Какие документы оформляются при публичных закупках. Документы по закупкам. Аукционная документация — информационная карта

Согласно законодательству РФ, при выборе поставщика услуг или товаров для государственных органов обязательно должны проводиться тендеры. Такие закупки можно считать взаимовыгодными: заказчик может выбрать контрагента, который предоставит товар либо услугу по выгодной цене, а исполнитель может подписать очень выгодный контракт на большой объем работ. Принять участие в конкурсе может любое предприятие, независимо от формы собственности. Все, что требуется, – это собрать документы для тендера и подать заявку.

Что требуется для участия в тендере?

Деятельность в сфере государственных закупок способно принести предприятию хорошую прибыль. Однако до сих пор совершенно не все успешные предприятия рискуют подавать заявки, потому что просто не знают, как это сделать правильно.

Документация

В большинстве случаев для участия в конкурсе требуется стандартный пакет документов. Однако заказчик может дополнительно потребовать дополнительную документацию. О том, что требуется представить дополнительные документы на участие в тендере, заявителя извещают в письменном виде.
Стандартный пакет бумаг включает в себя:

• заявку на участие (на ней обязательно должна стоять печать и подпись исполнительного органа);
• опись представляемых документов, подписанную руководителем предприятия-заявителя;
• список лиц, уполномоченных действовать от имени заявителя;
• заверенные копии приказов об их назначении;
• копию приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
• выписку из ЕГРЮЛ, взятую не более чем за 15 дней до подачи документов;
• заверенные копии устава и учредительных документов компании-заявителя;
• заверенную копию свидетельства о регистрации юридического лица;
• копию свидетельства о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;
• документацию, подтверждающую наличие опыта работы в качестве исполнителя по тендерам;
• справку из банка, который оказывает банковские услуги заявителю, о платежеспособности своего клиента;
• справку из налоговой, в которой подтверждается отсутствие задолженности по платежам;
• копии бухгалтерских отчетов за 3 последних отчетных периода, на которых стоит отметка налогового органа;
• копии бумаг с отметкой налогового органа, отражающих доходы и расходы за три последних отчетных периода.

Заказчик имеет право запросить у участников тендера лицензии на осуществляемую деятельность и другие разрешительные документы.

Чтобы получить гарантию высокого качества товаров либо услуг, заказчик имеет право требовать от потенциальных исполнителей приложить к основному комплекту документов копии сертификатов и дипломов специалистов компании, которые будут работать по тендеру.

Если компания-заявитель поставляет товары не собственного производства, то потребуется дополнительно предоставить свидетельство дилера.

В том случае, когда поставляемый товар должен быть сертифицирован, к заявке на участие прилагаются сертификаты и декларации соответствия на товар.

Порядок подачи документов

Чтобы принять участие в конкурсе, компании должны к заявке приложить все документы по тендеру, а также их опись. Все бумаги должны быть заверены у нотариуса.

1. Приняв решение участвовать в тендере, руководитель компании должен подать заявление на участие, в котором он своей подписью подтверждает, что принимает все условия, прописанные в государственном контракте, а также то, что его компания не имеет задолженностей по налоговым выплатам и не проходит процедуру ликвидации.
2. В том случае, если заказчик просит обеспечить заявку на участие в тендере, то руководитель компании-соискателя должен оплатить нужную сумму, а к заявке приложить соответствующие документы для участия в тендере. Если заявку не обеспечить, заказчик аннулирует ее, и компания к участию в торгах не допускается. Обычно размер денежного обеспечения может составлять до 5% от суммы будущего контракта. Поэтому заявитель должен быть готов к тому, что ему придется заплатить определенную сумму за участие в торгах.
3. Вся документация предоставляется на русском языке. Если заявку на участие в тендере подает иностранное предприятие, то бумаги составляются на русском языке и на языке предприятия-заявителя.
4. Все бумаги, поданные для участия в тендере, должны быть прошиты и опечатаны.
5. Заявка на участие подается в запечатанном конверте.
6. В документацию для тендеров разрешено вносить изменения до того момента, пока не истек срок их подачи.
7. Заявитель может отозвать или отменить заявку до того, как срок подачи документов истечет.
8. Если при проверке документации заказчик обнаруживает ошибки или нехватку какого-либо документа, он вправе отказать заявителю в принятии заявки. Иногда, когда ошибки присутствуют, но заказчик считает их несущественными, заявление на участие принимается.

Подготовка документов для проведения тендера

Все бумаги, объем которых более одного листа, должны быть прошиты. Тем, кто решил подготовить документацию самостоятельно, не будет лишним изучить информацию о том, как прошивать документы для проведения тендера.

Сшивание защищает документацию от подделки и уже давно признано самым надежным способом подтверждения подлинности многостраничных документов. Если документ очень объемный и состоит из большого количества листов, то его делят на небольшие стопки, которые сшивают по отдельности, а потом все стопки собираются в один документ, сбоку которого прикрепляется картонная корочка.

Чтобы сшить бумаги для проведения тендера, понадобится:

• шило или дырокол;
• печать;
• клей для бумаги;
• иголка и банковский шпагат (либо суровые нитки);
• печать;
• лист бумаги размером примерно 6х4 см.

Сам процесс сшивания несложен, но проводить его следует аккуратно, чтобы не повредить сам документ и не испортить его внешний вид. Неаккуратно сшитые и смятые листы, скорее всего, создадут у комиссии негативное представление о заявителе. Все листы должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Если на них сохранились скрепки или скобки, их нужно удалить.

Примерно посередине левого поля шилом делается несколько отверстий. Они должны располагаться вертикально на одном уровне. Расстояние между проколами должно быть около 3 см. Затем листы прошиваются, а остаток нити выводится на обратную сторону последнего листа. Длина хвостика нити должна быть не менее 6 см. Концы нитей связываются на узел и прижимаются к бумаге. Сверху на них клеится лист неплотной бумаги, под которым должен отчетливо просматриваться узелок.

С начала 2014 года и по сегодняшний день в нашей стране все закупки государственных заказчиков проходят в том порядке, который регламентирован текстом Федерального Закона №44. Новый закон под названием «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» охватывает собой все стороны и нюансы закупочной деятельности, в том числе, детально прописывая то, какой должна быть нормативная документация по 44 ФЗ, необходимая для участия в тендере.

Реестр документов по 44 ФЗ

Для того чтобы принять участие в розыгрыше тендера, необходимо подготовить пакет документов:

• Заявка на участие, оформляемая согласно типовому образцу в составе конкурсной документации по 44 ФЗ
• Выписка из ЕГРЮЛ или ее заверенная нотариально копия - не старше 6 месяцев на момент подачи заявки
• Документы, подтверждающие полномочия участника тендера - это может быть Устав предприятия, протокол заседания, на котором был избран директор компании-участника, либо нотариально заверенная доверенность на представителя директора
• Заверенные копии учредительных документов
• Декларацию за прошедший год
• Копии контрактов или иные документы, свидетельствующие о соответствии участника требованиям, заявленным со стороны организатора
• Сертификат банковской гарантии
• Коммерческое предложение
• В случае, когда речь идет о строительном или ином сложном производственном тендере, коммерческую часть заявки необходимо подкреплять техническими аспектами. Это может быть мини-проект, эскиз, технические характеристики и др.

Общие правила оформления документации по 44 ФЗ

Следуя норме Федерального Закона №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», заявку на участие в тендере можно подать как в письменном виде (в бумажном запечатанном конверте), так и в электронном варианте. Последняя форма становится единственно возможной, когда речь идет о федеральных площадках и крупных тендерах всероссийского масштаба.

Если говорить о письменной заявке, то основное правило ее проведения заключается в том, что она должна быть прошита и зарегистрирована, запечатана в конверт. К заявке мы прилагаем опись приложенных к ней документов. Впрочем, последнее нужно подавать и при электронном проведении тендеров. Разница здесь будет лишь в том, что при подачи электронной заявки, потребуется ЭП (электронная подпись).

Как вы успели заметить, процесс сбора документов по 44 ФЗ - очень кропотливое и сложное дело, и иногда его невозможно грамотно и быстро произвести без профессиональной поддержки.

Только на площадке сайт вы сможете получить:

• Бесплатные экспертные консультации
• Надежное всестороннее сопровождение, включающее помощь при оформлении документации по 44 ФЗ
• Гарантию того, что вашу заявку примут, и вы станете участником закупки.

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника - сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Любой конкурс сопровождается конкурсной документацией, которая представляет собой совокупность информации, необходимой потенциальным участникам для оформления и подачи заявки на участие. Цель документации: донести до потенциального участника условия проведения закупки, обозначить ее предмет и технические характеристики, информировать его о методах рассмотрения и оценки заявок и выявления победителя. Состав конкурсной документации в открытых запросах предложении достаточно стандартен, рассмотрим все ее элементы по порядку.

Извещение о проведении конкурса

Извещение – это документ, объявляющий конкурс. В нем содержатся основные сведения о конкретной закупке. Здесь указываются:

• номер закупки;
• название закупки;
• валюта конкурса;
• способ закупки;
• дата публикации;
• сведения об организаторе, в том числе наименование, тип, юридический и почтовый адреса, контакты ответственного лица;
• срок проведения процедуры, в том числе дата и время окончания срока приема заявок, их вскрытия и подведения итогов;
• предмет договора;
• начальная цена, ставка НДС, валюта;
• требования к денежному обеспечению заявки или исполнения договора;
• условия договора;
• имеющиеся ограничения по участию в конкурсе;
• сведения о заказчике, с которым подписывается договор (организатор и заказчик могут быть разными лицами или одним лицом);
• перечень товаров и указание их номенклатурной направленности.

Извещения на ЭТП формируется автоматически при заполнении организатором конкурса необходимой информации.

Документация по конкурсу

Сама документация по конкурсу обычно представляет собой инструкцию для участника, в которой рассматриваются следующие вопросы:

• описываются общие положения проводимой закупки (общие сведения, термины, требования к потенциальным участникам, прочие вопросы);
• приводится инструкция по участию в закупке (приводится общий порядок проведения конкурса, порядок публикации извещения и предоставления данной документации участникам, вопросы подготовки и подачи заявок возможными претендентами, вопросы проведения вскрытия заявок, их анализа и оценки, проведения процедуры уторговывания и последующего подписания договора);
• приводится инструкция по подготовке заявок участников (указывается перечень необходимых документов и требования к их заполнению и оформлению);
• представляется информационная карта конкурса (содержит информацию, аналогичную той, которая представлена в извещении);
• приводятся образцы всех форм, которые потенциальный участник должен заполнить и приложить к заявке;
• приводится проект договора (и при необходимости проект спецификации на поставку);
• указываются технические характеристики предмета закупки или иные требования, предъявляемые к нему;
• приводится методика оценки заявок потенциальных участников и выявления среди них победителя.

Документация по конкурсу – сводный документ, максимально раскрывающий все условия проведения закупки.

Проект договора

В документацию обязательно входит проект договора, с которым потенциальный участник должен ознакомиться. Практически всегда в документации есть пункт о том, что этот проект обязателен к подписанию поставщиков в случае его победы, поэтому ознакомиться с его текстом надо заранее. Если у вас есть какие-то возражения, то стоит рассмотреть вопрос либо об отказе от участия в конкурсе, либо попытаться решить имеющиеся противоречия с заказчиком.

Перечень позиций закупки

Перечень закупаемых товаров, работ, услуг присутствует в конкурсной документации обязательно, ведь это одна из основных частей конкурса. Здесь указывается: что хочет заказчик, в каком количестве, в какие сроки, с какими техническими характеристиками и другими условиями.

Проект спецификации на поставку

Проект спецификации обычно идет как приложение к проекту договора, здесь указывается перечень продукции, сроки и иные условия поставки. Проект спецификации может дополнять собой перечень позиций закупки или заменять его.

Техническое задание

Техническое задание – документ, содержащий технические требования заказчика к закупаемым товарам, работам, услугам. Здесь отражаются:

• общие требования;
• требования к стандартам на заявленные позиции и их сертификации;
• требования к безопасности и охране окружающей среды;
• требования к сопроводительной документации на товар, работы, услуги;
• требования к контролю качества продукции;
• требования к приемке продукции, ее транспортировке, хранению;
• условия поставки: условия, место, сроки поставки и грузополучатели;
• прочие условия, важные для заказчика.

Перечень лимитных цен

В конкурсах, по которым установлена лимитная сумма (максимальная сумма предложения потенциального участника с учетом НДС и всех расходов), конкурсная документация может содержать перечень лимитных цен попозиционно. В этом случае, в документации по конкурсу в требованиях к оформлению коммерческого предложения заказчик прописывает, что предложение участника не может превышать общую сумму лимита, в том числе отдельно по каждой позиции.

Методика анализа и оценки заявок

Методика включает в себя перечень критериев, по которым проводится оценка заявок, а также правила выставления оценок каждой заявке. В этой части конкурсной документации прописываются условия отклонения заявок и порядок выявления победителя среди тех, чьи заявки были допущены к оценке.

Приложения

В число приложений к конкурсной документации могут входить:

• формы документов, которые участник должен заполнить и приложить к заявке – они могут быть приведены по отдельности, в одном приложении или вставлены в документацию по конкурсу;
• форма уведомления о намерениях принять участие в закупке – документ, который необходимо заполнить и отправить заказчику, для выражения своих намерений стать участником конкурса. На ЭТП такое уведомление подается в электронном виде с помощью функционала площадки, никаких файлов заполнять не надо.
• схема оформления конверта – для закупок, проводимых в бумажном виде. Конверт с вашей заявкой должен быть оформлен надлежащим образом по образцу, чтобы заказчик мог идентифицировать его и принять.

Это основные элементы конкурсной документации практически всех закупок. При необходимости заказчик может добавить какие-либо другие документы, если они содержат важную информацию, необходимую для проведения конкурса.

Нормативные документы по закупкам, документы подтверждающие соответствие участника закупки требованиям - важная составляющая в вопросе получения положительного результата при . Закупочная деятельность регулируется соответствующими нормативными актами. Это касается и обычных сделок такого рода, и, особенно, сферы государственных заказов. В первом случае предприятие или организация, закупающая товары, услуги или нечто иное, должна опираться на основной документ Российской Федерации - его Конституцию. Также подобные сделки регулируются на уровне Гражданского Кодекса РФ, если они проводятся на конкурсной основе, в форме аукциона, организуемого для выбора главного претендента на заключение договора по закупкам.

Помимо этого в отношении них действуют положения Федерального Закона №223-ФЗ, Федерального Закона №135-ФЗ и Федерального Закона №161-ФЗ, иных нормативных документов, например, регионального значения. Наши адвокаты помогут Вам во всем разобраться, документы закупок 44-ФЗ и иных нормативов будут соблюдены, Ваша будет сделана только после разъяснения всех деталей будущего мероприятия.

Как подготовить документы к тендеру?

Тендером называется электронный аукцион, когда заказчиком выступает государственное предприятие, а исполнителем может быть любая компания, имеющая необходимые характеристики. Предприятие выполняется по определенным свойствам, главенствующим из которых является наиболее выгодная стоимость. Смысл аукциона - предложить заказчику самую выгодную стоимость выполнения работ. Участие в тендерах для предприятий налагает на них определенные требования. Существует установленный перечень документов для участия в тендере на строительство или выполнение других услуг или работ. Для этого от будущего нанимателя потребуется следующая информация:

1. непосредственно само оповещение о необходимости выполнения услуги или закупки товара;
2. подробная информация о предмете сделки;
3. условия работы на будущем проекте или поставка товара по определенной стоимости;
4. требования заказчика к будущему исполнителю.

Требования к документам:

Важным условием является правильно оформленные документы для участия в электронном аукционе. При несоответствии или неполном предоставлении перечня участник к торгам не допускается или предпочтение заказчиком отдается другому исполнителю.

Какие необходимы документы для участия в тендере ИП и как их правильно оформить, регулирует федеральное законодательство. Также то, какие документы нужны для тендера в конкретной ситуации, можно уточнить на площадке, где проходят торги в разделе требований к исполнителям.

ПОЛЕЗНО : смотрите видео и узнаете как участвовать в тендерах правильно, задайте свой вопрос в комментариях ролика и получите бесплатный совет адвоката по госзакупкам уже сегодня

Список документов для участия в тендере:

Список документов для участия в тендере для юридических и частных лиц различен. Для компаний он содержит следующие:

• информация об организации: название, юридический адрес, перечень учредителей, исполняющих руководящие функции, копии;
• выписка из единого реестра юрлиц. Для ИП выписка из ЕГРИП;
• документ, подтверждающий, что лицо, которым осуществлялась подготовка документов к тендеру, имеет на это полномочия;
• подтверждение того, что исполнитель может профессионально выполнять заказ, в аукционе, на котором он принимает участие (лицензии, свидетельства, сертификаты и прочие).

Для физического лица требуется предоставить следующее: информацию об исполнителе: паспортные данные, адрес, номер телефона и сам паспорт.

Перед тем, как подготовить документы к тендеру, необходимо проанализировать примерный объем работ заказчика и составить смету. Далее потенциальному заказчику в процессе торгов исполнители направляют коммерческие предложения. Существует правило на демпингование цены. Если подрядчик озвучивает стоимость, заниженную более, чем на четверть от минимальной указанной, то ему потребуется доказать свою добросовестность. Это можно сделать, приложив ранее исполненный контракт с приложениями о его исполнении.

Наш адвокат советует изучить нормативные документы при закупке товаров или услуг перед началом участия в конкурсе:

Если закупочная деятельность осуществляется в стандартном порядке и не связана с проведением конкурсов и аукционов, то на причастное к ней предприятие на накладывается большого объема обязательств. Закупки иного рода регулируются Гражданским Кодексом РФ, в частности, о порядке их проведения можно узнать из статей 447-449 первой части ГК РФ и из статей 1057-1061 второй части ГК РФ.

Отдельно следует отметить и нормативные документы регламентирующие закупки, осуществляемым в рамках государственных заказов. Их достаточно много, поскольку данный вид деятельности связан с интересами государства и должен иметь устойчивую правовую базу. Важность их изучения поможет избежать в будущем неприятности, связанной с . Основными среди них являются:

• Федеральный закон, касающийся порядка работы контрактной системы закупок товаров, услуг, предназначенных государственных и муниципальных нужд, который регулирует самые основные положения, относящиеся к сфере госзакупок.
• Федеральный Закон, определяющий порядок осуществления закупок товаров, работ, услуг юридическими лицами разного уровня, документы участия в закупках, в котором прописаны основные моменты правоотношений в процессе осуществления госсзакупок организациями и предприятиями.
• Федеральный Закон об электронной подписи, в котором указан порядок использования электронных средств подтверждения личности в процессе разного рода сделок, в том числе и в сфере закупок.
• Постановления Правительства на основе Федерального Закона №44-ФЗ от 05.04.2013, и т.п. документы в сфере закупок.

Список правовых документов по закупкам насчитывает не один десяток наименований, поэтому разобраться в них сможет только компетентный юрист, который уже имел опыт практической деятельности в данной сфере. Поэтому всем, кто решил принять участие в закупках на конкурсной основе, рекомендуется заручиться поддержкой квалифицированного адвоката. Наша юридическая помощь поможет добиться положительного результата, Ваши документы подтверждающие соответствие участника закупки единым требованиям будут проверены и проанализированы до начала процедуры.

ПОЛЕЗНО : смотрите ВИДЕО по теме участия нашего адвоката в антимонопольном споре и подпишитесь на канал YouTube, чтобы иметь возможность получать совет адвоката через комментарии к ролику.

Читайте еще по вопросам закупок:

С нашим адвокатом будет простым делом

Мы проведем профессионально

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В этой небольшой статье я хочу рассказать вам о том, из чего же состоит документация о проводимой закупке и что она из себя представляет. Что же это за «страшный зверь», которого многие так боятся? На самом деле ничего страшного нет и все довольно просто. Вы сейчас сами в этом убедитесь. Итак, давайте приступим. (Примечание: настоящая статья актуализирована 24.04.2019 г.).

1. Извещение о закупке

Это документ, размещаемый Заказчиком, специализированной организацией (СО) в единой информационной системе (ЕИС), в котором содержится основная информация о проводимой закупке, а именно: используемый способ определения поставщика; наименование и координаты Заказчика; краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки; стоимость контракта; место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг и т.д. Более подробно о содержании извещения об осуществлении закупки сказано в ст.42 44-ФЗ.

2. Общая часть

Это часть документации, в которой содержится информация об используемых понятиях и сокращениях; требованиях к участникам закупки; правах Заказчика и участника закупки; требованиях к содержанию, форме, оформлению и составу заявки; сведения о порядке и сроках отзыва заявок; сведения о порядке оценки и сопоставления заявок; порядке заключения контракта и т.д.

3. Инструкция участникам закупки

Это документ, содержащий основные правила и требования к заполнению форм, представленных в составе документации, и оформлению заявки. Для электронных аукционов инструкция по подготовке заявки должна быть обязательно включена в состав аукционной документации.

4. Информационная карта

Это «сердце документации». Информационная карта представляет собой, как правило, сводную таблицу с основными данными о проводимой закупке. Если информация, содержащаяся в информационной карте, имеет разночтение с данными, указанными в общей части документации, то руководствоваться необходимо той информацией, что указана в информационной карте.

5. Техническое задание

Это часть документации, в которой указываются основные требования к поставляемому товару, выполняемым работам или оказываемым услугам.

6. Обоснование НМЦК

Это часть документации, в которой Заказчик предоставляет расчет и информацию, на основании которой была определена начальная (максимальная) цена контракта.

7. Образцы форм и шаблонов документов

Это часть документации, в которой участнику закупки предоставляются образцы форм и шаблонов для заполнения и подачи заявки.

8. Проект контракта

Это образец (шаблон) контракта, который будет заключен с участником закупки в случае победы.

9. Дополнительные документы и материалы

Это могут быть сметы, проектная документация, технические условия, дефектные ведомости, разрешения, фотографии и т.д.

И главное помните о том, что состав документации может видоизменяться в зависимости от того для каких нужд проводится закупка (44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческая закупка), а также от того на приобретение чего (товары, работы, услуги) проводится закупка.

На этом сегодня все. Если у вас есть вопросы, то задавайте их ниже в комментариях к данной статье. Я с радостью на них отвечу.