Акт приема передачи товарно материальных ценностей бланк. Формы документов по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения. Зачем необходим акт приема-передачи материальных ценностей
В гражданском товарообороте хранение и перемещение материальных ценностей закрепляется за ответственным лицом. Оформление этого факта в письменном виде отражается в актах приема-передачи материальных ценностей. Специалисты рекомендуют использовать данный документ во всех случаях, когда речь идет об использовании материальных ценностей вне зависимости от сферы деятельности — сдача недвижимости в аренду, торговля или строительство.
Бланк акта приема-передачи материальных ценностей
Документ подписывается по факту передачи имущества в пользование или на хранение. Заполнение формы акта приема-передачи материальных ценностей подразумевает лишь переход ответственности от одного лица к другому. Оно не регламентирует правовые аспекты, имеющие место в случае порчи, нанесения вреда или утраты. Для регулирования последствий и установления других мер заключается дополнительное соглашение.
Законодательство не предъявляет строгих требований к форме данного документа. Он может заполняться произвольно с учетом рекомендаций законодательного характера. Документ должен содержать как можно больше сведений об участниках сделки и характеристики передаваемого имущества. В частности это:
- место подписания;
- хронометраж: день, месяц и год;
- инициалы сторон: передающей и принимающей;
- паспортные данные: дата и орган выдачи, серия;
- описание передаваемого имущества;
- сведения об его состоянии с указанием технических характеристик и общей оценки;
- примечания, если есть;
- подписи сторон.
Пример акта приема-передачи материальных ценностей в бухучете
Выделяются два вида ответственного хранения: бытовое и профессиональное. Второй подразумевает услуги специализированных компаний, оказываемые на коммерческой основе. Участники именуются хранителем и поклажедателем. В этом случае в качестве бланка акта материальной ответственности применяется установленная форма МХ-1. Она же может использоваться и в бытовой сфере. На количество заполняемых экземпляров нет четких требований. Этот момент определяется индивидуально в каждом случае. Обычно составляет два –для каждой из сторон.
На нашем сайте можно скачать бланк акта приема-передачи материальных ценностей (в конце статьи) и использовать его в собственном документообороте. В правовом аспекте следует руководствоваться следующими нормативными актами:
- Постановление Госкомстата РФ от 09.08.1999. Оно регламентирует оформление унифицированных форм первичного учета, их предназначение и практические аспекты.
- Положение по ведению бухучета и отчетности от 29.07.1998. Применяется для определения типов гражданского товарооборота, при которых целесообразно применение акта приема-передачи.
- Часть 2, глава 47 Гражданского Кодекса РФ – это основная законодательная база, регулирующая правовые вопросы хранения материальных ценностей.
Шаблон акта МХ-1 универсален. Он может быть оформлен как в машино- или рукописном, так и в электронном виде. При необходимости предоставить копию документа, компания обязана обеспечить ее в надлежащем виде. Если оригинал акта находится у другого субъекта предпринимательской деятельности, то контрагент имеет право на получение копии.
Документ заполняется по факту передачи материальных ценностей и в присутствии всех ответственных лиц. Особое внимание следует уделить заполнению всех обязательных полей и описанию имущества.
Акт приема-передачи ТМЦ заполняют по форме МХ-1. Используется при регистрации факта хранения различных ценностей (соответствует договору хранения). Классификатор ОКУД содержит следующий код формы: 0335001.
Образец заполнения формы МХ-1
Это двусторонний документ, который заполняется двумя сторонами. Первая – хранитель, физическое или юридическое лицо, принимающее ценности на хранение. Вторая – поклажедатель, физическое или юридическое лицо, передающее ценности.
Образец заполнения унифицированной формы мх-1
Хранители могут быть профессиональными и непрофессиональными. Профессиональные:
- склады;
- банки;
- ломбарды и другие, осуществляющие хранение за определенную плату.
Непрофессиональные:
- библиотеки;
- учреждения образования;
- поликлиники;
- театры и прочие, осуществляющие хранение на безвозмездной основе.
В акте приема-передчи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) содержится характеристика и стоимость передаваемой ценности. После подписания этого документа, организация, осуществляющая хранение, несет полную ответственность за сохранность полученной ценности. В случае ухудшения качества, потери или недостачи организация-хранитель возмещает поклажедателю убыток. В финансовом отношении возмещение равно стоимости отдельной части или всего товара. В договоре дынный пункт должен присутствовать в обязательном порядке.
Форма MX-1 унифицирована, подтверждена Постановлением Госкомстата РФ.
Стоит отметить, что любая организация может разработать индивидуальный акт. В этом случае форму МХ-1 берут за образец. Графы, строки и листы сужают или добавляют новые. Запрещается удалять лишь те реквизиты, которые строго установлены Госкомстатом РФ.
Приёмопередаточный акт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пишется в произвольной форме, в которой скрупулезно отмечаются весь товар, с отображением численности, оценки, параметров и дефектов. Сегодня существующее законодательство предлагает унифицированный шаблон приёмопередаточного акта ТМЦ. Он регламентируется Постановлением № 66 Госкомстата РФ от 9.08.1999 года, которым была утверждена форма бланка МХ-1.
При этом, каждый вид хозяйственной деятельности оформляется первичным документом учета, что отображено в ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Нормы Закона предоставляют право учреждениям самим составлять шаблоны первичных актов учета.
В жизни предприятий нередко возникают обстоятельства, когда требуется организовать передачу продукции в связи с различными причинами, например – отпуск, болезнь, командировка, увольнение материально ответственного сотрудника. Данное действие требуется оформить приёмопередаточным актом.
Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ
Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:
- Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
- Приход ТМЦ без документов.
- Передача ТМЦ на ответственное хранение.
- Передача активов по соглашению комиссии.
- Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
- Передача ТМЦ во временное хранение.
Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).
Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.
Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.
Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.
Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:
- Наименование документа.
- Дата и место заполнения.
- Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
- ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
- Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
- Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
- Качественные параметры ТМЦ.
- Итоговая оценочная сумма.
- Присутствие/отсутствие дефектов товара.
- Перечень выявленных расхождений.
- Претензии по итогам приёмки.
По договоренности сторон в бланке могут отображаться и другие требования, например:
- Условия расчетов за отгруженные группы товаров (предварительная оплата – полная или частичная, расчет после принятия ТМЦ).
- Сроки окончательной оплаты, отображение номера и даты платёжных поручений при авансовых платежах.
- Вынесение некоторых групп ТМЦ или названых позиций в особые акты.
Кому нужен простой образец акта приёма передачи материальных ценностей
Приёмопередаточный акт, который констатирует факт доставки товара с нарушениями, с претензиями по качеству является основанием для оформления претензии поставщику с предложением замены продукции либо денежного возмещения убытков. Возврат забракованного товара поставщику выполняется на основании акта возврата (форма ТОРГ-2) с отображением причины возврата и подробным отображением выявленных недостатков. При потере груза или его повреждении в период транспортировки, компенсация издержек осуществляется на основании соглашения, если такие случаи предусмотрены. Поэтому акт приема-передачи ТМЦ нужен обеим сторонам.
Поскольку приемопередаточный акт является обоюдным документом, его обязаны подписывать представители двух сторон (отправителя и получателя товара). Перед началом процедуры приёмки ТМЦ, требуется проверить, что от каждой стороны присутствуют представители, с наличием соответственных полномочий по визированию приемопередаточного акта.
Подтверждающими документами полномочий могут быть:
- Наличие доверенности, подписанная руководством учреждения.
- Приказ о назначении ответственного с полномочиями от имени фирмы
- Нотариально заверенный документ для физлица, со стороны контракта.
Чтобы документально составить факт приема товара по контракту, необходимо:
- Скачать бланк приёмопередаточного акта и отредактировать его, чтобы он соответствовал условиям контракта, а именно удалить ненужные пункты и добавить поля, отображенные в соглашении.
- Приёмка ТМЦ в большей части осуществляется в складских посещениях, поэтому отредактированный бланк нужно распечатать в 2 экземплярах для заполнения вручную.
- Выполнить мероприятия по внешнему осмотру, подсчету, перевешиванию, сверке пунктов и пр., в зависимости от типа товара и условий приёмопередаточной процедуры.
- Выявить дефекты вместе с представителем продавца и записать замечания в акт.
- Оформить претензию, при наличии таковой, а при отсутствии замечаний письменно подтвердить, что претензий нет.
- Сверить содержание акта с представителем поставщика, проверить правильность всех сведений.
- Скрепить документ подписями сторон и печатями.
Некорректности, исправления и ошибки в приемопередаточных документах не разрешаются. Если в актах выявлены исправления, их необходимо переписать до подписания документов.
В предыдущем разделе была рассмотрена ситуация, когда заполнение приемопередаточного акта выполнялось при прямой отгрузке ТМЦ от поставщика к покупателю на складе одного из представителей. Однако бывают обстоятельства, когда в процессе отгрузки используется третье лицо. При этом оно превращается в заинтересованного представителя.
При таких случаях бумаги на передачу ТМЦ, находящихся на складе постороннего учреждения, пишутся в трех экземплярах: для продавца, получателя и владельца склада, в котором храниться товар. Кроме этого могут понадобиться добавочные копии документов автоперевозчику, охранному учреждению, для обеспечения целостности товара при перевозке, и т.д.
Отдельная ситуация – передача груза на хранение. При таких обстоятельствах в роли приемопередаточного акта ТМЦ выступает документ, заполненный на стандартном бланке МХ-1, с подписью двух сторонам: владельцем товара и принимающим учреждением. Основанием для размещения ТМЦ на чужое складское помещение считается соглашение ответственного хранения, подтверждающего численность передаваемого груза и его цену, количество поставок и различные дополнительные условия.
Если существует, при таких обстоятельствах, подписанная представителями накладная на груз, то законодательство не требует обязательного заполнения бланка МХ-1. При этом, в случае появления конфликтных обстоятельств накладная обладает юридическими полномочиями в суде.
Что же представляет собой приемопередаточный акт ТМЦ на хранение (форма МХ-1 )?
Это бланк первичного учета, заполняемый представителями собственника поклажи и хранителя, как учреждения, так и самостоятельного бизнесмена, на основании контракта на хранение продукции. Шаблон приемопередаточного акта ТМЦ на хранение МХ-1 регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 9.08.1999 года №66.
Согласно нормативов акт МХ-1 может быть использован, как при бытовом обеспечении хранения товара, так и при хранении, с привлечением специализированных организаций, к которым относятся банки, ломбарды, товарные склады, гостиницы, а также различные коммерческие и некоммерческие структуры, основная деятельность которых, – обеспечение хранения ТМЦ. Контракт на хранение ТМЦ с такими фирмами оформляется на срок, оговоренный соглашением или «до востребования». К не специализированным хранителям можно отнести учреждения, хранящие продукцию безвозмездно.
Споры, которые могут появиться при приеме-передаче ТМЦ на хранение регламентируются гл. 47 ч. 2 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ). Статья 401 ГК РФ (п. 1 ст. 901 ГК РФ) гласит, что фирма-хранитель обеспечивает полную ответственность за ТМЦ и при ухудшении параметров товара обязана компенсировать поставщику издержки, если иное не отражено Законом или соглашением (ст. 393, п.1 ст. 902 ГК РФ).
Цена складируемого груза на хранение, указывается в графе 8 акта МХ-1 и определяется по договоренности сторон на основании контракта на хранение. Балансовая цена ТМЦ учреждения, отправляющего груз на хранение, при этом не берется в расчет.
Необходимость в передаче товарно-материальных ценностей часто возникает в процессе ведения предпринимательской деятельности. Это может быть размещение их на складе сторонней организации, операции с давальческим сырьем и так далее. Во всех этих случаях у хранителя ценностей возникает ответственность за их сохранность. Такие операции могут осуществляться между юридическими лицами, между юридическим и физическим лицом, а также внутри самой организации.
Если вы работаете начальником склада, кладовщиком или экспедитором, то вы отвечаете за товары, инструмент или материалы, которые хранятся на вверенном вам объекте. В этом случае вы отвечаете за сохранность материальных ценностей, которые являются собственностью предприятия/организации. Иногда материальные ценности передаются во временное пользование и другим категориям работников. Например, во временное пользование может быть передан автомобиль, оргтехника или ручной инструмент.
Передача товаров и других ценностей это очень ответственный этап, который должен быть выполнен в полном соответствии с законодательством России. Торопливость и неточности при такой передаче могут привести не только к недоразумениям, но и существенным убыткам как для работника, так и для работодателя.
Для любого материально ответственного лица акт приема передачи материальных ценностей является основным документом.
В правовом поле Российской Федерации акт передачи материальных ценностей (ТМЦ) формализован в виде формы МХ-1. Эти бланки широко используются руководителями крупных и средних предприятий/организаций. Скачать такую форму легко из интернета. Ниже мы рассмотрим особенности заполнения этих бланков. Однако, малые предприятия и индивидуальные предприниматели часто используют упрощенные формы акта приема передачи материальных ценностей. Такие акты составляются в произвольном виде, но должны содержать некоторые обязательные разделы.
Упрощенный образец акта приема передачи материальных ценностей
В случае небольших объемов хранения или при передаче небольшого количества товаров/изделий физическому лицу используется упрощенная форма приемо-сдаточного акта. Здесь приведен акт приема передачи ТМЦ (образец):
Акт приема передачи
Настоящий акт составлен между ООО «Автоэлектрик» (г. Челябинск, ул.Ленина, 34) и индивидуальным предпринимателем Шишкиным Иваном Васильевичем (11.11.1987 г рождения, проживающего по адресу ХХХХХХ, паспорт ХХХХХХ, выдан ХХХХХ, 12.11.2003 г).
ООО «Автоэлектрик» передает, а Шишкин И.В. принимает под материальную ответственность на хранение следующие материальные ценности:
- сварочные аппараты Kaiser MIG-250 (новые), зав. №32091 и №65470, стоимостью за единицу 10000 руб. в количестве 2 шт. Общая стоимость 20000 руб.;\
- домкрат Forte TA820014-2T (б/у в рабочем состоянии), зав. №23145, стоимостью 1400 руб. в количестве 1 шт.;
- домкрат Forte TA820014-2T (новый), зав. №23765, стоимостью 2400 руб. в количестве 1 шт.;
- масло Литол 24, стоимостью 35 руб/кг, в количестве 50 кг. Общая стоимость 1750 рублей;
- автомобиль Toyota Camry, 2014 года выпуска, пробег 85670 км, номерной знак ХХХХХХ, VIN ХХХХХХХХ, стоимость 960000 рублей.
Для правильного учета матценностей, переданных на хранение, важно знать нюансы и особенности соответствующего акта. При непонимании различных моментов работы с ним могут возникнуть существенные проблемы. В статье расскажем, как заполняется унифицированная форма МХ-1 (Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение ), какие ошибки могут возникнуть при оформлении документа.
Понятие акта приема-передачи ТМЦ и законодательство
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение представляет собой документ первичного учета. Он оформляется лицом, представляющим интересы одной из сторон сделки – хранителя либо поклажедателя. За основу при этом принимается договор о принятии на хранение. В законодательстве для рассматриваемого документа предусмотрено сокращенное наименование – Форма МХ-1.
Можно выделить несколько нормативных актов, которые регулируют все аспекты работы с ней. Для простоты восприятия все они представлены в таблице.
Наименование нормативного акта | Дата принятия, а также номер | Описание |
Постановление Госкомстата РФ | 66 от 09.08.1999 | Утверждает Альбом унифицированных форм первичного учета, а также указания по их применению и заполнению |
Положение по ведению БУ и отчетности | 34н от 29.07.1998 | Регламентирует порядок применения формы |
ГК РФ | 2 часть 47 глава | Регулирует правоотношения, возникающие в ходе приема-передачи ценностей на хранение |
Область применения документа
Основываясь на Указаниях, регламентирующих использование различных форм для первичного учета, выделяют две сферы применения бланка МХ-1:
- принятие ТМЦ на хранение профессионалами;
- бытовое хранение.
Профессиональными хранителями ценностей могут выступать любые организации, одним из направлений деятельности которых выступает хранение матценностей . Естественно, такие услуги компании предоставляют за определенную плату. Чаще всего профессиональными хранителями выступают кредитные организации, складские компании, гостиницы и ломбарды.
Порядок оформления формы акта МХ-1
Организация, принимающая на хранение ценности, несет полную ответственность за их сохранность. Она начинается с момента подписания акта МХ-1. Поэтому важно правильно оформить эту форму. В процессе заполнения акта по форме МХ-1 участвуют две стороны:
- хранитель – организация либо гражданин, которые принимают на хранение определенные материальные ценности;
- поклажедатель – физлицо или фирма, передающие принадлежащие им ценности на хранение.
Количество заполняемых экземпляров законодательно не установлено. Его можно определять в соответствии с необходимостью, определяемой конкретной ситуацией.
С целью более полного понимания правильности заполнения формы опишем в таблице данные, включаемые в каждую ее часть.
Часть формы | Включаемые данные |
Шапка | Реквизиты хранителя:
|
Основная часть | Наименование, а также номер места хранения Период хранения |
Таблица | Номер по порядку Название ТМЦ, тип упаковки Характеристика ТМЦ Наименование единицы измерения Количество Цена за единицу Общая стоимость ценностей |
Завершающая часть | Требуемые условия хранения Особые отметки Подписи сторон – сдавшего и принявшего ТМЦ |
Акт по форме МХ-1 может быть оформлен на бумажном носителе, а также в электронном виде. Если требования законодательства подразумевают необходимость представить кому-либо экземпляр акта на бумажном носителе, фирма обязана оформить независимо от используемого типа документооборота. Если оригиналы документов подлежат изъятию, в организации должны сохраниться их копии.
Типичные ошибки при оформлении акта по форме МХ-1
В ходе оформления и использования акта передачи на хранение нередко допускается огромное количество ошибок. Важно знать, какие из них наиболее распространены, чтобы не допустить появления в учете.
Ошибка №1. Неверное оформление исправлений
Ошибка №2. Игнорирование полей формы
При неверном и неполном заполнении Акта МХ-1 у организаций могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. В этой связи не стоит игнорировать такие поля, как единица измерения, количество и стоимость ценностей. Последняя также важна для поклажедателя в случае необходимости возмещения убытков, возникших вследствие неправильного хранения.
Ошибка №3. Несвоевременное заполнение формы МХ-1
Ответы на часто задаваемые вопросы
В ходе ведения первичного учета неизбежно возникает огромное количество вопросов, связанных с отдельными нюансами составления документации. Поиск ответов на них в интернете нередко требует огромных временных затрат. Поэтому в представленной публикации далее приведены ответы на часто возникающие вопросы.
Вопрос №1. Каким образом в форме МХ-1 отражаются брак и недостача, выявленные при принятии на хранение?
В ходе принятия ценностей на хранение в обязательном порядке проверяется их целостность. Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».
Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.
Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации?
Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк. С этой целью в форму можно вносить следующие изменения:
- вносить дополнительные столбцы и строки;
- самостоятельно установить ширину столбцов и строк;
- добавить листы.
Несмотря на то, что дополнять документ отдельными реквизитами можно, изменять и удалять те данные, которые имеются в утвержденном бланке запрещено. Таким образом, для ведения первичного учета важно своевременно и в необходимом объеме заполнять форму МХ-1. Это поможет избежать проблем при принятии или передаче на хранение различных ценностей.
- Митрополит алексий московский святитель и чудотворец краткая биография Митрополит алексий годы
- Попробуем разобраться в см - Документ
- Открытия галилея в области астрономии
- Сопливые грибы но не маслята
- Имена мальчиков рожденных в январе Азербайджанские имена родившиеся в январе по гороскопу
- Суточный диурез у беременных женщин
- Как рассчитать налог на автомобиль по лошадиным силам Изменения по транспортному налогу в году