Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения. Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов Что такое сверка в бухгалтерии

Прямого ответа на этот вопрос нет в действующем законодательстве, тем не менее исходя из самой практики можно назвать сразу несколько причин, почему бухгалтеру не стоит пренебрегать указанным мероприятием. Предлагаем начать с сущности активов и обязательств, по которым проводится сверка с контрагентами, после чего перейти к самому мероприятию и его последствиям для бухгалтерского и налогового учета.

Несколько слов о «дебиторке» и «кредиторке» с позиции права

Любая задолженность при осуществлении предпринимательской деятельности связана с принятием лицами определенных обязательств: совершить какое‑то действие либо воздержаться от него. Заключая договор, каждая из сторон выступает не только в качестве должника, но и в роли кредитора, который имеет право требовать встречного действия от другой стороны. Обязательства могут возникнуть как из договора, так и по иным основаниям, например, вследствие причинения вреда (п. 2 ст. 307 ГК РФ).

Дебиторская задолженность дает право требования организации к третьим лицам по не исполненным ими обязательствам, а кредиторская, наоборот, вменяет ей обязанности по выполнению собственных обязательств. В таблице на стр. представлены примеры «дебиторки» и «кредиторки», которая может быть в балансе автономных учреждений.

По общему правилу возникшие обязательства прекращаются их исполнением. Если это не представляется возможным, прекратить обязательство можно:

по соглашению сторон - исполнением отступного, заменой другим обязательством (новация);

• по решению одной стороны - прощением долга, зачетом встречного однородного требования;
• по не зависящим от сторон обстоятельствам - вследствие невозможности исполнения обязательства, на основании акта государственного органа и в силу ликвидации юридического лица.

Виды задолженности АУ
Дебиторская		Кредиторская
- выданные поставщикам и подрядчикам авансы; Задолженность персонала компании по подотчетным суммам, полученным ссудам (займам); Не погашенные виновными лицами суммы потерь и недостач; Суммы переплаты по налогам и сборам		- долги перед поставщиками и подрядчиками; Полученные авансы от покупателей; Обязательства по расчетам с бюджетом и фондами по налогам и сборам; Задолженность перед персоналом по оплате труда; Долги перед другими контрагентами

Кроме того, задолженность может быть продана или переведена на другое лицо при согласии последнего. Бухгалтеру нужно обратить внимание на все случаи, в каждом из которых прекращение обязательства является основанием для списания его с учета.

Если ни один из этих случаев не наступил, а обязательство не исполнено, то задолженность может быть списана по истечении срока исковой давности, который установлен Гражданским кодексом и составляет три года. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не прописана, необходимо исходить из разум­ного срока, по истечении которого должнику даются семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).

Ошибкой будет считать, что после истечения срока исковой давности кредитор не может потребовать исполнения обязательства (ведь срок исковой давности его не прекращает). Такое право у кредитора есть, но реализовать его можно только во внесудебном порядке. В этом случае шансов взыскать задолженность значительно меньше. А потому кредитору нужно принять меры по взысканию задолженности до истечения срока исковой давности.

Должнику могут быть направлены претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник уплачивает долг полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинается заново (ст. 203 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписании нерадивым должником акта сверки. После его подписания срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый исковой срок не засчитывается.

Исходя из всего перечисленного на основании истечения срока исковой давности бухгалтер имеет право списать сумму дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете не ранее чем по прошествии трех лет с даты последней сверки по этой задолженности (Письмо Минфина РФ от 10.07.2015 № 03‑03‑06/39756). Аналогичный вывод справедлив также и в части кредиторской задолженности, которую налоговые органы могут потребовать включить в состав прочих доходов. Между тем в отсутствие актов сверки и первичных документов невозможно сделать вывод о периоде возникновения задолженности и дате начала течения срока исковой давности (Постановление ФАС УО от 25.11.2010 № Ф09-7954/10‑С2). Отметим: вывод сделан в целях применения бухгалтерского и налогового законодательства в основном исходя из положений гражданского права.

Как провести сверку расчетов?

К сожалению, в нормативных актах по данному мероприятию мало указаний. Мы бы выделили проведение сверки в рамках инвентаризации, что регламентировано Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания). Из них следует, что основной целью инвентаризации расчетов является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения. Для этого проверяется обоснованность сумм задолженности по расчетам с поставщиками и заказчиками, бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и подотчетными лицами, другими дебиторами и кредиторами. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

В ходе инвентаризации наличие кредиторской и дебиторской задолженностей должно быть подтверждено документами, например:

договором с поставщиком или заказчиком;

• актом приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг, накладной на отгрузку материальных ценностей;
• иными, в частности, платежными документами на перечисление аванса поставщику, не выполнившему своих обязательств, актом сверки задолженности.

В процессе инвентаризации составляются акты сверки, в которые вносятся данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяются с данными бухгалтерского учета. После этого оформляется акт инвентаризации по всем расчетам, в котором указываются выявленные расхождения и суммы просроченных кредиторской и дебиторской задолженностей. Однако названный документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, ведь окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель (п. 5.4 Методических указаний). А потому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации.

Является ли акт сверки первичным документом?

За ответом обратимся к Инструкции № 157н . В документе сказано, что к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. То есть «первичка» подтверждает совершение операции, которая приводит к изменению данных об активах и обязательствах, доходах и расходах учреждения. Сам по себе акт сверки расчетов не свидетельствует о совершении подобной операции, изменяющей финансовое положение проводящих сверку сторон. Поэтому у бухгалтера не возникает обязательств по отражению на его основании бухгалтерских проводок. Отсутствие принадлежности акта сверки расчетов к первичным документам подтверждается еще и перечнем обязательных реквизитов таких документов, приведенным в п. 7 Инструкции № 157н.

Содержание факта хозяйственной жизни и величину его натурального и (или) денежного измерения (с указанием единиц измерения) для акта сверки проблематично установить, поскольку в нем отражаются расчеты по нескольким хозяйственным операциям, которые должны подтверждаться своей отдельной «первичкой». Акт сверки по своей сути больше напоминает обобщающий учетный регистр, составляемый двумя сторонами. Неспроста в перечне форм учетной документации, применяемой государственными и муниципальными учреждениями (Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), отсутствует акт сверки расчетов, что лишь подтверждает выраженную нами позицию.

В силу положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» акт сверки взаимных расчетов не является документом первичного учета и не относится к документам бухгалтерской отчетности (Письмо Росприроднадзора от 17.02.2015 № ОД-06‑01‑26/2389).

Приведем примеры из арбитражной практики. В Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 № Ф01-2768/2016 рассматривался спор о взыскании задолженности за проданный товар. Однако материалы дела не подтвердили возникновение такой задолженности. Товарные накладные ответчиком не подписаны (и, как следствие, не являются надлежаще оформленными); каких‑либо иных документов, свидетельствующих о поставке (перемещении) товара по указанным накладным, не представлено. Составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара.

Аналогичные выводы сделаны в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 № А19-11729/2012. Из акта инвентаризации расчетов с покупателями, справки о кредиторской задолженности, книг продаж, расшифровок дебиторской и кредиторской задолженности невозможно установить даты возникновения обязательств. Ссылки на счета-фактуры (являющиеся документами, необходимыми для налогового учета при исчислении НДС) в отсутствие первичных документов не подтверждают даты фактической реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Значит, рассматриваемый документ не является первичным, служащим основанием для отражения хозяйственной операции в учете автономного учреждения. Тем не менее это та бумага, которая служит для проведения «бухгалтерской» процедуры, в ходе которой обнаруживаются неучтенные или неправильно отраженные поставки (оплаты). На них составляются (исправляются) первичные подтверждающие их документы, в то время как акт сверки лишь выявил недочеты по отправлению и оформлению операций.

Как выглядит акт сверки?

В связи с тем, что акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичным документам, бухгалтер вправе составить его в произвольной форме с удобными для себя реквизитами. Как правило, их набор минимален, что доказывают предусмотренные во многих программно-прикладных продуктах готовые документы - акты сверки. Они включают данные о контрагенте, с которым проводится сверка, а также даты, номера первичных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, включая суммы, на которые они были осуществлены при совершении сторонами сделки.

Ниже покажем один из вариантов оформления акта сверки расчетов:

Акт сверки

взаимных расчетов
за период с 01.08.2016 по 31.08.2016
между АУ «Центр социальных услуг»
и ООО «Коммерческое предприятие»
по договору от 01.02.2016 № 10

Автономное учреждение «Центр социальных услуг», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице руководителя Иванова А. С., действующего на основании Устава, и общество с ограниченной ответственностью «Коммерческое предприятие», именуемое в дальнейшем Поставщик, в лице директора Петрова М. В., действующего на основании Устава, составили настоящий акт сверки расчетов к договору поставки от 01.02.2016 № 10 о нижеследующем.

По данным Покупателя, руб.				По данным Поставщика, руб.
Дата	Документ	Дебет	Кредит	Дата	Документ	Дебет	Кредит
Сальдо начальное				Сальдо начальное
	Платежное поручение				Платежное поручение
	Платежное поручение				Платежное поручение
					Накладная
Сальдо конечное				Сальдо конечное

Есть расхождение между учетными данными Поставщика и Покупателя. Сумма задолженности по договору, имеющаяся на 01.09.2016 и равная 80 000 руб. (восемьдесят тысяч рублей), подтверждена только ООО «Коммерческое предприятие».

В представленном примере мы намеренно отразили расхождение данных поставщика и покупателя, чтобы разобраться с дальнейшим порядком действий сторон.

Каковы действия после подписания акта сверки?

Очевидно, ответ зависит от того, насколько «точно» сверились партнеры. Если расхождений нет, то обеим сторонам можно ничего не делать и забыть о сверке до проведения ее в следующий раз. Если же данные сторон не сходятся, нужно найти причину и того, кто допустил ошибку. Обратимся к представленному выше акту сверки: с большой вероятностью расхождение допущено по вине АУ, причем не бухгалтера, а лиц, которые получили товары поставщика, но не передали в бухгалтерию документы. Без них хозяйственная операция (отгрузка) не может быть отражена, в связи с чем не показано и корреспондирующее с отгрузкой обязательство по оплате поставленных товаров.

В такой ситуации бухгалтеру АУ нужно получить от коллеги из ООО не дошедшие ранее документы на состоявшуюся отгрузку товаров и отразить на их основании данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. После этого следует сформировать в программе новый акт сверки и отправить его на согласование партнеру. При отсутствии расхождений сверку можно считать законченной, а обязательства - сверенными. Но не исключено, что АУ может не подтвердить отгрузку и оприходование товаров, если, например, они оказались некачественными. Тогда акт подписывается с разногласиями, которые решаются в претензионном порядке (до суда или в суде). После разрешения разногласий проигравшая спор сторона вносит у себя изменения в учет, исходя из тех данных, которые подтверждены и обоснованы выигравшей спор стороной.

Где еще может пригодиться акт сверки?

Оказывается, он может помочь не только восстановить расчеты с контрагентом, но и обосновать и правильно насчитать штрафные санкции в случае неисполнения партнером своих обязательств. Напомним: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.

Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) является дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда. Если кредитор учитывает данные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном объеме либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных обязательств, может являться двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т. п.) (письма ФНС РФ от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@, Минфина РФ от 30.10.2014 № 03‑03‑06/1/54946).

При отсутствии подписанного акта сверки или же полной либо частичной фактической уплаты кредитору сумм санкций, свидетельствующих о признании должником обязанности по уплате штрафов, пеней, иных санкций, основания для признания соответствующих сумм в составе доходов кредитора отсутствуют (Письмо ФНС РФ от 23.06.2016 № СД-4-3/11239@). Следовательно, должник в такой ситуации может предъявить претензии по правильности расчета и применения штрафных санкций.

Итак, мы рассмотрели несколько ситуаций, в которых может пригодиться акт сверки расчетов. Рекомендуем проводить не выборочную, а периодическую сверку (например, раз в месяц или раз в квартал). Это поможет не затягивать с выявлением ошибок в расчетах и своевременно их исправлять, не доводя дело до разбирательств во внесудебном или судебном порядке. А принципиальное непроведение сверки расчетов может привести к недостоверности информации о дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учете и отчетности автономных учреждений. А потому советуем бухгалтеру все же сверять расчеты с партнерами, что поможет вести хозяйственную деятельность в рамках доверительного, взаимовыгодного сотрудничества.

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Инструкция

Перед тем как формировать акт сверки, проверьте правильность оформления, заполнения первичных и налоговых документов (товарных накладных, счет-фактур, приходных ордеров).

После этого просмотрите правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Помните, что если вами будет допущена ошибка в проводке, операция может не включиться в акт сверки (если вы используете программу).

В табличной части отведите для каждой из сторон собственное поле для заполнения данных по общим позициям. Здесь перечислите документы, на основании которых приведены сведения для расчетов, с указанием их названия, номера, даты и суммы платежа.
В конце подведите итоги по данным каждой из сторон для определения наличия или отсутствия задолженности, которая будет определена после сверки расчетов.

В конце документа укажите итоговую сумму задолженности, выведенную по результатам между организациями, по данным каждой из сторон-контрагентов.
Оставьте место для печатей сторон и подписей уполномоченных лиц (обязательно с указанием должности, ФИО и расшифровкой).

Видео по теме

Обратите внимание

Здесь приводится примерная форма для составления акта сверки расчетов между контрагентами в рамках гражданско-правовых обязательств. Форма для сверки по сборам, налогам, штрафам и пеням, регламентируется приказом ФНС России от 20.08.07 № ММ-3-25/494.

Полезный совет

Помните, что все суммы, указанные в акте сверки должны подтверждаться существующими первичными бухгалтерскими документами. Подписи уполномоченных должны быть разборчивыми, а печати иметь четкий оттиск, в противном случае такой акт сверки может быть не принят к рассмотрению в арбитражном суде.

Источники:

• образец акта сверки

Не так давно появилась новая версия "1С:Предприятия", которая предоставляет пользователям возможность формирования актов сверки расчетов, используя данные бухгалтерского учета. Исходя из того, что официально форма данного акта еще не утверждена, акт сверки в 1С 7.7 требует учета порядка, который сформировался в бухгалтерской практике в последние годы.

Инструкция

Отчет можно вызвать из меню "Отчеты" - "Специализированные" - "Акт сверки расчетов". Затем воспользоваться закладкой "Параметры сверки". Здесь необходима установка основных параметров сверки расчетов:- контрагент, с которым осуществляется сверка;- период сверки;- счета, по которым осуществляется сверка – в этом

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Из статьи вы узнаете:

Юридически акт сверки (далее по тексту - АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС - продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета . Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Выявление на ранних стадиях некорректных записей и возможных расхождений - является основной задачей и функцией акта сверки. На практике проведение самой процедуры не вызывает затруднений. Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной. В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов - документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока - с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС - реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов - обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

К таким обязательным реквизитам относятся:

1. наименование деловой бумаги;
2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
4. расчетные суммы;
5. сальдо-итог;
6. дата составления;
7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта. В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон. Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Полезная статья: Как правильно оформить акт сверки, образец заполнения в делопроизводстве можно найти .

Заполнение акта сверки документов

Форма составления и порядок оформления АС являются свободной для каждого предприятия. Инициатор проведения проверки поручает бухгалтерии составить акт . Далее документ должен быть заполнен, а два его экземпляра отправлены оппоненту.

В свою очередь, оппонент производит сверку своих данных с цифрами, предоставленными партнером. Если расхождения действительно имеют место, и оппонент признает этот факт, то оба экземпляра документа подписываются им и скрепляются оттиском печати фирма. Компания-инициатор спора получает подписанные и заверенные экземпляры обратно.

Счета-фактуры являются тем источником, которому должны соответствовать все данные из АС. Совпадение всех данных взаиморасчетов является обязательным. В противном случае расхождения должны быть зафиксированы в финальной части АС.

Если речь идет о внутреннем документообороте организаций-партнеров, то здесь достаточно подписи главных бухгалтеров обеих сторон. В случае же судебных разбирательств и тяжб, такой подписи будет недостаточно, и она должна быть подтверждена подпитию руководителя компании.

Образец акта сверки документов представлен ниже:

Как проверять акт сверки

Если вы хотите проверить правильность составления АС, то рекомендуем вам обратить внимание на ряд элементов, наличие которых является обязательным:

1. Заголовок;
2. Даты составления;
3. Полное наименование фирм, участников спора;
4. Данные о должностных лицах;
5. Данные о сотрудниках, несущих ответственность за составление и удостоверение бумаги;
6. Распределенные по договорам данные основной части АС.

За образец при составлении акта следует брать шаблоны первичной документации. Особенно это касается правил оформления реквизитов.

Каждая компания может разрабатывать свою форму акта, но многолетний опыт работы разных компаний подтвердил эффективность и преимущество следующей композиции материала:

1. Вступительная часть (преамбула) содержит обязательные реквизиты;
2. Основная часть содержит данные за выбранный период сверки (например, хронологический перечень сверяемых документов). В ряде случаев необходимо указать название проведенной операции - поставка или приобретение товара, перевод средства, продажа или списание ценностей и т.д.

Сопроводительное письмо по акту сверки

Как правило, к акту сверки прилагается сопроводительное письмо. Оно чаще всего содержит список приложений.

Текст письма обычно состоит из двух частей:

1. Констатация факта передачи (отправки) акта:
   Высылаем вам...., Направляем вам.., Передам вам...и т.д.
2. Цель письма:
   Для ознакомления; Для согласования; Для подписания; Просьба об своевременном ответе по акту.

   Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны будут следующие слова и выражения:

   «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки...» «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного акта сверки...»

В конце приводится перечень документов, прилагаемых к письму: акт сверки, первичная документация, приказы, распоряжения и т.д.

Акт сверки обычно составляют организации, между которыми установлено долговременное сотрудничество. Если одна компания периодически отгружала другой товары, выполняла для нее работы или оказывала услуги, а вторая неоднократно перечисляла денежные средства, причем «круглыми» суммами, то наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. А уточнить ее сумму поможет акт сверки. О том, для каких целей еще пригодится этот документ, в каком порядке проводится сверка и как оформляются ее результаты, — в нашей статье.

Законодательство не обязывает контрагентов периодически сверять свои учетные данные для определения суммы задолженности. Стороны проводят сверку по собственной инициативе. А результаты этой сверки оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволит избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по вашим данным и данным контрагента, это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно, и никакие отгрузки или платежи не пропущены и не «задвоены».

Кроме того, акт может пригодиться не только для налогового и бухгалтерского учета. Например, организация подписала акт сверки расчетов с покупателем, и в документе подтверждена сумма его задолженности. После выяснилось, что покупатель этот свою задолженность в срок не погасил. В данном случае организация сможет предъявить акт сверки расчетов в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки расчетов является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давнос­ти. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Например, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частнос­ти, со дня, когда должник совершил действия, свидетельствую­щие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к подобным действиям. Об этом сказано в п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12.11.2001 № 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18 . Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Пример 1

ООО «Трио» на 1 февраля 2015 г. имеет дебиторскую задолженность в сумме 118 000 руб. за реализованные товары. Товары были проданы 20 декабря 2011 г., по условиям договора покупатель должен был расплатиться не позднее 20 января 2012 г. Акт сверки расчетов с покупателем, свидетельствующий о наличии задолженнос­ти, был подписан 15 июля 2012 г. Когда долг покупателя можно считать безнадежным и списать по причине истечения срока исковой давности?

Срок исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства по договору. ООО «Трио» выполнило свои обязательства и поставило товары покупателю 20 декабря 2011 г. Последний день, когда по договору покупатель должен был оплатить товар, — 20 января 2012 г. И после указанной даты нужно было отсчитывать срок исковой давности. Однако покупатель признал свою задолженность и подписал акт сверки 15 июля 2012 г. С этого дня течение срока исковой давности было прервано, и отсчет пошел заново. Поэтому окончание срока исковой давности в три года приходится на 15 июля 2015 г. На следующий день, то есть 16 июля 2015 г., если задолженность не будет погашена и покупатель не проведет каких-либо действий по ее признанию, дебиторскую задолженность можно будет списать как безнадежную.

Есть и еще ситуация, когда сторонам потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между двумя лицами заключено хотя бы два договора, и по ним имеются взаимные задолженности друг перед другом, то проще не перечислять денежные средства, а заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по договорам. При этом погашается взаимозачетом меньшая из двух задолженностей. А уточнить сумму взаимных задолженностей, которую можно зачесть, поможет акт сверки расчетов.

Пример 2

ООО «Альфа» по договору поставки отгружало товары ООО «Бета» в течение всего 2014 г. Сумма задолженности ООО «Бета» на 1 февраля 2015 г. составила 150 000 руб. Однако в январе 2015 г. ООО «Бета» оказало ООО «Альфа», транспортные услуги стоимостью 158 000 руб., срок оплаты по договору — не позднее 20 января 2015 г. Стороны решили провести взаимозачет задолженнос­тей. На какую сумму можно составить соглашение о взаимозачете?

У ООО «Альфа» и ООО «Бета» есть взаимные задолженности друг перед другом. Меньшую из них можно погасить взаимозачетом. По учетным данным ООО «Альфа», меньшей является задолженность ООО «Бета» перед ООО «Альфа» за поставленные товары в сумме 150 000 руб. На эту сумму стороны вправе составить соглашение о взаимозачете. Однако, так как товары поставлялись неоднократно в течение всего 2014 г., во избежание ошибок сумму задолженности лучше уточнить, составив акт сверки расчетов между ООО «Альфа» и ООО «Бета».

За какой период следует проводить сверку

Перед тем как проводить сверку, нужно определить период, за который следует включать данные в составляемый документ. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, то все просто. Данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае когда сверка между контрагентами проводится впервые, самое разумное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но затруднительно. В частности, операций было слишком много. Тогда сверку можно провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам текущей сверки не придут к единой сумме задолженности.

В каком порядке обычно проходит сверка

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию, ее делового партнера, о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности и сообщает об этом представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации формирует акт, распечатывает его в двух экземп­лярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить по-другому. Предлагаем следующий алгоритм действий:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит в свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый уже скорректированный акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземп­лярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Пример 3

ООО «Ромашка» реализует товары ООО «Резеда» по договору поставки. ООО «Ромашка» составило акт сверки расчетов между организациями, в котором отразило сумму задолженности ООО «Резеда» перед ООО «Ромашка», равную 315 800 руб. ООО «Резеда», получив документ по электронной почте, не согласилось с суммой долга. По данным ООО «Резеда», задолженность составила 256 800 руб. Оказалось, что в учете ООО «Ромашка» реализация товаров на сумму 59 000 руб. была внесена два раза. Что необходимо сделать бухгалтеру ООО «Ромашка»?

Прежде всего следует внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. «Задвоенная» реализация может привести к переплате НДС и налога на прибыль. Поэтому, если налоговые декларации за период, когда была допущена ошибка, уже сданы, целесообразно будет сдать уточненные декларации. Напомним, что при переплате налога подавать уточненную декларацию налогоплательщик не обязан, но имеет право на это (п. 1 ст. 81 НК РФ). Однако при подаче «уточненки» налоговый инспектор внесет изменения в налоговую карточку организации, в которой отражаются суммы задолженности по налогам, поэтому данным правом лучше не пренебрегать.

После внесения исправлений в учет бухгалтер ООО «Ромашка» должен сформировать новый акт сверки, в котором будет верная сумма задолженности ООО «Резеда» — 256 800 руб. Готовый акт сверки в двух экземплярах подпишут руководители обеих компаний.

Что отражается в акте сверки

В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности. Унифицированной формы акта сверки расчетов между контрагентами нет. Организация должна разработать форму акта самостоятельно и утвердить как приложение к учетной политике. Отметим, что, по мнению ФНС России (письмо от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955), акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно. Рекомендуем включить в акт следующую информацию:

— наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);

— дата и место составления документа;

— номер документа;

— период, за который проводилась сверка;

— реквизиты договора, заключенного между сторонами;

— сумма задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;

— суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);

— даты совершения хозяйственных операций между контр­агентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— сумма задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;

— наличие расхождений в учетных данных сторон;

— подписи и печати сторон.

Отметим, что если между сторонами заключено несколько договоров, они могут выбрать: включать в акт данные только по одному договору или сразу по всем. Во втором случае при указании данных об отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ) или об оплате необходимо уточнить, по какому именно договору проводилась данная хозяйственная операция. Кроме того, конечную сумму и начальную сумму задолженностей можно разбить в соответствии с договорами.

Еще один нюанс. Суммы хозяйственных операций, показанных в акте сверки, обычно группируют так же, как они отражены на счетах бухгалтерского учета задолженностей: по дебету или по кредиту. Например, поставщик будет отражать стоимость реализованных товаров на бухгалтерском счете 62 и в акте сверки по дебету, а покупатель — на бухгалтерском счете 60 и в акте по кредиту. Наоборот, сумму оплаты поставщик занесет в графу «кредит», а покупатель — «дебет».

Образец составленного акта сверки дан в приложении .

К сведению

Для того чтобы акт сверки впоследствии можно было предъ­явить в суде в качестве доказательства признания долга контрагентом, он должен быть подписан руководителями обеих компаний (или лично индивидуальным предпринимателем). Кроме того, акт может подписать лицо, уполномоченное на это руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) на основании специально выданной доверенности.