Мы получаем товар от нашего поставщика автомобильным транспортом. В накладной около ста наименований товара. Поставщик считает, что мы сразу же должны отправлять по факсу ТОРГ-12 с отметкой о получении. На наши возражения, что мы еще не проверили на соответствие, всё ли пришло, что перечислено в накладной- говорит: отметить получение, а если будут претензии (допустим, не совпадает количество или не то наименование) - потом направить рекламацию.Как правильно в соответствии с законодательством?

Позиция поставщика правомерна. При получении товара ответственный сотрудник организации – покупателя должен расписаться в товаросопроводительных документах. Объясняется это тем, что фактически передача товара состоялась, а значит, первичный документ должен быть оформлен. В товарной накладной должны стоять подписи лиц, принимавших товар. Чтобы зафиксировать в документе недостачу, рядом с подписью сделайте пометку в накладной.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Ситуация: Нужно ли лицу, принимающему товар, подписывать накладную, по которой при приемке выявлена недостача

Да, нужно.

При получении товара ответственный сотрудник организации должен расписаться в товаросопроводительных документах. Объясняется это тем, что фактически передача товара состоялась, а значит, первичный документ должен быть оформлен. В частности, это означает, что на документе должны стоять подписи лиц, принимавших товар. Чтобы зафиксировать в документе недостачу, рядом с подписью сделайте пометку «Недостача (порча) товара отражена в акте № ___ от ________ 200 _ г.». Такие выводы можно сделать на основании статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.*

Елена Попова

Если приемка производится без осмотра каждой единицы товара, об этом нужно сделать отметку на товаросопроводительном документе (накладной). Такие правила установлены пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.*

Выявление недостачи

Если фактическое количество (качество, ассортимент) товаров не соответствует документам передающей стороны, то необходимо приостановить приемку товара и вызвать представителя организации поставщика (изготовителя). Если в установленные сроки представитель поставщика (изготовителя) не прибыл, то покупатель имеет право провести приемку этого товара без него с привлечением независимого специалиста. Такие правила установлены пунктом 2.1.7 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 и указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

При выявлении недостачи (порчи) российских товаров комиссия составляет акт. Его можно составить по форме № ТОРГ-2, а при недостаче (порче) импортных товаров – по форме № ТОРГ-3.*

Ситуация: обязана ли торговая организация-покупатель проверять количество (качество) полученного товара в каждой упаковке. Приемка товара проводится на складе покупателя

Порядок приемки товаров получателем в каждом конкретном случае может регулироваться законодательством, государственными стандартами, договором или обычаями делового оборота (ст. 474, 513 ГК РФ).

По общему правилу торговые организации не проверяют количество и качество товара, если он поступил в невскрытой упаковке (таре). Проверку количества (качества) в этом случае можно провести при последующей продаже товара. Проводить приемку в таком порядке рекомендует пункт 7 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 15 июля 1965 г. № П-6 и пункт 5 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7. Организации могут применять этот порядок по взаимной договоренности (п. 14 постановления ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В то же время в договоре может быть определен и другой порядок приемки товаров, в том числе предусматривающий обязательный осмотр каждой единицы товара.*

Елена Попова , государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Оформляя товарную накладную при поставке товара, многие, к сожалению, не уделяют должного внимания деталям. Автору часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда в товарной накладной (форма ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132), применяемой для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) , продавец либо получатель товара ставил штамп вместо печати фирмы, а иногда вообще только подпись. И это довольно распространенное явление. Законно ли это и какие правовые последствия в данном случае могут возникнуть, необходимо знать каждому руководителю.

Нормативно-правовая основа

С татьей 313 НК РФ установлено, что данные налогового учета подтверждаются первичными учетными документами, а согласно п. 1 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ (далее - ФЗ № 129) все хозяйст­венные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Руководствуясь п. 1 ст. 5 указанного Закона, общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в РФ осуществляется Правительством РФ. Правительством РФ было принято постановление от 08.07.1997 г. № 835. Согласно данному постановлению на Государственный комитет РФ по статистике (ныне - Росстат) возложена функция по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. При этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Таким образом, постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 29.05.1998 г. № 57а был утвержден и согласован в установленном законом порядке ряд унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе и товарная накладная (по форме ТОРГ-12). В указаниях по применению данной унифицированной формы не содержится требования об обязательном наличии оттиска печати. На то, что печать должна быть, указывает аббревиатура «М.П.» (место печати) в самой форме (ТОРГ-12) для заполнения как со стороны продавца, так и со стороны получателя ТМЦ.

Штамп юридического лица

Кроме того, согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20), в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом установленные реквизиты остаются неизменными (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Таким образом, можно сделать вывод, что печать на товарной ­накладной является обязательным реквизитом.

Однако имеются прецеденты, когда участники товарного оборота, считая это возможным, ставят штамп юридического лица. Думаю, что данная позиция необоснована, так как законодательством РФ не предусмотрены определенные требования к форме и содержанию штампов в отличие от печати.

Из специального законодательства (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях») следует, что каждое юридическое лицо должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения.

Таким образом, законодательством РФ установлено, что на товарной накладной (ТОРГ-12) должна быть печать организации круглой формы с обязательными реквизитами: полным фирменным наименованием юридического лица на русском языке и указанием на его местонахождение. Нельзя не согласиться, что штампы зачастую не соответствуют указанным требованиям закона.

Аналогичная позиция содержится и в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, согласно которым накладная, оформляемая при движении товара от поставщика к потребителю, заверяется круглыми печатями ­организаций поставщика и получателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций).

Дополнительные печати

Рассмотрим случай, когда ТМЦ передаются обособленному подразделению юридического лица . Например, при передаче товара магазинам определенного юридического лица. При этом бытует мнение, что печать у организации может быть только одна, так как согласно перечисленным законам, применимым для различных организационно-правовых форм, юридическое лицо «должно иметь печать», а не печати. И если следовать этому принципу, при передаче товара обособленным подразделением заверение оттиском печати на накладной становится невозможным, так как печать организации будет храниться в одном месте.

Вместе с тем обособленными подразделениями очень часто используются так называемые дополнительные печати (печати для документов и др.). При этом ни судебными, ни иными государственными органами не оспаривалась их легитимность.

В отдельных случаях налоговыми органами высказывались рекомендации о целесообразности дополнительной печати, в частности, для оформления счетов-фактур (письмо МНС России от 21.05.2001 г. № ВГ-6-03/404). Согласно рекомендациям налоговых органов в отношении подобных печатей, используемых в обособленных подразделениях, указанные печати должны содержать все обязательные реквизиты: ИНН организации, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект РФ). На печатях филиалов и обособленных подразделений организации, кроме перечисленных реквизитов, указывается наименование структурного подразделения. Порядок использования указанных печатей уполномоченными лицами утверждается распорядительным документом по организации.

Таким образом, исходя из формального (буквального) толкования законодательства организации могут заверять накладные только одной печатью, в то время как в правоприменительной практике такое ограничение не предусмотрено. Последнее, в свою очередь, обуславливает широкое применение в хозяйственной деятельности организаций дополнительных печатей, в том числе при реализации товара через обособленные ­(структурные) подразделения организаций.

Распространение требований закона на индивидуальных предпринимателей

Не стоит забывать об участии в товарном обороте индивидуальных предпринимателей, которых закон прямо не обязывает иметь и использовать в своей деятельности печать. Однако в данном случае в законодательстве существует пробел, поскольку требования по заполнению товарной накладной распространяются на всех участников предпринимательской деятельности. В письме УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 г. № 28-10/15239 даются разъяснения, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена.

При этом существует мнение Верховного Суда РФ, выраженное в определении от 20.02.1998 г. № 58-Г98-2, согласно которому в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не могут быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии. При этом согласно п. 3 ст. 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

Таким образом, вопрос использования печати индивидуальным предпринимателем на товарной накладной в настоящее время является спорным. И если контрагент является индивидуальным предпринимателем и ссылается на факт отсутствия у него печати, желательно, во избежание налоговых рисков, требовать от него информационное письмо об этом. И в случае претензий со стороны налогового органа всегда возможно предъявить данное письмо в качестве основания отсутствия оттиска печати на накладной.

Правовые риски

Товарные накладные могут быть не приняты к учету

Несоблюдение вышеуказанного требования (заверение печатью товарной накладной) служит серьезным основанием для конфликтов с налоговыми органами. Ведь согласно п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату составления документа;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение ­хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц.

В вышеперечисленных реквизитах не содержится требования о наличии печати, однако форма товарной накладной (ТОРГ-12) является унифицированной, а значит, заполняться должна в соответствии с предусмотренными к ней требованиями, в том числе и об обязательном наличии печати организации.

Таким образом, согласно указанной статье товарные накладные, не заверенные печатью, могут быть не приняты к учету. Штрафные санкции при этом предусмотрены ст. 120 НК РФ « за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения». Согласно п. 3 данной статьи «под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов». А отсутствие первичных документов трактуется налоговым органом обычно достаточно широко. В связи с этим, если неправильно оформленная товарная накладная не принята к учету, такое обстоятельство само по себе указывает ­на отсутствие данного первичного документа.

Отгруженный товар нельзя будет списать в налоговом учете

В данном случае при неправильном заполнении товарной накладной продавцом то­вар может быть не признан отгруженным, следовательно, его нельзя будет списать на расходы для налогового учета.

Такие же последствия возможны и для покупателя. Товар может быть не признан оприходованным, а значит, при дальнейшем использовании его нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли. Кроме этого, покупатель не сможет предъявить сумму НДС по при­обретенным (но неоприходованным) товарно-материальным ценностям к налоговому вычету из бюджета.

Однако стоит заметить, что покупатель рискует гораздо больше, так как поставщик получает по сделке доход с продаж и снимать данный доход не в интересах налогового органа. А в отношении покупателя его доход может быть признан налоговым органом заниженным. Так как согласно ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством. Следовательно, невозможно списывать затраты на основании неправильно оформленной товарной накладной, иначе они могут быть признаны необоснованными, а прибыль организации - заниженной. Таким образом, налоговый орган вправе будет увеличить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и выставить пени по неуплате недоплаченных в срок сумм данного налога согласно ст. 75 НК РФ.

Разъяснения по данному вопросу даны, в частности, в письме УФНС по г. Москве от 16.12.2005 г. № 20-12/93109, согласно которому расходы покупателя могут быть приняты к учету лишь на основании оформленных первичных документов, в данном случае товарной накладной (ТОРГ-12). Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ также предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета, повлекшее занижение налогоплательщиком налоговой базы (в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей).

Анализ противоречий судебной практики

Определение ВАС РФ от 21.12.2007 г. № 16524/07 подтверждает, что на товарной накладной (ТОРГ-12) помимо подписи уполномоченных лиц, отвечающих за отпуск и прием товара, должны стоять еще и печати организаций.

Тем не менее имеется и противоположная судебная практика, согласно которой оприходование товарно-материальных ценностей возможно и на основании первичных документов, составленных не в соответствии с их унифицированными формами, но содержащих обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 ФЗ №129.

Судебная практика

Свернуть Показать

Поводом для рассмотрения дела послужило решение налоговой инспекции, согласно которому усматривается, что основанием для отказа обществу в применении вычетов по НДС явилось непредставление им на проверку ­товарных накладных формы № ТОРГ-12 по одному из поставщиков.

Что обществом на проверку были представлены счет-фактура, платежное поручение, накладная на отпуск материалов на сторону. При этом, по мнению налоговой инспекции, накладная неустановленной формы не может быть признана равноценной заменой первичному документу установленной формы - товарной накладной формы № ТОРГ-12.

Мнение суда было противоположно мнению налогового органа. При этом суд указал на следующие основания. Требования к оформлению организациями документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, установлены ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно данной статье все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 данной статьи. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания. Первичные учетные документы должны включать обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
• наименования должностных лиц, ответственных за совершение ­хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Таким образом, оприходование товарно-материальных ценностей может осуществляться на основании как унифицированных форм (№ ТОРГ-12, М-15, 1-Т), так и иных форм первичных документов в предусмотренных случаях.

Как установлено арбитражным судом, накладная на отпуск материалов на сторону содержит все необходимые реквизиты, в связи с чем может являться первичным учетным документом и служит доказательством ­оприходования товара.

Судебная практика

Свернуть Показать

Иначе на этот вопрос ответил ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 19.01.2005 г. № А13-5025/04-14, в котором сделал выводы, что согласно п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные документы могут быть приняты к учету, если они составлены по унифицированной форме. При этом данное правило не распространяется на документы, для которых ­унифицированные бланки не предусмотрены.

Известны случаи, когда суд вообще признал правомерным отнесение налогоплательщиком на себестоимость товаров расходов по оплате транспортных услуг на основании первичных документов, составленных после проведения выездной налоговой проверки, поскольку налогоплательщик имеет право представить в суд доказательства, подтверждающие ­обоснованность его возражений.

О том, что печать является обязательным реквизитом товарной накладной (ТОРГ-12), без которого невозможен отпуск-оприходование товара, подтверждает постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.03. 2009 г. по делу № А05-9970/2008.

Судебная практика

Свернуть Показать

В ходе судебных разбирательств было установлено, что при камеральной проверке налоговым органом обнаружено нарушение в оформлении первичных документов, на основании которых ОАО «Соломбальский ЦБК» (грузополучатель) произвело оприходование спорного товара. Так, при оформлении торговых операций в связи с поставкой лесопродукции от ОАО «Соломбальский ЛДК» (продавец) составлялись товарные накладные не по форме № ТОРГ-12, а по форме № М-15 на отпуск материалов на сторону.

При этом судом были сделаны следующие выводы. Положениями главы 21 НК РФ не установлено специальных требований к объему и видам первичных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг). Тем не менее для подтверждения права на налоговый вычет налогоплательщик обязан представить счета-фактуры, оформленные в порядке ст. 169 НК РФ, и доказать факт принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) первичными документами, составленными в соответствии с требованиями ст. 9 ФЗ № 129.

В соответствии с постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» именно товарная накладная по форме № ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Данная форма должна содержать: наименование, адрес, телефон, факс и банковские реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, поставщика, плательщика; сведения о транспортной накладной (ее номере и дате); должности и подписи разрешивших отпуск груза и фактически отпустивших груз (с расшифровкой их Ф.И.О.), заверенные печатью организации; номер и дату доверенности, на основании которой груз принят к перевозке от грузо­отправителя, а также информацию о том, кем и кому (организация, должность лица, его Ф.И.О.) эта доверенность выдана; подпись и должность лица, принявшего груз по доверенности, расшифровка подписи; должность и подпись лица, выступающего от имени грузополучателя о получении груза, с расшифровкой Ф.И.О., заверенная печатью организации.

Причем согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20, удаление организациями ряда граф в формах первичной учетной документации (создание сокращенного варианта) не допускается. Из указания по применению и заполнению товарной накладной (№ ТОРГ-12), изложенного в постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132, следует, что указанный документ применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Он составляется в двух экземплярах: первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания; второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Таким образом, можно сделать вывод, что судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Однако во избежание налоговых рисков субъектам предпринимательской деятельности необходимо заверять товарные накладные печатью.

Сноски

Свернуть Показать

Возможно ли оформление двух товарных накладных на неделимый товар? Можно ли принять такие товарные накладные к учёту?

В июне организация перечислила предоплату 50% (поставка НДС не облагается) за товар, например, хромографическую колонку. 5 июля поставщик прислал товарную накладную, где в графе "наименование товара" значиться - "Предоплата 50% за колонку..." (колонка на части не разбирается, фактически этот товар не может быть разобран на две или более частей). 19 июля поступила ещё одна накладная, где указано - "Доплата 50% за колонку".

Возможно ли оформление двух товарных накладных на неделимый товар? Можно ли принять такие товарные накладные к учёту?

Рассмотрев мы пришли к следующему выводу:

В ТОРГ-12 должна быть представлена относительно фактически поставляемого товара. Выставление нескольких накладных на части одного и того же неделимого товара будет являться нарушением порядка, что может оказать негативное влияние при принятии к учету расходов по указанной сделке. Принимать к учету товар по таким накладным нельзя.

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Такими документами в целях бухгалтерского и налогового учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ)).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме , содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров, в частности, товарной накладной по форме N ТОРГ-12 (далее - ТОРГ-12), утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 .

ТОРГ-12 является оправдательным документом, подтверждающим переход на приобретаемые (продаваемые) товары (если иное не установлено на покупку (продажу)) и расходы покупателя в виде покупной (продажной) стоимости реализованных товаров (письмо УФНС РФ по г. Москве N 20-12/61786б).

При составлении товарной накладной должны быть соблюдены требования, предусмотренные унифицированной формой данного документа. Товарные накладные формы ТОРГ-12 должны содержать сведения о грузоотправителе, грузополучателе, поставщике, плательщике, о наименовании товара, его количестве и цене, а также указание на отпустивших и принявших товар, их подписи.

Таким образом, товарная накладная ТОРГ-12 является самостоятельным документом и служит основанием для списания и оприходования товара, т.е. в силу действующего законодательства признается надлежащим доказательством фактической поставки продукции. Следовательно, в ТОРГ-12 должна быть представлена достоверная информация относительно фактически поставляемого товара. Выставление нескольких накладных на части одного и того же неделимого товара будет являться нарушением установленного порядка, что может оказать негативное влияние при принятии к учету расходов по указанной сделке. Принимать к учету товар по таким накладным нельзя. В связи с изложенным рекомендуем обратиться к поставщику с настоятельной просьбой первичный документ надлежащим образом.

Минфин назвал реквизиты "первички", в которых лучше не ошибаться.
Реквизит "Грузоотправитель и его адрес" необязателен для заполнения.
Ошибки в товарной накладной можно исправить.

Товарная накладная (ранее составлялась по унифицированной форме N ТОРГ-12) важна как для признания в налоговом учете расходов на покупку активов, так и для вычета НДС (абз. 2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь она подтверждает переход права собственности на приобретенное имущество. Если товарная накладная составлена с ошибками, налоговики зачастую отказывают покупателю в вычете НДС и учете расходов.
Проанализируем судебную практику, разъяснения Минфина России и налоговиков, чтобы выявить опасные реквизиты. Сформулируем аргументы, которые помогут организациям противостоять необоснованным претензиям.

Контролеры согласны, что несущественные ошибки в накладных не препятствуют учету расходов и вычету НДС

Минфин России разъяснил, какие ошибки в первичных документах не являются основанием для отказа в признании расходов. К ним относятся недочеты, которые не препятствуют налоговикам в ходе проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг и их стоимость (Письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547). ФНС России поддержала этот подход (Письмо от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).
Значит, наиболее опасны ошибки в следующих реквизитах товарной накладной (наименования реквизитов приведены согласно унифицированной форме N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132):
- поставщик, его адрес, телефон, факс, банковские реквизиты;
- плательщик, его адрес, телефон, факс, банковские реквизиты;
- наименование, характеристика, сорт, артикул товара (столбец 2 табличной части);
- сумма с учетом НДС (столбец 15 табличной части).
Отсутствие в накладной банковских реквизитов поставщика или покупателя не опровергает факт приобретения товара. Столичные налоговики подтвердили, что этот недочет не влияет на признание расходов и вычет НДС (Письмо УФНС России по г. Москве от 26.04.2010 N 16-15/43834).
Если организация использует самостоятельно разработанную форму товарной накладной, важно, чтобы в ней были все реквизиты, обязательные для "первички" (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете):
- наименование и дата составления документа;
- название организации или Ф.И.О. предпринимателя, от имени которого составлен документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- единица измерения;
- наименование должности, фамилия, инициалы и подписи лиц, ответственных за оформление операции (подробнее читайте во врезке ниже).

Обратите внимание! Рискованно визировать накладную факсимильной подписью
Налоговики утверждают, что первичные документы нельзя подписывать с помощью факсимиле. Ведь на них должна стоять личная подпись ответственного лица (Письма ФНС России от 23.09.2008 N 3-1-11/469@ и УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).
Но законодательство изменилось. Требование о проставлении личной подписи было прописано в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Этот документ утратил силу с 1 января 2013 г. Теперь в списке обязательных реквизитов "первички" упоминается просто подпись (пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Несмотря на это, судебная практика остается неоднозначной. Многие суды по-прежнему против подписания "первички" факсимильными подписями. По их мнению, документы, заверенные факсимиле, недействительны. То есть с помощью таких бумаг нельзя подтвердить никаких фактов хозяйственной деятельности. В том числе факта приобретения товара (Постановления ФАС Дальневосточного от 02.04.2014 N Ф03-1016/2014, Поволжского от 01.04.2014 N А57-4665/2013 и Центрального от 28.03.2013 N А68-2818/12 округов).
Конечно, организация вправе ссылаться на изменение законодательства о бухучете. Но это не гарантирует ей победу в споре. Поэтому безопаснее не визировать товарные накладные и другую "первичку" факсимильными подписями. Даже если этот вариант подписания документов предусмотрен в соглашении с контрагентом (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Незаполнение или отсутствие в накладной других реквизитов не столь принципиально. Например, компания сама решает, заполнять или нет строку "Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты". Налоговики считают этот реквизит товарной накладной необязательным для заполнения (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-15/24227@). Значит, ошибки в нем не должны приводить к отказу в учете расходов и вычете "входного" НДС.

Примечание. Отсутствие в накладной второстепенных реквизитов не опровергает факт приобретения товара.

При наличии других доказательств фиктивности сделки ошибки в товарной накладной только подтвердят подозрения

Суды считают, что наличие в товарной накладной ошибок не опровергает поставку товаров и принятие их к учету. Недочеты свидетельствуют лишь о нарушении правил ведения учета. Значит, ссылка налоговиков только на эти дефекты не может быть основанием для исключения у покупателя расходов и отказа в вычете НДС (Постановления ФАС Московского от 26.02.2014 N Ф05-576/2014, Западно-Сибирского от 01.03.2012 N А75-1969/2011, Уральского от 30.06.2011 N Ф09-3562/11, Восточно-Сибирского от 20.12.2007 N А19-7415/07-33-Ф02-9351/07 и от 14.12.2007 N А19-8418/07-57-Ф02-9192/07 округов).
Но при наличии других доказательств нереальности сделки суд может поддержать инспекторов (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 20.09.2013 N А53-24630/2012, Уральского от 17.02.2012 N Ф09-99/12 и Западно-Сибирского от 06.11.2009 N А27-1367/2009 округов).

Какие претензии к оформлению товарных накладных организации успешно оспаривают в судах

Не указана дата отгрузки или приемки товара

По мнению налоговиков, отсутствие в накладной этих сведений является доказательством того, что покупатель не получил товар. Значит, он не вправе включать стоимость товара в налоговые расходы и принимать к вычету "входной" НДС (абз. 2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).
Но дата отгрузки товара поставщиком и дата его получения покупателем не являются обязательными реквизитами. К таковым относится лишь дата составления самой накладной (пп. 2 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Поэтому суды считают, что отсутствие в накладных дат передачи и приемки товара не препятствует учету расходов и вычету НДС (Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-16581/09, Постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.05.2015 N Ф07-2297/2015, ФАС Московского округа от 12.08.2011 N КА-А40/8591-11 и от 12.03.2010 N КА-А41/1727-10).

Отсутствуют реквизиты доверенности лица, подписавшего накладную

Этот недочет также не опровергает факт поставки и оприходования товара. Особенно если другие реквизиты товарной накладной заполнены безупречно. Главное, чтобы у лица, подписавшего накладную, были на то полномочия. Поэтому к накладной необходимо приложить копию доверенности. Это поможет отклонить претензии.
Более того, стороны сделки вправе внести исправления в накладную (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете). То есть вписать в нее реквизиты доверенности. Поскольку накладную составляет продавец, изменения в нее должен вносить именно он. Исправления необходимо заверить подписями тех лиц, которые оформляли накладную, и указать их фамилии и инициалы. Также нужно поставить дату внесения изменений.
Большинство судов разрешают покупателю учесть расходы и принять НДС к вычету, даже если в накладной нет ссылки на реквизиты доверенности (Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского от 18.09.2014 N А03-24469/2013, ФАС Западно-Сибирского от 01.03.2012 N А75-1969/2011, Московского от 29.02.2012 N А40-127306/10-90-714 и Поволжского от 22.05.2007 N А12-16921/06 округов). Арбитры считают этот дефект незначительным. Но только при отсутствии других признаков фиктивности сделки.

Не указана должность или расшифровка подписи лица, подписавшего накладную

Оба этих реквизита товарной накладной относятся к обязательным (пп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). На это обычно и ссылаются налоговики, снимая расходы и отказывая в вычете НДС.
Но суды рассуждают иначе. По их мнению, отсутствие в накладной наименования должности и расшифровки подписи является незначительным недостатком. Оно свидетельствует прежде всего о нарушении правил ведения учета.
Причем это нарушение допущено продавцом. Покупатель не должен отвечать за ошибки контрагентов (Определение Конституционного Суда РФ от 16.10.2003 N 329-О).
Если факты отгрузки и приемки товаров подтверждены, покупатель вправе учесть их стоимость в налоговом учете и принять "входной" НДС к вычету даже при отсутствии расшифровки подписи (Постановления ФАС Поволжского от 22.05.2012 N А55-5626/2010 и от 22.05.2007 N А12-16921/06, Восточно-Сибирского от 22.09.2011 N А58-6676/2010 и Московского от 14.09.2011 N А40-123143/10-116-503 округов).
Помимо товарных накладных, факт получения товаров можно подтвердить договорами, транспортными накладными, актами сверки с поставщиками, документами складского учета, распечатками карточек счетов бухучета, свидетельствующих об оприходовании ТМЦ (например, счета 10 или 41).
Еще один аргумент - отсутствие расшифровки подписи лица, подписавшего товарную накладную, не препятствует идентификации поставщика, покупателя, наименования товара, его количества и даты отпуска. Значит, этот недочет не приводит к негативным налоговым последствиям. Это отмечают некоторые суды (Постановления ФАС Центрального от 31.05.2011 N А35-9286/2010 и Северо-Западного от 04.05.2011 N А13-7011/2010 округов).

Примечание. Многие недостатки в оформлении товарных накладных суды считают несущественными.

Минфин России согласен, что недочеты в "первичке", не создающие препятствий для идентификации существенных аспектов сделки, не влекут отказа в учете расходов (Письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547). На это целесообразно ссылаться при возникновении разногласий.

Если товары покупателю доставляет сторонний перевозчик, в товарной накладной поставщик указывает реквизиты транспортной накладной - ее номер и дату. Отсутствие этих сведений налоговики считают серьезным нарушением. По их мнению, это ставит под сомнение реальность транспортировки товара. Поэтому инспекторы отказывают покупателю в учете расходов и вычете "входного" НДС.
Суды отмечают, что ссылка на транспортную накладную не является обязательным реквизитом товарной накладной. Даже без этой ссылки можно достоверно установить, кто, когда и какой товар получил. Отсутствие сведений о транспортной накладной не препятствует оприходованию товара. Ведь организация принимает товар к учету на основании товарной накладной. Данных в ней для этого достаточно.
Поэтому суды не видят препятствий для признания расходов и вычета НДС по товарам, отгрузка которых оформлена со столь незначительным недочетом (Постановления ФАС Северо-Западного от 26.09.2013 N А13-9242/2012 и от 08.11.2011 N А13-12880/2010, Центрального от 22.12.2010 N А68-11668/09, Восточно-Сибирского от 24.06.2008 N N А19-15326/07-57-Ф02-2709/08 и А19-15325/07-24-Ф02-2707/08 округов).

Не указана масса брутто груза

В товарной накладной, помимо количества товара, предусмотрен столбец для указания массы брутто. То есть веса товара вместе с тарой и упаковкой (столбец 9 табличной части). Незаполнение этого реквизита в совокупности с другими недочетами налоговики признают нарушением, которое влечет отказ в вычете НДС и учете расходов.
Многим организациям сведения о массе брутто просто не нужны. Особенно если они принимают товар к учету поштучно. Суды учитывают это обстоятельство и отклоняют претензии инспекторов (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 26.10.2009 N А53-27009/2008-С5-34, Московского от 21.08.2008 N КА-А40/7847-08, Восточно-Сибирского от 18.03.2008 N А33-6296/07-Ф02-967/08 и от 06.03.2008 N А19-11334/07-51-Ф02-737/08 округов).
Даже если товар приходуется по весу, отсутствие в накладной данных о массе брутто не опровергает факт приобретения товара. Этот реквизит не относится к обязательным для заполнения.
Поэтому суды разрешают покупателям признать расходы на покупку весовых товаров и принять "входной" НДС по ним к вычету (Постановления ФАС Поволжского от 05.05.2011 N А49-5601/2010, Уральского от 28.04.2011 N Ф09-1468/11-С2, Московского от 16.02.2009 N КА-А40/374-09 и Западно-Сибирского от 11.09.2007 N Ф04-6170/2007(37886-А03-29) округов).

– это первичный документ бухгалтерской отчетности, в котором отражается прием и отправка материальных ценностей, их перемещение от продавца к покупателю. Накладные могут быть товарными, товарно-транспортными, транспортными в зависимости от формы и способа передачи товара. Подробнее о видах накладных читайте .

Счет-фактура (с/ф) представляет собой документ, который оформляется продавцом при отправке товара покупателю и является основанием для получения вычета или возмещения НДС.

Чем отличаются эти документы?

Информация в накладных и счетах-фактурах дублируется, что вызывает недоумение у предпринимателей: в чем же разница между документами и зачем заполнять столько одинаковых бумаг? На самом деле, накладная и счет-фактура оформляются с разными целями .

Для чего нужны накладные?

Применяются накладные для оформления перехода права собственности на материальные объекты, т.е. на товар от продавца к покупателю.

Если в операции передачи товара участвует сторонняя транспортная компания, то накладная регулирует также и отношения между перевозчиком, покупателем и продавцом. Доказательством передачи товара является накладная с подписью и печатью покупателя. О том, кто и в каком порядке подписывает накладные со стороны покупателя и продавца, можно узнать .

Справка. Накладная составляется в двух экземплярах, один из них служит основанием для продавца для списания товаров, а другой - основанием для покупателя для принятия этих товаров на учет.

Для чего нужен СФ?

Счет-фактура оформляется продавцом и передается покупателю после завершения выгрузки товара, но не является доказательством факта передачи ценностей. Цель составления с/ф – подтверждение суммы выплаченного продавцом налога на добавочную стоимость , которая должна быть принята к вычету (согласно ст.169 НК РФ).

Различается ли форма этих документов?

• Товарная накладная оформляется в соответствии с унифицированной формой ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 .
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) заполняется по форме 1-Т (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 №78 .)
• Счет-фактура составляется в строгом соответствии с бланком утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 .

Сколько лет их требуется хранить?

• Срок хранения счетов-фактур для налоговой отчетности составляет 4 года со дня завершения отчетного налогового периода.
• Срок , как первичных бухгалтерских документов, составляет 5 лет по истечении отчетного периода.

Другие отличия

• требуется только при передаче (отгрузке) товаров, счет-фактура составляется как при передаче товаров, так и по факту оказания услуг.
• Счет-фактура не может выступать основанием для предъявления претензии к продавцу,перевозчику или покупателю.
• Организация обязуется вести строгий учет всех с/ф в специальных журналах покупок и продаж, в то время как обязанность учета накладных не регламентирована законодательно.

Обязательно ли к СФ должна быть ТН?

Если есть счет-фактура, нужна ли ? Товарная накладная оформляется как сопроводительный документ к отгружаемому товару. Счет-фактура является самостоятельным документом, который может быть выписан поставщиком услуг или товаров после отгрузки товара или окончания предоставления услуги в срок до 5 дней (п.3 ст.168 НК РФ).

Могут ли накладная и счет-фактура быть с разными датами? Даты составления накладной и с/ф могут не совпадать .

Должны ли совпадать номера?

Налоговый кодекс РФ не вводит каких-либо правил относительно одинаковой и счетов-фактур.

Можно ли оформить один СФ на несколько накладных?

Налоговый кодекс допускает составление с/ф на несколько накладных при условии полного соблюдения статей 168-169 НК РФ , т.е. если с/ф будет выставлен в течение 5 дней со дня первой отгрузки.

Могут ли они быть в одном документе?

С 2013 года Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ допускается объединение информации из форм по передаче материальных ценностей с информацией, содержащейся в счетах-фактурах . К объединению допускаются следующие виды форм:

• ТОРГ-12.
• М-15.
• ОС-1.
• Товарный раздел ТТН.

Важно! Имеется в виду именно товарный раздел, а не вся форма ТТН.

Объединенная форма называется Универсальным Передаточным Документом (УПД) и формируется в соответствии с рекомендациями, отраженными в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:

• основой УПД является с/ф, включенный в нее в утвержденной форме и без изменений;
• ниже, под информацией из включенной в бланк с/ф, указываются даты отгрузки, приема товара, реквизиты ответственных сторон сделки.

Когда лучше использовать УПД?