Для более эффективного использования информации, содержащейся в описях дел архивных фондов, для ускорения поиска документов в научных и практических целях к описям создается справочный аппарат, который включает:

Титульный лист;

Предисловие;

Список сокращенных слов;

Переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);

Указатели (при необходимости).

Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а также способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению содержания описи (список сокращений) и др.

Титульный лист описи

Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для всех описей. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись к конкретному фонду или его части, определенному периоду времени, а также поисковые данные.

На титульном листе описи дел постоянного хранения указываются (приложения NN 8, 9):

Полное название государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (Центральный архив города Москвы, Центральный архив общественно-политической истории Москвы и др.);

Название фонда;

Номер фонда;

Номер описи;

Название описи;

Крайние даты дел, включенных в опись.

Название фонда организации пишется в виде официального названия организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и официально принятыми сокращенными названия (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной даты каждого названия при этом могут указываться только годы, либо месяца и годы. Если организация продолжает функционировать, конечная дата названия не проставляется.

При этом на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения его названий.

Если название фондообразователя менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований , который помещается за титульным листом. На листе переименований названия организаций даются в том же порядке, как на титульном листе.

Для объединенных архивных фондов указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования. После обобщенного названия объединенного фонда в скобках указывается - "объединенный фонд". Например:

Отделения Московской советской рабоче-крестьянской милиции

(объединенный фонд)

Для архивных коллекций на титульном листе указывается название коллекций, например:

Коллекция документов о деятельности религиозных объединений.

Номер фонда присваивается в государственном архиве, куда передаются документы или в архиве организации, если организация не является источником комплектования государственных архивов. Документам по личному составу ликвидированных организаций, которые передаются на хранение в архивы кадровой документации по административным округам, присваивается отдельный номер фонда в архиве кадровой документации.

При первом поступлении документов в государственный архив номер фонда на титульном листе не указывается.

Номер описи . Описям присваиваются учетные номера. К номерам описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, "лс" (личный состав), "н" (научная документация) и др. В необходимых случаях (создание новых описей и т.п.) вопрос о присвоения номера описи согласовывается с государственным архивом.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, N 1 и N 1лс), если они поступают в один государственный архив.

Номер описи дел фонда присваивается при первом поступлении документов в архив, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи (при этом к номеру описи в скобках добавляется слово "продолжение). Заголовки дел во всех описях одного номера нумеруются в валовом порядке до достижения четырехзначного номера (9999), после чего опись считается законченной и следующему годовому разделу этой описи присваивается другой номер.

В случае составления дополнительной описи на дела, не включенные в опись по каким либо причинам при упорядочении документов и обнаруженные впоследствии, описи присваивается новый порядковый номер, при этом к номеру описи в скобках добавляется слово "дополнение к описи N ". В предисловии указываются причины и основания составления дополнительной описи.

Название описи включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), а также конкретное название описи (если оно имеется). Например:

Опись N 3

дел постоянного хранения

Переписка Мэрии и Правительства Москвы

Опись N 2

дел временного хранения (свыше 10 лет)

по опеке и попечительству

Крайние даты документов и дел, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки.

Они показывают даты всех документов, включая даты документов, заведенных предшественниками фондообразователя, а также даты документов приложений, а также документов, созданных в процессе ликвидации, выходящих за хронологические рамки фонда.

Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела. Например: 1989-1995, 1999-2003 гг.

Против названия каждого раздела, подраздела и т.д. указываются номера соответствующих листов описи. В случае необходимости могут приводиться и номера дел.

Предисловие

Обязательным элементом справочного аппарата к описи является предисловие.

Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

К описям объединенного архивного фонда составляется общее предисловие, если дела фондов, входящих в него, включены в одну опись. Кроме того, могут составляться предисловия к описям каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд. В этом случае в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его фондов и их описей. В предисловиях к описям отдельного фонда излагаются сведения, касающиеся лишь этого фонда, и даются ссылки на общее предисловие.

Это положение относится и к предисловию к описям архивных коллекций документов.

В предисловии к описи излагаются:

История организации-фондообразователя;

Истории фонда;

Состав и содержание документов описи;

Особенности формирования, описания и систематизации дел;

Состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.

В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда излагается кратко, сжато, так как помимо предисловия к описи составляется историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассматриваются эти вопросы (см. раздел 9).

В предисловии освещаются следующие вопросы:

Дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность, а также название учреждения-предшественника или учреждения унаследовавшего его функции;

Компетенция, структура, функции учреждения - фондообразователя, сеть подведомственных организаций;

Дата и основание поступления док’ументов фонда в архив, их объем и крайние даты.

После краткой характеристики истории фондообразователя и истории фонда в предисловии, необходимо дать ссылку на историческую справку, где указанные вопросы рассматриваются более подробно. Например: "Подробнее см. Историческую справку к фонду... за...".

Если по какой-либо причине историческая справка к фонду отсутствует, или она недоступна для пользователей, в предисловии приводятся сведения по истории фондообразователя и фонда в объеме требований, предъявляемых к исторической справке (см. раздел 9).

В предисловии к описи объединенного фонда, включающему однородные организации, приводятся общие сведения по истории данных организаций, в необходимых случаях, освещаются индивидуальные особенности каждого учреждения.

При характеристике в предисловии состава и содержания дел, включенных в опись, указываются хронологический период, за который документы включены в опись и общее количество дел, отмечаются наиболее типичные группы дел как по их видам, так и по содержанию. Оговаривается наличие документов, выходящих за хронологические рамки описи. Подчеркивается наличие и состояние фотодокументов, альбомов, графических документов, входящих в состав документов описи.

Если в опись дел постоянного хранения включены документы временного срока хранения (квартальные отчеты) необходимо объяснить целесообразность включения таких документов. При отсутствии ряда документов постоянного хранения и по личному составу в описи, в предисловии указываются конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.). Кроме того, отмечается в каких делах описи или в фондах других организаций может содержаться информация, восполняющая сведения отсутствующих документов.

В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, особенности описания и оформления дел. Перечисляются, какие виды работ были проведены с целью упорядочения документов (экспертиза ценности, формирование или переформирование дел, описание дел на обложках, техническое оформление дел, систематизация и т.д.). Отмечаются особенности формирования отдельных категорий дел и составления заголовков к ним.

В предисловии следует отметить наличие подлинных документов и копий в делах и особенности указания копийности документов в заголовках дел.

Также необходимо обосновать объединение документов за несколько лет в одно дело, если такие дела включены в опись.

Следует указать принцип систематизации дел в описи, в необходимых случаях аргументировать его выбор, отметить отступления от принятой схемы, если таковые имеются.

Указывается также структура фонда (наличие других описей за этот период), в предисловии к описи постоянного хранения отмечается место хранения документов по личному составу организации.

В случае переработки описи, в том числе в архиве организации при утрате большого количества документов, в предисловии к переработанной описи дается сравнение с прежней, указываются преимущества нового способа построения описи и причины переработки описи. В необходимых случаях следует отмечать основные исправления и внесенные дополнения (проведена унификация приемов описания заголовков в тексте; исключены документы, не относящиеся к профилю фонда; проведена пересистематизация дел, перешифровка дел и т.д.).

В заключении предисловия к описи дается характеристика справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования справочным аппаратом.

В предисловии отмечается наличие документов, относящихся к деятельности организации в других фондах или архивах Главархива Москвы.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и помещается в начале описи после оглавления (содержания).

Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в Главархив подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.

Предисловие, составленное в государственных архивах Москвы при переработке фондов, при упорядочении документов фондов поступивших и поставленных на учет в состоянии россыпи подписывается составителем.

Приложение №1. Пример оформления ссылок на официальны печатные издания

Приложение №2. Титульный лист описи дел постоянного хранения Роспатента

Приложение №3,3а. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения ФГУ Государственной регистрационной палаты при Минюсте России

Приложение №4. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда

Приложение №5. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения Апелляционной комиссии ФМС России

Приложение №6,6а. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи государственных контрактов Роспрома, ФГУ ГРП

Приложение №7. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда Минтоппрома РСФСР

Приложение №8. Примероглавления описи № 1 постоянного хранения Фонда социального страхования Российской Федерации

Приложение №9 . Пример оформления списка сокращенных слов

Приложение №10,10а. Пример оформления первого и последнего листа описи, подготовленной в архиве организации

Приложение №11. Пример оформления первого и последнего листа архивной описи

Приложение №12. Лист-заверитель описи

Приложение №13. "Инструкция по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий"

Приложение №14. Требования к графическому оформлению архивных описей

Приложение №15. Памятка по графическому оформлению внутренних описей дел распорядительной документации

1. Общие положения

1.1.Инструкция составлена в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

1.2.Требования настоящей инструкции, распространяются на описи дел общего делопроизводства, составляемые работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, других структурных подразделений Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций, являющихся источниками комплектования ГА РФ.

1.3.Цель настоящей инструкции - приведение в соответствие с современными требованиями положений «Инструкции по составлению исторических справок, оформлению описей и составлению научно-справочного аппарата к ним» (М., 2002).

2. Составление исторических справок

2.1.Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или поступающем на хранение в ГА РФ.

2.2. Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда и характеристики документов фонда.

2.3. Историческая справка составляется в следующей последовательности: первая часть (об истории фондообразователя), в основном, составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом. Вторая и третья части справки (об истории фонда) составляются после завершения описания.

2.4. Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

2.5. Для поиска необходимых сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог по истории государственных учреждений, Российской Федерации и т.д.), печатные издания, имеющиеся в СИФ ГА РФ.

2.6. История фондообразователя должна содержать следующие сведения:

Название и подчиненность фондообразователя, а также изменения в них с указанием дат и основных причин произошедших изменений;

Дату создания фондообразователя и его местонахождение;

Название организации - предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;

Задачи и функции фондообразователя, даты и основные причины их изменений;

Структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин;

Состав системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат и основных причин;

Даты и причины преобразования и ликвидации фондообразователя;

Название организации - правопреемника.

2.7. При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:

2.7.1. на основании правового акта указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название организации.

Если в документах (правовых актах, распорядительных, учредительных и т.п.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации и её преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;

2.7.2. указывается непосредственная подчиненность фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

2.7.3. даты создания, преобразования, ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы.

При наличии нескольких правовых документов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа исполнительной власти.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.

Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или « упразднить с такого-то числа»), то оговариваются обе даты.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.п.), что оговаривается в исторической справке.

При указании даты упразднения (ликвидации) организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются.

2.7.4. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

2.7.5. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества ее изменений).

2.7.6. При изложении фактов создания, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п.

2.7.7. Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды. Например, если в исторической справке были использованы сведения из приказа министерства, фонд которого хранится в ГА РФ, то ссылки даются на этот фонд.

Ссылки на указы Верховного Совета РСФСР, постановления Совета Министров РСФСР, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации даются по официальным печатным изданиям в соответствии с приложением № 1.

Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия ГА РФ приводится название архива организации. Например: «Архив Минздрава России, ф. ... , оп. ... , д. ... , лл. ... ».

2.7.8. Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и опись дел постоянного хранения, представляемая на утверждение ЭПК ГА РФ.

2.7.9. Если организация была упразднена (ликвидирована), то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности независимо от того, за какой период документы представлены в описи.

2.7.10. Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.

2.7.11. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей даются отдельно по каждой организации.

2.8. История фонда должна содержать следующие сведения:

Количество дел в фонде;
- крайние даты документов фонда;
- наименование организации, передавшей документы на государственное хранение;
- сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.

2.9. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.9.1. Крайними датами документов фонда будут даты деятельности организации: ее создания и упразднения (ликвидации).

Если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.

2.9.2. Хронологическими границами объединенного архивного фонда будут даты образования наиболее ранней, по времени возникновения, организации и ликвидации последней из них;

2.9.3. Если фонд является объединенным, то в исторической справке приводится обоснование его создания и указывается присвоенное ему наименование.

2.9.4. Если ЭПК ГА РФ принималось решение о фондировании, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК.

2.10. В третьем разделе исторической справки отражается:

Основной состав документов, вошедших в опись, и их полнота;

Перечень структурных подразделений в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения;

Сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

Степень сохранности и физическое состояние документов;

Наличие и место хранения документов по личному составу;

Наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;

Сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

Наличие документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях, с указанием места хранения и дат документов;

Возможность использования документов фонда (в каких целях);

Состав научно-справочного аппарата к фонду.

2.11. При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.11.1. в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

2.11.2. если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

2.11.3. сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

2.12. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.

2.13. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и указанием хронологического периода, который она охватывает.

Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Например:

Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 - 1999 годы и его фонде.

2.13. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений (см. приложение 1).

При необходимости, название фонда оформляется решением ЭПК ГА РФ. При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее.

2.14. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

2.15. Исторические справки составляются в соответствии с изложенными требованиями независимо от категории фондов.

2.16. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

2.17. При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части). Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2.1 - 2.14 настоящей инструкции за тот период, к которому относятся документы, внесённые в соответствующие годовые разделы.

Если за данное время не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке.

2.18. При поступлении документов и описей дел в ГА РФ, вместе с ними поступают соответствующие им исторические справки и дополнения к ним.

2.19. Исторические справки и дополнения к ним, составленные на фонды, хранящиеся в ГА РФ, помещаются в дела фондов. Исторические справки составленные на фонды, документы которых не поступили на хранение в ГА РФ, хранятся вместе с контрольным экземпляром описей (или их годовых разделов), утвержденных ЭПК ГА РФ, в отделе организации хранения и учета документов ГА РФ.

3. Составление справочного аппарата к описи

3.1.В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят:

Титульный лист;
- оглавление;
- предисловие;
- список сокращенных слов.

3.2.Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

3.3 Составление титульных листов

3.3.1. Титульные листы составляются к законченной описи (архивной и дел постоянного хранения), а также томам описей (см. приложение 2).

3.3.2. На титульном листе указываются:

Полное название государственного архива, включая хронологические рамки;
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи;
- крайние даты документов, внесенных в опись.

3.4. Название фонда указывается в соответствии с п. 2.13 инструкции.

Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность. Полный перечень всех изменений приводится на отдельном листе, следующим за титульным. При этом после каждого названия указываются крайние даты существования организации под данным названием (см. приложения 3,3а).

Если фонд является объединенным, на титульном листе приводится его полное название (см. приложение 4).

3.5. Название описи архивного фонда может совпадать с названием фонда организации, если она охватывает дела всех ее структурных подразделений. В этом случае название описи на титульном листе не указывается (см. приложение 2), приводится лишь номер описи, а для её новых годовых разделов к номеру описи добавляется номер тома.

Если состав описи ограничен делами лишь определенной структурной части организации, то названием описи будет название этой структурной части или совещательного органа (см. приложение 5). Если название структурного подразделения изменялось, то на титульном листе указывается его последнее наименование, а все изменения приводятся на листе, следующем за титульным листом, по аналогии с примером, рассмотренным в п.3.5.

Если в опись включены отдельные группы документов, названием описи будет название видов этих документов (см. приложения 6,6а).

При составлении описи дел на документы объединенного архивного фонда, название описи будет состоять из названий тех фондообразователей, документы которых вошли в данную опись (см. приложение 7).

3.6. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

3.7. Составление оглавлений

При составлении оглавления к законченной описи, оглавления к годовым разделам изымаются. Оглавление к законченной описи помещается в ее начале. В нем перечисляются все составные части описи: предисловие к законченной описи, предисловия к годовым разделам, список сокращенных слов, названия всех разделов, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи (в случае необходимости могут приводиться и номера дел) (см. приложение 8).

3.8. Составление предисловий

3.8.1. Предисловия составляются

К каждой описи;

К годовым разделам описей, представляемым на утверждение ЭПК ГА РФ, томам описей;

Одно общее, в отдельных случаях, ко всем описям фонда;

3.8.2. Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи. В этом случае сведения по истории организации и истории фонда в целом помещаются в предисловии к первой, основной, описи.

3.8.3. Если составляется одно общее предисловие ко всем описям, оно помещается в первой описи и содержит необходимые сведения обо всех описях фонда. В этом случае в оглавления остальных описей вносится слово «предисловие» и делается ссылка «см. предисловие к описи № 1».

3.8.4. Если фонды, входящие в состав объединённого архивного фонда, включены в одну опись, к ним составляется общее предисловие.

3.8.5. Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда. При этом также составляются предисловия к описям отдельных фондов, в которых излагаются сведения, которые относятся только к данным фондам, и даются ссылки на общее предисловие.

3.8.6.Если фонд не является законченным, предисловия составляются к годовому разделу каждой описи, утверждаемых ЭПК ГА РФ.

3.8.7 В предисловиях к описи (единой или к каждому годовому разделу) излагаются:

История фондообразователя (или его структурной части);

История фонда;

Состав документов, включенных в опись;

Особенности фондирования документов (для объединенных архивных фондов);

Особенности формирования, описания и систематизации дел;

Состав научно-справочного аппарата к фонду

Место хранения документов по личному составу

3.8.8.При описании состава документов, включенных в опись, оговаривается наличие основных категорий документов, их полнота, отсутствие или появление новых комплексов документов, наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отсутствие подлинников и т.п.

3.8.9.Состав научно-справочного аппарата к фонду в предисловии излагается в соответствии с п. 2.11.3. настоящих методических рекомендаций.

3.8.10. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

3.8.11. В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в предисловие вносятся необходимые изменения, оно дополняется или пересоставляется.

3.8.12 Справочный аппарат к описи распечатывается без использования оборотной стороны листа.

3.9. Составление списков сокращенных слов

3.9.1. Списки сокращенных слов составляются к годовым разделам, к законченной описи (ее тому) если в них употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся (см. приложение 9) .

3.9.2. Сокращённые слова с соответствующими им полными наименованиями располагаются в алфавитном порядке.

3.9.3. Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно (в соответствии со списком сокращенных слов). Далее в тексте описи слова, внесённые в список сокращённых слов, приводятся только в сокращённом наименовании.

3.9.4. Если полное название организации изменялось, а сокращенное - нет, то в списке сокращенных слов против этого сокращённого наименования приводятся все его полные наименования, с указанием даты изменения полного названия.

3.9.5. При формировании годовых разделов в законченную опись (том) составляется единый список сокращенных слов, списки сокращенных слов к годовым разделам изымаются.

4. Оформление описей, составление итоговых записей и листов-заверителей

4.1. Описи оформляются на лицевой и оборотной сторонах листа и нумеруются полистно.

4.2. Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т.д.

4.3. Если опись составляется в ведомственном архиве, то первый и последний листы годовых разделов описи оформляются в соответствии с приложениями 10 и 10а.

4.4. Если опись составляется в ГА РФ на документы, хранящиеся в архиве (архивная опись), первый и последний листы описи оформляются в соответствии с приложением 11.

В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

4.5. К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях (см. приложение 12). При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

4.6. Описи и справочный аппарат к описям в бумажном виде составляются и оформляются в 4-х обязательных экземплярах для описей дел постоянного хранения и 3-х обязательных экземплярах для описей дел по личному составу.

При передаче контрольных экземпляров исторических справок, описей и справочного аппарата на бумажном носителе в ГА РФ, также передаются их электронные версии в двух экземплярах на отдельных носителях. Исторические справки, описи и справочный аппарат передаются в форматах документа Microsoft Word, базы данных Microsoft Access, в случае других форматов - по согласованию с ГА РФ.

4.6.1. При подготовке и оформлении описей с применением персонального компьютера необходимо руководствоваться «Инструкцией по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий» (М.: ГА РФ, 2001), «Требованиями к графическому оформлению архивных описей» и «Памяткой по графическому оформлению внутренних описей дел распорядительной документации» (Приложения №№ 13-15).

Приложение № 1

Приложение № 2

Приложение № 3

Приложение № 3а

Приложение № 4

Приложение № 5

Приложение № 6

Приложение № 6а

Приложение № 6а (продолжение)

Приложение № 7

Приложение № 8

Приложение № 9

Приложение № 10

Приложение № 10а

Приложение № 11

Приложение № 12

Приложение № 13

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Инструкция по подготовке архивных описей
с применением компьютерных технологий

для организаций - источников комплектования ГА РФ

Введение

Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК. Данная инструкция предназначена для оказания помощи организациям и ведомствам, не имеющим специализированных программ (баз данных) для работы с описями, в наборе, форматировании и распечатывании описей с помощью наиболее распространенного программного обеспечения - текстовых редакторов , поддерживающих корректную работу с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Для ввода годится любой редактор, позволяющий работать с таблицами (как основными элементами форматирования описи).

Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовым редакторам, так как основным элементом архивной описи является таблица, состоящая из строк и столбцов:

	столбцы
			Заголовок дела	Крайние даты	Количест-во листов	Примечание
строки

Хх.х.хх.)..Ххх#

Правка и форматирование (переформатирование) такого текста - крайне трудоемкий процесс, поэтому рекомендуется использовать редакторы, предлагающие другой подход - каждый элемент таблицы, представляющий из себя отдельный параграф, формируется программой - редактором. Элементы такой таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет с легкостью менять форматирование текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.). Подобные таблицы позволяют прилагать минимум усилий для работы с ними. Наиболее распространенный текстовой редактор, позволяющий работать с такими таблицами - Microsoft Word для Windows . Кроме того, эта программа позволяет отображать текст так, как он будет выглядеть на бумаге, что необходимо для распечатывания бумажных описей в соответствии с правилами оформления архивных описей.

Подготовка описей с использованием персональных компьютеров состоит из нескольких этапов:

1. ввод (набор) описи и внесение исправлений в опись,
2. оформление описи и распечатывание готовой описи.

1. Ввод описи:

1.1 Подготовка файла с таблицей:

Файл в Word создается через меню "Файл" - "Создать" (в открывшемся окне надо щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку "ОК", либо щелчком мыши на иконке с изображением чистого листа с загнутым уголком на панели инструментов.

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

Таблица вставляется следующим образом: немного отступив от начала страницы (нажав несколько раз на клавишу "Enter"), в меню "Таблица" - "Вставить таблицу". В появившемся диалоговом окне необходимо указать, что нужно шесть столбцов (порядковый номер дела, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание ) и строк (для начала достаточно 10 - 20), затем, нажав на кнопку "автоформат", выбрать в новом окне (прокрутив список вниз) оформление таблицы - обычно это сетка 1 или сетка 6 (предпочтительней использовать сетку 6):

	сетка 1				Сетка 6

Линии сетки таблицы, прорисованные пунктирной линией, видны только в окне редактора, при печати они не отображаются. Если эти линии не видны в окне редактора, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть на пункте "Сетка".

Форматирование сетки в Word для Windows может отличаться в зависимости от версии программы, поэтому при вставке таблицы в подменю «автоформат» следует обратить внимание на окно предварительного просмотра таблицы и, при необходимости, отметить или убрать галочки в соответствующих пунктах «использовать» и «изменить оформление»

Следующим шагом является подгонка таблицы:

Во-первых, надо, выделив таблицу, указать через меню "Формат" - "Шрифт" необходимый шрифт и его размер (например, Arial Cyr, 12) .

Затем, перейдя в режим разметки страницы через меню "Вид" - "Разметка страницы", с помощью мыши установить ширину столбцов. Для этого указатель мыши ставится на линию, ограничивающую столбец слева или справа. Когда указатель мыши примет вид двух вертикальных линий со стрелками, надо, нажав и не отпуская левой кнопки мыши, передвинуть линию столбца до требуемой позиции влево или вправо, затем отпустить кнопку мыши. При изменении ширины столбцов сдвигаются и другие столбцы, поэтому для изменения ширины только двух смежных столбцов, необходимо предварительно выделить нужный столбец ("Таблица" - "Выделить столбец") и передвинуть его.

После создания файла с таблицей необходимо сохранить его. Для этого следует в меню "Файл" - "Сохранить" ввести имя файла и нажать кнопку "Сохранить". Теперь файл для описи готов к использованию.

1.2 Ввод описи в таблицу

Ввод описи в таблицу в принципе не отличается от обычной работы с текстом. Следует помнить, что Word самостоятельно разбивает текст внутри абзаца на строки, поэтому нажимать на клавишу "Ввод" (Enter) следует только для перехода на новый абзац, текст внутри одного абзаца вводится в одну строчку. Перемещаться по строкам и столбцам можно клавишами для перемещений (со стрелками) или ставя в нужную ячейку указатель мыши (указать на нужную ячейку и нажать на левую кнопку мыши). Если в таблице не видны линии сетки, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть по пункту "Сетка".

В первую строку таблицы вводятся наименования столбцов. Для нее выбирается меньший размер шрифта с полужирным начертанием и выравниванием по центру.

Если поставить курсор в верхнюю строку таблицы, то выбором в меню "Таблица" пункта "Заголовки" можно указать редактору Word вставлять в начале каждой новой страницы эту строку в качестве заголовка таблицы. Практически это можно использовать, вставив в две первые строки таблицы наименования столбцов и их номера, затем, поставив курсор на вторую строчку, вставить разрыв таблицы ("Таблица" - "Разбить таблицу") и указать строчку с номерами столбцов, ставшей первой строкой в таблице как заголовок таблицы. Чтобы разрыв таблицы не бросался в глаза, необходимо выделить место разрыва и выбрать для него минимальный размер шрифта (в меню "Формат" - "Шрифт" в поле выбора размера шрифта ввести цифру 1). При разбиении таблицы получаются две автономные таблицы, поэтому подгонку ширины таблицы и ее столбцов под страницу следует делать до разбиения таблицы.

При вводе описи на каждую строку таблицы должен вводиться только один элемент описи. Недопустимо вводить, например, в одну ячейку несколько заголовков дел: во-первых, такое форматирование будет сбиваться при изменении любого из параметров текста (интервалов между абзацами, использовании другого шрифта, размера букв и др.), во-вторых, при этом оформлении автоматическое конвертирование (преобразование) для передачи текста в базу данных невозможно, каждый заголовок необходимо исправлять и подгонять вручную.

Для ввода заголовков разделов / подразделов описи следует использовать пустые строки: курсор ставится на строку первого дела данного раздела и в меню "Таблица" выбирается пункт "Вставить строки". Заголовок раздела описи вводится в столбец заголовка дела.

Для ввода наименований разделов разных уровней следует использовать отдельные строки, выделяя начертанием (например полужирный шрифт), размером шрифта и выравниванием по центру. Если заголовки разных уровней идут друг за другом, их также следует печатать в разных строках, например:

Пустые строки добавляются в таблицу либо указанным выше способом (в этом случае строка добавляется над той строкой, где стоит курсор), либо нажатием клавиши табулятора ("Tab") в последней ячейке последней строки.

При вводе описи в Word существует несколько способов ускорения работы:

• проверка орфографии (подчеркивание слов с ошибками при вводе или проверка всего текста сразу через меню "Сервис" - "Орфография") облегчает исправление орфографических ошибок (последнее позволяет проверить орфографию по всему тексту после ввода описи);
• использование инструмента автозамены (автокоррекции) позволяет задавать сокращения, которые при вводе будут заменяться на соответствующее выражение. Таким образом можно автоматизировать ввод повторяющихся слов и выражений, в том числе на иностранных языках;
• аналогично можно использовать элемент "Автотекст": в этом случае достаточно выделить фрагмент текста и выбрать в меню "Правка" пункт "Автотекст". В этом случае предлагается дать этому элементу автотекста имя и нажать на кнопку "Добавить". Замена будет производиться при вводе имени элемента автотекста и нажатии клавиши F3. В качестве имени элемента также можно давать сокращения;
• использование буфера обмена позволяет, скопировав текст в память ("Правка" - "Копировать") или вырезав ("Правка" - "Вырезать", используется для перемещения), многократно вставлять его ("Правка" - "Вставить"). При копировании и перемещении через буфер обмена или с помощью мыши можно копировать или перемещать не только текст, но и элементы таблицы - строки, столбцы, ячейки.
• расширением копирования является использование мыши: выделенный кусок текста можно переместить на новое место, нажав на левую кнопку мыши (для этого необходимо так поставить курсор мыши на выделенном тексте, чтобы он принял форму стрелки), либо копировать на новое место при нажатой клавише "Ctrl".
• в Word возможно повторить последнюю операцию нажатием клавиши F4 (верхний ряд клавиш на клавиатуре), а также отменить последнюю операцию или вернуть отмененное действие через меню "Правка" - "Отменить..." или "Повторить...", либо используя кнопки со стрелками налево (отменить) или направо (повторить) , кнопки со стрелками (треугольниками) вниз рядом с кнопками отмены операции или возврата отмененной операции позволяют выбрать сразу несколько операций для отмены или возврата.

При вводе описи следует избегать вставки лишних абзацев: в столбце дат, например, желательно отделять даты пробелами (если даты сбиваются на одну строку, следует отрегулировать ширину столбца). Во-первых, увеличивать или уменьшать интервалы между строками удобнее, если выделить таблицу и выбрать нужный интервал перед и после абзаца через меню "Формат" - "Абзац", во-вторых, такое форматирование необходимо только при выводе документа на печать.

Текст вне таблицы в начале и конце описи печатается обычным способом.

1.3 Внесение исправлений в опись и распечатывание черновика.

Внесение исправлений в опись подразумевает считывание текста описи и ввод исправлений. Для считывания и выделения мест, нуждающихся в правке, опись можно распечатать в черновом экземпляре. Печать черновиков описей осуществляется стандартным способом:

Создается копия файла описи: в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как..." и в строке "Имя файла" дать новое имя файла, например "Черновик описи". Это необходимо для того, чтобы при подготовке чистовика описи не пришлось удалять лишние абзацы, вставленные во время форматирования черновика. Созданная таким образом копия описи форматируется и распечатывается, после вывода на бумагу ее можно стереть.

Опись желательно отформатировать таким образом, чтобы заголовки дел не переносились на другой лист (достигается вставкой дополнительных абзацев в конце предпоследнего заголовка на странице) и чтобы на бумаге было место для рукописных пометок (т.е. выделить весь текст (меню "Правка" - "Выделить все") и поставить в меню "Формат" - "Абзац" полуторный или двойной межстрочный интервал);

Печать осуществляется стандартными средствами текстового редактора: меню "Файл" - "Печать...";

После распечатывания черновика и считывания текста описи, исправления вносятся в основной файл описи.

2. Подготовка и печать чистового экземпляра описи.

Печатается опись стандартным способом через меню "Файл" - "Печать". Если необходима двусторонняя печать, то перед печатью в параметрах страницы отмечается галочкой пункт "Зеркальные поля": на печать документ выводится сперва на печать выводятся нечетные страницы (пункт "Вывести на печать:" в меню печати), затем, по окончании печати - четные страницы. Для печати четных страниц необходимо перевернуть листы (как класть листы зависит от модели принтера).

Перед печатью текст описи подгоняется на том компьютере, с которого будет осуществляться печать. Для начала необходимо перейти в режим разметки страницы (меню "Вид").

Сперва нужно проверить, как текст умещается в столбцах (например, в столбцах номера, индекса дел, крайних дат), при необходимости столбцы можно расширить или сузить.

На следующем этапе надо отформатировать (исправить) расположение текста на листе. Производится форматирование в режиме разметки страницы ("Вид" - "Разметка страницы") на том компьютере , на котором будет осуществляться печать при помощи вставки абзацев (клавиша Enter). Абзацы для раздвижения строк следует вставлять в тот столбец, где они не требуются для ввода (при оформлении) описи, например в столбец номеров дел. Опись форматируется таким образом для того, чтобы названия разделов не находились в самом конце страницы, заголовки дел не переносились на новую страницу, оставляя на старой странице первую строку или перенося на новую страницу только последнюю строчку, даты печатались на одной странице. Кроме того, если опись находится на стадии разработки, при форматировании желательно оставлять свободное место в конце страницы (раздвигать абзацами), чтобы, например, при необходимости вставить в опись (пропущенное) дело, можно было бы ограничиться перепечатыванием нескольких страниц, а не с места вставки и до последней страницы.

Нумерация страниц в описи при двусторонней печати (печати с оборотом) не ставится; при печати описи на одной стороне листа нумерация страниц должна продолжать нумерацию страниц (подсчитывается количество листов в НСА, следующем перед описью, и в меню "Вставка" - "Номера страниц..." - кнопка "Формат" в поле "Начать с:" ввести получившуюся цифру + 1 .

В случае необходимости внести поправки в готовую опись, в том числе после представления описи на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (при наличии замечаний экспертов), соответствующие изменения должны вноситься также в опись в электронном формате

Одной из задач архивных учреждений и ведомственных архивов является создание научно-справочного аппарата на документы, хранящиеся в этих архивах и составляющие архивный фонд страны. Данная инструкция была составлена таким образом, чтобы облегчить и унифицировать работу ведомственных архивов по подготовке архивных описей с использованием компьютерной техники и предусмотреть возможность создания электронного НСА в архивах, используя уже имеющиеся в электронном формате описи. Именно этим обусловлено требование поддержания электронной версии описи в строгом соответствии с описью на бумажном носителе; кроме того, необходимо предусмотреть возможность предоставления в госархив вместе с обязательным экземпляром описи на бумажной основе ее электронной версии.

Точное выполнение требований данной инструкции позволит в дальнейшем использовать создаваемые в учреждениях электронные версии описей для создания БД "Опись дел " на документы, поступающие на государственное хранение.

Список сокращенных слов

	база данных	в данном случае: файл, состоящий из некоторого числа записей или таблиц, каждая из которых формируется из полей или столбцов определенного типа, вместе с набором операций поиска, сортировки, рекомбинации и др.
	персональный компьютер
	программное обеспечение	прикладная программа или набор программ, позволяющих пользователю решать те или иные задачи.
	система управления базами данных	программная оболочка, находящаяся между собственно базой данных и пользователем. Она управляет всеми запросами пользователя на те или иные действия, которые необходимо выполнить в базе данных, делает возможным централизованный контроль защиты и целостности данных.
	текстовой редактор	прикладная программа обработки текстовых документов: служит для набора, редактирования и оформления документов, вывода на печать.

Приложение 1. Ввод научно-справочного аппарата к описи.

Научно-справочный аппарат к архивным описям готовится как обычный документ Word. Для ввода НСА рекомендуется создать новый файл. Элементы НСА в файле располагаются в том порядке, в котором они должны следовать в бумажной копии.

Сразу после создания файла устанавливаются размеры страницы: через меню "Файл" - "Параметры страницы", вкладка "Поля" - в открывшемся окне установить размеры полей:

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

В отличии от описи в файл НСА можно вставлять номера страниц: меню "Вставка" - "Номера страниц...", пункт "Номер на первой странице" должен быть чистым (первая страница предназначена для титульного листа).

После каждого из элементов НСА ставятся разделители страниц (меню "Вставка" - "Разрыв..." - "Начать новую страницу".

Титульный лист . Для сдвига вправо названий фонда и номера фонда можно использовать таблицу (если линии таблицы видны на распечатке, то следует выбрать всю таблицу (меню "Таблица" - "Выделить таблицу") и в меню "Таблица" - "Автоформат..." выбрать вариант форматирования <нет>, из всех остальных пунктов в этом окне рекомендуется убрать галочки), например:

ПОСЛЕДНЕЕ НАЗВАНИЕ ФОНДА

	НАЗВАНИЕ (ДАТЫ)
	НАЗВАНИЕ (ДАТЫ)

ЗА (хххх - хххх) ГОДЫ

СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ

ХХХХХ		Ххххххххх хххххххххххххх ххххххххххххххх
ХХХХ		Ххххххххх ххххх-хххххх хххх
ХХХХХ		Хххххххххх хххххххх - ххххххххххххххх ххххх-ххххххх хххххххх

Видимые при распечатке линии таблицы можно убрать.

Предисловие. Предисловие вводится как обычный документ, набираемый в Word. Абзацы выравниваются по ширине ("Формат" - "Абзац" - "Выравнивание: по ширине"); красные строки ставятся в меню "Формат"-"Абзац" - "Первая строка" - "Отступ" (для примера, этот абзац инструкции имеет отступ 0,75); расстановка переносов слов в Word 95/7.0 ставится через меню "Сервис" - "Расстановка переносов...", в Word 97 / 2000 через меню "Сервис" - Язык" - "Расстановка переносов...".

Сноски в предисловии внизу страницы вставляются через меню "Вставка" - "Сноска..." - "обычная", при этом сноски вставляются в то место, где стоит курсор, номера сносок формируются и изменяются при добавлении, удалении и перемещении сносок автоматически. Сноски можно перемещать, копировать и удалять отдельно от текста или вместе с текстом, к которому они относятся. Режим отображения текста сносок зависит от представления документа:

• в режиме "обычный" (меню "Вид" - "Обычный") текст сносок не виден, для доступа к сноскам нужно щелкнуть дважды по номеру уже вставленной сноски либо добавить новую;
• в режиме "разметка страницы" ("Вид" - "Разметка страницы") текст сноски всегда виден внизу страницы.

Иногда при печати документов со сносками происходит смещение сносок на следующую страницу. В этом случае попробовать передвинуть основной текст над сносками вниз: для этого добавляются пустые абзацы перед последним параграфом (абзацем) на листе.

Приложение 2. Передача текста описи в базу данных.

Под конвертированием понимается передача текста документа из одного формата в другой. Это может быть как перенос данных внутри одного семейства ПО (текстовых редакторов, СУБД) , так и между СУБД и текстовыми редакторами. Следует отметить, что в данном случае учесть все возможные варианты крайне сложно, однако следующие моменты достаточно универсальны:

• наиболее универсальным способом перевода данных является использование в качестве промежуточного звена т.н. простого текста, т.е. текста, не содержащего никакого оформления, в котором элементы данных разделены тем или иным способом (символами - разделителями или расположены на определенном месте строки/страницы), кроме того, такой текст могут прочитать практически все программы;
• многие программы имеет встроенные средства преобразования других форматов в собственный и наоборот, однако
• СУБД, как правило, понимают только форматы баз данных, электронных таблиц и простой текст, текстовые редакторы - соответственно форматы текстовых файлов, в том числе простой текст, и некоторые программы способны импортировать данные из баз данных при наличии соответствующих конверторов.

Винворд способен импортировать данные баз данных, при наличии подобных конверторов . Для экспорта данных наиболее удобным способом конвертирования данных является просто текст, оформленный соответствующим образом.

Для создания из таблицы промежуточного файла для передачи данных в Ms Access необходимо:

1. удалить из таблицы все названия разделов и подразделов, пустые строки;

2. удалить из документа все элементы кроме таблицы;

3. удалить все абзацы (в заголовках дел заменить через "Правку" - "Замену" на любой символ, не встречающийся в тексте, например "!!!", кроме символа табуляции, в остальных полях либо просто удалить (см. выше про форматирование текста для печати), либо заменить на пробелы;

4. выделив таблицу, в меню "Таблица" выбрать пункт "Преобразовать в текст..." и выбрать в качестве разделителей символ табуляции;

Получившийся в итоге текстовой документ можно свободно импортировать в большинство баз данных (для СУБД под ДОС необходимо сохранять как "текст D OS ".

Способы импорта данных в Винворд зависят от формата источника. Если это база данных Access, dBase, FoxPro и ряд других, то Винворд способен импортировать данные непосредственно из файлов баз данных, кроме того, многие из них могут экспортировать текст в Винворд напрямую (Access), либо через формат RTF или буфер обмена. В последнем случае, текст нужно приводить к таблице.

Однако такой способ не всегда доступен или удобен, в этом случае необходимо выводить данные из СУБД в текстовом формате, если это предусмотрено, либо печатать с сохранением текста в файл. В последнем случае надо смотреть "Проблемные файлы" .

При импортировании данных через текстовой файл с разделителями текста в Винворд необходимо проделать следующие операции:

• открыть текстовой файл, при этом, если текст в кодировке ДОС, открыть его именно как текст ДОС ;
• удалить из файла все элементы перед и после данных, не имеющих отношения к будущей таблице;
• если текст был импортирован с какими-либо разделителями, то достаточно убедиться, что каждый набор элементов (номер, индекс, заголовок и т.д.) занимают один абзац;
• если разделителей нет, например, каждый элемент занимают отдельную строку, необходимо отформатировать документ для приведения в надлежащий вид (сперва заменить все абзацы, разделяющие наборы элементов, на какой-либо символ, затем заменить оставшиеся абзацы на символ табуляции в меню "Правка" - "Замена" - "Специальный", затем символ из первой операции заменить обратно на абзацы);
• выделить все записи и через меню "Таблица" - "Преобразовать в таблицу..." преобразовать в таблицу, указав как символ-разделитель символ табуляции;
• проверить получившуюся таблицу;
• отформатировать текст.

Проблемные файлы могут быть нескольких видов:

1. текстовые файлы, которые были изначально выведены в формате таблицы, представленной следующим образом:

#..........Ххххххххх.хх..............##.##.##......###

Ххххххххххх.х.ххххххх.....##.##.##

ХХХХХ.Хххххххххх.ХХХХ.х

Хххххххххх.х.хххххххххх-

Ххххх-ххххххххххххххх.хх-

Ххххх.х.ххххххх.хххххххххх

...........(ххххх.хххххх.х.хххххххххх-

Ххх,хххх,ххххххх,ххххххх-

Хх.х.хх.)..Ххх#

#..........Хх.хх.ххх.#...............##.##.##......###

.....................................##.##.##

В этом случае, если нет возможности получить исправленный файл (экспортировать данные в правильном формате из базы данных, текстового редактора) все исправления придется выполнять вручную, то есть объединять в отдельные строки заголовки дел, даты, выносить на отдельные строки другие элементы, затем заменять символы абзацев на символы - разделители;

2. данные находятся в базе данной, оболочка которой не предоставляет условий для экспорта данных в необходимом формате. Для получения нужного результата необходимо либо использовать промежуточные форматы, если это возможно, либо печатать записи в файл, причем результирующий файл, скорее всего, будет похож на указанный в пункте 1), затем править вручную. При использовании промежуточного формата вероятна потеря части данных.

Приложение № 14

Требования к графическому оформлению архивных описей

Архивная опись:

Архивная опись состоит из следующих элементов:

	номер по порядку	- (№№ п/п)
	делопроизводственные индексы или номер дела по старой описи	- (Индекс)
	заголовок дела	- (Заголовок дела)
	крайние даты	- (Крайние даты)
	количество листов	- (Кол-во листов)
	примечания	- (Примечания)

		2004 год
		Управление делами
		Отдел кадров
		Штатные расписания <...> на 2004 год. Том 1
		Штатные расписания <...> на 2004 год. Том 2

Графическое оформление текста в описи

Основной шрифт описи - Arial (Arial Cyr).

В описи не допускается использование сокращения "То же" для однотипных заголовков дел. Указание "Том " пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.

Приказ № 150 Роспрома от 1 июня 2006 года по основной деятельности о предоставлении лицензий

Приказы №№ 2 - 150 Роспрома по основной деятельности за 2007 год

Соглашения о взаимодействии между Роспромом и администрациями субъектов Российской Федерации за 2004 год. Том 1 (республики, края)

Отчет Минпромторга России об организации выставки " HeliRussia ", г. Москва, 1-3 апреля 2006 года.

Штатные расписания Роспрома на 2004 год

В заголовках дел год/года в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат:

"от 1 марта 2009 года ", "за 2009 год ", "на 2009 год ", "за 2009-2010 годы ", "за январь-февраль 2009 года ", "1-5 марта 2009 года "

В заголовках дел, содержащих документы по определенному человеку (личное дело, персональное дело и т.д.), фамилия, имя и отчество этого человека пишутся в именительном падеже:

Личное дело работника Роспрома, уволенного в 2004 году:
Иванов Иван Иванович

Личное дело сотрудника персонального пенсионера.
Иванов Иван Иванович

Документы на выплату денежной компенсации.
Иванова Мария Ивановна

Оформление крайних дат

В датах название месяца пишется буквами, полностью. В крайних датах "г. ", "гг. ", "год " не ставятся. Если дата содержит указание на век, он пишется прописными буквами латинского алфавита со словом "век ". При совпадении года и месяца в крайних датах дела, каждая дата пишется полностью. Примеры:

2008- 2010

2003, 2007- 2009

XX век

Крайние даты в столбце крайних дат отделяются символом-разделителем "- " для диапазона или ", " для отдельных дат. Перенос дат осуществляется с использованием разрыва строки (сочетание клавиш "ШИФТ"-"ВВОД" / "SHIFT"-"ENTER").

Оформление таблицы описи

Первоначальное форматирование таблицы описи включает в себя указание полей документа, создание таблицы и определение ширины столбцов, формата основного текста (заголовков дел).

Поля документа составляют 2,5 сантиметра левое поле (при зеркальных полях - называется внутренним), 1 см - правое (внешнее) и 1-1,5 см верхнее и нижнее поля.

Ширина столбцов определяется примерно так:

1 графа - по количеству знаков в шифре дела с учетом литерных номеров, рекомендуется выделить столбец, вмещающий не менее 5 знаков без переноса;

2 графа - если не заполняется, то следует проследить, чтобы помещалось название столбца; если заполняется, то размер определяется в зависимости от вводимого текста и ширины других столбцов;

3 графа - заголовок дела заполняется в зависимости от ширины других столбцов и, как правило, является самым широким;

4 графа - заполняется, исходя из размера крайних дат (например, "23 сентября 2002- ") в расчете 1-2 строки на одну крайнюю дату, но не меньше 12 знаков на одну строку;

5 графа - как правило, ширина определяется названием столбца ("кол-во листов" мелким шрифтом в две строки) и должна вмещать 3 символа шрифтом 12 Arial.

6 графа - если заполняется, то размер зависит от вводимого текста и ширины других столбцов; если не заполняется, то ширина поля определяется минимальными полями, в котором принтер может распечатать название столбца и собственно названием графы.

Также на этом этапе целесообразно выставить размеры интервалов между абзацами.

Окончательное форматирование таблицы описи целесообразно проводить после завершения основного ввода, перед отправлением описи на печать. На этом этапе окончательно подбирается ширина столбцов, устанавливается повтор номеров столбцов на каждом листе, текст описи форматируется таким образом, чтобы не было висячих строк и названий разделов/подразделов, отделенных от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись располагалась на одном листе вместе с последней описательной статьёй описи и подписями, имелось место для штампа ЭПК ГА РФ.

Для печати с оборотом устанавливаются зеркальные поля в свойствах страницы (меню "Файл" - "Параметры страницы" - "Поля" - "Зеркальные поля").

Номера столбцов из шапки таблицы описи выставляются следующим образом: после завершения подбора ширины столбцов курсор ставится на строку с номерами столбцов (1, 2, 3...) и в меню "Таблица" выбирается пункт "Разбить таблицу", затем курсор ставится в первую строку нижней таблицы (с номерами столбцов) и в том же меню "Таблица" ставится галочка у пункта "Заголовки".

Разрыв между строкой с названиями граф и собственно описью маскируется следующим образом - в образовавшемся промежутке (в один абзац) выделяется текст (с помощью указателя мышь или вручную клавишами SHIFT - стрелочка вправо) и в иконке изменения размера шрифта впечатывается размер шрифта "1" и нажимается клавиша Ввод.

После разрыва таблицы можно изменить форматирование линий столбцов таблицы. Для этого таблица с основной описью выделяется, затем в строке панелей инструментов в раскрывающемся по нажатию мыши окне выбора границ выбирается сперва иконка (нет границы), затем иконка (внутренняя вертикальная граница). Горизонтальные линии для первой строки с номерами столбцов выставляются следующим образом: выделяется строка и последовательно нажимаются кнопки с прорисованной верхней границей, затем - с нижней.

Приложение № 15

Памятка по графическому оформлению внутренних описей дел, содержащих распорядительную документацию для последующего конвертирования в БД «Документ »

Внутренняя опись должна иметь 5 граф см. образец

Внутренняя опись

документов дела №

№ доку-мента	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание
		3
	2010	Об утверждении структуры ФГУ....	1-20
		Пропущен
	2010	Об изменении штатного расписания...	21-23	№№4-7 пропущены
	2010	О создании конкурсной комиссии

В графе 1 указывается номер документа арабскими цифрами (официально зарегистрированный номер приказа, указания, распоряжения), если документ имеет дополнительное буквенное обозначение, то буквенное обозначение указывается строчными буквами без пробела. При обозначении двойных и более номеров используется знак « / » дробь.

Если в распорядительных номерах есть пропущенный номер, то в графе № 2,4 необходимо указать « - » тире. В случае если пропущенных номеров более 2 подряд, то в графе 5 (примечание) указываются номера пропущенных распорядительных документов

Номер документа проставляется вручную, применение автонабора в графе 1 не допускается.

В графе 2 - дата документа обозначается следующим образом: день - арабскими цифрами «01», «12» , месяц - строчными буквами, год арабскими цифрами

В графе 3 - заголовок документа переносится полностью без сокращений

Если документ имеет заголовок и является постановлением Правительства, декретом, указом или другим распорядительным документом высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то в данном поле следует указывать заголовок документа без изменений. Если все же какую-то корректировку приходится делать, то все вставленные слова необходимо заключать в квадратные скобки.

Если документ не имеет заголовка, то составитель сам формулирует заголовок документа в соответствии с правилами.

В графе 4 - номера листов указываются арабскими цифрами

Если номер документа пропущен, то в графе необходимо проставить « - » тире.

В графе 5 - вносится дополнительная информация, указываются пропущенные номера распорядительной документации, если таковых более чем 1-3 подряд, обозначение ДСП для документов, если имеются.

Новый лист внутренней описи должен начинаться с обозначения граф

1

2

3

4

5

В одну строку вносится информация только об одном документе.

При их составлении следует руководствоваться п. 5.5.4 « Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...», М, 2007

Оглавление Описи № 1 дел постоянного хранения Фонда социального страхования Российской Федерации за 2003-2005 годы

Текстовые редакторы (процессоры) предназначены для работы с текстовыми документами. Предпочтительнее привлечение систем управления базами данных (СУБД) для создания и дальнейшего использования электронного НСА (архивных описей), однако процесс разработки, заполнения и работы с базами данных более трудоемок и требует наличия соответствующих знаний у разработчиков и пользователей. Привлечение текстовых редакторов - наиболее удобный и быстрый способ ввода при отсутствии готовой описи и специальных программ (баз данных): он позволяет достаточно быстро вводить данные, проверять орфографию, форматировать текст, распечатывать описи.

Далее Word.

Названия пунктов меню могут изменяться в зависимости от версии программы.

Данная опция работает начиная c 7 -ой версии Word (Ms Office 95).

Для проверки орфографии в Ms Word встроены специальные словари. Слова, не совпадающие с внесенными в словарь, определяются как слова с опечатками. Могут отмечаться как ошибочные фамилии, специальная лексика, некоторые сокращения, в этом случае при проверке предлагается либо их пропускать либо добавлять в словарь.

Автозамена доступна через меню "Сервис" - "Автозамена". Можно вводить сокращения (что заменять) и их расшифровку (на что заменять) либо вызвав это диалоговое окно, либо выделив в документе требуемую фразу - в этом случае достаточно указать в окне "Что заменять" какое-либо сокращение. После ввода слова и нажатия на пробел, вставки точки или запятой, сокращение автоматически заменяется его значением. Например:

вс рф - Верховный Совет Российской Федерации

россии - России

Как правило, при переносе текста с одного компьютера на другой подобное форматирование сбивается и связано это, скорее всего, с установленным в системе принтером и/или его отсутствием. Правила составления заголовков дел, крайних дат - см. подробнее:

п. 5.4.2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007);

разделы 2, 4, 7 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986).

Подготовка описи дел, документов - процедура непростая и доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые отвечают за передачу документов в архив. Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Термин «опись дел» употребляется чаще всего как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и др.), а также для дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

• постоянного хранения;
• временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации, но чаще на документы по срокам хранения свыше 10 лет);
• по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения .

Опись состоит из: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из следующих этапов:

• описания дел;
• организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда);
• оставления собственно описи документов;
• составления справочного аппарата и оформления описи.

В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

• все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей.

Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах.

Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.

Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями.

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов:

• порядковый номер;
• делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре дел);
• заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
• крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
• количество листов в деле;
• примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда. Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись. Хронологически - структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года – по структурным подразделениям.

В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их отличает № тома, № части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете «То же» с указанием тома или части. В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова «То же » не пишутся.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки.

№ пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6
4	01-12	Документы о содержании аппарата управления (планы, обоснования, переписка). В письме руководителя ОАО «…» от 02.04.2009 г. содержатся нормы расходов на административно-хозяйственные нужды. Л. 15	04.03.2009 -12.05.2009	175

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения.

Графа 6 - «Примечание» может содержать сведения о выбытии дел, их сканировании, наличии в делах копий документов, о наличии особо ценных документов и др.

Итоговая запись делается в конце собственно описи (после описательных статей), в ней указывается собственно количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке.

Например:

Опись дел временного (как правило, свыше 10 лет) хранения составляется по аналогичной методике, с той лишь разницей, что в ней после графы «Крайние даты» идет графа «Срок хранения» .

Свою специфику имеет методика составления описей дел по личному составу, которая будет рассмотрена отдельно.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

– систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

Наименование организации
- индекс дела
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

1. Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

3. Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

4. Дата дела

данной графе указываются крайние даты дел.

5. Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

6. Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:

2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться .

3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)

I. Общие положения

2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.

3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

II. Общие понятия об описи дел

4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.

Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.

С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.

Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.

Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.

Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).

К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.

Например:

Опись N 1. Дел постоянного хранения.

Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.

Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.

5. Описи составляются:

На дела постоянного хранения ();

На дела по личному составу ();

На дела временного (свыше 10 лет) хранения ().

6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).

Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

Порядковый номер;

Заголовок единицы хранения;

Крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

Количество листов в единице хранения.

Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

Индекс дела;

Указание на подлинность (копийность) документов;

Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.

Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).

Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.

В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.

Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.

Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.

Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.

В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.

Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.

Например,

Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником

В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчётность", "документы ДСП", "материалы".

В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.

Например: "Приказы и распоряжения", "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчёты" и т.д.

Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином "дело";

Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.

Например:

Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении - к последнему.

При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.

Например:

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.

В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.

Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.

Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.

Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.

В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.

В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).

В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.

Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".

Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.

В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.

Например: "Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы", "Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год".

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;

В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Например: 02-15 "Приказы руководителя ФМС России по личному

составу", где:

02 - обозначение структурного подразделения;

15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.

III. Основные требования к описям дел постоянного хранения

7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().

Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.

Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.

Печатается опись в четырёх экземплярах.

Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России , в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.

После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.

Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.

Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.

Например:

Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.

Основные схемы систематизации дел:

Структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

Хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);

Функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);

Номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).

Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.

Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. ).

Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.

Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:

N п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел
1	2	3	4
1.	"постоянно"	1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчётов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов).	1. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел.
		2. Планы, отчёты, бюджеты, сметы и документы к ним.	2. В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления. Например, план работы на 2012 год, составленный в конце 2011 года, вносится в раздел описи 2012 года.
		3. Перспективные планы и отчёты об их выполнении.	3. Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчёты за эти годы - по последнему году отчётного периода. Например, единица хранения "Перспективный план на 2005-2012 годы" должна быть внесена в раздел описи за 2005 год, а отчёт о его выполнении - за 2012 год.
		4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела.	4. Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел. Например, единицу хранения "Журнал учёта журналов и картотек", заведённый в 2005 году и оконченный в 2012 году, следует включить в годовой раздел описи за 2005 год.
2.	Временного хранения с отметкой "ЭПК"	Обязательное проведение экспертизы ценности документов временного хранения с отметкой "ЭПК" (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.

Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела NN ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.

Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.

Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.

При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.

Отчёты вносятся в опись с учётом следующей последовательности - сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные и т.д.

9. Заголовок дела

Основную информацию о составе и содержании документов дела несёт заголовок. Главное требование к заголовку - обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учёта, журнал регистрации и т.п.);

Название адресата или корреспондента документа;

Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

Даты (период), к которым относятся документы дела;

Указание на копийность документов дела.

Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.

В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.

Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:

1.	Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчёты и т.д.);	"Приказы NN 1-15 УФМС России по Костромской области по основной деятельности за 2012 год"
	- документы одной или двух разновидностей (годовые отчёты, статистические отчёты, сводные статистические отчёты, квартальные отчёты). Один или два вида документов через союз "и" указываются вначале заголовка	"Отчёт о работе управления за 2012 год и документы к нему"
2.	Единицы хранения, в которых имеется один документ (книга, журнал, план и т.д.). Если в дело включён только один документ, то его наименование в заголовке дела употребляется в единственном числе (протокол, план, отчёт, справка, акт, информация). Название документа указывается вначале заголовка.	"Журнал учёта законченных производством дел за 2012 год"
3.	Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин "дело".	"Личное дело работника ФМС России, уволенного в 2010 году: Андреева Ольга Владимировна"
4.	Единицы хранения, содержащие различные по своим видам или разновидностям документы (более трёх), относящиеся к одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды и разновидности документов (не более 4-5), которые отложились в деле.	"Документы о командировках по комплексному инспектированию (справки, акты, докладные записки и др.) за 2012 год"
5.	В заголовках дел, содержащих справки проверок, указывается их краткое содержание или виды, а также в каких структурных подразделениях они проводились	"Справки о проведении контрольных проверок в УФМС России по Костромской области за 2012 год"
6.	Если в деле отложились от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с их перечисления	"Информации, справки, аналитические записки о результатах рассмотрения обращений граждан за 2012 год"
7.	В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть указана их копийность с заглавной букв, в конце заголовка.	"Информационные письма, рекомендации, бюллетени и др. по вопросам нарушения законности за 2012 год. Копии"
8.	При описании документов распорядительного или коллегиального характера (приказы, постановления, распоряжения, протоколы) указываются в заголовке номера этих документов.	"Приказы NN 1-25 ФМС России по личному составу за 2012 год"
	Если дела с приказами, постановлениями распоряжениями, протоколами имеют большой объём документов, то они формируются в тома, номера которых указываются в заголовке. Если дело с распорядительными актами состоит из одного тома, то ссылка на номер тома в заголовке не приводится	"Приказы NN 1-101 УФМС России по Владимирской области по основной деятельности за 2012 год. Т. 1"
9.	Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляется один приказ или протокол.	Протокол аттестационной комиссии от 25 декабря 2012 г."
10.	Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина "переписка". В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.	"Переписка с международными организациями по вопросам реализации международных договоров и иные документы (протоколы, справки и др.) о сотрудничестве с миграционными ведомствами иностранных государств за 2012 год"
	В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним.	"Переписка с МИД России по согласованию вопросов гражданства за 2012 год"

В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.

Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам

Например, если номенклатурой дел было предусмотрено дело "Документы по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров (планы, отчёты, методические указания и др.)", а в деле отложились только отчёты, то заголовок должен быть уточнён и изменён: "Отчёты по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров".

IV. Основные требования к описям дел по личному составу

10. Оформление описи дел по личному составу.

Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().

Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", который располагается в соответствующей графе таблицы:

Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись - "дел по личному составу".

Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.

После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.

11. Порядок включения дел по личному составу в опись.

Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:

Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:

N п/п	По срокам хранения	Порядок образования дел	Порядок включения дел в опись
1	2	3	4
1.	Постоянного хранения	Личные дела постоянного хранения (руководителей; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания)	Включаются по году увольнения в разделы описей постоянного хранения
2.	Долговременного хранения	Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы, распоряжения, лицевые счета)	Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу
3.	Долговременного хранения	Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)	Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу

Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.

Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. ).

Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Особенности описания документов по личному составу:

1.	В заголовках дел с лицевыми счетами, расчётными ведомостями, личными карточками должен быть отражён принцип формирования документов:
	- лицевые счета сформированы по алфавитному принципу и по дате увольнения	"Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год "А-Л"
	- Лицевые счета сформированы по категориям работников	"Лицевые счета государственных гражданских служащих за 2012 год" "Лицевые счета работников за 2012 год"
	- документы сформированы в дела по хронологическому принципу	"Лицевые счета работников" июль-декабрь 2012 года
2.	Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за один год, то ссылка на год приводится в графе "дата дела" один раз. Если в деле сформированы лицевые счета за несколько лет, то в графу "дата дела" вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в графе описи "Дата дела (тома, части) следует это отметить.			Дата дела (тома, части)
			3	4
			Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год	февраль, март-октябрь 2012
3.	Если лицевые счета сформированы персонально на каждого работника, то в заголовке указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже.	Сидорова Анастасия Викторовна
4.	В заголовках комплексных лицевых счетах указываются первые или крайние первые буквы фамилий лиц, документы которых сформированы в данном деле. При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву систематизация документов внутри дел осуществляется до третьей буквы алфавита.	"Лицевые счета государственных гражданских служащих на буквы Каб-Кля"
5.	При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках к описям дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); должность руководителя, подписавшего приказы, вид деятельности; в графе "Дата дела (тома, части)" - число, месяц, год.		Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)
			3	4
			Приказы NN 1-10 ФМС России по личному составу за 2012 год	12 мая 2012 г. - 31 октября 2012 г.

12. Описание личных дел

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности.

При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.

Например:

Личное дело

Андреев Василий Анатольевич

на 46 листах

Хранить 75 лет ЭПК

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.

Например:

Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна)

Левенец (Калинина) Вера Олеговна

При описании описи личных дел, впервые, в неё включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):

Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в неё по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:

Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приёме и увольнении работника.

Например:

Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе "дата дела" один раз.

Например:

Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.

Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.

Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг., то они включаются в раздел описи за 2005 год.

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

IV. Справочный аппарат описи

13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.

В справочный аппарат описи входят:

Титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);

Предисловие;

Список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);

Описательные статьи;

Переводная таблица шифров (в случае переработки описи);

Итоговая запись.

Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:

Титульный лист;

Подтитул;

Предисловие.

Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).

На титульном листе описи помещаются следующие данные:

Полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;

Официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчинённости (при наличии вышестоящего органа), сокращённое название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);

Номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);

Номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);

Название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);

Крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).

Указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;

Указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;

Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

Отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;

Даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;

Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.

V. Историческая справка

14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.

Историческая справка состоит из следующих разделов:

1. история фондообразователя;

2. история фонда;

3. характеристика документов фонда.

1. История фондообразователя включает сведения о:

Возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;

Распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;

Крайних датах деятельности органа исполнительной власти;

Задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;

Масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;

Месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

Изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;

Структуре органа исполнительной власти и её изменениях.

2. История фонда включает следующие сведения о:

Первой дате поступления документов на хранение;

Количестве дел и крайних датах;

Изменении в составе и объёме фонда и их причинах;

Степени сохранности документов;

Особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

Составе научно-справочного аппарата к фонду.

3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:

Составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;

Наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;

Научно-справочном аппарате к фонду;

Видах носителей информации.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.

Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.

Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за ____________ год

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Наименование должности лица,

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа Наименование должности

исполнительной власти) руководителя органа

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за ____________ год

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа Наименование должности

исполнительной власти) руководителя органа

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за ____________ год

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

Образец оформления описи дел постоянного хранения,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел постоянного хранения за 2004-2005 годы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
2004 год Отдел делопроизводства
1.	01-01	Приказы NN 1-25 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 1	10 января 2004 г. - 31 августа 2004 г.	153
2.	01-01	Приказы NN 26-41 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2004 год. Т. 2	1 сентября 2004 г. - 28 декабря 2004 г.	185
3	03-25	Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2004 год	10 января 2004 г. - 27 декабря 2004 г.	225
4	05-35	Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2004 год	2004	145
2005 год Отдел делопроизводства
5	01-01	Приказы NN 1-23 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 1	10 января 2005 г. - 31 августа 2005 г.	185
6	01-01	Приказы NN 24-56 УФМС России по Мурманской области по основной деятельности за 2005 год. Т. 2	1 сентября 2005 г. - 28 декабря 2005 г.	225
Отдел по вопросам трудовой миграции, беженцев и переселенцев
7	03-25	Переписка по вопросам выплаты компенсации граждан за утрату жилья и/или имущества за 2005 год	10 января 2005 г. - 27 декабря 2005 г.	184
Отдел финансового обеспечения
8	05-35	Сметы доходов и расходов, расчёты к ним за 2005 год	2005	203

Образец оформления описи дел по личному составу,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел по личному составу за 2009-2010 годы)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
2009 год
1	02-10				229
2	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Андреева Ольга Владимировна	18 декабря 2006 г. - 8 августа 2009 г.		26
3	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2009 году: Воронин Олег Витальевич	22 мая 2005 г. - 19 октября 2009 г.		33
Отдел финансового обеспечения
4	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "А-Л"	2009		135
5	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2009 год. "М-Я"	2009		145
2010 год Отдел кадрового и правового обеспечения
	02-10	Приказы NN 1-45 УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы	10 января 2009 г. - 27 декабря 2010 г.		См. дело 1
6	02-15	Личное дело работника УФМС России по Костромской области, уволенного в 2010 году: Абренина Анна Владимировна	18 мая 2004 г. - 31 августа 2010 г.		51
Отдел финансового обеспечения
7	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "А-Л"	2010		123
8	05-25	Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС по Костромской области за 2010 год. "М-Я"	2010		101

Форма титульного листа архивной описи

(Название государственного архива)

_________________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ________

ОПИСЬ N ______

________________________

(название описи)

Крайние даты документов ________

Образец предисловия к описи дел по личному составу

В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:

Приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;

Личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;

Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.

Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:

Приказы по личному составу;

Лицевые счета;

Личные дела.

Приказы сформированы по номерам.

Номера приказов вынесены в заголовок.

Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.

Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.

Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.

Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.

Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.

В опись включено 8 дел.

Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4

Обзор документа

Приведены состав и содержание элементов описи, детально прописаны требования к их оформлению. Также в рекомендациях содержатся формы описей и образцы их составления.