Что значит на бумажном носителе. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Какие документы следует оформлять по новому гост

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

10 - «Дата документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

08 - «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

15 - «Адресат»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

09 - «Наименование вида документа»;

13 - «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

16 - «Гриф утверждения документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 - 35. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

29 июня 2017 г. 12:55

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ - , хранить его и судами он .

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид .

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

• журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
• журнал учета приказов о приеме на работу;
• форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
• форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
• табель учета рабочего времени и т.д.

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств , обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по .

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура		Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.
Книга покупок	Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.	Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 . Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи). Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@
Книга продаж	Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по
Журнал полученных и выставленных счетов-фактур	Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.	Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.
Дополнительный лист Книги покупок		Аналогично книгам покупок и продаж.
Дополнительный лист Книги продаж	Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка
		С 1 июля 2017 не применяется.
		Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189 .
Документ о передаче товара при торговых операциях	Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.	Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)	Документ, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)	Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру	Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке. УПД заменяет: Счет-фактуру; Первичный документ: накладная/акт; Комплект документов: счет-фактура + накладная/акт.	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.
Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру	Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях: для корректировочных счетов-фактур; при корректировании первичных документов; при корректировании первичных документов, включающих в себя счет-фактуру (универсальных передаточных документов).	В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом "2"), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.
Ответ на требование о представлении пояснений	Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.	С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ . За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа	Назначение документа	Дополнительная информация
Счет-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.	Описано выше
Товарно-транспортная накладная	Основание для подтверждения расходов на перевозку товара. Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией	Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье
Акт приемки-сдачи работ (услуг)	Подтверждает факт выполнения работ (услуг).	Описано выше
Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация	Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.	Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка). При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией. Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395
Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации	Используется при вывозе товаров с таможенной территории.	Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.
Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)	Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.	Особенностей не выявлено.
Товарная накладная (ТОРГ-12)	Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.	Описано выше
Дополнение к договору	Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.	В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом из них будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во тором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, т.к. данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации. Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок, при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.
Договор (соглашение, контракт)	Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей
Корректировочный счет-фактура	Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.	Описано выше
Отчет НИОКР	Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.	В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчетом о НИОКР. Отчет о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчетов (в частности, ГОСТ 7.32-2001). Для представления ее в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@). ФНС также рекомендует представлять отчет о НИР после получения от налогового органа квитанции о приеме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.

Еще пару десятилетий назад профессионалы говорили о системах электронного документооборота и электронных архивах документов как о светлом будущем. Но действительность оказалась стремительнее представлений о ней, в мире происходят существенные изменения, связанные с внедрением технологий в различных областях деятельности общества и граждан. Проникновение электронных технологий идет просто экстенсивными темпами: процесс этот в самой начальной стадии начался в мире фактически лишь тридцать (у нас в стране двадцать) лет назад. Всё происходит за время жизни одного поколения людей (в том числе специалистов), по большому счету человеческий фактор, а не технологии или законодательство – является главным препятствием на пути новых технологий. И это вполне понятно: поменять представления и привычки людей – это сложно, а чаще всего – просто невозможно.

Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Информационные технологии – это не только дополнительные возможности, но и определенные сложности для предприятия, учреждения, организации (далее будем пользоваться обобщенным понятием «организация») сегодня постоянно возникает, но пока не решается вопрос: «как применить эти технологии и обеспечить хранение информации в электронном виде в соответствии с действующим в Российской Федерации законодательными нормами по обеспечению создания, хранения и использования информации?». В такой же ситуации наличия множества нерешенных вопросов архивного хранения информации в электронном виде сегодня находятся архивы (государственные, муниципальные и ведомственные).

Одна из первых проблем, связанных с организацией архивного хранения электронных документов, терминологическая: заключающаяся в поиске ответа на вопрос, собственно, что такое «электронный документ»?

О природе электронного документа (документа на электронном носителе, ранее – машиночитаемого документа, документа на машинном носителе) и об его определении спорят, пожалуй, с самого начала появления этого феномена. В архивной отрасли эти споры стали актуальны в 1980-х гг., с включением электронных документов в состав Архивного фонда СССР.

Основными вопросами и тогда, и теперь были и остаются следующие:

– являются ли электронные документы особым видом документации, или же они – особая форма создания, хранения и представления традиционных видов документов?

– каковы основные компоненты электронных документов?

– является ли материальный носитель существенным компонентом электронного документа, или он – только «среда существования» документа?

– можно ли считать электронным документом закодированную информацию в виде цепочки битов (состояний электромагнитного поля) компьютерного файла, или же электронный документ возникает лишь при воспроизведении (раскодировании) этой информации на экране монитора?

– какие особые реквизиты присущи электронному документу?

– все ли данные, которые возникают при работе компьютера или необходимы для его эксплуатации, следует считать электронными документами?

– каковы критерии, признаки, особые реквизиты, которые позволяют выделить электронные документы из совокупности электронных данных?

– следует ли рассматривать базу данных как целостный электронный документ или можно (на основании чего и в каких случаях) понимать под документами отдельные записи в базе данных?

– возможно ли сохранение оригинала электронного документа на протяжении длительного времени?

– какие технологические и организационные мероприятия можно рассматривать в качестве гарантий аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов?

Однозначного ответа на большинство из этих вопросов до сих пор нет. Проблема сохранения информации в электронной (цифровой) форме - это вызов, с которым столкнулись архивисты во всем мире.

Главная сложность заключается в том, что такая информация недоступна непосредственному человеческому восприятию, требует особых типов носителей, а ее воспроизведение - специальных программно-технических средств. Воспроизведение электронного документа – технологический процесс преобразования закодированной информации в вид, доступный для однозначного восприятия человеком.

За последние годы ситуация применения информационных технологий в оперативном хранении архивной информации заметно изменилась. Все большое число организаций стремиться использовать элементы электронного документооборота в своей деятельности. Особое внимание к проблеме перехода от бумажных технологий к электронному документированию и организации хранения документов созданных с применением новейших технологий проявляет государство, активизируя меры по применению электронных форм взаимодействия на межведомственном уровне. В 2009-2012 гг. был утвержден ряд регламентирующих документов, призванных способствовать продвижению электронного документооборота в органах государственной власти.

Сегодня существует сразу несколько стратегически важных направлений для реализации государственной политики в области управления документами, которые непосредственным образом связаны с разработкой и повсеместным внедрением автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в органах государственной власти в масштабах страны. Причем по отдельным направлениям работа уже перешла в практическую стадию, имеются первые удачные результаты.

Данная тенденция находит подтверждение и в зарубежной практике. Так, например, о стремлении государства к скорейшему переходу на безбумажные технологии говорит и опыт США, Европы, Белоруссии, Украины.

В России упорядочением управленческой документации традиционно занималась государственная архивная служба. В настоящее время Федеральное архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере документационного обеспечения управления, но и другому государственному органу данная задача не поручена. Кто в нашей стране отвечает за контроль обеспечения сохранности документов, формирование документальных фондов как информационных ресурсов, установление сроков хранения документов, соблюдение законодательно установленных требований в условиях переходного периода к системе электронного документирования? Вопрос пока остается открытым.

Хотя электронные документы появились достаточно давно, решения в области их архивного хранения еще далеки от идеала. Практика внедрения новейших технологий в делопроизводственные процессы показывает, что чем сложнее и функциональнее становятся информационные системы, тем больше возникает новых узких мест на всех этапах работы с электронными документами в архиве. В дополнение к этому, не всегда развитие ИТ идет синхронно с модернизацией нормативной базы. Это, например, правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д. В очередной раз получается, что идем вроде бы тем путем, но опять с оговорками.

Рассмотрим основные термины, используемые в документоведении и архивоведении применительно к архивному хранению электронных документов.

Аутентичность документа – свойство документа быть тем, о чем заявлено в нем самом, т.е. содержать информацию, подтверждающую его происхождение (авторство, время и место создания и т.п.), причем таким образом, чтобы это гарантировало документ от подделок.

Аутентичные документы - документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме.

Идентичные документы - документы, одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных, согласно ГОСТ 28388-89. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

Электронный документ может состоять из одной или нескольких частей файла, целого файла или нескольких файлов, к которому/которым относятся общие реквизиты, удостоверяющие его аутентичность и гарантирующие проверку целостности.

Реквизиты электронного документа могут быть представлены как в электронно-цифровой форме (метаданные, электронная цифровая подпись, электронные коды аутентификации и т.п.), так и в документе на бумаге (удостоверяющий лист) согласно ГОСТ 6.10.4–84 и ГОСТ 28388–89.

Если в нужный момент мы не сможем считать данные с носителя, то пользы от записанной на нем информации не будет. Это может случиться как по причине неисправности носителя, так и вследствие его несовместимости с теми средствами воспроизведения, которые окажутся в нашем распоряжении.

Комплекс электронных документов – это совокупность документов на электронном(ых) носителе(ях), объединенных по одному или нескольким признакам систематизации (происхождения, технологическому, номинальному, функциональному, хронологическому, тематическому, авторству и т.п.). Комплексом электронных документов в архиве является фонд, информационный ресурс, а также совокупность взаимосвязанных файлов, размещенных в общей компьютерной папке (директории, каталоге).

Информационный ресурс – комплекс электронных документов, выделенный в информационной системе фондообразователя по технологическому признаку в сочетании с номинальным признаком группировки документов (управленческие, научно-технические, по личному составу, периодика, интернет-издания и т.п.).

Технологическими признаками информационного ресурса являются специфические характеристики программной среды (ОС, СУБД, прикладной программы или приложения), оригинальная структура базы данных или информационной системы, наличие технической документации на них; информационными ресурсами являются такие программно-информационные объекты как реляционные базы и банки данных, совокупности текстовых, табличных или графических электронных документов, интернет-публикации, мультимедиа-издания, документы в системах автоматизации проектных работ (САПР) и геоинформационных систем и т.п.

Единица хранения электронных документов – физически обособленный электронный носитель, получивший в архиве учетный номер; единицами хранения являются как чистые электронные носители, так и носители с записью единиц учета электронных документов.

Единица учета электронных документов – визуально обособленный (с помощью программных средств) объект файловой, реляционной или иной организации компьютерных данных (компьютерная папка, компьютерный файл, таблица базы данных, лист электронной таблицы), получивший в архиве учетный номер.

Под целостностью электронного документа – понимается то, что после его создания ни в его содержание, ни в реквизиты, ни в метаданные не вносилось никаких изменений, добавлений, исключений и т.п.

Автоматизированная система - система, состоящая из персонала комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. Под информационной системой понимают организационно упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Требования к информационным системам, поддерживающим документооборот, в общем виде закреплены Изменениями в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, в соответствии с которыми «система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним». А понятие «электронный документооборот» означает организацию и осуществление документооборота с применением информационной системы. Конечно, более точным было бы определение «документооборот в информационной системе», т.к. процесс управления документами, в том числе реализуемый с помощью информационных систем, означает прежде всего «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007). Концепция управления документами предусматривает, что вопросы документирования, управления документами, документооборот и организация хранения документов в информационной системе должны рассматриваться в едином и неразрывном процессе.

База данных - структурированная совокупность данных, представленных в электронном виде и организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. В состав электронного архива База данных может входить как низкоуровневое средство хранения индексной информации и (реже) собственно электронных документов. Как правило, пользователь электронного архива не работает непосредственно с базой данных. В электронных архивах обычно используются базы данных либо в собственном, либо в одном из общепринятых промышленных форматов (SQL и др.).

Формуляр – это документ, содержащий сведения, удостоверяющие гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, сведения, отражающие техническое состояние данного изделия, сведения о сертификации и утилизации изделия, а также сведения, которые вносят в период его эксплуатации (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные).

Оригинал электронного документа – первый по времени создания экземпляр документа. Оригиналом является единственный экземпляр электронного документа, в котором дата и время записи его файла (ов) на электронный носитель предшествуют дате и времени их последнего сохранения.

Электронный оригинал - электронный оригинал бумажного документа, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающим сохранение графического оформления документа с возможностью форматирования текста и внедрения графических элементов и созданный с использованием открытых форматов документов (*.pdf, *.doc, *.rtf, *.html и других).

Подлинник электронного документа – экземпляр электронного документа, аутентичность и целостность которого подтверждены автором или иным полномочным лицом в установленном порядке. В архиве подлинником электронных документов считаются документы с контрольными характеристиками, удостоверенными источником комплектования. То есть подлинник электронного документа – это первый по времени записи и единственный экземпляр документа.

Вторичный документ - документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида.

Дубликат электронного документа - повторный (по времени записи) экземпляр подлинника ЭД, имеющий ту же юридическую силу (ВНИИДАД - Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов, Москва - 1999).

Ценность документов определяется в настоящее время в основном в связи со сроками их хранения и выполнением документом правовой функции - функции доказательства. В зависимости от срока хранения принимается решение о форме документа, структуре и формате представления его информации, о требованиях к метаданным, в том числе и в рамках ведения классификаторов и справочников информационной системы. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» определил новую методологию в решении вопроса о выборе носителя информации, т.е. о бумажной или электронной форме документа. При создании системы управления документами (системы электронного документооборота) уже на стадии её проектирования необходимо выбирать подходящую среду хранения и носители информации, определять средства физической защиты информации, процедуры обработки и системы хранения. Причем, при выборе носителя необходимо учитывать так называемые «доказательные» сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях. Компании - производители твердых носителей в настоящее время гарантируют доказательный срок хранения записанных на них электронных документов в течение 10 -20 лет (максимум). Главный принцип, закрепленный в ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007, устанавливает, что выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов.

Данные - информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека, согласно ГОСТ 15971-90. Системы обработки информации. Термины и определения.

Под метаданными понимаются данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. В отношении структуры электронного документа: технологические данные, содержащиеся в электронном документе и необходимые программному обеспечению для управления данными и представления электронного документа в удобном для человека виде.

Заверенная копия электронного документа - копия ЭД, в которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (ВНИИДАД - Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов, Москва - 1999).

Электронная копия бумажного документа - электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа и созданная с использованием открытых растровых графических форматов (*.bmp, *.jpeg и других) или гибридных текстово-растровых форматов (*.pdf, *.djvu и других);

Имидж (документа)- электронный файл растрового формата, содержащий графическое представление документа.

Миграция документов - действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Миграция электронных документов –это перевод электронных документов с одной технологической платформы (прикладной программы, СУБД, ОС) на другую; в процессе миграции происходит переформатирование компьютерных файлов, иногда изменение структуры данных или типа формата (документы в текстовом формате переводятся в графический или наоборот).

Так же существует понятиерабочий экземпляр электронного документа – экземпляр электронного документа на единице хранения, выдаваемой при организации использования документа. Миграционная копия электронного документа – это копия ЭД с измененными/модифицированными метаданными.

Страховая копия (архивного документа) - копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

С точки зрения копийности документа как его свойства применяемого в архивной практике можно также указать на наличие понятия электронный документ в страховом формате – электронный документ, сохраненный в программно независимом или широко распространенном компьютерном формате. Электронный документ в пользовательском формате – электронный документ, сохраненный в формате, поддерживаемом текущей информационной системой архива, читального зала или удаленного пользователя.

Система электронного документооборота (СЭД) - это готовое комплексное решение для управления документами, которое реализовано на универсальной платформе управления корпоративными ресурсами на базе портальных технологий Microsoft.

Сейчас электронные документы при сопровождении процессов управления применяются наряду с бумажными. При этом имеет место ряд существенных отличий электронного документа в сравнении с бумажным, которые диктуют необходимость выработки новых подходов к организации управления документацией и обеспечения ее хранения.

Рассмотрим некоторые из них.

1. Требования к материальному носителю информации . При всем многообразии трактовок понятия «документ» почти все исследователи сходятся в том, что документ в самом общем виде, без дальнейших уточнений, есть информация, записанная на материальном носителе. При этом понятие «материальный носитель информации» обычно не раскрывается. Считается, что и так понятно без специального разъяснения: информация записывается на бумаге, пленке, ленте и т.п. материалах. Действительно при желании информацию записывать можно на любую основу, любым веществом – при условии соблюдения ряда определенных требований. Материал основы и вещества записи должны соответствовать друг другу, иначе записывать или передавать, либо сохранять информацию окажется невозможным.

Появление новых способов записи зависит от прогресса технологий, поскольку любойспособ обработки любого материала может быть использован для записи на нем некоторой информации. В этих случаях всем элементам документаризации стремятся придать желаемые свойства: большую емкость записи (DVD, флэш-карта), большую ее скорость и качество воспроизведения, повышенную долговечность и т.д. А если запись осуществляется не на вещественном, а на полевом, т.е. энергетическом, но все равно материальном уровне (информация в Интернете и Интранете передается энергетическим образом). К пользователю информация электронного документа поступает в он-лайновом режиме по электромагнитным каналам. При этом она изначально записана на материальном носителе, передана материальным (волновым, импульсным) способом, зафиксирована в жесткой памяти компьютера и перекодирована в человековоспринимаемую.

Бумажный документ – его восприятие, имеет принципиально такой же процесс. Знаки печатаются, воспринимаются органом зрения, перекодируются сознанием в осмысленную информацию, после чего мы понимаем с каким документом, какой информацией имеем дело. Единственное отличие документа экранного от неэкранного состоит в том, что время фиксирования знака на экране может колебаться в произвольном пределе, тогда как в неэкранном варианте это время не ограничено и всегда позволяет неоднократно возвращаться к записи.

ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» определяет электронный документ как «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники», при этом стандарт не конкретизирует понятие машиночитаемого носителя. Под материальным носителем понимается гибкий и жесткий диски, компьютерный экран (материал основы) с записью на нем (вещество записи). Особенностью современного документа созданного с помощью электронного документирования является то, что одна его часть – материал основы – стационарна (неизменна) и статична (неподвижна), а вторая – вещество записи – постоянно сменяема и динамична (рис. 1)

Текст на экране монитора – всегда копия, его оригинал – файл, содержащий последовательности глифов (глиф – отдельный знак) в виде их номеров по одной из компьютерных кодовых таблиц (Аnsi или Unicode), описание примененного к ним форматирования (размер, шрифт, цвет и т.д.). При этом параметры форматирования могут быть не жесткими и меняться от ситуации к ситуации.у . Дальнейшая их обработка ведется также в электронной форме.

Бумажный документ на этапе, когда он попадает в организацию и преобразуется в электронный вид, можно пометить соответствующей электронной меткой.

2. Требования к оформлению документов . Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Для бумажных документов решены практически все вопросы обеспечения их юридической силы, они часто закреплены специальными нормативными актами.

Требования к оформлению электронных документов определены в значительной степени меньше, касаются в основном пока только применения электронной цифровой подписи (ЭЦП). При этом требования к составу и оформлению реквизитов электронных документов могут быть еще более жесткими, чем к бумажным, так как при передаче информации по каналам связи и при обмене информацией между разными информационными системами (если не обеспечена совместимость программно-технические средств) передача информации может не состояться либо информация будет недоступна для восприятия человеком. Часто мы можем наблюдать такую картинку на экране рис. 2

Рис. 2. Окно Windows

Для удостоверения, что исходящий бумажный документ соответствует его электронному оригиналу, возникла специальная служба электронных нотариусов, она может проверить электронную подпись под документом, распечатать его и заверить собственной подписью. Если оригиналом является электронный документ, то все сложнее. Как вариант возможна следующая схема: 1) внутренним распорядительным актом организации назначается сотрудник, ответственный за удостоверение ЭЦП отправителей; 2) этот сотрудник проверяет ЭЦП в электронном документе, распечатывает документ и заверяет его собственноручной подписью; 3) подпись сотрудника является подтверждением того, что на момент проверки ЭЦП были подлинными, а также того, что электронный и бумажный документ тождественны. За все это он несет персональную ответственность. При этом на государственное хранение документы принимаются пока только на бумаге.

Существенным отличием документа является его авторство. Документ всегда имеет одного или нескольких авторов, которые выразили свое согласие с записанными в документе сведениями. В бумажном виде согласие авторов выражается собственноручными подписями или печатями организаций, а для электронной версии предназначена ЭЦП, она должна удостоверять согласие владельца, и должна быть создана возможность, чтобы это согласие мог проверить любой желающий.

В основе электронной подписи лежит так называемая криптография с открытым ключом, с ее помощью формируется специальный сертификат пользователя. Он содержит данные о пользователе, открытый ключ и электронную подпись сертификата, ее можно проверить с помощью открытого ключа удостоверяющего центра. Алгоритм гарантирует, что сгенерировать эту подпись может только удостоверяющий центр, который имеет секретный ключ шифрования и доверие к которому является основой для работы всей системы ЭЦП.

Доверие к удостоверяющим центрам основано на иерархическом принципе: сертификат удостоверяющего центра нижнего уровня заверяется электронной подписью удостоверяющего центра более высокого уровня. Самым высоким уровнем УЦ является федеральный, который находится под управлением государства. Вся система доверия, построенная на сертификатах, образует так называемую инфраструктуру публичных (открытых) ключей, или PKI. При такой инфраструктуре требуется проверка не только легитимности ключа удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, но и всех вышестоящих удостоверяющих центров.

3. Время транспортировки документа . Электронные документы имеют неоспоримые преимущества перед бумажными. У бумажных это зависит от способа доставки (почта, курьер, фельдъегерская служба и т.д.), для электронных ограничений во времени доставки адресату практически нет, оно будет зависеть от пропускной способности портала, при использовании электронных каналов связи (оптическое волокно) время передачи сообщения с прикрепленным файлом или ознакомления с текстовым он-лайн сообщение в базе данных измеряются секундами и минутами.

4. Справочно-информационная работа с документами . При работе сбумажными документами это достаточно трудоемкий процесс, особенно если нет системы регистрации, классификации и поиска информации.

Для электронных документов эта задача упрощается наличием возможности использования ссылок, что позволяет не только найти один документ, но и другие, связанные с ним определенной темой. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией на условиях распределенного доступа, в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа.

Внутри организаций документов обрабатывается достаточно много, поэтому там обычно используются электронные системы обработки. В результате получается, что внутрикорпоративный документооборот обычно выполняется в электронной форме, а «наружные» документы преобразуются в бумажный вид. Причем, попав в другую организацию, бумаги опять цифруются и загружаются в корпоративную систему. Дальнейшая их обработка ведется также в электронной форме.

Бумажный документ на этапе, когда он попадает в организацию и преобразуется в электронный вид, можно пометить соответствующей электронной меткой. Эти метки могут кодировать основные атрибуты документа, такие как его авторство, дата создания, краткая аннотация или уникальный номер в информационной системе.

5. Удобство восприятия информации . Наиболее удобны с точки зрения эргономичности пока еще бумажные документы. В виртуальной среде текст лишен физической составляющей и зависит лиши от параметров экрана. Это позволяет производить любые искажения и отображать один и тот же текст разными способами – его можно механически вытягивать, сжимать, поворачивать как целые текстовые блоки, так и отдельные буквы.

Можно изменять размер букв как относительно – путем изменения масштаба отображения на экране, так и абсолютно – путем изменения их линейных размеров. Цвет текста, как и размер букв – один из переменных параметров в современных ПК. Он дематериализован, полностью избавлен от своей вещественной составляющей, вещественен лишь экран, при этом текст на экране не является материальным объектом в общепринятом смысле, как не материален для человеческого восприятия пучок электронов. Качество отображения текста ограничивается возможностями дисплеев. Эти возможности стремительно возрастают, и уже скоро рядовые дисплеи не уступят бумаге по разрешающей способности, а, следовательно, тут же превзойдут ее, так как операционные системы позволяют масштабировать документы при отображении. Текст в них описывается программным способом как набор контуров.

На заре появления настольных ПК рисунок экранных шрифтов, предназначенных для отображения на мониторе компьютера или экранных вариантов полиграфических гарнитур, изначально представлял собой мозаику из точек, совпадающих с сеткой экранных пикселей, в связи с чем, приходилось корректировать рисунок шрифта под каждый кегли.

В современных же шрифтах присутствует алгоритм, согласно которому контуры шрифта под гоняются под сетку экранных пикселей таким образом, чтобы при наложении на нее «не пропадали» части букв или не искажалась их форма (особенно это актуально для мелких кеглей). Таким образом, при каждом изменении масштаба контуры букв заполняются экранными точками так, чтобы наилучшим образом соответствовать выбранному масштабу. Эта технология, получившая название Hinting (или хинтование), позволяет шрифту на экране узнаваться и сохранять свои стилистические особенности в любом размере. Текст в программе для чтения электронных документов сохраняет четкости контуров при любом размере. В отличие от него текст на бумажном носителе, при увеличении масштаба с помощью оптики или фототехники значительно проигрывает в качестве визуального восприятия, а именно на фоне с напечатанным текстом начинает проступать фактура бумаги, заметны погрешности печати или печатный растр – все это еще более «овеществляет» текст.

Рис. 3. Ограничения текста: а) в книге текст ограничен рамками страницы; б) экран представляет собой некое окно, за которым может располагаться области любого размера

Ра́стровое изображе́ние это, - сетка пикселей или цветных точек на компьютерном, (например - монитор) устройстве, бумаге и других отображающих устройствах и материалах (растр). Важными характеристиками изображения являются: количество пикселей - размер. Может указываться отдельно количество пикселей по ширине и высоте (1024×768, 640×480, …) или же, редко, общее количество пикселей (часто измеряется в мегапикселях); количество используемых цветов или глубина цвета. Разрешение - справочная величина, говорящая о рекомендуемом размере пикселя изображения. Растровую графику редактируют с помощью растровых графических редакторов. Создается растровая графика фотоаппаратами, сканерами, непосредственно в растровом редакторе, также путем экспорта из векторного редактора или в виде снимка экрана.

Растровая графика позволяет создать (воспроизвести) практически любой рисунок, вне зависимости от сложности, в отличие, например, от векторной, где невозможно точно передать эффект перехода от одного цвета к другому без потерь в размере файла. Растровые изображения обычно хранятся в сжатом виде.

В зависимости от типа сжатия может быть возможно или невозможно восстановить изображение в точности таким, каким оно было до сжатия (сжатие без потерь или сжатие с потерями соответственно). Так же в графическом файле может храниться дополнительная информация: об авторе файла, фотокамере и её настройках, количестве точек на дюйм при печати и др.

Помимо неограниченного пространства, виртуальная среда дает такое преимущество, как нелинейности восприятия, осуществляемое посредством гиперссылок (активных фрагментов текста или графических элементов, мгновенно перенаправляющих пользователя в определенное место электронного документа), всплывающих окон и построения иерархии по принципу дерева (как в случае с любым сайтом), а не цепи (классическая книжная форма). Наиболее ярким примером «нелинейности» восприятия в печатной продукции является форма справочника или словаря, где одна приведенная информация имеет ссылку на другую, как правило, из внешних источников.

Рис. 4 Сравнение восприятия бумажного и электронного документа:

а) бумажный носители воспринимается одномоментно и цельно;

б) электронный документ не дает представления о своих границах

В виртуальной среде принцип нелинейности используется повсеместно, являясь ее сутью. Достоинства принципа нелинейности восприятия неоспоримы, но нельзя не отметить и существенные недостатки. В частности, отсутствие возможности увидеть общую картину, окинуть взглядом и все части, хотя бы бегло, весь объем предоставленной информации. При работе с бумажным документом наоборот этот процесс возможен. Так как можно последовательно одновременно комфортно работать с несколькими документами. При работе с электронным документом эта возможность ограничивается размером дисплея и возможным количеством открываемых свернутых (уменьшенных) в размере окон рис. 5.

Рис. 5 Окно экрана дисплея с двумя развёрнутыми текстовыми экранами

По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги. В большинстве случаев и усталость при работе с электронным документом наступает быстрее, чем при работе с бумажным.

Для сравнения: чтобы перевернуть книжную страницу человеку необходимо осуществить одно физическое движение, прямо воздействующее на носители. При этом текст со страницы книги воспринимается за счет отраженного света и механизма зрительного восприятия человека. Когда же пролистывается экранная страница, то задействуется целая система, включающая в себя действия самого человека и цепочку технических устройств: рука человека, устройство ввода (мышь, клавиатура, тачпад, планшет), программа-драйвер, обеспечивающая взаимодействие устройства и системы, программа отображения электронного документа, реагирующая на команды вводного устройства и драйвер дисплея, отвечающий за формирование изображения на экране. Восприятие же текста происходит за счет свечения самого монитора. Лишь в букридерах, устройствах, предназначенных для чтения книг, экран не имеет собственного свечения, что более комфортно для восприятия глаз и позволяет воспринимать текст более естественно.

6. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают как бумажный, так и электронный документ, единственное отличие: в электронном документе выделения, ссылки затем можно удалить, а в бумажном нет, т.к. пометки становятся частью документа за счет нанесения чернил, грифеля и т.д. на материальный носитель – бумагу. При работе с архивными документами должна быть создана полная защита документа от возможности внесения изменений в текст. Что позволяют делать некоторые форматы например PDF, но к сожалению и он несовершенен в наш век технологий.

7. Копирование документов. При изготовлении копий бумажных документов возможно несколько вариантов: 1) документ оцифровывается (сканируется) и получается электронная копия с оригинала, 2) применяются средства репрографии, 3) оперативная полиграфия, 4) фото-микрофотокопирование, микрофильмирование. При создании копии с электронного документа трудоемкость и затраты снижаются в разы. Копия файла или части текста занимает секунды.

8. Сохранность информации. Документы на бумажном носителе хранятся достаточно долго при создании соответствующих условий. Старение и разрушение бумаги зависит от ее качества, качество текста от средств нанесения его на бумагу. Большая часть современных бумажных документов страдает угасанием текста (выцветание чернил) в связи с тем, что качество чернил в картриджах, уровень их распыления при печати с помощью принтера часто бывает не высокое из-за экономии ресурсов. В любом случае довольно длительный период для распознавания текста дополнительные устройства не требуются, достаточно знания языка, которым написан документ.

В тоже время следует подчеркнуть единство всех составляющих этих особенностей документов: информации (содержания), носителя, реквизитов документа и метаданных. Без носителя информации не может быть документа, в том числе и электронного документа. Роль реквизитов для идентификации, а главное аутентификации, электронного документа трудно переоценить. Корректные методики идентификации и аутентификации документов на электронных носителях – гарантия их подлинности в отдаленной перспективе.

Следует, однако, учитывать, что без применения адекватных технологий (т.е. тех, которых требуют метаданные) электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать «документом», когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

Отмеченные особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

Электронный документ, являясь продуктом программно-технических средств, зависит от их актуальности и страдает нестабильностью носителя и записи информации, что часто называют моральным и физическим старением. Электронный документ является документом, только если он является компонентом некоторой системы, которая обеспечивает его стабильность во времени и пространстве и создает возможность работы человека с документом.

При работе с бумажными документами в архивах создаются фонды пользования и фонды страховых копий. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости электронного документа выполняется резервное копирование, но гарантии того, что информация не будет утрачена во время миграции документа с одного носителя на другой пока нет. Второй важный вопрос, что считать оригиналом электронного архивного документа его первый файловый вариант, перезапись файла с одного носителя в процессе миграции? А также что делать с файлами с которых делались копии электронных документов?

Архивисты, пока исходят из концепции, что документы вечного и длительного срока хранения на сегодняшний день должны храниться лишь на бумаге. Это связано с тем, что бумага действительно, в отличие от электронных носителей, храниться достаточно долго. Кроме того, информацию в напечатанном виде человек сможет увидеть и через длительное время, что невозможно проделать с машиночитаемыми технологиями, - регулярно меняются не только технологии, но и сами программные средства.

Эта позиция верная, но если посмотреть более глобально, то бумажный документ тоже не вечен, - страховые копии делали (а кое-где и продолжают делать) на микрофильмах. С другой стороны, - многие страны мира вводят в строй архивы, ориентированные на вечное хранение электронных документов.

Архивы в этой связи должны заботиться не только о сохранности переданного им на хранение, но и о том, чтобы эта информация была доступна следующим поколениям. В случае истечения срока хранения носителя, информация своевременно должна переводится на другие носители или проводить миграцию на новые программные средства. Да, естественно, задачи архива усложняются, но считать, что когда-то вместо недолговечной бумаги будет изобретен какой-то действительно вечный носитель информации, неверно. По крайней мере, программы точно будут меняться, а физические носители разрушаться. Поэтому те страны, которые пошли по пути возложения ответственности на архивы еще и за миграцию данных, в том числе цифровой подписи для обеспечения ее сохранности, могут решить проблему вечного хранения документов

Причин необходимости хранения документов постоянного срока хранения на бумаге сегодня несколько: первая связана с проблемой подтверждения аутентичности электронных документов не только при передаче их из одной информационной системы в другую, но и при организации длительного хранения электронных документов (в течение времени, превышающего время действия сертификата электронной подписи). Вторая, связана с отсутствием до настоящего времени стандартизованной модели электронного документа.

УОИ Технические средства, используемые для передачи информации человеку оператору. УОИ разделяются на две большие группы: локальное или централизованное представление информации, которые могут сосуществовать в системе параллельно (одновременно)… …

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - в соответствии с ст. 1 Закона от 10 января 2000 г. Об электронном документе (далее Закон) под электронным документом понимается информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом. Согласно ст. 2… … Юридический словарь современного гражданского права

Межевой план - Межевой план документ, который составлен на основе кадастрового плана соответствующей территории или кадастровой выписки о соответствующем земельном участке и в котором воспроизведены определённые внесённые в государственный кадастр… … Википедия

Устройство сенсорного голосования - Французское сенсорное устройство IVotronic Устройство сенсорного голосования (УСГ), также комплекс электронного голосования (КЭГ) электронная машина для голосования на основе … Википедия

Danske bank - (Данске банк) Danske Bank Group, история Danske Bank, управление Данске банк Рассчетно кассовое обслуживание Danske Bank Group, международные платежи в Danske Bank и платежи на территории РФ, электронное банковское обслуживание Danske Bank… … Энциклопедия инвестора

Аваль - (Aval) Определение термина аваль, применение и значение аваля Информация об определении термина аваль, применение и значение аваля Содержание Содержание Определения термина. Правовые акты. Значение аваля. Аваль вексельное Аваль -… … Энциклопедия инвестора

Вексель - (Bill) Вексель это ценная бумага с правом уплаты денежного обязательства История возникновения векселя, его разновидности, учет и расчеты векселями, индоссамент и акцепт векселя Содержание >>>>>>>>>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора

ГОСТ 2.051-2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения - Терминология ГОСТ 2.051 2006: Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения оригинал документа: автоматизированная система: Система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Информационное - обеспечение автоматизированной системы ио Совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, применяемой в АС при ее функционировании Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

система ведения реестра владельцев ценных бумаг - в соответствии с ФЗ О рынке ценных бумаг от 22 апреля 1996 г. совокупность данных, зафиксированных на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных, обеспечивающая идентификацию зарегистрированных в системе номинальных… … Большой юридический словарь

Инфорсмент - (англ. enforcement) это Обеспечение выполнения договоров; Защита контрактов; Принуждение к исполнению контракта; Сама суть глагола «force» с английского языка означает «принуждать», то есть действие, носящий принудительный характер… … Википедия

Книги

• История русской литературы XX-н. XXI в. Учебник. В 3-х частях. Часть 1. 1890-1925 (+CD) , Учебник "История русской литературы XX - начала XXI века" состоит из трех частей. Первая часть - посвящена литературному процессу начала XX века от позднереалистических произведений А. Н.… Категория: Литературоведение и критика Серия: Русский язык и литература Издатель: Владос , Купить за 674 руб
• Экономическая оценка инвестиций 5-е издание переработанное и дополненное обучающий курс , Ример М. (ред.) , В данном учебнике экономическая оценка инвестиций рассматривается с позиции определения соответствия технических, организационных, маркетинговых, финансовых и других решений, заложенных в… Категория:

Сдача налоговой отчетности является одним из ключевых моментов взаимоотношений налогоплательщиков - предпринимателей и юридических лиц с государством в лице налоговых органов. Основной формой налоговой отчетности, согласно законодательству о налогах и сборах, является налоговая декларация. Этот документ позволяет государству знать, какой размер налога должен уплатить налогоплательщик в бюджет. И если плательщик налога ошибся, умышленно или без умысла, то налоговые органы от имени государства его поправят. Как правильно расскажем в настоящей статье.

Когда необходима налоговая декларация

Каждому виду налога, по общему правилу, соответствует своя декларация. Но все-таки не каждый налогоплательщик должен заполнять декларации и предоставлять их в налоговую инспекцию. В некоторых исключительных случаях налог не предполагает составление декларации. В других ситуациях она составляется только при необходимости.

Подробно о правилах заполнения налоговой декларации согласно требованиям законодательства:

Например, предприниматели, находящиеся на патентной системе налогообложения, декларации не составляют. Это прямо предусмотрено соответствующей главой Налогового кодекса РФ. Не составляют практически во всех случаях декларации физические лица, не ведущие предпринимательскую деятельность. Речь здесь идет о двух налогах: налоге на имущество физических лиц и налоге на доходы физических лиц. В первом случае, информация о владельцах недвижимого имущества и его стоимости принимаемой для налогообложения есть в распоряжении налоговых органов, так как они подключены к Единому государственному реестру прав на недвижимое имущество. Во втором, расчет и удержание налога за физических лиц осуществляют налоговые агенты, то есть лица этот доход выплачивающие налогоплательщику.

Но в последнем случае не все так просто. Иногда гражданин претендует на получение налоговых вычетов. На лечение, обучение, в связи с приобретением или постройкой жилья и так далее. В таких случаях для налогоплательщика (если он конечно не получает вычет только по месту работы) необходимо предоставление налоговой декларации по НДФЛ. Так же такая декларация необходима в случае продажи дорогостоящего имущества, если доходы от его продажи облагаются подоходным налогом.

Иногда декларация по конкретному налогу может не подаваться. Но вместо неё возможно . Такая декларация может быть подана, если организация или физическое лицо временно прекратили экономическую деятельность и не имеют движения по расчетным счетам. Вместо подачи нескольких «нулевых» деклараций законодательством о налогах и сборах предусмотрено предоставление одной, общей декларации.

Коммерческие организации и предприниматели в подавляющем большинстве случаев предоставляют в налоговые органы декларации по налогам. Это связано с особенностями экономической деятельности этих субъектов. Налоговые органы не могут в точности знать показатели, которыми руководствуются налогоплательщики при расчете налогов, и сам порядок определения налоговой базы достаточно сложен, чтобы обойтись без налогового декларирования.

Способы сдачи налоговых деклараций

На порядок заполнения налоговой декларации напрямую влияет способ, который выбран налогоплательщиком для предоставления этого документа в налоговую инспекцию. Стоит обратить внимание, что далеко не во всех случаях плательщик налога имеет возможность выбирать, как ему передать налоговую отчетность государственным органам.

Сдать декларацию в налоговую инспекцию, по общему правилу, можно следующими способами:

• непосредственное предоставление декларации в территориальный налоговый орган,
• предоставление декларации посредством почтовой связи,

Рассмотрим эти способы, и то, как от них зависит форма и порядок заполнения налоговой декларации более подробно.

Налогоплательщик может лично сдать декларацию налоговую инспекцию. Либо уполномочить на это своего представителя. Для чего требуется выдать этому лицу доверенность, в некоторых случаях заверенную нотариально. Для этого необходимо посетить налоговый орган, а точнее помещение в котором обслуживают налогоплательщиков, и вручит сотруднику инспекции необходимое количество экземпляров декларации. Служащий ИФНС, при приеме декларации сделает соответствующую отметку на экземпляре документа налогоплательщика. Лично или через представителя можно сдать, разумеется, только декларацию, составленную в письменной форме. И только если такая форма предоставления декларации предусмотрена законодательством о налогах и сборах. Что не во всех случаях имеет место.

Посредством почтовой связи, то есть, сдав конверт с декларацией в ближайшем отделении почтовой связи. Так можно сдать только декларацию, составленную в бумажной форме. Отправка каких-либо цифровых носителей, дисков или дискет с декларацией в электронном виде не предусмотрена. Подтверждением сдачи декларации будет служить квитанция со штемпелем отделения почтовой связи.

Предоставление налоговой отчетности в электронном виде - способ появившийся относительно недавно. Но в то же время он становится все более используемым. И вероятно, в скором времени, такой способ станет практически единственным, даже для физических лиц. Последние тенденции в сфере налогового законодательства свидетельствуют об этом.

В электронном способе предоставления налоговой декларации можно указать две разновидности:

• предоставление отчетности посредством телекоммуникационных каналов связи,
• с использованием интерактивного сервиса налоговой службы.

С использованием, так называемых, телекоммуникационных каналов связи, передают отчетность предприниматели и юридические лица. Для кого то, это является свободным выбором. Для других это уже требование законодательства.

Для того что бы воспользоваться данным способом предоставления налоговой отчетности, необходимо заключить соглашение со специализированным оператором электронного документооборота. Или обратится в бухгалтерскую фирму, которая будет для предпринимателя составлять налоговые декларации и предоставлять их в ИФНС. Соответственно и вести бухгалтерский учет. У такой компании должен быть свой договор на использование услуг по передаче отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. К слову сказать, через такую систему передается отчетность и в органы Росалкогольрегулирования и Росстата.

Налоговая декларация в электронной форме представляет собой.xml файл - содержащий в себе цифровые показатели и информацию о форме налоговой декларации.

Воспользоваться сервисом личного кабинета на сегодняшний день могут пока только физические лица. Хотя, вероятно, такие возможности в скором времени будут предоставлены предпринимателям, находящимся на некоторых упрощенных режимах налогообложения. Такой сервис, в практическом применении, схож с сервисами интернет-банкинга и электронных госуслуг. Здесь можно посмотреть свои объекты налогообложения, оплатить задолженность по налогам, посмотреть порядок рассмотрения заявления на предоставление налогового вычета, и, конечно же, заполнить налоговую декларацию.

Налоговая декларация на бумажном носителе (бумажном виде)

Как уже было сказано наиболее часто ранее встречавшаяся форма налогового декларирования - это бумажная. Её и сейчас применяют физические лица, в том числе предприниматели. Она предполагает составление декларации на бумажном носителе. Заполнить такую декларацию можно следующими способами:

• от руки на бланке установлено формы,
• в одной из универсальных офисных программ (Word, Excel),
• с использованием специальной программы для заполнения декларации по конкретному виду налога,
• посредством универсальной бухгалтерской программы, например 1С.

Заполнить можно от руки, ручкой синего или черного цвета. Некоторые правила заполнения деклараций по конкретным видам налогов предполагают возможность заполнения декларации ручкой с пастой еще и фиолетового цвета.

Бланки деклараций можно получить бесплатно в налоговой инспекции. Но намного удобней скачать бланк необходимой декларации на нашем сайте. Такие бланки можно заполнить дома на компьютере и отнести в налоговую инспекцию или на почту.

Но если в случае заполнения налоговой декларации (её бланка) от руки или в офисных программах Word или Excel налогоплательщик должен сам одновременно рассчитывать показатели налоговой декларации на калькуляторе или компьютере, то при использовании специальной программы все расчеты сделает машина.

Так, например плательщиков налога на доходы физических лиц предусмотрена программа для заполнения декларации, которую скачать можно на сайте ФНС РФ. Подставляя значения из справки 2-НДФЛ в отведенные для этого ячейки программы налогоплательщик, на выходе получит заполненную и проверенную декларацию, которую останется только распечатать и предоставить инспекцию. Предусмотрена так же в программе возможность заполнении декларации по форме 4-НДФЛ.

Аналогичным образом решен вопрос составления декларации в программных продуктах Фирмы «1C». Только в данном случае, необходимые данные для расчета показателей налоговой декларации берутся непосредственно из регистров налогового учета, которые ведутся в цифровом (электронном) виде.

Налоговая декларация в электронной форме (электронная декларация)

Подача через интернет декларации так же предусматривает два способа. Подача декларации через личный кабинет налогоплательщика, о чем мы уже говорили, и через телекоммуникационные каналы связи.

В первом случае, налогоплательщик, пока только физическое лицо, заполняет декларацию на сайте налоговой инспекции, подписывает её ключом квалифицированной цифровой подписи и отправляет в свою инспекцию.

Во втором случае, электронная декларация отправляется в виде.xml-файла который предварительно выгружается из бухгалтерской программы, в которой ведется налоговый и бухгалтерский усеет и соответственно заполнение декларации. Как наименее затратный (по временным показателем), такой способ заполнения налоговой декларации, вероятней всего, станет доминирующим в будущем.