налогоплательщика должны иметь в том числе документальное подтверждение.

Из положений ст. 313 НК РФ следует, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Но самостоятельного определения первичного учетного документа налоговое законодательство не содержит. Поэтому на основании ст. 11 НК РФ налогоплательщик вправе использовать для целей налогообложения понятие первичного учетного документа, содержащееся в бухгалтерском законодательстве.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения. Вместе с тем обязательными для применения продолжают оставаться формы, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. Он утверждает такие формы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Согласно ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководитель экономического субъекта определяет также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Как установлено в ст. 7 Закона N 402-ФЗ, при разногласиях между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером в отношении ведения бухгалтерского учета данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию. Таким образом, при отсутствии первичного документа расходы считаются неподтвержденными и списываются за счет чистой прибыли.

Для того чтобы расходы были признаны для целей налогообложения, они прямо должны быть указаны в НК РФ. При этом в ст. 270 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения" НК РФ прямо указаны расходы, которые не признаются к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Расходы подотчетного лица, не подтвержденные оправдательными документами, признаются банком в налоговом учете только по распоряжению руководителя банка, но с отнесением на чистую прибыль.

М.В. Яковлев, ООО "Аудит-Стандарт", аудитор

Безусловно, в банке, как и в любой организации, случается закуп товаров без оформления документов, в том числе у населения (физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Это могут быть уникальные изделия, произведенные частными лицами (например, для подарков, акций); продукты питания, закупаемые для представительских целей; редкие, отсутствующие в магазинах детали для ремонта (для IT-подразделения, транспортного подразделения банка и др.); и т.д. И чем дальше в регионы, тем такие случаи чаще и разнообразнее в силу неразвитости инфраструктуры некоторых местностей, где банки тем не менее присутствуют.

Закон N 402-ФЗ позволяет организациям создавать и утверждать формы первичных документов самостоятельно, что не исключает возможности пользоваться и документами, содержащимися в альбомах унифицированных форм. При приобретении товаров у физических лиц (в т.ч. и на рынке) достаточным документальным подтверждением является закупочный акт по форме ОП-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (несмотря на то что форма изначально составлялась для закупа продуктов питания, она традиционно используется при закупке любых товаров; некоторые строки в ней можно игнорировать), где указаны Ф.И.О. продавца, ИНН, перечень товарно-материальных ценностей, подписи лиц, участвующих в купле-продаже (при приобретении товаров на рынке акт также заверяется печатью рынка). Если банк хочет обезопасить себя от рисков скупки краденного, можно также запросить у продавца документы о приобретении им этого товара, хотя вряд ли они будут у всех таких контрагентов. Банк может создать свой собственный акт закупа, усовершенствовав типовой, утвердив эту форму в учетной политике банка.

Физическое лицо, у которого производится закуп, должно само исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 2 ст. 228 НК РФ). Банк не признается налоговым агентом по таким операциям, но по окончании года подает сведения в налоговые органы о выплате доходов физлицам. На данные выплаты не начисляются страховые взносы.

Если соблюдено требование об экономической целесообразности, то есть можно доказать, что купленные товары были использованы в деятельности банка, направленной на получение прибыли, их стоимость можно включить в состав расходов для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Нормируемые расходы, разумеется, должны включаться в пределах норм. Списание товаров на представительские расходы должно сопровождаться соответствующим приказом и сметой. Если у физического лица был закуплен актив, подпадающий под определение основных средств, он включается в состав основных средств и подлежит списанию в расходы через амортизацию. При этом есть возможность уменьшить срок его полезного использования на период фактической эксплуатации, но только в том случае, если такой срок можно документально подтвердить.

Приведу пример из практики. Сотрудник банка был направлен на лекцию прибывшего в Россию иностранного специалиста высокого уровня. После лекции сотрудник приобрел у иностранного специалиста за свой счет отсутствующую в продаже в России литературу без документов. Бухгалтерия банка не стала оформлять данную операцию как авансовый отчет, чтобы не создавать налоговых рисков, вместо этого был составлен акт закупа данной литературы у физического лица - сотрудника банка, и таким образом ему были возмещены затраты. А поскольку данная литература была посвящена передовым банковским технологиям, банк включил ее в свой библиотечный фонд, а стоимость единовременно списал в налоговом учете в состав прочих расходов, учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 256 НК РФ, Письмо Минфина России от 04.06.2008 N 03-05-04-01/21). К сожалению, нельзя точно сказать, создало ли это налоговые риски, поскольку налоговики при проверке не обратили внимания на данную операцию и не высказали возражений против такой схемы. Аудиторская же проверка сочла данный акт закупа у физического лица принадлежащих ему на праве собственности товаров (специализированной литературы) по форме ОП-5 надлежащим документом для оформления факта приобретения книг для нужд библиотечного фонда банка. Надо заметить, что в данном случае можно было пойти и по традиционному пути, оформив с сотрудником договор купли-продажи имущества.

Опыт аудита, проведенного нашей компанией, показывает, что число случаев закупа банками товаров без подтверждающих документов с каждым годом снижается, что, как мы полагаем, связано с повсеместной легализацией деятельности малого бизнеса, а также с расширением рынка товаров и услуг.

В.В. Ларин, BDO в России, эксперт

Трудности в признании расходов могут возникать в случае заключения между банком и контролирующим его юридическим лицом договора об оказании управленческих услуг. В российском налоговом законодательстве не содержится конкретных требований в отношении документов, подтверждающих оказание управленческих услуг. В некоторых случаях это является причиной споров между налоговыми органами и налогоплательщиками. Исходя из практики целесообразно оформлять следующие документы: договор об оказании услуг (договоры, составленные на двух языках, либо договоры, переведенные на русский язык, если услуги оказывает иностранный поставщик); акт приемки услуг, содержащий ссылки на договоры и описание этих результатов оказанных услуг; счета, содержащие ссылки на договоры и акты приемки услуг; дополнительные документы, раскрывающие характер и конкретное содержание оказанных услуг (отчеты, меморандумы, протоколы собраний, программы и материалы тренингов, факсы, электронная переписка и т.п.), которыми можно обосновать произведенные расходы. Такие документы не являются обязательными, но могут быть затребованы налоговыми органами для подтверждения реальности осуществления хозяйственных операций.

Российские компании часто используют внутригрупповые договоры об оказании услуг в качестве механизмов перераспределения прибыли. Как следствие, налоговые органы обращают особое внимание на подобные сделки. При недостаточной экономической обоснованности подобных договоров и цели, отличной от перераспределения прибыли, расходы по ним могут быть оспорены налоговыми органами.