Журнал регистрации трудовых договоров (образец). Журнал регистрации трудовых договоров - образец Унифицированная форма журнала регистрации трудовых договоров

Кадровой службе следует вести учет заключенных трудовых договоров. Это не обязательное требование трудового законодательства, однако, журнал учета трудовых договоров, может значительно облегчить кадровую работу. При этой целесообразно вести отдельные журналы регистрации трудовых договоров для иностранных работников или для совместителей. О том, как производить регистрацию трудовых договоров и порядке оформления учетных документов, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Оформление трудового договора при приеме на работу

Трудовой договор является обязательным документом, который надо оформить при приеме на работу нового сотрудника . В этом документе описываются все основные положения, на которых строятся трудовые отношения между работником и организацией.

Обращаем внимание! Заключение трудового договора – это не право, а обязанность работодателя. За неоформление документа устанавливается административная ответственность.

Так, частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ за это правонарушение предусмотрены следующие штрафы. Должностное лицо, которое виновно в незаключении документа может быть оштрафовано на сумму от 10 000 до 20 000 рулей . Для организации размер штрафа составит уже от 50 000 до 100 000 рублей.

Отметим, что письменный трудовой договор надо заключить независимо от того, какой вид трудовых отношений будет иметь место. Так, трудовой договор заключается при оформлении трудовых отношений:

• на неопределенный срок;
• на конкретный период времени (срочный трудовой договор);
• на выполнение сезонных работ;
• на совместительство, как внешнее, так и внутреннее;
• на выполнение краткосрочных работ, на период до двух месяцев.

Иными словами, если между сторонами имеют место трудовые отношения заключить соглашение надо в обязательном порядке.

Отметим, что в отдельных случаях между сторонами заключается гражданско-правовой договор. В этом случае трудовые отношения между сторонами будут отсутствовать. Но надо четко понимать, какие именно отношения фактически имею место между сторонами. Дело в том, что действующее законодательство предусматривает специальную административную ответственность за оформление гражданско-правового договора вместо трудового.

Какая ответственность грозит при нарушении:

Это правонарушение также грозит должностному лицу штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рулей . Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 100 000 рублей . Поэтому следует внимательно относиться к оформлению отношений с лицом, которое будет выполнять определенную работу.

Между тем, если все же фактически имеют место гражданско-правовые отношения и заключен соответствующий договор, например, подряда или выполнения услуг, зарегистрировать его надо в отдельном специальном журнале. Для этих видов соглашений журнал регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) не подойдет. Для них используйте специальный журнал.

Отметим, что регистрация ГПД в журнале регистрации трудовых договоров будет одним из подтверждений того, что между сторонами фактически имеют место трудовые отношения. Поэтому настоятельно рекомендуем использовать для данного вида документов специальную форму.

В каких случаях заключатся дополнительное соглашение к трудовому договору

Трудовой договор содержит специальные обязательные и дополнительные условия, оговоренные сторонами при приеме на работу. Между тем в процессе трудовой деятельности эти условия могут претерпевать изменения. Например, может быть оформлен перевод сотрудника на другую должность. Или же в организации может быть произведено повышение окладов.

Любое изменение условий договор потребует заключения дополнительного соглашения. В этом соглашении надо отразить те условия, которые будут изменены. Соглашение также составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается на хранение в организации.

В том случае, если компания ведет специальный журнал по учету соглашений, в нем следует предусмотреть отдельную графу, где будет отражаться информация о дополнительных соглашениях. Это поможет структурировать данные и эффективно использовать рабочее время.

Скачайте документы по теме:

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений

У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации трудовых договоров. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.

Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный трудовой договор, в таком журнале также отражается дата его окончания.

Верховный Суд РФ указал, что местом работы следует считать расположенную в определенной местности организацию, ее представительство, филиал , иное обособленное структурное подразделение

Кадровику важно знать дату окончания срочного трудового договора. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ .

Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный трудовой договор заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.

В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации трудовых договоров или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.

Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.

Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно трудовые договоры вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный договор.

И для того, чтобы вести надлежащий учет таких договоров и понадобится специальная форма. В практической работе предлагаем воспользоваться разработанным нами документом.

Журнал регистрации трудовых договоров: срок хранения

Как мы уже отменили журнал учета трудовых договоров (образец приведен ниже) носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения.

Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда . Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки» .

Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.

Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

• Номер п/п;
• Дата, когда был заключен трудовой договор;
• Номер трудового договора;
• ФИО работника;
• Структурное подразделение, где трудится работник;
• Должность, на которой трудится работник;
• Вид работы;
• Примечания.

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.

В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.

Журнал регистрации трудовых договоров – это документ для регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений сотрудников компании.

Ведение журнала не является обязательным в делопроизводстве организации и не предусмотрено положениями Трудового кодекса Российской Федерации, но он необходим для контроля движения дополнительных соглашений и трудовых договоров в рамках конкретной организации. Наличие журнала является гарантией защиты интересов работодателя и сотрудников при возникновении трудового спора.

• .Excel

Журнал регистрации придает юридическую силу зарегистрированным в нем документам:

• Подтверждает дату создания договора в определенный период.
• Исключает его вписывание в более поздние сроки.

По журналу можно быстро и легко определить количество трудовых договоров на предприятии и проконтролировать сроки выполнения каждого из них. Журнал можно использовать в справочных целях для подготовки статистической отчетности по организации и поиска, он также обеспечивает сохранность договоров, так как в нем фиксируется дата выдачи трудового договора сотруднику на руки, дата его продления или расторжения.

Журнал, созданный по всем правилам, считается юридическим документом и имеет определенный срок хранения (семьдесят пять лет). Нормативно-правовым актом, регулирующим ведение журнала, является «Перечень типовых управленческих документов».

Журнал можно:

• Приобрести в магазинах по продаже готовых бланков.
• Скачать на сайте и распечатать.
• Купить через Интернет.

Средняя стоимость журнала регистрации – 300-500 рублей.

Основные правила оформления и ведения журнала

Журнал должен иметь переплет и твердую обложку, все страницы следует пронумеровать. Журнал необходимо прошить в нижней части капроновой ниткой, концы которой выводятся снаружи на заднюю обложку, закрепляются узлом и подклеиваются квадратной бумажной пломбой.

Поверх пломбы следует поставить печать организации и оформить заверительную запись с подписью руководителя и датой.

Заверительная запись является описанием названия журнала, даты регистрации, количества страниц. Также указывается регистрационный номер документа с конкретной датой, на основании которой начато ведение журнала. На обложке журнала указывается полное название организации, название документа и строка «Начат/окончен».

На последней странице документа необходимо указать дату закрытия и дату сдачи журнала в архив, а также номер соответствующего приказа руководства.

В журнале должна быть страница с указанием информации о назначении ответственного должностного лица по хранению и ведению документа. На этой странице указывается:

• Дата и номер приказа руководства о назначении сотрудника.
• ФИО сотрудника.
• Подпись и должность сотрудника.

В документ можно вносить всю информацию, которую руководитель организации посчитает необходимой. Основными колонками в журнале являются:

• Номер и дата трудового договора (приказа).
• Порядковый номер.
• ФИО сотрудников.
• Должность, на которую принят работник.
• Информация о выдаче договора на руки (ознакомления с приказом).
• Данные о расторжении трудового договора.
• Причина расторжения.
• Изменения в трудовом договоре.
• Дополнительные данные по усмотрению руководителя.

Номер трудового договора состоит из дробного числа – порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой части, например, 02/14. Фамилия, имя и отчество сотрудника записываются полностью. Для удобства желательно ежегодно начинать регистрацию с начала, однако можно продолжить и старую нумерацию.

В колонку «Номер п/п» вписывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в графу «Дата и номер трудового договора» – регистрационный номер документа. В колонке «Изменения в трудовом договоре» указывается номер и дата дополнительных соглашений (при наличии). В колонке «Сведения о выдаче договора на руки» необходимо поставить дату выдачи или ознакомления, а также подпись сотрудника.

Для контрактов желательно предусмотреть отдельную графу или делать соответствующую запись в дополнительных данных. В журнале также можно отмечать информацию о том, работает ли гражданин по совместительству или принят в штат как основной сотрудник.

Для регистрации дополнительных соглашений рекомендовано завести отдельный журнал, оформление которого выполняется аналогичным образом.

Учет в электронной форме

Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:

• Оптимизация работы с сотрудниками.
• Соблюдение конфиденциальности, высокая степень защиты информации.
• Контроль хранения и оформления документов.
• Сохранение первичных документов (автобиографии, анкеты, заявления) в электронном виде.
• Снижение трудоемкости затрат.
• Возможность оформления по требованию руководства копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка каждого сотрудника, составленная по форме Т-2, также ведется в электронной форме. Информация, поступающая на карточку, регулярно обновляется. Однако в некоторых случаях, когда нужны личные подписи сотрудника и специалиста кадровой службы, карточка дублируется на бумажном носителе.

В компьютерной программе следует предусмотреть невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового соглашения и выдается работнику на руки, но с учетом уволившихся сотрудников, следует предотвратить возможную подтасовку и другие махинации со стороны руководства путем давления на специалистов отдела кадров.

В конце каждого года электронный журнал распечатывается с нумерацией, опечатывается, прошивается и сдается в архив на хранение.

Ошибочное и досрочное закрытие журнала

Наиболее распространенная ошибка неопытных сотрудников кадровой службы: внесение в первую графу «№ п/п» номеров трудовых договоров, а не учетных номеров договоров в порядке следования по времени.

Если журнал уже частично заполнен, то необходимо закрыть его досрочно и начать новый. В таком случае на последней странице документа (где большое свободное поле) необходимо вручную написать: «Досрочно закрыт в связи с ошибочным ведением (номера трудовых договоров записаны в графу порядковых учетных номеров)». После чего о закрытие журнала следует доложить руководству фирмы.

Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:

• Приказах, выдаваемых при приеме сотрудников на работу.
• Увольнении.
• Переводе работников в другое подразделение фирмы.
• Поощрениях и взысканиях.
• Отпусках.

Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.

Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.

На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:

• Дата его закрытия.
• Номер соответствующего приказа руководства.
• Дата передачи документа в архив.

Аналогичным образом оформляются книги для отпусков, поощрений, взысканий, больничных листов, на обложке которых ставятся соответствующие пометки.

В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.

В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.

В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:

• Дата приказа.
• Порядковый номер.
• Номер приказа.
• ФИО работника (полностью или с инициалами).
• Основание документа.
• Ответственное лицо.
• Подпись работника.
• Подпись ответственного лица.

В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).

Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет . Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, . То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу . Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала . Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

• номер по порядку;
• период времени;
• ФИО ответственного;
• должность лица;
• основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

• Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
• Второй – дата заключения договора.
• Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
• Фамилия и инициалы работника.
• Пятый столбик – его профессия или должность.
• Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
• Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
• В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
• Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
• Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет . Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

• более быстрый поиск в документе;
• оптимизация работы;
• соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
• конфиденциальность журнала;
• меньше времени уходит на его ведение;
• упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал . В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

На каждом уважающем себя предприятии имеется журнал регистрации трудовых договоров, образец которого приведен ниже. Для чего нужна такая форма контроля документации, и как с ней работать – вот те вопросы, которые подлежат рассмотрению в этой статье.

Российское законодательство не включило в обязанности работодателя оформление и ведение журнала учета трудовых договоров. Дело это – добровольное, и не подлежит контролю со стороны проверяющих органов. Но, как показала практика, для более систематизированного документооборота наличие книги учета данных документов просто необходимо.

Оформление и ведение журнала по учету заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним увеличивает объем работы кадрового специалиста. Но преимуществ наличия книги регистрации трудовых договоров в документообороте предприятия намного больше, чем неудобств :

• Как уже отмечалось ранее, журнал учета помогает привести в порядок и систематизировать заключенные с работниками . А, как известно, порядок в документах – это и порядок в делах;
• Значительно облегчается поиск нужной информации, относящейся к договорам. При наличии данной системы регистрации не приходится перерывать горы документов для добывания необходимых сведений;
• Выдача справок уволившимся наемным работникам, составление ответов на различного вида запросы о периодах и характере работы сотрудников – вот неполный список тех действий кадровика, где журнал учета будет являться неоценимым помощником;
• Ведение данной системы регистрации может помочь в случае судебного спора между наемным работником и работодателем , а также решении конфликта в досудебном порядке.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Как уже было отмечено, ведение регистрирующего трудовые договора документа не является обязательным. Но, если работодатель возложил на отдел кадров данную функцию, то необходимо соблюдать некоторые правила:

• Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним ведется в бумажном виде. Не возбраняется создавать дубликат данного документа в электронной версии (как правило, в программе Excel);
• Рукописный вариант может быть создан на основе любого бумажного носителя удобного размера с твердой обложкой, необходимым качеством и количеством листов. Также данный документ можно приобрести уже в готовом виде — некоторые организации специализируются на разработке и распространении бланков документов для кадровиков;
• Обязательное условие при оформлении данного документа – опломбирование. Все листы нумеруются, прошиваются и фиксируются пломбой. Проведение данных действий фиксируется на вклейке и заверяется печатью организации. Данное мероприятие оградит документ от несанкционированного вмешательства кого-либо во внесенную информацию;
• Титульный лист заполняется особым образом. На нем необходимо отразить полное наименование организации, название документа и информацию о дате заведения журнала и его окончании;
• На следующей странице отдельной графой выделяются сведения о специалисте, отвечающем за систему регистрации. Необходимо указать его фамилию, имя, отчество, должность, основания возникновения данных обязательств (приказ, распоряжение и т.п.). Так как ответственный за данную регистрационную систему специалист может меняться, то целесообразно вносимые сведения оформить в виде таблицы;
• При совершении ошибок неверную информацию аккуратно зачеркивают, помечая «ошибочно», затем пишут правильные данные с пометкой «исправленному верить» и подписью. Пользоваться корректором или заштриховывать неправильные данные нельзя!

Журнал регистрации трудовых договоров образец

Журнал регистрации трудовых договоров - бланк

В связи с тем, что нет обязательств по ведению учета трудовых договоров, закон не предоставил и структуру внесения записей в журналы учета. Каждый работодатель сам выбирает удобную для него форму отражения информации. Но в целом графы одинаковые. Внесенная информация отражает:

• порядковый номер записи;
• дату подписанного документа;
• присвоенный номер договора;
• структурное подразделение работника;
• срок действия трудового договора;
• характер трудоустройства (временный или основной);
• сведения о дополнительных соглашениях;
• примечания.

Данная система внесения записей является удобной. Она проверена в работе и вызвала положительные отклики специалистов.

В связи с тем, что наше законодательство идет вперед семимильными шагами, система учета трудовых договоров, скорее всего, будет введена уже на обязательной основе. Тем организациям, где журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним уже ведутся, данное нововведение не доставит дополнительных проблем.