Образовательный портал. Образование / Государство и право / Схемы документооборота. Внутренний учебный центр в компании По документообороту встречают

Схемы документооборота. Внутренний учебный центр в компании По документообороту встречают

28.07.2019

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» ( optima-workflow .ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».

Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий бизнес-моделирования

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio () описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

Процесс	Ответственный	Требования к срокам	Поступления		Передача
Процесс	Ответственный	Требования к срокам	Процесс	Ответственный	Процесс	Ответственный
	Поставщик	Согласно условиям договора				Менеджер по инструменту
A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям	Менеджер по инструменту	Согласно условиям договора	A2.1.1.8 Поставка инструмента	Поставщик		Кладовщик
A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик	В течение 20 мин.	A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям	Менеджер по инструменту		Бухгалтер
A2.1.2.3 Регистрация приходного ордера	Бухгалтер	В течение одного часа.	A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик
A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента	Кладовщик	Не более 20 мин.	A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.

3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа.

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти документы

Таблица 3.2.1

Входящие, внутренние и

исходящие документы

Входящие

прием и первичная обработка (канцелярия)

предварительное рассмотрение (канцелярия)

регистрация (канцелярия)

рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора)

доставка документов исполнителям (декану или зам.декана)

контроль исполнения

подшив исполненного документа в дело (канцелярия)

Исходящие

составление проекта документа (факультет)

изготовление документа (деканат, кафедры факультета)

визирование проекта документа, его согласование

подписание документа (подразделения университета)

регистрация (деканат или канцелярия)

отправка документа адресату (канцелярия)

Внутренние

составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета)

изготовление документа (деканат или кафедры)

визирование проекта документа (факультет, подразделения университета)

подписание (факультет, подразделения университета)

регистрация (канцелярия)

размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия)

контроль исполнения

подшивка исполненного документа в дело (канцелярия)

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.2.1)

Рис. 3.2.1. Входящие документы

Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.

Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделенияз ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.2.2.

Рис. 3.2.2 Общая схема изготовления документа

В таблице 3.2.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.

Таблица 3.2.2.

Оргдиаграмма изготов-

ления документа


Указание о написании док-та
Написание проекта
Набор документа
Проверка документа
Согласование документа
Подписание документа
Регистрация документа
Набор документа
Сверка документа
Размножение документа
Заверение копий документа
Расписывание в тетради
Подшивка оригинала в архив
Распределение по подразделениям

Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.2.2.) идет передача его в нужное подразделение.

Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.2.3

Рис. 3.2.3 Схема создания и движения документа (приказа)

Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.

В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).

Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.

В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата показан в приложении № 4.

На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.

Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.

Производительности труда Для того чтобы рассчитать рост производительности труда , необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: (4) Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации по формуле: , (5) где - ...

Номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения...

К сведениям по уровню рейтинга за семестр. Заключение В курсовой работе были рассмотрены понятия компьютерной сети, информационного пространства вуза, организация работы компьютерных сетей, приведены примеры успешной работы данного направления различных высших учебных заведений. В заключение хотелось бы остановиться на перспективах развития образовательной информационной среды. Одним из...

В рамках имеющегося бюджета и успешно обучать новые поколения студентов. Выводы В начале нашего исследования, нами была определена цель – изучить социально – исторический опыт управления учебными заведениями. В соответствии с поставленными задачами мы 1. дали определение понятию «организация» - социальная общность, объединяющая некоторое множество индивидов для достижения общей...

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.3.1. указано какие стадии проходят все эти документы

Таблица 3.3.1 Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие

прием и первичная обработка (канцелярия)

предварительное рассмотрение (канцелярия)

регистрация (канцелярия)

рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора)

доставка документов исполнителям (декану или зам.декана)

контроль исполнения

подшив исполненного документа в дело (канцелярия)

Исходящие

составление проекта документа (факультет)

изготовление документа (деканат, кафедры факультета)

визирование проекта документа, его согласование

подписание документа (подразделения университета)

регистрация (деканат или канцелярия)

отправка документа адресату (канцелярия)

Внутренние

составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета)

изготовление документа (деканат или кафедры)

визирование проекта документа (факультет, подразделения университета)

подписание (факультет, подразделения университета)

регистрация (канцелярия)

размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия)

контроль исполнения

подшивка исполненного документа в дело (канцелярия)

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.3.1)

Рис. 3.3.1

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделения ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.3.2.

Рис. 3.3.2

В таблице 3.3.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.

Таблица 3.3.2 Оргдиаграмма изготовления документа

Руководитель	Зам. руководителя	Секретарь	Рук-во ТРТУ	Секретарь канцелярии	Секретарь машбюро
Указание о написании док-та
Написание проекта
Набор документа
Проверка документа
Согласование документа
Подписание документа
Регистрация документа
Набор документа
Сверка документа
Размножение документа
Заверение копий документа
Расписывание в тетради
Подшивка оригинала в архив
Распределение по подразделениям

Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.3.2.) идет передача его в нужное подразделение.

Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.3.3

Рис. 3.3.3

Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел. В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата показан в приложении №4.

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Документы - самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют собой мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае за прохождение и хранение документов отвечают специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (такой, как "1С", "Галактика"), работа с конструкторско-технологической документацией - в PLM-системе ("Лоцман:PLM", T-FLEX DOCs).

Но в компании всегда есть набор документов, которые не "ложатся" в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае движение документов можно автоматизировать только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow). Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов самарской компании "Современные технологии управления" (http://www.biztech.ru) как консультантов по управлению и специалистов компании Upscale Soft (http://www.upscalesoft.ru), занимающихся разработкой и внедрением системы OPTiMA-WorkFlow (http://www.optima-workflow.ru), мы и рассмотрим в данной статье.

Роль формализации документооборота

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) возник уже давно и не ослабевает, но, несмотря на более чем десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты завершаются успешно. Среди причин неудачи можно выделить следующие: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта со стороны сотрудников организации. Но самой главной причиной, пожалуй, остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота. Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин комментирует сложившуюся ситуацию так: "Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес-моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота".

Очевидно, что никакую информационную систему невозможно внедрить без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае объектом автоматизации выступает процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественное описание документооборота в компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к тому, что СЭД будет выбрана неправильно, не будут учтены все особенности движения документов; к срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильное описание документооборота уже в момент внедрения системы; и даже к провалу проекта по той причине, что сотрудники не будут использовать неправильно настроенную систему.

К сожалению, важный этап формализации документооборота относится к числу самых "нелюбимых" у ИТ-специалистов; как следствие, этот этап сдвигается в середину проекта, а основное внимание уделяется сугубо "техническим" аспектам. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка ПО сегодня протекают без сложностей, а вот проведение обследования своей собственной компании пока еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием методологий формализации документооборота, а также с тем, что не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков - специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: "от документов" и "от процессов".

Описание "от документов" исторически наиболее распространено и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа - Согласование документа - Доработка документа - Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии "Согласование документа" и "Доработка документа" могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсы такого подхода - минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкость понимания формализованных схем движения документа сотрудниками компании. Но если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии workflow, то потребуются более мощные средства описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, такого рода: "выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно" или "может начать выполняться только одна из следующих функций".

Минус применения этой нотации состоит в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции (рис. 2). Кроме того, практика, к сожалению, показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, слишком сложна для сотрудников предприятия. Это может привести к тому, что формально техническое задание на внедрение СЭД будет утверждено, но впоследствии, на этапе внедрения системы, придется корректировать маршруты движения документов.

Рис. 2. Пример фрагмента маршрута движения документа в нотации IDEF3.

Технологии бизнес-моделирования

Описанный выше подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта. Проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим дополнительный срез описания деятельности компании. Главный недостаток такого подхода при его несомненной простоте - отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который рассматриваемый документ призван поддержать. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда требуется изменить содержание документа, оптимизировать маршрут его прохождения или вообще отказаться от использования данного документа. Это невозможно сделать без анализа следующей дополнительной информации:

какие еще документы используются в бизнес-процессе;
какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не вполне приемлема для достаточно зрелых организаций, перешедших в своем развитии от решения отдельных задач автоматизации к повышению эффективности деятельности компании в целом. Выход состоит в том, чтобы создать полноценную модель бизнес-процессов, содержащую описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становятся возможными анализ и работа не только со следствием - документооборотом, но и с вызывающей его причиной, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

анализ и принятие решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании (автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если задачу можно решить за счет простого изменения бизнес-процесса);
формирование маршрутов документооборота (на основе содержащейся в модели информации);
разработка технических заданий на внедрение ИС с использованием диаграмм бизнес-процессов;
формирование инструкций пользователя для работы с ИС путем дополнения бизнес-процессов функциями работы в ИС (занесение данных в систему, получение отчета и т. п.). Это дает возможность получить реестр функций ИС и включить регламент работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

Сегодня для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач, таких, как описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio (http://www.businessstudio.ru) описание бизнес-процессов и документооборота формируется одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при размещении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций обработки документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) пример отчета приведен в табл. 1.

Таблица 1. Регламент прохождения документа "Гарантийный талон", сформированный в системе Business Studio

Процесс	Ответственный	Требования к срокам	Поступление:		Передача:
			процесс	ответственный	процесс	ответственный
A2.1.1.8. Поставка инструмента	Поставщик	Согласно условиям договора			A2.1.1.9.	Менеджер по инструменту
A2.1.1.9. Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям	Менеджер по инструменту	Согласно условиям договора	A2.1.1.8. Поставка инструмента	Поставщик	A2.1.2.1.	Кладовщик
A2.1.2.1. Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик	В течение 20 мин	A2.1.1.9. Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям	Менеджер по инструменту	A2.1.2.3. Регистрация приходного ордера A2.1.2.4. Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента	Бухгалтер Кладовщик
A2.1.2.3. Регистрация приходного ордера	Бухгалтер	В течение 1 ч	A2.1.2.1. Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик
A2.1.2.4. Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента	Кладовщик	Не более 20 мин	A2.1.2.1. Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании не потребуется вносить изменения в два разных места - в модель бизнес-процессов и в описание документооборота, так как вся необходимая информация хранится в одной модели. Возможные виды изменений, отражающихся на документообороте, при изменении бизнес-процессов показаны в табл. 2.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, реагировать на такие изменения значительно проще - достаточно актуализовать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В том же случае, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, приходится проектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатки этого подхода - высокая трудоемкость описания (требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа) и возможность его применения только в достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимущество же состоит в получении одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые ИС. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно выбрать и настроить СЭД, а на этапе внедрения - автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в ИС. Кроме того, полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит, и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

***

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко - полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффект от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры - формализованную систему управления, а сотрудники компании - актуальные регламентные документы.

Документ утратил силу

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА УЧЕБНЫМИ ЦЕНТРАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИМИ ПОДГОТОВКУ СПЕЦИАЛИСТОВ ДЛЯ РАБОТЫ НА РЫНКЕ ЦЕННЫХ БУМАГ

Настоящая инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан "О рынке ценных бумаг" от 5 марта 1997 года и "Положением о порядке выдачи Разрешения учебным центрам на обучение специалистов для работы на рынке ценных бумаг", утвержденным постановлением Национальной комиссии Республики Казахстан по ценным бумагам от 13 декабря 1996 года N 151. Инструкция регламентирует порядок ведения документооборота учебных центров, осуществляющих подготовку специалистов для работы на рынке ценных бумаг.

1. Учебные центры должны иметь следующие документы, необходимые для их функционирования:

a) свидетельство о государственной регистрации, учредительные документы (устав, учредительный договор, а в случае, если учебный центр образован без статуса юридического лица в составе другого юридического лица - Положение об учебном центре с выпиской из устава, в которой оговорено, что юридическое лицо, в составе которого образован учебный центр, имеет право заниматься данным видом деятельности);

б) оригинал разрешения Национальной комиссии Республики Казахстан по ценным бумагам (далее НКЦБ) на право организации и проведения обучения специалистов для работы на рынке ценных бумаг по каждой категории специализации обучения, а также решения НКЦБ о продлении срока действия Разрешения;

в) нормативные акты Республики Казахстан и НКЦБ, регулирующие деятельность учебных центров;

г) сведения о штатных сотрудниках учебного центра с указанием года рождения, образования, ученой степени, стажа работы, а также должностные инструкции сотрудников, содержащие конкретные функции, их права и обязанности, утвержденные руководителем учебного центра;

д) список профессорско - преподавательского состава, утвержденный в НКЦБ и привлекаемый для проведения занятий со слушателями, в том числе на контрактной основе, с указанием основного места работы, должности, стажа преподавательской работы, ученой степени (если имеется). При возникновении изменений или дополнений к списку они должны быть согласованы с НКЦБ;

е) оригиналы учебно - методических планов занятий по подготовке специалистов для профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг по каждой категории обучения, разработанные и утвержденные НКЦБ, с учетом всех вносимых в них изменений и дополнений, согласованных с НКЦБ;

ж) раздаточный материал, включающий в себя учебно - методическую литературу и нормативно - правовые акты, выдаваемые слушателям по соответствующему курсу обучения, необходимый минимум которого установлен Аттестационной комиссией, а также примеры таблиц и других наглядных пособий, используемых в процессе обучения;

З) копии квалификационных аттестатов, выданных НКЦБ;

(исключен 20.04.99)

и) договоры, контракты или трудовые соглашения с преподавателями, привлекаемыми для проведения занятий со слушателями;

к) оригинал договора аренды или документа, подтверждающего право собственности на помещение, в котором проводятся занятия;

л) в отдельной папке: расписания курсов подготовки специалистов для работы на рынке ценных бумаг с указанием имен преподавателей, а также мест и времени проведения данных курсов, подписанные первым руководителем учебного центра (руководителем коллегиального исполнительного органа учебного центра или лицом, единолично осуществляющим функции исполнительного органа учебного центра) или лицом, его замещающим, и заверенные оттиском печати учебного центра.

(ред. от 20.04.99)

2. Учебные центры обязаны вести следующие журналы:

а) журнал учета слушателей с указанием следующих данных:

3- фамилия, имя, отчество (полностью);

Дата подачи заявления;

Адресные данные;

Паспортные данные;

Данные об образовании: высшее (средне - специальное), специальность по диплому;

Стаж работы: общий, по специальности (юридической/экономической), непосредственно связанной с функционированием рынка ценных бумаг (с указанием места работы и должности);

Последнее место работы и должность;

Результат аттестации в НКЦБ.

б) журнал выдачи методического материала и квалификационных свидетельств.

В журнале отражается следующая информация:

Фамилия, имя, отчество слушателя;

Дата выдачи раздаточного материала;

Дата внесения платы за проведение аттестации;

Дата и номер протокола заседания Аттестационной комиссии;

Дата выдачи квалификационного свидетельства;

Номер квалификационного свидетельства;

Подпись слушателя за получение методического материала и квалификационного свидетельства.

В случае выдачи квалификационного свидетельства по доверенности в последней графе расписывается в получении доверенное лицо аттестованного, с указанием фамилии, инициалов, а также номера и даты выдачи доверенности. Все доверенности подшиваются в отдельную папку в хронологическом порядке.

Материалы по теме:

Карта сайта