Отчет по служебным поездкам на личном автомобиле. Оформление командировки на личном транспорте. В служебную командировку на служебном автомобиле: расходы

Вопрос от читател ьницы Клерк.Ру Аллы (г. Тверь)

Директор использовал свою машину для командировки. При этом он осуществил расходы на бензин. Правильно ли я понимаю, что чеки нужно оформить авансовым отчетом по командировке и с приложением командировочного удостоверения, приказа и служебного задания + путевой лист?

В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду (ст. 168 ТК РФ).

На основании п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Таким образом, ни трудовое, ни налоговое законодательство не конкретизируют, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. Из чего можно заключить, что работник (в том числе и директор) может отправиться в служебную командировку и на собственном автомобиле. Подтверждает сказанное и арбитражная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005).

При этом основанием для возмещения расходов на проезд командированному работнику должен служить локальный нормативный акт организации. В Вашем случае в нем должно быть определено, что при следовании в командировку на собственном автомобиле работнику в составе командировочных расходов возмещаются расходы на проезд, сумма которых складывается из расходов на ГСМ.

В минимальный набор документов для возмещения затрат работника на ГСМ во время командировки должны войти стандартные документы, оформляемые при командировках, и чеки на бензин. Что же касается путевого листа, то анализ судебной практики показывает, что его наличие в данной ситуации не обязательно.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 указано, что выписывать путевой лист работнику, направленному в командировку на личном легковом автомобиле, и не являющемуся водителем организации общество не обязано. Аналогичный вывод сделан судом в Постановлении ФАС Центрального округа от 25.05.2009 г. по делу № А62-5333/2008. Проанализировав требования нормативных документов, суд решил, что путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. В Постановлении ФАС Московского округа от 24.06.2009 г. № КА-А40/4219-09 также отмечено, что для признания того факта, что поездка работником осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием.

Скорее всего, при проверке, налоговики путевой лист все же с Вас затребуют для подтверждения факта использования личного автомобиля директора в служебных целях, а также количества израсходованного при командировке бензина. Поэтому во избежание лишних споров с проверяющими, путевой лист к авансовому отчету все же лучше приложить.

В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Напомню, что условия и порядок выплаты такой компенсации установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок", зарегистрированном в Минюсте России от 22.07.92 N 13.

В соответствии с указанным Письмом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче - смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Естественно, что в данном случае компенсация должна быть выплачена лишь за то время, когда автомобиль директора использовался для командировки.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Семенихин Виталий Викторович ,
консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам

Работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При согласии организации на то, что работник поедет в командировку на собственном автомобиле, работодателю нужно издать приказ, в котором будет указана сумма компенсации за использование собственного авто работника в служебной поездке.

Как разъясняют специалисты финансового ведомства, чтобы получить такую компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию компании копию технического паспорта личного авто, заверенную в установленном порядке, при этом компенсация может быть выплачена также работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля .

Работник организации не обязан оформлять путевые листы, как того требуют фискальные органы. В частности, такое требование содержится в письме УФНС России по городу Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в котором указано, что путевые листы необходимы для того, чтобы фирма могла доказать производственный характер использования личного авто сотрудника.

Но ведь речь идет о командировке, под которой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В данном случае подтвердить производственный характер использования автомобиля можно и иным способом - ведь любая командировка работника фирмы требует соответствующего документального подтверждения.

Так, в состав "командировочного" документооборота входят следующие формы :

• служебное задание по форме № Т-10а;
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 или № Т-9а;
• командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Цель командировки работника определяет руководитель командирующей организации и указывает ее в служебном задании, которое и утверждает . Исходя из срока командирования, маршрута движения и интенсивности работы автомобиля в поездке работник и организация определяют размер компенсации, в которой учтены уже все затраты, связанные с эксплуатацией авто в поездке.

Такой вариант возмещения проездных расходов командированного сотрудника имеет свои особенности в части налогообложения.

По правилам главы 25 налогооблагаемыми расходами фирмы могут выступать обоснованные и документально подтвержденные расходы налогоплательщика, связанные с получением дохода . При соблюдении этого условия расходы на компенсацию автомобиля организация вправе учесть для целей налогообложения согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, который относит такие расходы в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией.

Расходы на такую компенсацию в целях исчисления прибыли подлежат нормированию в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление № 92). Причем размеры компенсации, учитываемой в составе прочих расходов при налогообложении, зависят от рабочего объема двигателя автомобиля. Так, пунктом 1 Постановления № 92 установлено, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях составляет 1200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 руб., а для мотоциклов - 600 руб.

Данные нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц, следовательно, если срок командировки меньше месяца, то сумму придется уменьшить .

Уменьшить налогооблагаемую базу на сумму фактических затрат (например, на приобретение топлива, масла и т. д.), в том числе подтвержденных документально, организация уже не сможет, так как в компенсации, согласованной организацией с работником, эти суммы уже учтены. Понятно, что сумма компенсации, согласованная сторонами трудового договора, будет значительно превышать налогооблагаемые суммы компенсации, ведь размеры последней смехотворно малы! Тем не менее сверхнормативные размеры выплаченной компенсации организация вынуждена будет учесть в составе расходов, не учитываемых при определении налоговой базы .

Напомним, что пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от налогообложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением работником трудовых обязанностей. По мнению финансистов, суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не облагаются НДФЛ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в силу чего сверхнормативные суммы компенсации должны облагаться налогом в общем порядке .

Такой подход не совсем соответствует действующему законодательству. Отсутствие в главе 23 НК РФ собственных норм в части выплат компенсаций за использование собственного имущества не свидетельствует об обязанности налогоплательщика использовать для налогообложения НДФЛ нормы, применяемые в целях исчисления прибыли. Статья 217 НК РФ требует применять нормы, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Статьей же 188 ТК РФ определено, что размеры возмещения устанавливаются соглашением сторон трудового договора, следовательно, сумма компенсации, согласованная работником и организацией, и является в целях НДФЛ нормой компенсации, установленной в соответствии с законодательством РФ.

Судебная практика неоднократно подтверждала правильность этой позиции .

В настоящий момент вышел ряд писем, где Минфин присоединился к такой точке зрения, обратив внимание, что освобождению от налогообложения в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов .

Что касается начисления страховых взносов на обязательные виды социального страхования, то такая компенсация не должна облагаться страховыми взносами как выплата, связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей . В то же время из указанной нормы прямо не вытекает, в каком размере данные суммы выводятся из-под обложения страховыми взносами, в силу чего контролирующие органы могут использовать подход, аналогичный применяемому при обложении налогом на доходы физических лиц. По разъяснениям Минздравсоцразвития России, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со статьей 188 ТК РФ .

ВАРИАНТ 2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА

Представители Минфина России согласны с тем, что одним из вариантов использования личного автомобиля в служебных целях может быть договор аренды автомобиля организацией у работника .

Исходя из этого претензий к такому оформлению взаимоотношений с сотрудником у финансистов быть не должно. Однако не стоит забывать, что подобная сделка может быть признана заключенной между взаимозависимыми лицами , а значит, подвергнуться контролю по поводу цены сделки по статье 40 НК РФ ( за уровнем "рыночности" цены).

Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Так как в данном случае арендатором выступает , то независимо от срока договор аренды заключается в письменной форме . На практике могут быть использованы 2 типа договоров аренды автомобиля:

1) договор аренды с экипажем;

2) договор аренды без экипажа.

Первый вариант предполагает, что помимо предоставления авто в аренду работник оказывает организации услуги по управлению и технической эксплуатации . Причем он должен обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит 2 вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на 2 части: собственно арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем.

Второй вариант договора предполагает, что работник предоставляет организации только автомобиль и не оказывает компании услуги по его управлению и технической эксплуатации. В таком случае обязанности по поддержанию арендованного авто в надлежащем состоянии, текущему и капитальному ремонту в течение всего срока договора аренды возлагаются на организацию. Расходы на содержание транспортного средства, его страхование и страхование своей ответственности несет компания, если иное не предусмотрено договором.

Ответственность за вред, причиненный третьим лицам, также несет организация.

По сути дела, при оформлении договора аренды ТС у организации возникает 2 вида расходов: арендная плата, выплачиваемая работнику, и расходы на содержание арендованного автомобиля. Причем в случае заключения договора аренды с экипажем сумма, выплачиваемая работнику по договору, состоит из 2 составляющих: арендной платы и вознаграждения за оказанные услуги.

Арендные платежи включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией . Конечно, при условии, что данные расходы отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. При этом они признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Выплачивая сумму арендной платы физическому лицу (работнику), организация должна со всей суммы (в том числе с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем) удержать налог на доходы физических лиц, так как доходы, полученные работником от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ . Удержать исчисленную по ставке 13% сумму налога фирма, выплачивающая работнику налогооблагаемый доход, должна непосредственно при выплате арендной платы.

Имейте в виду, что при договоре аренды ТС с экипажем организации придется с суммы вознаграждения за управление автомобилем начислить и на обязательные виды социального страхования (кроме взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ) . Заметим, что аналогичные разъяснения в отношении обложения ЕСН арендной платы в части вознаграждения, выплачиваемого в пользу физического лица за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства, Минфин России давал в своем письме от 14.07.2008 № 03-04-06-02/73.

Сумма арендной платы не облагается страховыми взносами на обязательные виды социального страхования .

Затраты организации, произведенные по договору аренды ТС, заключенному с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения. В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль. При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта. Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя. В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного. Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в , и , и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

• От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует . Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
• Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
• Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
• По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
• Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные. Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

• Название предприятия;
• Дата, место оформления и порядковый номер акта;
• Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
• Сведения о месте назначения служебной поездки;
• Дата начала и окончания командировки;
• Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
• Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
• Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
• В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

• Наименование документа и его порядковый номер;
• Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
• Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
• Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
• Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
• Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

• Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
• Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
• Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
• Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
• Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании .

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению. Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей. Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины. Подобные случаи зачастую относят к спорным, поскольку директор не может быть точно уверен в том, что повреждение наступило не в результате давнишней поломки. В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины. Кроме того, выплачиваются:

• Денежные средства для аренды жилья или гостиничного номера;
• Суточные выплаты для оплаты питания и иных расходов;
• Денежные средства для оплаты командировочных дней.

Порядок, сумма и условия предоставления авансовых средств и оплаты трудовой деятельности подчиненного в период командировки и при использовании личного автомобиля уточняется в содержании локальных актов предприятия. Заработная плата за время выполнения трудящимся профессиональных обязанностей в командировочной поездке начисляется согласно стандартной тарифной ставке за один рабочий день. Исключение составляют ситуации, когда сотрудник был вынужден работать в выходные или праздничные дни. В подобном случае размер среднедневного заработка за один рабочий день увеличивается в два раза.

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

• на служебной машине;
• личном автотранспорте;
• автомобиле, управляемом по доверенности;
• попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

• журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п.

Служебная записка на командировку в 2018 году

«з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

2018-06-0707.06.2018 15:53

В данном случае возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте (стоимости ГСМ) возможно посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля.
Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (в частности возмещение расходов на бензин) включается в целях бухгалтерского учета в расходы по обычным видам деятельности (п.п.

Оформление командировки на личном транспорте

5, 7, 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Ограничения по сумме, применяемые при признании затрат на выплату компенсации за использование автомобиля в налоговом учете, в бухгалтерском учете отсутствуют и расходы признаются в фактических размерах. Размер компенсации нормируется только для целей исчисления налога на прибыль.

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются.
Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ).
Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства.
Таким образом, при соблюдении перечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебной поездке будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но только в пределах норм. При этом также надо учесть, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных целей.
Однако, принимая во внимание приведенную ранее позицию ФНС России, признание в целях налогообложения прибыли суммы рассматриваемого возмещения работнику в полном объеме может привести к спорам с налоговыми органами и отстаиванию данной позиции в судебном порядке.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Соответственно, компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля для поездки в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных целей.
Поскольку НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то следует руководствоваться положениями ТК РФ. Как было отмечено ранее, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.
Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом организация также должна иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно, произведенных с разрешения или с ведома работодателя, не облагается НДФЛ в полном объеме в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы.

Страховые взносы
Сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно не облагается страховыми взносами и на основании ст. 422 НК РФ, в соответствии с которым суммы оплаченных плательщиком расходов на командировки работников, в частности фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, в данном случае сумма возмещения работнику расходов на проезд (бензин) к месту командирования и обратно, в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы в служебных целях, не облагается страховыми взносами.

Ответить

Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.

Командировка на личном автомобиле 2017-2018 года отличается по оформлению от правил документирования служебных выездов, существовавших до 2016 года. Вызвано это изменениями, произошедшими в законодательстве. О порядке оформления командировок на личном авто, возмещении расходов за такую командировку и судебной практике по спорным вопросам и пойдет речь в нашей статье.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

• гарантии работнику при направлении его в командировку;
• порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 29.07.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий. Указанный документ претерпел серьезные изменения в результате решений Правительства РФ, введенных в действие его постановлениями от 29.12.2014 № 1595 и 29.07.2015 № 771.

Изменения, речь о которых пойдет ниже, вызвали много вопросов по поводу оформления командировок и возмещения понесенных в служебных поездках на личном транспорте расходов. В связи с этим появилось несколько разъясняющих документов:

1. Приказ Минфина России от 10.03.2015 № 33н.
2. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/2238.
3. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Все эти документы дополнительно поясняют порядок оформления командировок с использованием личного транспорта.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые по этому поводу ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию:

Не знаете свои права?

• наименование организации;
• дату составления и номер распорядительного документа;
• данные сотрудника, наименование его должности;
• данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
• длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
• цель командировки;
• подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
• сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Особенности оформления командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

• название и номер путевого листа;
• данные о сроке действия документа;
• данные о владельце автомобиля;
• информация о транспортном средстве;
• информация о водителе.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• на проезд в обе стороны;
• на съем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

• документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
• чеки на ГСМ;
• путевой лист;
• служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111-11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.