Образец дефектной ведомости на ремонт платформы. Дефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец документа

Дефектная ведомость, образец которой будет представлен в статье, является актом визуального осмотра объекта. Она составляется в случае наличия брака, изъянов, недостатков в изготовленных материальных ценностях. Оформление документа производится в ходе контроля качества производителем, продавцом или покупателем. Рассмотрим далее образец дефектной ведомости на ремонт.

Общие сведения

Дефектная ведомость выступает в качестве документа, регистрирующего расходы на устранение недостатков изделия. Акт формируется специальной комиссией. В ее составе должны присутствовать представители эксплуатирующего подразделения, бухгалтерии, а также отдела, который, собственно, будет исправлять изъяны. Если составляется дефектная ведомость помещения, то необходимо присутствие подрядчика.

Основные вопросы

Дефектная ведомость должна отразить ряд моментов. В частности, в ней указывается:

1. Объект, подлежащий осмотру. Необходимо его идентифицировать, описать. В составлении этой части акта участвует бухгалтер. Он указывает инвентарный номер объекта, сведения из технической документации (номер техпаспорта, ПТС, кадастровый номер).
2. Причина, по которой материальная ценность требует ремонта. В этой части акта указываются появившиеся и возможные недостатки объекта, если своевременно не провести необходимые работы. Эти сведения вносят представители эксплуатационного подразделения. Им известны техрегламенты, в соответствии с которыми необходимо проводить плановые ремонтные мероприятия в установленные сроки. Эти лица описывают аварийную ситуацию, непосредственно суть поломки.
3. Характер мероприятий, в результате которых недостатки будут устранены. В этой части приводится непосредственное описание ремонта. В частности, указывается, какие именно детали необходимо приобрести или какие произвести работы. Правильно составить описание мероприятий может представитель ремонтного подразделения либо подрядчик.

Важный момент

Дефектная ведомость составляется, как выше было сказано, комиссией. А утверждение акта осуществляется руководителем или уполномоченным им лицом. В качестве последнего может выступать заведующий гаражом (если, к примеру, составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля). Утвердить акт может также главный инженер, если поломка произошла в производственном оборудовании. При выявлении недостатков в помещении уполномоченным лицом является административный директор.

Практический вопрос

В некоторых случаях бывает так, что после осмотра была составлена дефектная ведомость на ремонт автомобиля, а на станции техобслуживания были выявлены дополнительные недостатки. В таких случаях лицо, которое сдавало объект в сервис, должно составить служебную записку. В ней указываются необходимые дополнительные мероприятия. Эта записка утверждается тем же лицом, которым была заверена дефектная ведомость. Таким образом, дополнительные расходы будут санкционированы уполномоченным представителем.

Значение акта

Дефектная ведомость необходима на предприятии по нескольким причинам. Первой является хозяйственная. В акте отражается суть недостатка, обстоятельства, в которых он возник. Это позволяет предотвратить подобные изъяны в будущем, разработать мероприятия, исключающие расходы такого характера. Налогообложение - еще одна немаловажная причина, по которой составляется дефектная ведомость. Бланк содержит сведения, обосновывающие необходимость устранения тех или иных недостатков в экономическом смысле. К примеру, если на предприятии потолок окрашивается дважды в год, то инспектор может засомневаться в том, что это нужно делать именно столько раз, и посчитать, что одного раза вполне достаточно. Бухгалтер же не сможет объяснить ему экономическую оправданность расходов, если у него отсутствует дефектная ведомость. Бланк, составленный с участием технических специалистов, разъяснит причины, по которым те или иные мероприятия проводятся с той или другой частотой. Третья причина составления акта заключается в необходимости разграничить устранение недостатков в объекте и его модернизацию. Зачастую эти мероприятия отличают по критерию стоимости. Если средств нужно немного, то считается, что это ремонт, если много - модернизация. Согласно Письму Минфина № 03-03-06/1/289, важна не стоимость мероприятий, а их содержание.

Дефектная ведомость: образец

Унифицированная форма документа не утверждена на официальном уровне. В этой связи бланк акта необходимо разработать предприятию самостоятельно. Документ прилагается к учетной политике. У организации, как правило, в наличии различные группы ОС. В этой связи целесообразно разработать несколько разных вариантов акта: для автомобилей, недвижимости, оргтехники и так далее. При составлении формы следует руководствоваться требованиями ст. 9 ФЗ№129. Необходимо учесть следующие правила:

1. Все проводимые на предприятии хозяйственные операции должны быть оформлены подтверждающими документами. Они выступают в качестве первичных бумаг, в соответствии с которыми проводится бухучет.

2. Документы принимаются бухгалтерией, если они составлены по форме, присутствующей в альбомах унифицированных бланков. Если для какого-либо акта она не установлена, то в нем в обязательном порядке должны присутствовать такие реквизиты, как:

• название бумаги;
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого оформляется акт;
• содержание операции;
• измерители мероприятия в денежном и натуральном выражении;
• название должностей тех лиц, которые ответственны за совершение данной хозяйственной операции, соблюдение порядка оформления;
• личные подписи уполномоченных сотрудников.

3. Список лиц, которые вправе заверять первичные документы, утверждается руководителем предприятия по согласованию с гл. бухгалтером.

4. Акт должен составляться в момент осуществления хозяйственной операции. Если это по каким-то причинам невозможно, то непосредственно после ее завершения. Качественное и своевременное оформление первичной документации, а также передачу ее в установленный срок для отражения в бухучете, достоверность информации, присутствующей в ней, должны обеспечить лица, которые ее составили и подписали.

Дополнительно

Внесение исправлений осуществляется только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции. Это подтверждается подписями тех же лиц, которые удостоверяли документ, с указанием даты корректировки. Акт может быть составлен в бумажном или электронном виде. В последнем случае предприятие обязано изготовить бумажную копию документа для других участников операции, а также по требованию контрольных органов.

Порядок изъятия

Забрать первичную документацию с предприятия могут органы следствия/дознания, прокуратуры, суды, налоговые инспекторы и сотрудники ОВД. Изъятие осуществляется только при наличии соответствующих постановлений. Гл. бухгалтер либо иное должностное лицо может с согласия и в присутствии представителей указанных выше структур снять копии документов. На экземплярах бумаг при этом проставляется причина и дата изъятия.

Проведение ремонта либо реконструкции предполагает наличие оснований, в качестве которых может рассматриваться документ с указанием объемов и видов работ, подготовленный техническими специалистами. Речь идет о дефектной стоимости – акте, где отражается факт осмотра объекта и приводится описание работ, связанных с устранением недостатков. Это позволяет сметчику просчитать все затраты, обусловленные необходимостью восстановления объекта.

В дальнейшем такой документ будет служить в качестве экономического обоснования всех произведенных расходов.

В каких случаях применяется

В строительстве часто возникает необходимость предопределения затрат, связанных с возведением здания, его реконструкцией либо ремонтом. К примеру, на предприятии требуется ремонт кровли. Поскольку своих специалистов для решения этой задачи здесь нет, к выполнению работ привлекается подрядная организация. Для этого заказчику первоначально следует просчитать стоимость работы по замене старых рулонных материалов на новые и оформить акт технического обследования.

При заключении договора такая ведомость и смета будут его неотъемлемой частью.

Предназначение

Применение дефектной ведомости в строительстве может быть обусловлено:

• экономической оправданностью – в качестве основания при составлении сметы и списании средств на работы, предусмотренные ведомостью;
• установлением статей затрат и налогового учета – проводится разграничение видов работ (ремонта, модернизации, нового строительства);
• аналитическими операциями – в целях предотвращения разрушений и поломок в учет принимаются также причины появления дефектов.

Возможности расчета

При преобразовании количественных показателей в стоимости сметчику становится доступным просчет количества материала (плитки, кирпича, линолеума) по заданной площади поверхности, глубине и диаметру.

И даже если в ведомости указано про прокладку нового линолеума на 200 кв. м, инженер сметного отдела будет читать эту цифру, как 202 кв. м, ведь ремонта без остатков и отходов не бывает.

Кто занимается составлением

Поскольку рассматриваемая ведомость относится к исходным документам, используемым при проведении ремонта и строительстве объектов, от ее правильного составления зависит общий итог этих работ.

Заполнение документа всегда лучше доверять только квалифицированным работникам, в лице которых могут выступать как экспертные организации, так и просто штатные работники (техники, бригадиры). Выбор последних зависит от сложности предполагаемых работ.

К примеру, обнаружение трещин на стенах либо необходимость замены окон (дверей) не предполагает обязательное обращение к специализированным организациям. В этом случае является целесообразным создание комиссии по осмотру объекта, в состав которой согласно приказу руководителя должны войти компетентные работники. Это сотрудники подразделения, где требуется ремонт, представители бухгалтерии, исполнители работ.

Составление дефектной ведомости при этом должно происходить с учетом необходимых сведений и в произвольной форме, поскольку единого образца этого документа пока не предусмотрено.

Порядок заполнения

Если возникает необходимость осуществления ремонтных работ на разных объектах, на каждый из них формируют отдельную дефектную ведомость. Занесение объемов работ в ведомость производится в единицах измерения, предусмотренных сметными нормами.

В числе обязательных сведений – полное наименование объекта плюс условия осуществления работ (эксплуатируемые здания, освобожденные от мебели, прочее). Эти сведения сметчик будет учитывать при применении повышающих коэффициентов к нормам трудозатрат.

Большое значение придается детализации работ.

Например, демонтаж плинтусов, стяжка, покрытие линолеумом, и т. д., а не просто указание на ремонт пола. В примечании к каждому виду работ отмечается марка материалов и принадлежность последних.

По завершении составления ведомости документ подписывает заказчик и подрядчик. Далее ведомость передают на утверждение уполномоченному лицу со стороны заказчика.

Основные этапы составления плюс бланки для скачивания

Бланк для составления дефектной ведомости может быть утвержден на фирменном листе компании-заказчика.

Его заполнение предполагает прохождение ряда этапов:

• техобследование объекта;
• составление описи дефектов с учетом полученных сведений;
• занесение обязательной информации в дефектный акт;
• расчет объема ремонтных работ;
• визирование документа подписями сторон.

Дефектная ведомость
объем капитального ремонта Дефектная ведомость
образец капитальный ремонт Дефектная ведомость
составление Проект капитального ремонта
Состав работ (задание) Калькулятор

• Составление дефектной ведомости на ремонт здания - является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет).

Как составить дефектную ведомость на ремонт здания

1. Для чего нужна дефектная ведомость

Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт здания - это сводная таблица ремонтов, дефектов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, перечень дефектов, выводы и рекомендации по устранению. Является основным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Рекомендуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.

2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта

В большинстве случаев актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется собственными работниками назначенными руководителем и по этой причине наиболее удобен для внутреннего документа оборота. Вместе документы считаются отчетом комиссии о произведенном обследовании здания.

3. Как составить дефектную ведомость - акт

Стандартной формы документов нет. Можно составить самостоятельно в составе комиссии в произвольной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т.д.). Особой квалификации работников не требуется – в том случае если речи идет о видимых, очевидных дефектах (мелкие трещины, сколы), а также замены окон, дверей, покрытий. В остальных случаях ведомость составляют специализированные организации по подготовке проектно - сметной документации. В состав работ рекомендуем включить визуальный осмотр и обследование с помощью измерительных приборов.

4. Почему это должны сделать мы?

В ведомости нужно детально указать все для ремонта. Мы умеем составить ведомость таким образом, чтобы снизить издержки. Наши специалисты обладают большим опытом и допуском к данным видам работ. По результатам работ составляется ведомость. Смета затрат на ремонт здания составляется по желанию Заказчика.

Составление дефектной ведомости

Дефектная ведомость или дефектовка – это официальный документ, который составляется специальной комиссией после осмотра некоторых материальных объектов с целью установления необходимого ремонта. Иначе говоря, если материальный объект (здание, помещение) нуждается в ремонте или капитальном восстановлении, необходимо собрать специальную комиссию и произвести полный осмотр объекта. Комиссия должна состоять из компетентных специалистов, которые должны выявить и описать ремонт.

При составлении дефектной ведомости учитываются следующие вопросы:

1. что из себя представляет объект, подлежащий ремонту;
2. почему он требует ремонта;
3. какие ремонтные работы необходимо провести.

Дефектная ведомость является документом первичного учета в бухгалтерской отчетности. Обычно она выполнена в форме таблицы, в которой сведены воедино уже имеющиеся дефекты, поломки, которые, возможно, произойдут в ближайшее время, ремонтные работы, которые необходимо проводить регулярно, а также их объем и общая стоимость. Составление дефектной ведомости требуется для четкого обоснования необходимого ремонта и расходов на него. Документ не имеет специальной формы и может быть составлен в любом виде, однако должен содержать все необходимые данные:

1. номер и дату документа;
2. фирму и ее адрес;
3. описание возникшей проблемы и последующего ремонта, его сроки и стоимость.

Для осмотра материального объекта составляется специальная комиссия. В нее входят представитель бухгалтерии, представитель подразделения, которому принадлежит объект, а также должен присутствовать исполнитель ремонтных работ, который после будет занят самим ремонтом. После составления дефектной ведомости ее подписывает сперва комиссия, затем руководитель: директор, главный инженер или заведующий зданием (помещением).

Составление дефектной ведомости на ремонт здания

Составление дефектной ведомости на ремонт здания нужно для того, чтобы составить полный отчет о состоянии здания и необходимых ремонтных работах. Исходным состоянием здания при этом является его состояние по техническому паспорту. Сюда входят как общестроительные работы (стены, фундамент, проемы, крыша), так и внутренние (вентиляция, отопление, электро- и газоснабжения). Если данные при осмотре не соответствуют заявленным в паспорте, они заносятся в ведомость и подлежат исправлению.

Также в дефектной ведомости указываются объемы ремонтных работ, специальные требования и условия проведения. В ней отмечаются нужные материалы, их стоимость и количество, имеются ли дорогостоящие материалы или материалы, требующие особенного перемещения и условий хранения. При необходимости указываются особые условия работ: рядом с жилыми домами, в стесненных обстоятельствах, необходимость вывоза мусора.

Составлением дефектной ведомости на ремонт здания занимается специальная комиссия, в состав которой должны входить руководитель ремонтных работ или подрядчик, заказчик, владеющий зданием, или его представитель, а также бухгалтер и специалисты строительной и ремонтной сферы. Последние нужны для контроля за действиями подрядчика.

Стоимость работ по составлению дефектной ведомости напрямую зависит от объема осматриваемого здания и финансовой стороны проекта. Каждый случай должен рассматриваться индивидуально.

Дефектная ведомость
объем капитального ремонта Дефектная ведомость
образец капитальный ремонт Дефектная ведомость
составление Проект капитального ремонта
Состав работ (задание) Калькулятор

• Дефектная ведомость на капитальный ремонт помещения. Предоставим информацию о состоянии зданий и сооружений. Предлагаем образец экспертный отчет с выводами и рекомендациями.

Предлагаем получить полную информацию о техническом состоянии зданий и сооружений. В сжатые сроки мы проведем экспертизу и представим экспертный отчет с выводами и рекомендациями. А Вы останетесь довольны качеством и сэкономите время.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Дефектная ведомость №
Заказчик экспертизы:
Наименование объекта:
Адрес объекта:
Предмет экспертизы:
По состоянию на:"_"__201_ г.
Сводная таблица ремонтов (контроль качества строительства) по результатам обследования здания

Конструкции, элементы, помещения	Физ. износ, %	Ремонт
Фундаменты. Отмостка	10	Для отвода воды от стен здания и исключения замачивания фундаментов требуется выполнить устройство новой отмостки по периметру здания шириной 1.0 м с предварительной подсыпкой и уплотнением грунта на участках просадок и обратных уклонов.
Стены, перегородки	35	Выполнить инъецирование трещин в кладке стен и перегородок полимерными растворами, перед ремонтом отделки выполнить просушку помещений, имеющих замокания стен. Карнизные плиты на участках разрушениями бетона необходимо заменить на новые (ориентировочно 60-80% плит). Требуется выполнить перекладку разрушенных участков наружных стен. Работы следует проводить с выполнением необходимых страховочных мероприятий, направленных против обрушения в.расположенных конструкций. Перекладку аварийного участка стен 3-го этажа в осях «Е-Ж/5-6» выполнять после установки страховочных опор под плиты перекрытия начать незамедлительно. Перекладку разрушенных участков вести с анкеровкой новой и старой кладки. Необходимо выполнить восстановление защитного слоя бетона перемычек, карнизных плит с усилением корродирующей арматуры, имеющую сильную степень коррозии, путем приварки дополнительных стержней. Выполнить замену перемычки оконного проема 3-го этажа в осях «К/3-4», имеющую расслоение. Все имеющиеся оконные сливы заменить на новые, установить отсутствующие (90%). Выполнить ремонт отделки цоколя (90%). Целесообразно выполнить утепление наружных стен здания. Выполнить ремонт внутренней отделки стен. В помещениях с сыростью стен до работ по отделке требуется выполнить просушку помещений. Целесообразно выполнить перепланировку помещений в осях «Ж-И/1-2» (детское отделение) для соответствия их функц. назначению отделения.
Перекрытия и покрытие	5	Поврежденные коррозией стержни арматуры монолитных участков и плит (повреждения имеют 20 плит) необходимо освободить от разрушающегося защитного слоя бетона, арматуру зачистить от продуктов коррозии, обработать ингибиторами коррозии, покрыть пол. цементными защитными составами. Выполнить затирку швов перекрытий с предварительной очисткой и расшивкой швов (ориентировочно 10% швов).
Полы	41-60	Целесообразно выполнить замену половых покрытий здания на всех этажах. При устройстве полов в помещения с "мокрыми" процессами выполнить гидроизоляцию пола.
Лестницы	10	Требуется выполнить ремонт сколов ступеней и затирку трещин, произвести замену покрытия поручней. Для улучшения внешнего вида целесообразно выполнить устройство нового полового покрытия (из керамической плитки) лестничных площадок и маршей.
Крыша	5,0	Выполнить проклейку одиночных вздутий (на площади 1-2% ориентировочно). На участках замены карнизных участков предусмотреть замену кровельного покрытия. Целесообразно выполнить устройство нового эффективного утеплителя с последующим устройством новой кровли.
Инженерные системы	65-100	Рекомендуется выполнить полную замену всех инженерных систем.
Подвал	-	Выполнить просушку всех помещений подвала. Выполнить гидроизоляцию стен и пола подвала с последующим устройством санирующей штукатурки. Выполнить ремонт внутренней отделки стен, устройство новых перегородок и дверных заполнений после демонтажа старых.
Общедомовые элементы	-	С целью исключения замачивания вентиляционных каналов и стен, в которых они расположены, а также предотвращения разрушения кладки вентиляционных коробов выполнить устройство защитных зонтов после перекладки кирпичных вытяжек на крыше здания, имеющих разрушения кладки. Замена всех защитных зонтов. Выполнить ремонт всех крылец здания с устройством нового основания, гидроизоляций, покрытий, ограждений. Выполнить замену всех оконных, дверных заполнений на эн. эффективные. Выполнить утепление стальных дверей. Провести прочистку вентиляционных каналов в кладке стен. Целесообразно выполнить устройство нового молниеотвода. Выполнить ремонт прилегающей территории (асфальтовые проезды, дорожки). Выполнить замену изношенных стальных решеток окон первого этажа на новые.
Балкон	20	Поврежденные коррозией стержни арматуры монолитных участков и плит (повреждения имеют 20 шт.) необходимо освободить от разрушающегося защитного слоя бетона, арматуру зачистить от продуктов коррозии, обработать ингибиторами коррозии, покрыть пол. цементными защитными составами. Выполнить замену гидроизоляции и полового покрытия. Выполнить замену ограждения балкона.
Козырек	15	Выполнить коррозионную защиту стальных балок с предварительной очисткой их от продуктов коррозии. Выполнить замену погнутых элементов и деревянного настила, подверженного гниению.

Составление дефектной ведомости на капитальный ремонт

Составление дефектной ведомости на капитальный ремонт проводится всегда, когда нужно обосновать необходимость ремонта. Сама ведомость представляет собой документ, в котором подробно изложены необходимые ремонтные работы, используемые материалы и сроки проведения. При необходимости указывают специфику работ или месторасположения объекта (возле жилых домов, школ). При составлении ведомости на капитальный ремонт также отмечают необходимость аккуратной разборки конструкций, повторное применение уже использовавшихся раньше материалов и необходимость вывоза мусора.

При составлении дефектной ведомости на капитальный ремонт присутствуют представители заказчика или владельца здания, подрядчик и специально созванная экспертная комиссия. Все их подписи должны стоять под ведомостью. У комиссии должны быть при себе все необходимые для проведения осмотра инструменты и технические документы. Если состояние здания или его части не соответствует заявленному в технической документации, оно подлежит исправлению до указанной нормы, то есть ремонту.

Проведение любого капитального ремонта требует составления дефектной ведомости, по которой после и будут проходить все работы. У документа нет определенной формы заполнения, поэтому лучше всего уточнить у заказчика заранее, в каком виде ему было бы удобнее получить ее.

Каждая работа по составлению дефектной ведомости крайне индивидуальна, и предсказать ее примерную стоимость не представляется возможным. Если вам необходимо составить этот документ, лучше заранее обратиться к специалистам и узнать ее точную стоимость.

Составление дефектной ведомости на ремонт помещения

Дефектная ведомость является результатом полного визуального осмотра здания или помещения, которым требуется ремонт. В ней отражены необходимый объем работ, их порядок и используемые материалы. Составление дефектной ведомости на ремонт помещения занимается специально созданная комиссия, имеющая необходимые знания в области ремонтных работ, в присутствии представителей заказчика и исполнителя.

В ведомости должно быть отражены данные, касающиеся ремонтируемого здания, его адрес и номер; причины, по которым помещение требует ремонта (трещины, не работающая проводка); последующий ремонт с указанием всех используемых материалов. Это позволяет не только полностью составить смету финансовых расчетов для налоговой и бухгалтерии, но и выявить недобросовестного подрядчика.

В некоторых случаях составление дефектной ведомости на ремонт помещения может помочь избежать последующего ремонта. Если помещение подлежит покраске раз в год, то сумму на его покраску нужно вписать в очередную ведомость. Таким образом можно поддерживать помещение в полном порядке на протяжении всего времени эксплуатации. Сама ведомость является документом первичного учета и может быть составлена в произвольном порядке с обязательным перечнем всех необходимых пунктов.

Если вам потребовалось составить дефектную ведомость, то лучше всего заранее обратиться к специалисту, чтобы узнать ее стоимость. Каждая ведомость составляется и оплачивается индивидуально, в зависимости от объема работы, площади помещения и других условий проведения осмотра.

В.А.Барковец

Что предпринять? Если первоначальная стоимость компьютера была 40 тыс. руб. либо меньше, значит, в налоговом учете его учли в составе материалов. Тогда и стоимость ремонта нужно отразить как ремонт материалов в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если же компьютер стоил более 40 тыс. руб., тогда в налоговом учете он является основным средством (ст. 257 НК РФ). Соответственно, расходы на ремонт основных средств при "упрощенке" можно учесть на основании пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Главное и в том, и в другом случае - это правильно оформить документы, подтверждающие неисправность техники и, соответственно, обоснованность расходов.

Если у вас "упрощенка" с объектом "доходы". Расходы при налогообложении вы не учитываете, в том числе и на ремонт оргтехники. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Для того чтобы инициировать ремонт компьютера, системный администратор или другой технический специалист вашей компании должен оформить акт осмотра компьютера и зафиксировать в нем выявленные недостатки и необходимые действия для их устранения. Например, такие как замена комплектующих, удаление вирусов, установка программного обеспечения, диагностика жесткого диска. На основании этого акта нужно составить дефектную ведомость, указав в ней, какие следует элементы заменить, чтобы компьютер исправно работал.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Поэтому вам нужно разработать ее самостоятельно и образец бланка утвердить приказом в качестве приложения к учетной политике. За основу можно взять форму N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования". Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. В дефектной ведомости нужно описать неисправности и повреждения компьютера и указать, какие работы необходимы для его восстановления (см. рисунок). После того как ведомость оформлена, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта. В приказе нужно указать, каким способом будет отремонтирован компьютер: собственными силами или с привлечением подрядной организации. Как правило, несложный ремонт делают свои же специалисты. Далее надо составить смету расходов на ремонт, а в ней указать все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Также понадобятся документы, подтверждающие покупку материалов (накладные, товарные чеки) и оплату (кассовые чеки). Если ремонт будет проводить сторонняя фирма, то с ней нужно заключить договор подряда.

Обратите внимание! Дефектная ведомость подтвердит наличие неисправности в компьютере и обоснованность ремонта.

И только после того, как все документы будут оформлены и ремонт оплачен, можно списать затраты при УСН (п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Решение вопроса о том, по какому основанию списывать расходы, зависит от первоначальной стоимости компьютера.

Вариант N 1. Компьютер был учтен в составе материалов

В большинстве случаев компьютер стоит не более 40 тыс. руб. Соответственно, его можно рассматривать как материалы и в момент ввода в эксплуатацию полностью списать на расходы при УСН (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Затраты на ремонт такого компьютера прямо не указаны в закрытом перечне расходов. Однако стоимость самих заменяемых деталей можно учесть в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Причем списать подобные расходы по замене деталей можно сразу после подписания акта выполненных работ и оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Памятка. В зависимости от первоначальной стоимости компьютера он может быть как материалом, так и основным средством.

Что касается оплаты работ по починке компьютера, то их также можно включить в налоговую базу при УСН. Причем если вы заключили договор со сторонней компанией или физическим лицом, не состоящим в штате, то оплата этих услуг будет признаваться материальными тратами (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если же ремонтом занимаются работники вашей компании, то выплаченные им суммы являются расходами на оплату труда. А такие затраты списывают в полном объеме согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Вариант N 2. Компьютер является основным средством

Если компьютер стоит дороже 40 тыс. руб., значит, он является амортизируемым имуществом (ст. 257 НК РФ). И к налоговому учету при УСН его нужно было принять в качестве основного средства. Тогда стоимость ремонта списывается как затраты на ремонт основных средств (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Соответствующую запись в Книге учета доходов и расходов можно делать сразу после того, как запчасти куплены, работы выполнены и оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

И тут нужно обратить ваше внимание на такой момент. Как правило, когда из строя выходит какая-либо деталь компьютера, для ремонта покупают элементы уже следующего поколения. И налоговики могут посчитать, что такая замена уже не ремонт, а модернизация, которую нужно включать в первоначальную стоимость объекта.

Понятно, что такой способ учета невыгоден и неудобен. И те налогоплательщики, которые спорили с инспекторами, в судах подобные дела выигрывали.

Однако, даже если вам такую претензию предъявят, доводить дело до спора или судебного разбирательства совсем необязательно. Ведь при "упрощенке" действует особый порядок списания стоимости основных средств, приобретенных во время применения спецрежима, - они полностью включаются в затраты в первый год использования (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому, даже если компьютер серьезно модернизирован, с точки зрения налогового учета этот факт не сильно будет отличаться от ремонта, поскольку все расходы и там и там можно будет списать в течение года. С той лишь разницей, что ремонтные траты записываются в Книгу учета доходов и расходов единовременно. А цена модернизации, включенная в первоначальную стоимость основного средства, будет перенесена на расходы равными долями поквартально. То есть решение о том, что вы провели - ремонт или модернизацию, может отразиться лишь на размере авансовых платежей по УСН. А вот на размер налога, начисленного по итогам года, - не повлияет.

Однако лучше, конечно, слово "модернизация" нигде не использовать и все замены элементов компьютера проводить как ремонт, оформив для этого те документы, о которых мы рассказали выше. Тем более что в сфере компьютерных технологий все настолько быстро меняется, что вы при всем своем желании не сможете заменить вышедшую из строя деталь на точно такую же по характеристикам. В подавляющем большинстве случаев она уже будет в чем-то более функциональна.

На заметку. В каком порядке оформлять документы на ремонт компьютера

1. Чтобы обосновать расходы на ремонт, системный администратор или другой специалист, отвечающий за техническое состояние компьютеров в вашей компании, должен оформить акт осмотра компьютера или его комплектующих и зафиксировать в нем выявленные недостатки.

2. На основании этого акта технический специалист оформляет дефектную ведомость, где указывает, какие элементы нужно заменить, чтобы привести компьютер в рабочее состояние. Исходя из дефектной ведомости составляется смета расходов на ремонт.

3. Руководитель издает приказ о проведении ремонта и утверждает смету расходов.

"Упрощенка", 2013, N 3