Скачать должностную инструкцию
заведующего архивом (.doc, 93КБ)

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
4. Заведующий архивом должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
   2. 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
   3. 4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
   4. 4.4. Структуру предприятия.
   5. 4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
   6. 4.7. Основы организации производства, труда и управления.
   7. 4.8. Законодательство о труде.
   8. 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
   9. 4.10. Правила и нормы охраны труда.
5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
   1. 5.1. Положением об архиве предприятия.
   2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
7. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
11. Составляет установленную отчетность.
12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права

Заведующий архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
   1. 5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
   2. 5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

					УТВЕРЖДАЮ
(наименование предприятия, организации, учреждения)					(руководитель предприятия, организации, учреждения)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000		№ 00			(подпись)		(Ф.И.О.)
Структурное подразделение:	Архив
Должность:	Заведующий архивом
					00.00.0000

1. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом.

Заведующий архивом относится к категории руководителей.

Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	директору предприятия
1.4.2.	Дополнительное подчинение
1.4.3	Отдает распоряжения	работникам архива
1.4.4	Работника замещает	заместитель
1.4.5	Работник замещает

1. Квалификационные требования заведующего архивом:

2.1.	Образование	среднее профессиональное
2.2.	опыт работы	стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
2.3.	знания	Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива. Единую государственную систему делопроизводства. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации. Структуру предприятия. Правила хранения бланков строгой отчетности. Основы организации производства, труда и управления. Законодательство о труде. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила и нормы охраны труда.
2.4.	навыки
2.5.	дополнительные требования

1. Документы регламентирующие деятельность заведующего архивом

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии, архиве, Должностная инструкциязаведующего архивом, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности заведующего архивом

4.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

4.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

4.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

4.5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

4.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

4.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

4.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

4.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

4.11. Составляет установленную отчетность.

4.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

4.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

4.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

1. Права заведующего архивом

Заведующий архивом вправе:

5.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

5.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

5.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

5.5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующий архивом.

1.4. На должность заведующий архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности приказом директора техникума в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Заведующий архивом непосредственно подчиняется руководителю структурного подразделения службы ДОУ.

1.7. Заведующий архивом должен знать:

Основы трудового законодательства;

Единую государственную систему делопроизводства;

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивом и документы по ведению архивного дела в техникуме;

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

Порядок ведения учета и составления отчетности;

Структуру техникума;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств;

Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.8. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

Уставом, приказами и указаниями директора техникума,

Основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними,

Инструкцией по делопроизводству;

Правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

Настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период отпуска и временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ приказом директора.

2. Функции

2.1. Руководство работы по ведению архивного дела в техникуме.

2.2.Обеспечение в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.2. Руководство работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.

2.3. Организация работы по выдаче в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива.

2.4.Руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

3. Должностные обязанности

Заведующий архивом исполняет следующие обязанности:

3.1.Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в техникуме.

3.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.4.Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

3.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.6.Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

3.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

3.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

3.9.Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

3.11. Составляет установленную отчетность.

3.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3.11. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3.12. Своевременно прохождение предварительных при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров и гигиенической аттестации.

3.13. Выполнение требований федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.14. Исполнение других поручений руководства техникума, не вошедших в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

4. Права

Заведующий архивом имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства техникума, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы техникума по соответствующим его деятельности вопросам.

4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.4. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда.

4.6. Повышать свою квалификацию.

5. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2.За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3.За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4.За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6.Взаимодействия

Заведующий архивом:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, утверждает у директора техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Взаимодействует с сотрудниками службы ДОУ, юридическим отделом, отделом кадров, учебной частью, бухгалтерией.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37
(в редакции:
Постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N 7, от 04.08.2000 N 57, от 20.04.2001 N 35, от 31.05.2002 N 38, от 20.06.2002 N 44, от 28.07.2003 N 59, от 12.11.2003 N 75,
Приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N 461, от 07.11.2006 N 749, от 17.09.2007 N 605, от 29.04.2008 N 200)

Предыдущая

Раздел I. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях

1. Должности руководителей

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

ЕКСД 2018 . Редакция от 9 апреля 2018 года (в т.ч. с изменениями вступ. в силу 01.07.2018)
Для поиска утвержденных профстандартов минтруда РФ используйте справочник профстандартов

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов, Единую государственную систему делопроизводства, порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации, структуру предприятия, учреждения, организации, основы организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.