Титульный лист описи дел. Справочный аппарат описи. V. Историческая справка

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:

2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться .

3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)

I. Общие положения

2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.

3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

II. Общие понятия об описи дел

4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.

Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.

С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.

Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.

Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.

Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).

К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.

Например:

Опись N 1. Дел постоянного хранения.

Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.

Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.

5. Описи составляются:

На дела постоянного хранения ();

На дела по личному составу ();

На дела временного (свыше 10 лет) хранения ().

6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).

Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

Порядковый номер;

Заголовок единицы хранения;

Крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

Количество листов в единице хранения.

Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

Индекс дела;

Указание на подлинность (копийность) документов;

Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.

Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).

Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.

В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.

Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.

Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.

Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.

В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.

Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.

Например,

Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником

В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчётность", "документы ДСП", "материалы".

В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.

Например: "Приказы и распоряжения", "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчёты" и т.д.

Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином "дело";

Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.

Например:

Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении - к последнему.

При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.

Например:

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.

В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.

Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.

Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.

Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.

В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.

В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).

В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.

Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".

Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.

В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.

Например: "Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы", "Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год".

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;

В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Например: 02-15 "Приказы руководителя ФМС России по личному

составу", где:

02 - обозначение структурного подразделения;

15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.

III. Основные требования к описям дел постоянного хранения

7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().

Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.

Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.

Печатается опись в четырёх экземплярах.

Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России , в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.

После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.

Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.

Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.

Например:

Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.

Основные схемы систематизации дел:

Структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

Хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);

Функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);

Номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).

Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.

Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. ).

Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.

Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:

N п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел
1	2	3	4
1.	"постоянно"	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчётов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов).	1. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел.
		2. Планы, отчёты, бюджеты, сметы и документы к ним.	2. В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления. Например, план работы на 2012 год, составленный в конце 2011 года, вносится в раздел описи 2012 года.
		3. Перспективные планы и отчёты об их выполнении.	3. Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчёты за эти годы - по последнему году отчётного периода. Например, единица хранения "Перспективный план на 2005-2012 годы" должна быть внесена в раздел описи за 2005 год, а отчёт о его выполнении - за 2012 год.
		4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела.	4. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. Например, единицу хранения "Журнал учёта журналов и картотек", заведённый в 2005 году и оконченный в 2012 году, следует включить в годовой раздел описи за 2005 год.
2.	Временного хранения с отметкой "ЭПК"	Обязательное проведение экспертизы ценности документов временного хранения с отметкой "ЭПК" (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.

Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела NN ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.

Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.

Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.

При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.

Отчёты вносятся в опись с учётом следующей последовательности - сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные и т.д.

9. Заголовок дела

Основную информацию о составе и содержании документов дела несёт заголовок. Главное требование к заголовку - обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учёта, журнал регистрации и т.п.);

Название адресата или корреспондента документа;

Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

Даты (период), к которым относятся документы дела;

Указание на копийность документов дела.

Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.

В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.

Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:

1.	Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчёты и т.д.);	"Приказы NN 1-15 УФМС России по Костромской области по основной деятельности за 2012 год"
	- документы одной или двух разновидностей (годовые отчёты, статистические отчёты, сводные статистические отчёты, квартальные отчёты). Один или два вида документов через союз "и" указываются вначале заголовка	"Отчёт о работе управления за 2012 год и документы к нему"
2.	Единицы хранения, в которых имеется один документ (книга, журнал, план и т.д.). Если в дело включён только один документ, то его наименование в заголовке дела употребляется в единственном числе (протокол, план, отчёт, справка, акт, информация). Название документа указывается вначале заголовка.	"Журнал учёта законченных производством дел за 2012 год"
3.	Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин "дело".	"Личное дело работника ФМС России, уволенного в 2010 году: Андреева Ольга Владимировна"
4.	Единицы хранения, содержащие различные по своим видам или разновидностям документы (более трёх), относящиеся к одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды и разновидности документов (не более 4-5), которые отложились в деле.	"Документы о командировках по комплексному инспектированию (справки, акты, докладные записки и др.) за 2012 год"
5.	В заголовках дел, содержащих справки проверок, указывается их краткое содержание или виды, а также в каких структурных подразделениях они проводились	"Справки о проведении контрольных проверок в УФМС России по Костромской области за 2012 год"
6.	Если в деле отложились от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с их перечисления	"Информации, справки, аналитические записки о результатах рассмотрения обращений граждан за 2012 год"
7.	В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной букв, в конце заголовка.	"Информационные письма, рекомендации, бюллетени и др. по вопросам нарушения законности за 2012 год. Копии"
8.	При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов.	"Приказы NN 1-25 ФМС России по личному составу за 2012 год"
	Если дела с приказами, постановлениями распоряжениями, протоколами имеют большой объём документов, то они формируются в тома, номера которых указываются в заголовке. Если дело с распорядительными актами состоит из одного тома, то ссылка на номер тома в заголовке не приводится	"Приказы NN 1-101 УФМС России по Владимирской области по основной деятельности за 2012 год. Т. 1"
9.	Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляется один приказ или протокол.	Протокол аттестационной комиссии от 25 декабря 2012 г."
10.	Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина "переписка". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.	"Переписка с международными организациями по вопросам реализации международных договоров и иные документы (протоколы, справки и др.) о сотрудничестве с миграционными ведомствами иностранных государств за 2012 год"
	В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним.	"Переписка с МИД России по согласованию вопросов гражданства за 2012 год"

В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.

Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам

Например, если номенклатурой дел было предусмотрено дело "Документы по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров (планы, отчёты, методические указания и др.)", а в деле отложились только отчёты, то заголовок должен быть уточнён и изменён: "Отчёты по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров".

IV. Основные требования к описям дел по личному составу

10. Оформление описи дел по личному составу.

Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().

Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", который располагается в соответствующей графе таблицы:

Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись - "дел по личному составу".

Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.

После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.

11. Порядок включения дел по личному составу в опись.

Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:

Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:

N п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел	Порядок включения дел в опись
1	2	3	4
1.	Постоянного хранения	Личные дела постоянного хранения (руководителей; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания)	Включаются по году увольнения в разделы описей постоянного хранения
2.	Долговременного хранения	Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы, распоряжения, лицевые счета)	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу
3.	Долговременного хранения	Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)	Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу

Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.

Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. ).

Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Особенности описания документов по личному составу:

1.	В заголовках дел с лицевыми счетами, расчётными ведомостями, личными карточками должен быть отражён принцип формирования документов:
	- лицевые счета сформированы по алфавитному принципу и по дате увольнения	"Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год "А-Л"
	- Лицевые счета сформированы по категориям работников	"Лицевые счета государственных гражданских служащих за 2012 год" "Лицевые счета работников за 2012 год"
	- документы сформированы в дела по хронологическому принципу	"Лицевые счета работников" июль-декабрь 2012 года
2.	Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за один год, то ссылка на год приводится в графе "дата дела" один раз. Если в деле сформированы лицевые счета за несколько лет, то в графу "дата дела" вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в графе описи "Дата дела (тома, части) следует это отметить.			Дата дела (тома, части)
			3	4
			Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год	февраль, март-октябрь 2012
3.	Если лицевые счета сформированы персонально на каждого работника, то в заголовке указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже.	Сидорова Анастасия Викторовна
4.	В заголовках комплексных лицевых счетах указываются первые или крайние первые буквы фамилий лиц, документы которых сформированы в данном деле. При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву систематизация документов внутри дел осуществляется до третьей буквы алфавита.	"Лицевые счета государственных гражданских служащих на буквы Каб-Кля"
5.	При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках к описям дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); должность руководителя, подписавшего приказы, вид деятельности; в графе "Дата дела (тома, части)" - число, месяц, год.		Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)
			3	4
			Приказы NN 1-10 ФМС России по личному составу за 2012 год	12 мая 2012 г. - 31 октября 2012 г.

12. Описание личных дел

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности.

При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.

Например:

Личное дело

Андреев Василий Анатольевич

на 46 листах

Хранить 75 лет ЭПК

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.

Например:

Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна)

Левенец (Калинина) Вера Олеговна

При описании описи личных дел, впервые, в неё включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):

Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в неё по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:

Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приёме и увольнении работника.

Например:

Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе "дата дела" один раз.

Например:

Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.

Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.

Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг., то они включаются в раздел описи за 2005 год.

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

IV. Справочный аппарат описи

13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.

В справочный аппарат описи входят:

Титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);

Предисловие;

Список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);

Описательные статьи;

Переводная таблица шифров (в случае переработки описи);

Итоговая запись.

Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:

Титульный лист;

Подтитул;

Предисловие.

Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).

На титульном листе описи помещаются следующие данные:

Полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;

Официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчинённости (при наличии вышестоящего органа), сокращённое название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);

Номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);

Номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);

Название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);

Крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).

Указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;

Указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;

Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

Отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;

Даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;

Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.

V. Историческая справка

14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.

Историческая справка состоит из следующих разделов:

1. история фондообразователя;

2. история фонда;

3. характеристика документов фонда.

1. История фондообразователя включает сведения о:

Возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;

Распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;

Крайних датах деятельности органа исполнительной власти;

Задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;

Масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;

Месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

Изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;

Структуре органа исполнительной власти и её изменениях.

2. История фонда включает следующие сведения о:

Первой дате поступления документов на хранение;

Количестве дел и крайних датах;

Изменении в составе и объёме фонда и их причинах;

Степени сохранности документов;

Особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

Составе научно-справочного аппарата к фонду.

3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:

Составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;

Наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;

Научно-справочном аппарате к фонду;

Видах носителей информации.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.

Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.

Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за ____________ год

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Наименование должности лица,

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа Наименование должности

исполнительной власти) руководителя органа

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за ____________ год

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа Наименование должности

исполнительной власти) руководителя органа

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за ____________ год

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

Образец оформления описи дел постоянного хранения,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел постоянного хранения за 2004-2005 годы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
2004 год Отдел делопроизводства
1.	01-01	Приказы NN 1-25 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 1	10 января 2004 г. - 31 августа 2004 г.	153
2.	01-01	Приказы NN 26-41 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 2	1 сентября 2004 г. - 28 декабря 2004 г.	185
3	03-25	Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2004 год	10 января 2004 г. - 27 декабря 2004 г.	225
4	05-35	Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2004 год	2004	145
2005 год Отдел делопроизводства
5	01-01	Приказы NN 1-23 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 1	10 января 2005 г. - 31 августа 2005 г.	185
6	01-01	Приказы NN 24-56 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 2	1 сентября 2005 г. - 28 декабря 2005 г.	225
Отдел по вопросам трудовой миграции, беженцев и переселенцев
7	03-25	Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2005 год	10 января 2005 г. - 27 декабря 2005 г.	184
Отдел финансового обеспечения
8	05-35	Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2005 год	2005	203

Образец оформления описи дел по личному составу,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел по личному составу за 2009-2010 годы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
2009 год
1	02-10				229
2	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Андреева Ольга Владимировна	18 декабря 2006 г. - 8 августа 2009 г.		26
3	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Воронин Олег Витальевич	22 мая 2005 г. - 19 октября 2009 г.		33
Отдел финансового обеспечения
4	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "А-Л"	2009		135
5	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "М-Я"	2009		145
2010 год Отдел кадрового и правового обеспечения
	02-10	Приказы NN 1-45 УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы	10 января 2009 г. - 27 декабря 2010 г.		См. дело 1
6	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2010 году: Абренина Анна Владимировна	18 мая 2004 г. - 31 августа 2010 г.		51
Отдел финансового обеспечения
7	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "А-Л"	2010		123
8	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "М-Я"	2010		101

Форма титульного листа архивной описи

(Название государственного архива)

_________________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ________

ОПИСЬ N ______

________________________

(название описи)

Крайние даты документов ________

Образец предисловия к описи дел по личному составу

В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:

Приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;

Личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;

Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.

Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:

Приказы по личному составу;

Лицевые счета;

Личные дела.

Приказы сформированы по номерам.

Номера приказов вынесены в заголовок.

Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.

Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.

Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.

Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.

Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.

В опись включено 8 дел.

Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4

Обзор документа

Приведены состав и содержание элементов описи, детально прописаны требования к их оформлению. Также в рекомендациях содержатся формы описей и образцы их составления.

И как они составляются. Но опись это не просто папка с набором разрозненных файлов. В таком виде она не хранится. Опись сама по себе является документом постоянного хранения, а значит, и требования к ее оформлению предъявляются довольно строгие. Нужно оформить титульный лист, предисловие к описи дел, может быть – список сокращений или предметный указатель… Если с титульным листом проблем не возникнет, то над предисловием предстоит поработать.

Что говорят правила работы архивов

Вместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу. В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.

Нормативный документ: Правила работы архивов-2015

Правила работы архивов от 2015 года гласят следующее (п. 5.5.):

«В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).

Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются , предисловие, оглавление, при необходимости – список сокращений, указатели.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления».

Методический документ: Основные правила работы архивов организаций (п. 3.7.11.):

«В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)».

Делаем выводы:

1. Предисловие составляется только к описям дел постоянного хранения и описям дел по личному составу.

2. Предисловие представляет собой всего лишь справочную информацию о компании в период, к которому относятся дела, включенные в опись. Если было переименование – пишем о переименовании. Коротко описываем основные направления деятельности, описываем оргструктуру. Затем даем характеристику документам, включенным в эту опись (к какой системе документации принадлежат, как и на основании чего они скомпонованы).

Предисловие к описи дел: скачать образец

Предлагаю ознакомиться с примером предисловия. Только не нужно бездумно переписывать его: у каждой компании своя история и структура. Но в качестве образца это предисловие к описи дел вполне годится.

.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

• в делопроизводстве - при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
• в архиве - при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила).Следует учитывать, что для организаций - источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса - какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй - в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :

02 - принятый номер отдела в организации;

сп - префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 - количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Отдел обеспечения

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела обеспечения

Комкова А.П. Комкова

(подпись) (расшифровка)

ОПИСЬ № 02сп-10

		Заголовок дела		Количе- ство	хранения	Примечание
		Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Дон-Зык»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Ике-Каи»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Кир-Куз»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Лео-Пик»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Сты-Ящи»	Январь-декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК

В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 7 , в том числе:

литерные номера: 2а ______

пропущенные номера: 5, 6

Старший бухгалтер

Непоседова Д.А. Непоседова

(подпись) (расшифровка)

СОГЛАСОВАНО

Начальник канцелярии

Гиляровская Л.Е. Гиляровская

(подпись) (расшифровка)

Передал 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

Старший бухгалтер Непоседова Д.А. Непоседова

(подпись) (расшифровка)

Передал 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

и нет регистрационно-контрольных карточек к документам

Ведущий специалист Рыжкова Я.П. Рыжкова

(подпись) (расшифровка)

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 - № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации - источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

• опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
• рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
• представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
• утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количе- ство листов	Примечание
		Секретарь
		Приказы № 1-168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним
		Распоряжения № 1-79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.
		Финансово-экономический отдел
		Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему
		Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

• приказы и распоряжения по личному составу;
• списки личного состава;
• протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
• документы о награждении;
• документы о проведении служебных проверок;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета работников по заработной плате;
• акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

"Каска" Генеральный директор

(ОАО "Каска") ОАО "Каска"

Копылов Н.С. Копылов

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
		Приказы № 01-к-82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение)
		Личные карточки работников, уволенных в 2010 г.
		Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г. (приказы, протоколы, объяснительные и др.)
		Личные дела работников, уволенных в 2010 г.
		Афиногенов Николай Григорьевич
		Смирнова Татьяна Викторовна

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65 ,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения - это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

В архиве организации должна иметься опись дел постоянного хранения, которую составляют на основе , в соответствии с которыми дела сдавались в архив. На самом деле при составлении описей их принято сразу же подразделять по срокам хранения: временного (более 10 лет) и постоянного. Это касается как дел по личному составу, так и специфических видов дел, которые характерны лишь для конкретных типов предприятий (например, налоговые отчеты индивидуальных предпринимателей или научные отчеты и другие подобные документы). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок создания описи дел постоянного хранения. В конце этой публикации вы также найдете образец оформления такого документа.

Описи предназначены для ведения учета и оперативного поиска архивных дел. Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научно-техническая обработка дел (то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку) составляют опись постоянно хранения. Для составления описи используется установленная форма, образец которой вы сможете найти в нашей статье, он полностью соответствует форме, регламентируемой нормативными актами.

Правила составления описи дел постоянного хранения

В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также . Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.

Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).

Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на . У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.

Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».

Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).

На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.

Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).

Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.

Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:

• опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
• экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти );
• организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
• происходит утверждение руководителем предприятия.

После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Образец описи дел постоянного хранения

№ п/п		Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2		4	5	6
		Общий отдел
		Приказы № 01-58 директора ЗАО «Сиам» по основной деятельности за 2012 год и документы к ним. Том 1
		То же, № 58-101. Том 2
		Распоряжения № 01-29 директора ЗАО «Сиам» по основной деятельности за 2012 год
		Положения об отделах ЗАО «Сиам»	01.01.2012 25.04.2012
		Последний заголовок в данном годовом разделе описи

В данный раздел описи внесено 41 (сорок одна) ед. хр.,

С №164 по №192, в том числе:

литерные номера: 165а

пропущенные номера: нет.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЗАО "Сиам"

от 29.10.2014 №3

Итак, теперь у вас есть образец описи постоянного хранения, а также мы ознакомили вас с основными нюансами, касающимися составления этого документа. В следующей публикации мы поговорим о том, как упорядочить документы по личному составу.

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые . Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

• опись дел постоянного хранения;
• опись дел по личному составу;
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• опись электронных дел, документов постоянного хранения;
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая . Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения , то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

«То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

• разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
• разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
• отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: , возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск).