Зачем нужен Акт сверки взаимных расчетов? Составляем акт сверки расчетов с контрагентом Обязателен ли акт сверки взаиморасчетов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки обычно составляют организации, между которыми установлено долговременное сотрудничество. Если одна компания периодически отгружала другой товары, выполняла для нее работы или оказывала услуги, а вторая неоднократно перечисляла денежные средства, причем «круглыми» суммами, то наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. А уточнить ее сумму поможет акт сверки. О том, для каких целей еще пригодится этот документ, в каком порядке проводится сверка и как оформляются ее результаты, — в нашей статье.

Законодательство не обязывает контрагентов периодически сверять свои учетные данные для определения суммы задолженности. Стороны проводят сверку по собственной инициативе. А результаты этой сверки оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволит избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по вашим данным и данным контрагента, это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно, и никакие отгрузки или платежи не пропущены и не «задвоены».

Кроме того, акт может пригодиться не только для налогового и бухгалтерского учета. Например, организация подписала акт сверки расчетов с покупателем, и в документе подтверждена сумма его задолженности. После выяснилось, что покупатель этот свою задолженность в срок не погасил. В данном случае организация сможет предъявить акт сверки расчетов в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки расчетов является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давнос­ти. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Например, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частнос­ти, со дня, когда должник совершил действия, свидетельствую­щие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к подобным действиям. Об этом сказано в п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12.11.2001 № 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18 . Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Пример 1

ООО «Трио» на 1 февраля 2015 г. имеет дебиторскую задолженность в сумме 118 000 руб. за реализованные товары. Товары были проданы 20 декабря 2011 г., по условиям договора покупатель должен был расплатиться не позднее 20 января 2012 г. Акт сверки расчетов с покупателем, свидетельствующий о наличии задолженнос­ти, был подписан 15 июля 2012 г. Когда долг покупателя можно считать безнадежным и списать по причине истечения срока исковой давности?

Срок исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства по договору. ООО «Трио» выполнило свои обязательства и поставило товары покупателю 20 декабря 2011 г. Последний день, когда по договору покупатель должен был оплатить товар, — 20 января 2012 г. И после указанной даты нужно было отсчитывать срок исковой давности. Однако покупатель признал свою задолженность и подписал акт сверки 15 июля 2012 г. С этого дня течение срока исковой давности было прервано, и отсчет пошел заново. Поэтому окончание срока исковой давности в три года приходится на 15 июля 2015 г. На следующий день, то есть 16 июля 2015 г., если задолженность не будет погашена и покупатель не проведет каких-либо действий по ее признанию, дебиторскую задолженность можно будет списать как безнадежную.

Есть и еще ситуация, когда сторонам потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между двумя лицами заключено хотя бы два договора, и по ним имеются взаимные задолженности друг перед другом, то проще не перечислять денежные средства, а заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по договорам. При этом погашается взаимозачетом меньшая из двух задолженностей. А уточнить сумму взаимных задолженностей, которую можно зачесть, поможет акт сверки расчетов.

Пример 2

ООО «Альфа» по договору поставки отгружало товары ООО «Бета» в течение всего 2014 г. Сумма задолженности ООО «Бета» на 1 февраля 2015 г. составила 150 000 руб. Однако в январе 2015 г. ООО «Бета» оказало ООО «Альфа», транспортные услуги стоимостью 158 000 руб., срок оплаты по договору — не позднее 20 января 2015 г. Стороны решили провести взаимозачет задолженнос­тей. На какую сумму можно составить соглашение о взаимозачете?

У ООО «Альфа» и ООО «Бета» есть взаимные задолженности друг перед другом. Меньшую из них можно погасить взаимозачетом. По учетным данным ООО «Альфа», меньшей является задолженность ООО «Бета» перед ООО «Альфа» за поставленные товары в сумме 150 000 руб. На эту сумму стороны вправе составить соглашение о взаимозачете. Однако, так как товары поставлялись неоднократно в течение всего 2014 г., во избежание ошибок сумму задолженности лучше уточнить, составив акт сверки расчетов между ООО «Альфа» и ООО «Бета».

За какой период следует проводить сверку

Перед тем как проводить сверку, нужно определить период, за который следует включать данные в составляемый документ. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, то все просто. Данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае когда сверка между контрагентами проводится впервые, самое разумное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но затруднительно. В частности, операций было слишком много. Тогда сверку можно провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам текущей сверки не придут к единой сумме задолженности.

В каком порядке обычно проходит сверка

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию, ее делового партнера, о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности и сообщает об этом представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации формирует акт, распечатывает его в двух экземп­лярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить по-другому. Предлагаем следующий алгоритм действий:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит в свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый уже скорректированный акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземп­лярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Пример 3

ООО «Ромашка» реализует товары ООО «Резеда» по договору поставки. ООО «Ромашка» составило акт сверки расчетов между организациями, в котором отразило сумму задолженности ООО «Резеда» перед ООО «Ромашка», равную 315 800 руб. ООО «Резеда», получив документ по электронной почте, не согласилось с суммой долга. По данным ООО «Резеда», задолженность составила 256 800 руб. Оказалось, что в учете ООО «Ромашка» реализация товаров на сумму 59 000 руб. была внесена два раза. Что необходимо сделать бухгалтеру ООО «Ромашка»?

Прежде всего следует внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. «Задвоенная» реализация может привести к переплате НДС и налога на прибыль. Поэтому, если налоговые декларации за период, когда была допущена ошибка, уже сданы, целесообразно будет сдать уточненные декларации. Напомним, что при переплате налога подавать уточненную декларацию налогоплательщик не обязан, но имеет право на это (п. 1 ст. 81 НК РФ). Однако при подаче «уточненки» налоговый инспектор внесет изменения в налоговую карточку организации, в которой отражаются суммы задолженности по налогам, поэтому данным правом лучше не пренебрегать.

После внесения исправлений в учет бухгалтер ООО «Ромашка» должен сформировать новый акт сверки, в котором будет верная сумма задолженности ООО «Резеда» — 256 800 руб. Готовый акт сверки в двух экземплярах подпишут руководители обеих компаний.

Что отражается в акте сверки

В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности. Унифицированной формы акта сверки расчетов между контрагентами нет. Организация должна разработать форму акта самостоятельно и утвердить как приложение к учетной политике. Отметим, что, по мнению ФНС России (письмо от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955), акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно. Рекомендуем включить в акт следующую информацию:

— наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);

— дата и место составления документа;

— номер документа;

— период, за который проводилась сверка;

— реквизиты договора, заключенного между сторонами;

— сумма задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;

— суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);

— даты совершения хозяйственных операций между контр­агентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— сумма задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;

— наличие расхождений в учетных данных сторон;

— подписи и печати сторон.

Отметим, что если между сторонами заключено несколько договоров, они могут выбрать: включать в акт данные только по одному договору или сразу по всем. Во втором случае при указании данных об отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ) или об оплате необходимо уточнить, по какому именно договору проводилась данная хозяйственная операция. Кроме того, конечную сумму и начальную сумму задолженностей можно разбить в соответствии с договорами.

Еще один нюанс. Суммы хозяйственных операций, показанных в акте сверки, обычно группируют так же, как они отражены на счетах бухгалтерского учета задолженностей: по дебету или по кредиту. Например, поставщик будет отражать стоимость реализованных товаров на бухгалтерском счете 62 и в акте сверки по дебету, а покупатель — на бухгалтерском счете 60 и в акте по кредиту. Наоборот, сумму оплаты поставщик занесет в графу «кредит», а покупатель — «дебет».

Образец составленного акта сверки дан в приложении .

К сведению

Для того чтобы акт сверки впоследствии можно было предъ­явить в суде в качестве доказательства признания долга контрагентом, он должен быть подписан руководителями обеих компаний (или лично индивидуальным предпринимателем). Кроме того, акт может подписать лицо, уполномоченное на это руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) на основании специально выданной доверенности.

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

• возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
• необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
• работа с дорогостоящими изделиями;
• проведение инвентаризации по части расчетов;
• необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

• Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
• В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
• Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

1. Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
2. В случае когда реализуется особо ценная продукция.
3. У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
4. В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
5. В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

• по выданным ранее авансам;
• по доходам;
• по взятым на себя обязательствам;
• по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

1. Название документа.
2. Период, за который он составлен.
3. Наименование контрагентов.
4. Основание сделки (договор, соглашение).
5. Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
6. Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

1. Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
2. Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
3. Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
4. Сделать пометку «Сверка согласована».
5. Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

1. Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
2. Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
3. Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
4. Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.

В статье будут раскрыты главные моменты, касающиеся акта сверки. Что представляет собой документ, каково его назначение, и кто обязан его составлять – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Акт сверки является бухгалтерским документом, который контролирует процесс хозяйственной деятельности организации. Как правильно его составить? Кто должен подписать?

Общие аспекты

Организации постоянно проводят сверки с контрагентами с целью установить наличие задолженности. В этом деле им помогает такой документ, как акт сверки.

– документ, который отображает взаимный расчет нескольких организаций за определенный промежуток времени.

В законодательстве не принята единая форма для акта – предприятия вправе самостоятельно ее разрабатывать. Оформлением занимается бухгалтерия.

Бланк необходимо составить в нескольких экземплярах. Подписывает их главный бухгалтер и (руководитель), ставится печать компании.

Один понадобится предприятию, второй остается у контрагента. Чтобы проконтролировать процесс подписания, необходимо указать сроки. Этот пункт следует отразить в соглашении.

Если его не будет в договоре, суд не сможет принять претензии (в случае просрочки срока). В законодательстве этот документ не регламентируется, поэтому он не считается первичным.

При формировании документа необходимо следовать таким требованиям:

• составлять в двух экземплярах;
• подписать обеими сторонами;
• от организации вправе подписывать документ либо директор, либо главный бухгалтер;
• на документе должна стоять печать.

В акте сверки следует отразить такие сведения:

• номер и дату подписания;
• сроки сверки;
• название контрагентов;
• личные данные лица, которое пописывает документ;
• данные дебета и кредита, сведения о , расчеты, имеется ли задолженность (оформить в виде таблицы);
• сальдо начала периода и конца;
• данные общего оборота;
• продублированную пустую таблицу (для заполнения контрагентом, ели имеются расхождения).

Актов (бланков) сверок несколько типов. Распространенными являются:

Сверка взаимных расчетов	Применима по отношению к единственной позиции (артикула, соглашения или конкретной поставки). Во время долгосрочного сотрудничества такой акт считается чисто формальным
В excel	Выглядит как реестр, составляемый бухгалтером. Заем передается для подписи руководителю организации
Акт сверки с контрагентами	Осуществление проверки должно предусматриваться соглашением. В противном случае одна из сторон вправе отказаться от нее
С поставщиками	Это первичный бухгалтерский документ, поэтому его необходимо заполнять полностью и правильно. Итоги сверки должны совпадать у обеих сторон

Как же происходит процесс сверки? Начинается процедура с составления акта (форма произвольная). В акт вносят данные, ссылаясь на первичные документы. Второй стороной соглашения проверяется акт.

При совпадении данных документ подписывается, скрепляется печатью и возвращается составителю. При обнаружении несовпадений об этом указывается в документе.

Период сверки любой, зависит от числа операций. Может быть ежемесячной, ежеквартальной и так далее.

Определения

Чтобы правильно заполнить акт сверки, необходимо разбираться в основных понятиях.

	Документ, отражающий расчеты нескольких организаций за определенный период. Данные обеих сторон должны совпадать
Акт взаимозачета	Документ, составляемый при желании одной организации осуществить сверку требований на взаимных основаниях с предприятием-контрагентом
Контрагент	Одна из сторон соглашения
Период исковой давности	Срок, отведенный для защиты прав пострадавшего лица
Доверенность (поручительство)	Документ, выдаваемый одним лицом другому с целью выступать от его имени как представитель перед третьим лицом. Документ необходимо заверить у нотариуса
Дебитор	Лицо, которое получило продукцию или воспользовалось услугой, но не внесло за это плату (должник)
Кредитор	Лицо, которое вправе требовать от дебитора исполнения его обязанности

Назначение документа

Бухгалтеры составляют такой документ, ведь он поможет разрешить спорные моменты, возникающие между контрагентами. Также акт сверки поможет защитить интересы конкретной организации.

Чтобы акт обладал законной силой и имел доказательное содержание, необходимо правильно его составлять. Выполняет важные функции в таких ситуациях:

• когда имеется широкий ассортимент, предлагаемый единственным продавцом;
• если продавец предоставляет отсрочку платежа;
• во время высокой стоимости на конкретный продукт или ;
• если между контрагентами существуют постоянные взаимоотношения;
• чтобы упростить контроль и учет в организации в случае огромного количества соглашений.

Документ поможет отобразить факт наличия задолженности одной стороны перед другой на конкретную дату. Акт необходимо составлять при проведении инвентаризации.

Рассылается документ каждому дебитору и кредитору, чтобы проверить, совпадают ли сведения. Необходим для проверки таких счетов:

• по доходу;
• по выданному ;
• при недостаче;
• по принятому обязательству.

Нормативная база

Согласно письму Федеральной налоговой службы от 6 декабря 2010 года, акт сверки не относится к первичным учетным документам.

В соответствии с , бухгалтер не считается лицом, которое имеет право действовать от лица предприятия без доверенности.

Принятый 21 ноября 1996 года, определяет реквизиты, которые необходимо указать в документе.

Кто может подписывать акт сверки

Акт сверки составляется в двух экземплярах – для каждой стороны договора. Его вправе подписать уполномоченные лица (генеральный директор, директор либо президент организации).

Также имеет право подписывать представитель – в этом случае понадобится на него. Чтобы акт обладал правовой силой, он должен быть подписан обеими сторонами.

Поскольку акт сверки не регламентируется законодательством, то контрагент не подписывает присланный ему документ.

Директор или главный бухгалтер

На любом предприятии существует 2 должности, которые занимаются подписанием документации – генеральный директор и главный бухгалтер. Последний подчиняется директору и отвечает за ведение документации.

Генеральный директор несет ответственность за организацию в общем, бухгалтер – за отображение этой деятельности в документах учета.

Каждый из них подтверждает своей подписью документацию. Подпись можно разделить на такие категории:

Генеральный директор имеет право подписывать все типы категорий, бухгалтер – только 2 и 3. Любое другое лицо (в том числе и бухгалтер) вправе подписывать различную документацию только на основании доверенности от гендиректора.

Как правильно визировать

Акт сверки составляется в бухгалтерии. После этого визируется печатью и подписью главного бухгалтера и руководящего лица. Если на документе будет подпись только бухгалтера, то акт будет считаться техническим – его не примут как доказательство в суде.

Возникновение требования

При возникновении взаимной задолженности между двумя предприятиями сумма зачитывается при помощи составления акта зачета требований (по обоюдному соглашению сторон). Составляется после оформления акта сверки.

Унифицированной формы нет, составлять можно произвольно. При разработке формы акта зачета требований следует использовать такие реквизиты (обязательны к заполнению):

• наименование документа;
• дату составления;
• место оформления;
• название организации, ответственной за составление акта (в полном виде);
• показатели хозяйственной операции – в натуральном и денежном выражении;
• ссылку на документацию, которая доказывает возникновение обстоятельства;
• данные об обстоятельствах;
• сумму взаимного зачета;
• данные лиц, которые ответственны за проведение операций;
• их подписи;
• печать организации, которая составляла акт.

Такой акт не всегда разрешено составлять. Это ситуации:

• когда обязательство касается пожизненного обеспечения людей;
• при возмещении убытков здоровью или имуществу;
• взыскание ;
• когда истек срок исковой давности;
• контрагент был подвержен открытию дела о банкротстве;
• погашение задолженности.

Оформляется также в 2 экземплярах.

С расхождениями

При получении акта контрагент может быть не согласен с некоторыми сведениями. В этом случае необходимо провести сверку и вписать свои данные.

Оформляются расхождения в этом же акте сверки – в специально отведенной строке или оформляется на новом листе. После этого высылается обратно организации.

Полученный акт контрагент обязан подписать, при этом указав, с чем он не согласен. Алгоритм действий таков:

1. Бухгалтер одного предприятия пересылает заполненный акт второму (по почте или факсом).
2. Бухгалтер второго предприятия вносит изменения (разногласия).
3. Происходит сверка, и та сторона, которая допустила ошибку, вносит изменения.
4. Акт подписывается, ставится печать.

Если по взаимным расчетам

Акт сверки при взаимном расчете является первичным документом учета бухгалтерии. Основная цель – зафиксировать состояние расчетов взаимного характера нескольких контрагентов.

Требования к его оформлению отсутствуют. Главное – соблюдать разделение сведений по соглашениям.

Когда организация получает акт от своего контрагента, она должна проверить правильность проверенных данных. При отсутствии претензий акт необходимо подписать и отправить обратно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить акт в электронном варианте? – Можно, для этого используется программа 1 С. За какой промежуток времени осуществляется сверка? – Прежде чем начать проводить сверку, необходимо определиться с периодом.

Видео: акт сверки взаимных расчетов

Если проверка ранее проводилась, то сведения для новой сверки берутся со дня окончания предыдущей проверки. Кто является инициатором сверки? – В проведении процедуры заинтересована одна сторона (дебитор или кредитор).

Если возник отказ

Бывает, что должник не подписывает акт сверки? Как быть в таком случае? Если он отказывается принимать документ и подписывать его, то он просто не хочет признавать свою задолженность перед организацией (второй стороной соглашения).

Инициатор осуществления сверки не вправе принуждать контрагента делать это. Для предупреждения возникновения подобной ситуации необходимо в договоре учитывать следующее:

• прописать важность проведения сверки;
• указать сроки и периодичность ее проведения;
• уточнить порядок проведения сверки;
• указать, в какие сроки должен быть подписан документ;
• предусмотреть штраф в случае отказа от подписания.

Является ли признанием долга

Одним из предназначений акта (подписанного должником) является подтверждение прерывания периода исковой давности.

Говоря о значении документа с правовой точки зрения, нельзя судить о том, что он является единственным доказательством наличия долга.

Даже если акт подписан контрагентом без претензий. В случае судебного разбирательства акт не может считаться основным документом для признания вины.

Ситуации, при которых акт сверки не говорит о том, что контрагент признал свой долг:

Контрагент не подписывал или подписал	С пометкой о том, что задолженности нет
Отсутствуют признаки	Которые помогают определить, по какому соглашению образовалась задолженность. Это возможно при отсутствии даты и номера на акте
Отсутствует расшифровка подписей	—
Акт подписало неуполномоченное лицо	—
Нет указания периода	По которому образовалась задолженность
Документ был подписан с разногласиями	Организация указала одну сумму долга, контрагент – другую
Отсутствуют ссылки на документацию	На основании которой должна производиться оплата

Эти ситуации не освидетельствуют о признании долга должником.

Может ли подписать поручительство

Акт сверки будет обладать законной силой, если будет подписан исполнительным органом организации или лицом, которое имеет доверенность от директора.

Управление не может подписать ваш акт сверки без необходимой для этих целей доверенности. Законодательство не ограничивает список лиц, которые могут выступать как поручители.

Документ должен подписать директор, поставить печать организации. В доверенности указать дату выдачи и список полномочий выбранного лица. При подписании акта сверки доверенное лицо обязано указать этот факт.

Доверенность прекращает действовать, когда:

• истекает срок ее действия;
• лицо, которое выдавало документ, отменяет его;
• человек-поручитель отказывается выполнять свою обязанность;
• юридическое лицо, выдавшее доверенность, закрывается;
• директор (либо тот, кто выписывал доверенность) умирает или признается недееспособным;
• умирает поручитель.

В документе обязательно указать, какими полномочиями обладает поручитель.

Если подписан неуполномоченным лицом (судебная практика)

Во избежание споров необходимо выдать главному бухгалтеру доверенность на право подписи акта сверки. Суд не примет акт как доказательство, если он подписан лицом, не имеющим на это право (если доверенность отсутствует).