Из конкурсной заявки вынули листы. Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы. Предложение о цене контракта

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Сегодняшняя статья носит сугубо практический характер и будет посвящена вопросу прошивки и нумерации заявки на участие в открытом конкурсе по 44-ФЗ. Требование о том, что заявка участника должна быть прошита и пронумерована, содержится в ч.4 ст.51 Федерального закона № 44-ФЗ и все участники об этом требовании прекрасно знают. Казалось бы, чего тут сложного, собираешь все документы в один том (или несколько томов) по описи, нумеруешь страницы и сшиваешь. Однако есть один нюанс, о котором многие участники даже не догадываются. Честно говоря, до недавнего времени и я о нем не знал, т.к. в своей практике никогда с этой проблемой не сталкивался. Итак, давайте перейдем к сути вопроса и постараемся во всем разобраться.

Теперь многие Заказчики, которые раньше не обращали внимания на то, прошита ли заявка участника отдельно от тома заявки или нет, стали активно отклонять участников за это «нарушение» и прикрываться решением Арбитражного суда Ставропольского края № А63-6369/2015.

Из приведенного выше решения № А63-6369/2015 остается непонятным, каким образом все-таки должна быть оформлена заявка.

Первый вариант: Сама заявка (предложение участника), находящаяся в общем томе (сшиве) должна быть дополнительно прошита и пронумерована.

Второй вариант: Заявка должна быть отделена от остального комплекта документов. И при этом она должна содержать опись, быть прошита, пронумерована, а также должна быть подписана и скреплена печатью (при наличии).

Я лично склоняюсь к первому варианту. А что думаете по этому поводу вы?

Оставляйте свои комментарии ниже к этой статье. Буду рад обсудить этот вопрос и услышать вашу точку зрения на этот счет.

Проведение конкурсов - это один из наиболее популярных конкурентных способов закупок в рамках контрактной системы. Вместе с тем конкурсная процедура в сравнении, например, с запросом котировок или электронным аукционом, требует больше времени и отличается некоторой сложностью.

Проведение конкурсов связано с множеством деталей и нюансов, которые вынуждены учитывать как заказчики, так и участники. В рамках статьи нами будет рассмотрен частный вопрос подготовки и рассмотрения заявки для участия в конкурсе, решения контрольных и судебных органов в отношении которого вызвали бурное обсуждение и далеко неоднозначную реакцию как среди участников, так и среди организаторов торгов.

Суть рассматриваемой проблемы сводится к тому, как правильно следует сшивать заявку на участие в конкурсе.

Требования 44-ФЗ к конкурсной заявке

Большинству неопытных в области госзакупок специалистов может показаться, что в данном вопросе все ясно и попросту не о чем спорить. На практике всё иначе – неверно прошитая заявка может стать причиной отстранения от участия.

Согласно части 4 закона о контрактной системе, листы непосредственно самой заявки и тома сопутствующих документов должны быть прошиты и пронумерованы. Кроме того, и заявка, и том должны иметь опись включенных в их состав документов, быть проштампованы печатью и подписаны участником.

При этом статья указывает, что отсутствие нумерации не может служить причиной для отказа в допуске к участию.

На практике требования данной статьи реализовывались с позиции того, что заявка не является чем-то самостоятельным, а представляет собой полный пакет всех необходимых документов, прошитых, пронумерованных и заверенных подписью и печатью, который при необходимости – например в случае большого объёма - может быть разделен на отдельные тома.

Такой подход в подавляющем большинстве случаев не вызывал споров и нареканий ни у заказчиков, ни у участников закупок ровно до тех пор, пока не появилось судебное решение, обозначившее позицию контрольных органов.

Позиция арбитражного суда относительно требований части 4 статьи 51 Закона № 44-ФЗ

Согласно мнению арбитражного суда Ставропольского края (Дело № А63-6369/2015 г. Ставрополь 08 октября 2015 года), разделив знаком «,» слова «все листы заявки» и «все листы тома такой заявки», Закон заостряет внимание на том, что это два юридически самостоятельных документа. Это же подтверждают требования о том, что заявка и том заявки должны включать в себя опись, быть подписаны и скреплены печатью.

По мнению судебного органа, статья 51 не содержит какого-либо непосредственного указания на то, что заявка и том заявки должны быть сшиты вместе.

К такому выводу можно прийти лишь если бы в качестве разделителя вместо знака «,» использовался союз «и».

Основываясь на подходе буквального толкования положений законодательства, арбитражный суд сделал заключение, что заявка и том заявки - это самостоятельные документы, которые прошиваются по отдельности и не предоставляются единым пакетом.

Выводы

Мы нередко становимся свидетелями того, как могут отличаться решения контрольных и судебных органов различных регионов при работе с аналогичными делами. Однако несмотря на то, что судебное решение вынесено органом краевого уровня, оно может учитываться в качестве судебной практики при рассмотрении аналогичных вопросов в других регионах.

Задача участника закупки состоит в подготовке заявки таким образом, чтобы она была допущена к участию. В контексте рассмотренной практики участник при подготовке заявки на участие в конкурсе может обезопасить себя от отстранения одним из двух способов.

1) фирменное наименование (наименование), сведения об организационно-правовой форме, о месте нахождения, почтовый адрес, номер контактного телефона;

2) полученная не ранее чем за шесть месяцев до дня размещения на официальном сайте извещения о проведении конкурса выписка из единого государственного реестра юридических лиц или заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копия такой выписки;

3) документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника размещения заказа (копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени участника размещения заказа без доверенности (далее - руководитель). В случае, если от имени участника размещения заказа действует иное лицо, заявка на участие в конкурсе должна содержать также доверенность на осуществление действий от имени участника размещения заказа, заверенную печатью участника размещения заказа и подписанную руководителем участника размещения заказа или уполномоченным этим руководителем лицом, либо нотариально заверенную копию такой доверенности. В случае, если указанная доверенность подписана лицом, уполномоченным руководителем участника размещения заказа, заявка на участие в конкурсе должна содержать также документ, подтверждающий полномочия такого лица;

4) копии учредительных документов участника размещения заказа;

6) документы, подтверждающие выполнение участником размещения заказа требований, установленных статьей 24.4

8) предлагаемый участником размещения заказа размер вознаграждения оператора;

9) предполагаемый участником размещения заказа прогноз выручки от проведения лотереи в течение всего срока ее проведения и распределения прогнозируемой выручки по нормативам, установленным статьей 10 настоящего Федерального закона;

10) документы, подтверждающие профессиональный опыт организации и проведения лотерей;

11) копии документов, подтверждающие наличие исключительных прав на лотерейные программы, либо копии лицензионных договоров о предоставлении права использования таких программ.

4. Все листы заявки на участие в конкурсе, все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы. Заявка на участие в конкурсе и том заявки на участие в конкурсе должны содержать опись входящих в их состав документов, быть скреплены печатью участника размещения заказа и подписаны участником размещения заказа или лицом, уполномоченным таким участником размещения заказа. Соблюдение участником размещения заказа указанных требований означает, что все документы и сведения, входящие в состав заявки на участие в конкурсе и тома заявки на участие в конкурсе, поданы от имени участника размещения заказа, а также подтверждает подлинность и достоверность представленных в составе заявки на участие в конкурсе и тома заявки на участие в конкурсе документов и сведений. Не допускается устанавливать иные требования к оформлению заявки на участие в конкурсе, за исключением предусмотренных настоящей частью требований к оформлению заявки на участие в конкурсе. При этом ненадлежащее исполнение участником размещения заказа требования о том, что все листы заявки на участие в конкурсе и тома заявки на участие в конкурсе должны быть пронумерованы, не является основанием для отказа в допуске к участию в конкурсе.

5. Требовать от участника размещения заказа иное, за исключением предусмотренных частью 3 настоящей статьи документов и сведений, не допускается. Не допускается требовать от участника размещения заказа предоставление оригиналов документов.

6. При получении заявки на участие в конкурсе, поданной в форме электронного документа, организатор лотереи обязан подтвердить в письменной форме или в форме электронного документа ее получение в течение одного рабочего дня со дня получения такой заявки.

8. Участники размещения заказа, подавшие заявки на участие в конкурсе, организатор лотереи обязаны обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в таких заявках до вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе. Лица, осуществляющие хранение конвертов с заявками на участие в конкурсе и заявок на участие в конкурсе, поданных в форме электронных документов, не вправе допускать повреждение таких конвертов и заявок до момента их вскрытия в соответствии со статьей 24.11 настоящего Федерального закона.

9. Участник размещения заказа, подавший заявку на участие в конкурсе, вправе изменить или отозвать заявку на участие в конкурсе в любое время до момента вскрытия конкурсной комиссией конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе. В случае, если было установлено требование обеспечения заявки на участие в конкурсе, организатор лотереи обязан вернуть внесенные в качестве обеспечения заявки на участие в конкурсе денежные средства участнику размещения заказа, отозвавшему заявку на участие в конкурсе, в течение пяти рабочих дней со дня поступления организатору лотереи уведомления об отзыве заявки на участие в конкурсе.

10. Каждый конверт с заявкой на участие в конкурсе и каждая поданная в форме электронного документа заявка на участие в конкурсе, поступившие в срок, указанный в конкурсной документации, регистрируются организатором лотереи. При этом отказ в приеме и регистрации конверта с заявкой на участие в конкурсе, на котором не указаны сведения об участнике размещения заказа, подавшем такой конверт, а также требование предоставления таких сведений, в том числе в форме документов, подтверждающих полномочия лица, подавшего конверт с заявкой на участие в конкурсе, на осуществление таких действий от имени участника размещения заказа, не допускается. По требованию участника размещения заказа, подавшего конверт с заявкой на участие в конкурсе, организатор лотереи выдает расписку в получении конверта с такой заявкой с указанием даты и времени его получения.

12. В случае, если по окончании срока подачи заявок на участие в конкурсе подана только одна заявка на участие в конкурсе, конверт с указанной заявкой вскрывается или открывается доступ к поданной в форме электронного документа заявке на участие в конкурсе и указанная заявка рассматривается в порядке, установленном и 24.13 настоящего Федерального закона. В случае, если указанная заявка соответствует требованиям и условиям, предусмотренным конкурсной документацией, организатор лотереи в течение трех рабочих дней со дня рассмотрения заявки на участие в конкурсе обязан передать участнику размещения заказа, подавшему единственную заявку на участие в конкурсе, проект контракта, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных таким участником в заявке на участие в конкурсе, в проект контракта, прилагаемого к конкурсной документации. При этом контракт заключается с участником размещения заказа, подавшим указанную заявку, с учетом положений части 6 статьи 24.14 настоящего Федерального закона на условиях и по цене контракта, которые предусмотрены заявкой на участие в конкурсе и конкурсной документацией, но цена такого контракта не может превышать начальную (максимальную) цену контракта, указанную в извещении о проведении конкурса. Участник размещения заказа, подавший указанную заявку, не вправе отказаться от заключения контракта. Денежные средства, внесенные в качестве обеспечения заявки на участие в конкурсе, возвращаются участнику размещения заказа в течение пяти рабочих дней со дня заключения с ним контракта. При непредставлении организатору лотереи таким участником размещения заказа в срок, предусмотренный конкурсной документацией, подписанного контракта, а также безотзывной банковской гарантии, соответствующей требованиям, установленным статьей 10 настоящего Федерального закона, такой участник размещения заказа признается уклонившимся от заключения контракта. В случае уклонения участника размещения заказа от заключения контракта денежные средства, внесенные в качестве обеспечения заявки на участие в конкурсе, не возвращаются.

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

• стандартными
• нестандартными
• длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

• наименование документа;
• дату составления описи;
• заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
• перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
• фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

• нумеруются именно листы, а не страницы;
• опись нумерации не подлежит;
• при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
• номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
• нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
• если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
• если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

• листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
• лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
• если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
• если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
• склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.