Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация не имела деловых отношений в течение длительного времени, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, организация рискует, например, заключить договор аренды с компанией, не являющейся собственником объекта аренды и не обладающей правом сдавать это имущество в аренду. Или заключить договор на техобслуживание медтехники с организацией, не обладающей лицензией на проведение таких работ. Наконец, может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для вашей компании, а возможно, и судебными спорами.

Кроме того, чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать у него актуальные версии перечисленных ниже документов.

На необходимость истребования определенных документов желательно указать в Положении о договорной работе компании . Дело в том, что без предоставления потенциальным контрагентом определенного пакета документов подписание с ним договора будет невозможным. В то же время если у предполагаемого контрагента возникнут вопросы по поводу необходимости истребования у него всех или какого-то определенного документа, то в этом случае всегда можно будет сослаться на правила, установленные во внутреннем документе организации.

Документы, которые нужно запросить у контрагента - юридического лица

1. Учредительные документы . В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав и (или) учредительный договор.

Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.

Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции. Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.

2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.

Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

Если юридическое лицо меняло наименование, то в этом случае наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН. Дело в том, что при изменении наименования новое свидетельство о государственной регистрации юридического лица не выдается. Однако изменение наименования организации обязательно должно быть отражено в листе записи ЕГРЮЛ или в свидетельстве о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор . Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Для подтверждения полномочий руководителя организации на момент подписания договора нужно также затребовать от контрагента и выписку из Единого государственного реестра юридических лиц.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными (ст. 174 ГК РФ).

Кроме того, в уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Нужно иметь в виду, что положения учредительного документа, которые определяют условия осуществления полномочий лиц, выступающих от имени юридического лица, в том числе о совместном осуществлении отдельных полномочий, не могут влиять на права третьих лиц и служить основанием для признания сделки, совершенной с нарушением этих положений, недействительной. Это не касается случаев, когда будет доказано, что другая сторона сделки в момент совершения сделки знала или заведомо должна была знать об установленных учредительным документом ограничениях полномочий на ее совершение. При этом бремя доказывания того, что третье лицо знало или должно было знать о таких ограничениях, возлагается на лиц, в интересах которых они установлены.

Все неясности и противоречия в положениях учредительных документов юридического лица об ограничениях полномочий единоличного исполнительного органа толкуются в пользу отсутствия таких ограничений. Ссылку в договоре, который заключен от имени организации, на то, что лицо, заключающее сделку, действует на основании устава данного юридического лица, суд оценивает с учетом конкретных обстоятельств заключения договора и в совокупности с другими доказательствами по делу. Такое доказательство, как и любое другое, не имеет для суда заранее установленной силы и не свидетельствует о том, что другая сторона сделки знала или заведомо должна была знать об указанных ограничениях.

Такие разъяснения содержатся в абзацах 5-8 пункта 22 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23 июня 2015 г. № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» (далее - постановление Пленума Верховного суда РФ № 25).

Если договор будет подписывать иное лицо, чем руководитель организации, то помимо документов, названных выше, необходимо запросить еще и копию доверенности данного лица на подписание договора. В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

В доверенности указывается также срок ее действия. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Необходимо следить за тем, чтобы срок действия доверенности не был просрочен.

Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника. Если на доверенности отсутствует печать организации, это никак не влияет на ее действительность (кроме случаев, прямо указанных в законе).

Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность.

Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно, поскольку данные полномочия проверил нотариус при удостоверении доверенности. Этот факт, безусловно, повышает доверие к «нотариальной доверенности». Однако требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности совсем не обязательно.

Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то необходимо проверить полномочия этого руководителя на момент выдачи доверенности. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Если сделку от имени юридического лица подписывает его сотрудник, который действует на основании доверенности, выданной в порядке передоверия руководителем филиала юридического лица, другая сторона сделки признается добросовестной, если она изучила доверенности (первоначальная и выданная в порядке передоверия), дающие полномочия сотруднику юридического лица, совершившему сделку (п. 129 постановления Пленума Верховного суда РФ № 25).

Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.

5. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Также можно разработать единые правила по проверке документов от контрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора. Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.

Кроме того, информацию о контрагенте можно найти на сайте ФНС России . Ее также можно сравнить с информацией, имеющейся в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ.

Информация на сайте ФНС России обновляется еженедельно (п. 4 приказа ФНС России от 16 июня 2006 г. № САЭ-3-09/355@ «Об обеспечении публикации и издания сведений о государственной регистрации юридических лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной регистрации»). Поэтому нельзя исключить вариант, при котором сведения, содержащиеся в предоставленной контрагентом выписке, могут расходиться со сведениями, опубликованными на сайте ФНС России. В последнем случае рекомендуется уточнить у контрагента причины такого расхождения и при необходимости попросить контрагента представить из ФНС России новую выписку.

Однако нужно иметь в виду, что на сайте ФНС России, по сравнению с выпиской из ЕГРЮЛ, содержатся далеко не все сведения о юридическом лице, а только сведения о наименовании, ИНН, ОГРН, местонахождении, а также о начавшихся процессах реорганизации, ликвидации и банкротства. Поэтому информацию с сайта ФНС России можно использовать лишь дополнительно к представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ, но никак не вместо самой выписки.

Также информацию о контрагенте - юридическом лице можно найти в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц . В этот реестр вносятся различные сведения, которые связаны с деятельностью организации, включая сведения о том, что юридическое лицо находится в процессе реорганизации или ликвидации, о начале процедуры банкротства в отношении этой организации, сведения о размере уставного капитала, увеличении и уменьшении уставного капитала, стоимости чистых активов на последнюю отчетную дату, о назначении или прекращении полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица, об изменении адреса (места нахождения) юридического лица, о получении лицензии, приостановлении, возобновлении действия лицензии, переоформлении лицензии, об аннулировании лицензии или о прекращении по иным основаниям действия лицензии на осуществление конкретного вида деятельности и т. д. Полный перечень таких данных указан в пункте 7 статьи 7.1 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Доступ к Единому федеральному реестру сведений о фактах деятельности юридических лиц бесплатный. Для получения необходимых сведений нужно ввести наименование компании, ИНН, ОГРН или место нахождения организации. Однако есть риск, что на данном ресурсе может не оказаться всех необходимых данных о потенциальном контрагенте (например, сведений о стоимости чистых активов юридического лица). Это связано с тем, что в законе пока нет ответственности за непредставление организацией таких сведений. По этой причине юридические лица зачастую игнорируют обязанность вносить указанные сведения в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц. С другой стороны, отсутствие в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц подобных сведений может говорить о недобросовестности потенциального контрагента.

Сведения, полученные с помощью Единого федерального реестра сведений о фактах деятельности юридических лиц, целесообразно сравнить с информацией, которая содержится в представленной контрагентом выписке из Единого государственного реестра юридических лиц. Вполне возможна ситуация, при которой сведения, содержащиеся в представленной контрагентом выписке, могут расходиться со сведениями, опубликованными в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юридических лиц. В таком случае рекомендуется уточнить у контрагента причины такого расхождения и при необходимости попросить контрагента представить из ФНС России новую выписку, с более поздней датой выдачи.

При проверке информации, которая содержится в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц, нужно исходить из следующего:

• Единый государственный реестр юридических лиц открыт для всеобщего ознакомления. Презюмируется, что лицо, которое полагается на данные ЕГРЮЛ, не знает и не должно знать о недостоверности таких данных;

• юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, которое добросовестно полагалось на данные ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не включенные в этот реестр, а также на недостоверность его данных. Исключение предусмотрено лишь для случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица;

• по общему правилу закон не устанавливает обязанности лица, которое не входит в состав органов юридического лица и не является его учредителем или участником, проверять учредительные документы юридического лица с целью выявления ограничений или разграничения полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица или нескольких единоличных исполнительных органов, действующих независимо друг от друга либо совместно;

• третьи лица, которые полагались на данные ЕГРЮЛ о лицах, уполномоченных выступать от имени юридического лица, по общему правилу вправе исходить из неограниченности этих полномочий. Если в ЕГРЮЛ содержатся данные о нескольких лицах, которые уполномочены выступать от имени юридического лица, третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий каждого из них. При наличии в ЕГРЮЛ данных о совместном осуществлении полномочий несколькими лицами третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий лиц, которые действуют совместно.

Такие разъяснения содержатся в пункте 22 постановления Пленума Верховного суда РФ № 25.

Кроме того, если учредительным документом юридического лица предусмотрено, что полномочия выступать от его имени предоставлены нескольким лицам, то в отсутствие в ЕГРЮЛ сведений о совместном осуществлении или ином распределении полномочий предполагается, что они действуют раздельно и осуществляют полномочия самостоятельно по всем вопросам компетенции соответствующего органа юридического лица. Например, если в корпорации образовано несколько единоличных исполнительных органов, предполагается, что они действуют независимо по всем вопросам компетенции.

Такие разъяснения содержатся в пункте 24 постановления Пленума Верховного суда РФ № 25.

6. Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию. Перечень лицензируемых видов деятельности указан в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Причем в статье 12 этого Закона указан перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а в статье 1 - перечислены виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами.

К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Либо этот перечень может быть указан на обратной стороне лицензии. В любом случае имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора.

Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия контрагента.

7. Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору в собственность или во временное владение и пользование. Проверка имущества, которое будет являться предметом сделки, состоит из двух этапов:

• осмотр имущества;

• проверка правоустанавливающих документов.

Ни одним из данных этапов не стоит пренебрегать перед заключением договора с контрагентом.

При проверке правоустанавливающих документов прежде всего нужно выяснить, кому принадлежит данное имущество.

При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра.

При заключении договора аренды недвижимого имущества возможны следующие варианты:

• контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра;

• контрагент является доверительным управляющим недвижимостью на основании договора доверительного управления недвижимым имуществом;

• контрагент является арендатором этого недвижимого имущества и передает имущество в субаренду. В этом случае нужно проверить, имеет ли арендатор право на сдачу имущества в субаренду .

После проверки факта принадлежности имущества, в отношении которого предполагается заключить договор, нужно проверить все существенные для совершения сделки характеристики этого имущества.

Здесь особенно важно не только провести осмотр имущества, но и проверить документы, в которых содержится важная для контрагентов информация. Это связано с тем, что при непосредственном осмотре невозможно проверить всю необходимую информацию о приобретаемом имуществе. Например, для недвижимого имущества таким документом является выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Если не провести осмотр имущества или не проверить все необходимые документы, то впоследствии организация (предприниматель) не сможет оспорить заключенный договор на том основании, что она не знала или не могла знать о каких-то существенных свойствах объекта договора. В таком случае будет считаться, что участник оборота не проявил требовавшуюся в таких обстоятельствах осмотрительность, обычную для деловой практики совершения подобных сделок.

Пример из практики: Президиум ВАС РФ разъяснил, что лицо не может оспаривать договор по мотиву его заключения под влиянием заблуждения, если оно само при заключении этого договора не проявило должной осмотрительности, которая является обычной для деловой практики заключения подобных сделок

По результатам аукциона по определению ставки арендной платы стороны заключили долгосрочный договор аренды нежилого помещения. Как следовало из конкурсной документации, а также выписки из технического паспорта на здание, помещение располагалось в цокольном этаже здания. Также, согласно конкурсной документации, передача помещения во владение арендатора должна быть осуществлена после государственной регистрации договора аренды.

После заключения договора арендатор начал подготовку технологического проекта и иной документации для получения санитарно-эпидемиологического заключения территориального управления Роспотребнадзора на использование данного помещения для оказания медицинских и косметологических услуг.

При получении выписки из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним арендатор обнаружил, что, согласно данному реестру, по своим характеристикам упомянутое помещение является подвальным, что не позволяет использовать его в соответствии с указанным в договоре аренды назначением. В связи с этим арендатор обратился в арбитражный суд с иском об оспаривании договора аренды как заключенного под влиянием заблуждения относительно качеств его предмета (ст. 178 ГК РФ) и о применении последствий недействительности сделки.

Арбитражные суды отказали в удовлетворении исковых требований, указав, что истец не был лишен возможности узнать о состоянии помещения, его расположении и иных особенностях недвижимого имущества, поскольку, в частности, арендодатель проводил показ объектов, которые выставлялись на аукцион. Таким образом, при заключении спорного договора истец не проявил требовавшуюся в таких обстоятельствах осмотрительность, обычную для деловой практики совершения подобных сделок (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 10 декабря 2013 г. № 162 «Обзор практики применения арбитражными судами статей 178 и 179 Гражданского кодекса Российской Федерации»).

8. При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора , заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Совет: Все документы должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.

Документы, которые нужно запросить у иностранной организации

Если контрагент - иностранная организация (нерезидент), то при запросе документов этого контрагента и их проверке необходимо учитывать следующие особенности.

Во-первых, документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), должны быть переведены на русский язык и легализованы в установленном порядке, если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля.

Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, указан в статье 1 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участником которой является и Россия (заключена в Гааге 5 октября 1961 года, вступила в силу для России 31 мая 1992 года). Если страна происхождения контрагента не является участником этой конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.

Аналогичные требования предъявляются не только к учредительным документам, но и к доверенности лица, которое будет подписывать договор, а также ко всем иным официальным документам.

Необходимо иметь в виду, что контрагент - иностранная организация - может отказаться от предоставления апостилированных или легализованных документов, мотивируя это сложностью процедуры, дороговизной и т. п. В этом случае можно от него принять копии документов и без необходимого заверения. Однако в этом случае риски при заключении договора с этим контрагентом многократно возрастут.

Во-вторых, до заключения договора у иностранной организации желательно запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании - «прекращено», договор с этой организацией заключать не рекомендуется. В случае судебного спора не удастся защитить свои права и взыскать убытки с организации, которая уже прекратила свою деятельность.

В то же время в ряде иностранных государств не предусмотрено ведение торговых реестров (к примеру, в Великобритании). В этих случаях вместо выписки из торгового реестра рекомендуется запрашивать сертификат, подтверждающий благополучное состояние компании.

Документы, которые нужно запросить у контрагента - индивидуального предпринимателя

До заключения сделки с индивидуальным предпринимателем у него также необходимо истребовать документы, подтверждающие его правовой статус. Однако этот перечень документов имеет некоторые особенности по сравнению с перечнем документов, запрашиваемых у юридического лица.

1. У индивидуального предпринимателя отсутствуют какие-либо учредительные документы - устав или учредительный договор.

2. Индивидуальный предприниматель действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП).

3. У индивидуального предпринимателя нужно запрашивать выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

4. Документами, подтверждающими право индивидуального предпринимателя на подписание договора, являются свидетельство ОГРИП и паспорт гражданина РФ.

В остальном действуют те же .

Перед тем, как заключить договор с той или иной компанией, она должна пройти тщательную проверку службой безопасности. В противном случае, это грозит целой чередой рисков для компании, начиная от банального неисполнения обязательств контрагентов и вплоть до конкретных финансовых потерь, а иногда и участия в судебных тяжбах. Сегодня поговорим о том, какие вам понадобятся документы для проверки контрагента.

Документы для проверки контрагента при заключении договора

Стандартный набор документов, который запрашивается у любого нового партнера, состоит из пяти пунктов:

1. учредительные документы;
2. выписка из ЕГРЮЛ;
3. свидетельство ОГРН;
4. данные о постановке на учет в налоговой;
5. документы, подтверждающие полномочия сотрудника, подписывающего договор.

Документы для проверки контрагента при заключении договора поставки

В отдельных случаях могут, и должны быть учтены более тонкие нюансы. Так, например, при выборе нового поставщика, рекомендуется расширить перечень документов. Нужно убедиться в том, что потенциальный партнер действительно сможет обеспечить вас необходимыми товарами и услугами. Для этого необходимы документы, способные подтвердить реальность деятельности контрагента, в частности:

• бухгалтерская отчетность;
• лицензия, если деятельность контрагента лицензируется;
• документы о наличии торговых или складских площадей в собственности или аренде.

Кроме того, будет уместным убедиться в наличии складских помещений и товарных остатков не только по документам: сотрудники службы безопасности могут лично выехать на склад к поставщику.

Документы для проверки контрагента при договоре с отсрочкой платежа

Отдельного внимания требует проверка контрагента, которому вы намерены предоставить отсрочку платежа. В этом случае необходимо оценить не только реальность деятельности компании, но и ее финансовые показатели, чтобы спрогнозировать, насколько аккуратно контрагент будет соблюдать платежную дисциплину.

Дополнительно ко всем вышеперечисленным документам рекомендуется запросить . В нем будет отражена информация о наличии просроченной задолженности у юридического лица и обо всех выплаченных и действующих займах. Это даст понимание, стоит ли вообще работать с этим контрагентом с отсрочкой платежа, а также определить допустимый уровень дебиторской задолженности.

В зависимости от специфики работы вашей компании, конечный список документов, которые вы запрашиваете у партнеров, может быть больше или меньше. Но, в любом случае, его необходимо утвердить и обязательно включить в ваш внутренний регламент проверки контрагента. Это в равной степени важно, как для бизнеса, который имеет собственную службу безопасности, так и для компаний, которые предпочитают аутсорсинг СБ.

У нас контрагент, покупатель запросил отчетность и выписку, должны ли мы ему предоставить все эти документы? Спасибо.

Выписку имеет смысл представить, а отчетность представлять вы не обязаны.

Контрагент может запросить любые документы. Но ни Налоговый, ни Гражданский кодексы не обязывают Вас предоставлять контрагенту какие-либо сведения, тем более отчетность. Имеет смысл представить контрагенту лишь минимальный пакет документов – учредительные и документы о полномочиях представителей – это вполне целесообразно и принято на практике. Представить их можно в копиях, заверенных уполномоченным лицом и печатью организации.

На практике такое требование связано с понятием «должной осмотрительности» и «проверки благонадежности» контрагента при заключении сделок. Если первичные документы будут подписаны неуполномоченным лицом, инспекция может отказать в вычете по НДС. Наличие у контрагента копий учредительных документов и документов (доверенности или приказа) о полномочиях лица, подписавшего документы, обезопасит контрагента от претензий инспекции. В данном случае можно будет говорить о том, что организация проявила должную осмотрительность при выборе контрагента.

По мнению Минфина, в целях проверки благонадежности вполне достаточно запросить учредительные документы контрагента и документы о полномочиях его представителей. Кроме того, проверить контрагента можно на сайте ФНС России (www.nalog.ru) в разделе «Государственная регистрация и учет налогоплательщиков» - именно этот вариант Вы можете порекомендовать Вашему контрагенту.

Таким образом, Вы не обязаны предоставлять контрагенту перечисленные в вопросе документы. Сделать это Вы можете только добровольно. При этом, возможность заключения договора не может быть поставлена в зависимость от факта непредставления таких документов.

Обоснование

Проверка контрагентов налогоплательщика для уменьшения налоговых рисков

1. Учредительные документы юридического лица в редакции на дату заключения договора 2 .

2. Проверка правоспособности: свидетельство о внесении юридического лица в ЕГРЮЛ или свидетельство о внесении физического лица в ЕГРИП 3 .

При этом согласно складывающейся практике получить информацию о государственной регистрации контрагента налогоплательщик может самостоятельно и из общедоступных источников в сети Интернет 4 .

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах РФ в качестве налогоплательщика или письмо, подтверждающее, что оснований для постановки иностранной организации на учет в качестве налогоплательщика на территории РФ нет 5 .

4. Документы, подтверждающие полномочия лиц, которые будут подписывать договоры, и документы, подтверждающие личность физического лица – контрагента: решение о назначении генерального директора, приказ о назначении главного бухгалтера, доверенности на уполномоченных представителей, документ, удостоверяющий личность физического лица –контрагента (паспорт) 6 .

5. Информация, необходимая для заключения и исполнения договора: банковские реквизиты, фактический адрес юридического лица, если он отличается от юридического адреса 7 .

6. Документы, подтверждающие реальность деятельности контрагента: бухгалтерский баланс за последний отчетный период с подтверждением его передачи налоговому органу, налоговые декларации за последний налоговый период с отметками об их принятии (НДФЛ, НДС, налог на прибыль, ЕНВД, УСН) 8 .*

Снижение налоговых рисков во взаимоотношениях с контрагентами

• отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента (его представителя), копий документа, удостоверяющего его личность;
• отсутствие информации о фактическом месте нахождения контрагента, производственных и (или) торговых площадей;
• отсутствие информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ (www.nalog.ru);
• отсутствие очевидных свидетельств возможности реального выполнения контрагентом условий договора;
• наличие обоснованных сомнений в возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.*

Романа Масаладжиу, кандидата юридических наук, ведущего эксперта ЮСС «Система Юрист»

Виталия Дианова, кандидата юридических наук, старшего юриста Goltsblat BLP

Даниила Дугинова, советника Администрации Президента РФ, магистра частного права, LL.M

Какие документы нужно запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски

Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация не имела деловых отношений в течение длительного времени, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, организация рискует, например, заключить договор аренды с компанией, не являющейся собственником объекта аренды и не обладающей правом сдавать это имущество в аренду. Или заключить договор на техобслуживание медтехники с организацией, не обладающей лицензией на проведение таких работ. Наконец, может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для вашей компании, а возможно, и судебными спорами.

Кроме того, чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать у него актуальные версии перечисленных ниже документов.*

Контрагент – юридическое лицо

1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав и (или) учредительный договор.*

Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.

Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции. Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.

2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.*

Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН).* Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.*

Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными ().

Кроме того, в уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Если договор будет подписывать иное лицо, чем руководитель организации, то помимо документов, названных выше, необходимо запросить еще и копию доверенности данного лица на подписание договора. В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

В доверенности указывается также срок ее действия, не превышающий три года. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Необходимо следить за тем, чтобы срок действия доверенности не был просрочен.

Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника, с обязательным приложением печати организации.

Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность.

Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно, поскольку данные полномочия проверил нотариус при удостоверении доверенности. Этот факт, безусловно, повышает доверие к «нотариальной доверенности». Однако требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности совсем не обязательно.

Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то необходимо проверить полномочия этого руководителя. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.

5. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).*

Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Также можно разработать единые правила по проверке документов от контрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора. Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.

Кроме того, информацию о контрагенте можно найти на сайте ФНС России . Ее также можно сравнить с информацией, имеющейся в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ.

8. При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Все документы должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.*

Налоговики уточнили, как проверить контрагента

Налоговики Сибири требуют документально подтверждать добросовестность контрагентов. Если же этого не сделать, то компания может лишиться расходов, которые не получится защитить даже в суде. Одно из таких показательных дел разместило на своем сайте УФНС по Кемеровской области (www.r42.nalog.ru > Новости от 3 марта 2014 года).

В споре налоговики сняли расходы, потому что компания не проверила деловую репутацию поставщика, который оказался однодневкой. И суд поддержал инспекторов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.12.13 № А27-21275/2012). Мы опросили все региональные управления Сибири и выяснили, что они выдвигают одинаковые требования. Но одновременно специалисты УФНС дали рекомендации, как проверить контрагента.

Во-первых, проверку стоит начать на сайте www.nalog.ru в разделе «Проверь себя и контрагента». Там можно узнать, есть ли данные о компании в ЕГРЮЛ, не дисквалифицирован ли директор и т. д. Во-вторых, уточнить сведения на сайте fedresurs.ru . На нем можно узнать, не ликвидируется ли компания, не проходит ли в ней реорганизация, есть ли у нее необходимая лицензия и т. п. В-третьих, налоговики рекомендуют поискать отзывы и комментарии о контрагенте или пообщаться с компаниями, которые уже работают с ним. Желательно, чтобы общение было подтверждено перепиской хотя бы по электронной почте. Наконец, можно запросить у самого контрагента отчетность или справку об отсутствии налоговых долгов. Если у компании будет полный комплект документов по благонадежности контрагентов, то риск претензий значительно снизится.*

Приносит свои плоды, так, собираемость налога на прибыль в 2016 году по отношению к 2015 году выросла на 8,5 процента, а НДС по отношению к тому же периоду – на 6,6 процента.

В борьбе за положительную динамику по собираемости налогов инспекторам ФНС помогает программный комплекс АСК НДС 2. Комплекс находит налоговые разрывы, устанавливая недобросовестные компании в цепочке поставки товара на территории страны от импортера, производителя до конечного потребителя, экспортера. Таким образом, все более насущной для бизнеса становится проблема проверки своих контрагентов на предмет добросовестности. Несмотря на то, что законодательного закрепления правил проявления должной степени осмотрительности и осторожности при выборе деловых партнеров пока еще нет, в первую очередь именно на эту обязанность ссылаются контролирующие органы, предъявляя претензии по обоснованности налоговой выгоды.

Проверка контрагента на добросовестность возможна посредством применения комплекса мер, которые направлены на то, чтобы налогоплательщик смог убедиться в порядочности своего партнера. Проверяемая компания должна являться действующей организацией, которая может исполнить взятые на себя обязательства по договору (Постановление ВАС РФ от 20 апреля 2010 г. № 18162/09; письмо ФНС от 23 января 2013 г. № АС-4-2/710@).

Минимизация рисков

Удостоверившись в благонадежности делового партнера, фирма минимизирует риски предъявления претензий по обоснованности налоговой выгоды в части вычетов по НДС и расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Так, в соответствии с пунктом 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 года № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если инспекторами будет доказано, что фирма действовала без должной осмотрительности и осторожности и ей должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом. Отмечу, что большее внимание следует уделять проверке контрагентов по сделкам, которые являются для налогоплательщика существенными, так как сумма доначислений по сделке с недобросовестным контрагентом может составить до 50 процентов с оборота.

Проведение мероприятий

Итак, для проверки контрагента следует провести специальные мероприятия, рассмотрим их пошагово.

Шаг 1. Электронная проверка

Для начала необходимо воспользоваться электронными публичными сервисами на сайте налоговой службы: www.nalog.ru (письмо Минфина от 12 июля 2016 г. № 03-01-10/41099). На сайте можно проверить правоспособность контрагента по реквизитам ИНН; ОГРН или по названию (п. 3 ст. 49 ГК РФ), то есть проверить, зарегистрирована ли данная организация в ЕГРЮЛ. В случае ее отсутствия в соответствующем реестре заключать с ней договор нельзя. Сервис также позволяет узнать, отказался ли руководитель или участник контрагента от управления или участия в такой организации (https://service.nalog.ru/svl.do). Необходимо проверить налоговую задолженность, а также своевременность сдачи отчетности (https://service.nalog.ru/zd.do). Там же можно уточнить, принято ли в отношении контрагента решение о предстоящем исключении в связи с неосуществлением последним деятельности (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83).

Шаг 2. Запрос документов

С целью минимизации налоговых рисков перед заключением сделки налогоплательщику рекомендуется запрашивать документы, подтверждающие правоспособность проверяемого контрагента и возможность выполнить взятые на себя обязательства. Так, исходя из сложившейся судебной практики и содержания писем ФНС и Минфина можно рекомендовать компаниям запрашивать следующие документы:

• устав организации;
• свидетельство о внесении сведений организации в ЕГРЮЛ или ИП в ЕГРИП;
• свидетельство о постановке организации или ИП на налоговый учет;
• документ о назначении руководителя (решение общего собрания и приказ о назначении);
• выписку из ЕГРЮЛ по организации или выписку из ЕГРИП по ИП;
• налоговую и бухгалтерскую отчетность;
• лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);
• сведения о транспортных средствах (если заключается договор поставки или перевозки);
• сведения о строительной технике (если компания осуществляет подрядные работы).

Все представленные копии документов должны быть заверены надлежащим образом, то есть подписью и печатью (при наличии у ИП) проверяемого контрагента.

Данная рекомендация подтверждается судебной практикой, так, в Постановлении Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2017 года № 16АП-5007/2016 по делу № А15-2566/2016 апелляционный суд указал, что одним из доказательств недостаточного проявления должной степени осторожности и осмотрительности при выборе контрагента может быть то обстоятельство, что учредительные документы контрагента не были заверены надлежащим образом, не указано должностное лицо, заверившее эти бумаги.

Шаг 3. Проверка на расстоянии

Также следует обратить внимание, что в случае подписания указанных документов не руководителем организации налогоплательщику следует уточнить у контрагента наличие доверенности на их подписание соответствующим представителем компании. При взаимодействии налогоплательщика с контрагентом «на расстоянии», то есть при фактическом нахождении последнего в другом регионе, фирме не помешает попросить продемонстрировать указанные выше документы посредством электронных средств связи и в этот момент зафиксировать их наличие, сделав соответствующие скриншоты. Если вы сомневаетесь в добросовестности контрагента, также можно попросить его руководителя показать документ, удостоверяющий личность.

Шаг 4. Обоснованность выбора

Кроме этого не следует забывать о вопросах обоснованности выбора именно этого контрагента. Так, проверяющие любят уточнить у налогоплательщика, по каким критериям происходил выбор делового партнера. В данном случае нелишним будет сохранить информацию о контрагенте, полученную из Интернета, например, распечатки скриншотов объявлений; следует сохранять и коммерческие предложения, прайс-листы и деловую переписку. Также желательно убедиться в том, что контрагент не входит в состав лиц, связь с которыми по данным налогового органа через юридический адрес отсутствует (письмо ЦБ РФ от 28 февраля 2013 г. № 32-Т). Кроме того, желательно иметь копии паспортов руководителя или лиц, подписывающих первичные документы.

Шаг 5. Запрос в инспекцию

Несмотря на то, что вы можете узнать о наличии или отсутствии налоговой задолженности контрагента через официальный сайт ФНС, желательно сделать запрос в территориальный налоговый орган по месту учета контрагента об исполнении им своих обязательств по уплате налогов, основание – письмо Минфина от 4 июня 2012 года № 03-02-07/1-134 со ссылкой на определение ВАС РФ от 1 декабря 2010 года № ВАС-16124/10.

Шаг 6. Акт и заключение

Вместе с тем желательно составить акт выезда по юридическому адресу контрагента, который должен быть подписан как минимум двумя сотрудниками компании. Кроме этого можно получить от контрагента ответ на запрос о привлечении компании или ее руководителя к налоговой ответственности, а также запросить копию аудиторского заключения по бухгалтерской отчетности контрагента за прошлый отчетный год.

В случае соблюдения указанных рекомендаций риски признания налоговой выгоды необоснованной сокращаются, но не исчезают полностью. Судебная практика по фискальным спорам исходит из того, что при отсутствии реальности по сделке, даже если контрагент первого звена является добросовестным, претензии могут быть предъявлены к контрагентам второго и последующих звеньев и в признании налоговой выгоды обоснованной может быть отказано (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20 июля 2015 г. № Ф05-8786/2015 по делу № А40-122602/14).

В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

• нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
• невозможность реального возмещения убытков;
• повышение риска проведения выездной проверки;
• получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).

ВАЖНО! Во избежание указанных рисков перед заключением сделки следует проверить потенциального партнера.

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является предъявление к нему требования о представлении определенных документов.

Какие нужны документы, можно установить на основании писем Федеральной налоговой службы (от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@, от 23.01.2013 № АС-4-2/710@, от 24.06.2016 № ЕД-19-15/104, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@), судебной практики и обычаев делового оборота. Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки подробнее в зависимости от статуса контрагента.

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы

• учредительные документы;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• протокол (решение) о назначении руководителя;
• документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
• документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
• бухгалтерская отчетность;
• копия паспорта директора.

В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее - Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:

• документально закрепленный порядок отбора партнеров;
• документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
• источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
• сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
• деловая переписка.

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
• свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
• выписка из ЕГРИП;
• паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
• документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
• документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента - юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента .

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.